Cudzoziemiec w zarządzie spółki – jakie składki ZUS

Obaj cudzoziemcy – co do zasady – są objęci obowiązkowym ubezpieczeniem zdrowotnym z racji piastowania funkcji wynagradzanego członka zarządu na mocy aktu powołania. Nie jest to natomiast tytuł do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych. Osoby te mogą się do nich zgłosić dobrowolnie.

Podstawowe zasady

Obligatoryjnemu ubezpieczeniu zdrowotnemu podlegają m.in. osoby powołane do pełnienia funkcji na mocy aktu powołania oraz prokurenci, które z tego tytułu pobierają wynagrodzenie podlegające opodatkowaniu podatkiem dochodowym w rozumieniu updof, niezależnie od kwalifikacji do źródła przychodu, co wynika z art. 66 ust. 1 pkt 35a ustawy zdrowotnej. W świetle art. 3 ust. 1 tej ustawy obywatele państw spoza UE i EFTA są w Polsce zasadniczo obejmowani tym ubezpieczeniem, jeśli łącznie spełniają poniższe warunki:

przebywają na terytorium RP na podstawie wizy w celu wykonywania pracy, zezwolenia na pobyt czasowy (z wyłączeniem udzielonego na krótkotrwały pobyt zgodnie z art. 181 ust. 1 ustawy z 12.12.2013 r. o cudzoziemcach, tekst jedn. DzU z 2025 r. poz. 1079), zezwolenia na pobyt stały, zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego UE, zgody na pobyt ze względów humanitarnych, zgody na pobyt tolerowany, wizy wydanej w celu przyjazdu ze względów humanitarnych, z uwagi na interes państwa lub zobowiązania międzynarodowe,

podlegają obowiązkowi ubezpieczenia zdrowotnego określonego w art. 66 ustawy zdrowotnej (np. na mocy art. 66 ust. 1 pkt 35a).

Gdy osoba powołana do pełnienia funkcji członka zarządu na mocy aktu powołania pobiera z tego tytułu wynagrodzenie, podlega obowiązkowi ubezpieczenia zdrowotnego wyłącznie wtedy, gdy dodatkowo spełnia jeden z warunków wymienionych w art. 3 ust. 1 ustawy zdrowotnej albo gdy tak stanowi umowa międzynarodowa – wynika z interpretacji prezesa NFZ z 28.06.2023 r. (NFZ-BP.5202.65.2023).

W konsekwencji wskazani cudzoziemcy, pełniący w Polsce funkcje członków zarządów, podlegają ubezpieczeniu zdrowotnemu, gdy łącznie spełniają następujące warunki:

• mają wymienione powyżej (w pkt a) dokumenty pobytowe oraz
• zostali powołani do pełnienia funkcji na mocy aktu powołania,
• z tytułu sprawowania funkcji pobierają wynagrodzenie podlegające PIT, niezależnie od kwalifikacji do źródła przychodu,
• umowa o zabezpieczeniu społecznym łącząca Polskę z danym krajem nie zawiera odmiennych postanowień.

Składkę zdrowotną trzeba płacić

Nie ma wątpliwości co do Tadżyka, ponieważ przepisy nie wymagają, by mieszkał u nas na stałe, wystarczy, że przebywa tu czasowo (legitymując się odpowiednim dokumentem pobytowym). Ponadto Polska nie zawarła z Tadżykistanem umowy o zabezpieczeniu społecznym. W konsekwencji, z racji członkostwa w zarządzie, spółka musi za niego odprowadzać składkę zdrowotną (stawka 9%), po wcześniejszym zgłoszeniu go do tego ubezpieczenia na formularzu ZUS ZZA z kodem 22 50 xy. Jeśli więc za pełnienie funkcji członka zarządu cudzoziemiec otrzyma np. 5 tys. zł, miesięczna składka zdrowotna wyniesie 450 zł.

Członka zarządu pełniącego funkcję na podstawie aktu powołania, należy zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego nawet wtedy, gdy nie pobiera wynagrodzenia z tego tytułu cyklicznie – wystarczy sam zapis w akcie powołania dotyczący wykonywania obowiązków odpłatnie. Za miesiąc, w którym taka osoba nie otrzymała wynagrodzenia, wykazuje się ją w raporcie ZUS RCA z kodem 22 50 xy, z zerowymi wartościami składek; podlega ona wówczas ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Sprawa wygląda inaczej z Ukraińcem. Nawet jeżeli ma on odpowiednie dokumenty pobytowe (pkt a powyżej) i pełni w Polsce odpłatnie funkcję członka zarządu, za którą dostaje wynagrodzenie opodatkowane PIT, to może nie podlegać u nas ubezpieczeniu zdrowotnemu, jeśli na Ukrainie jest objęty ubezpieczeniami społecznymi. Tak wynika z umowy o zabezpieczeniu społecznym łączącej Polskę i Ukrainę, sporządzonej w Kijowie 18.05.2012 r. (DzU z 2013 r. poz. 1373).

Emerytalne i rentowe tylko dobrowolne

Z tytułu pełnienia funkcji członka zarządu bezumownie, na podstawie samej uchwały o powołaniu, członkowie zarządu nie podlegają jednak obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym. Ewentualnie mogą przystąpić tylko do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych (nie można zgłosić się wyłącznie do dobrowolnego ubezpieczenia emerytalnego). Nie podlegają ubezpieczeniu chorobowemu ani wypadkowemu (art. 7 usus).

Uwaga: do dobrowolnego ubezpieczenia emerytalnego i rentowych może się zgłosić osoba, która:

• mieszka w Polsce bądź
• nie mieszka w Polsce, ale była wcześniej objęta obowiązkowymi ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi w Polsce albo
• nie mieszka w Polsce, ale mają do niej zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.

W tym celu należy samemu zgłosić się do ZUS na jednym formularzu ZUS ZUA jako płatnik i ubezpieczony z kodem tytułu ubezpieczenia 19 00 xy, pamiętając, by w składanym dokumencie w bloku II „Dane identyfikacyjne płatnika składek” i w bloku III „Dane identyfikacyjne osoby zgłaszanej do ubezpieczeń” (blok III formularza ZUS ZUA) wpisać takie same identyfikatory. Nie trzeba przekazywać dodatkowo zgłoszenia płatnika składek ZUS ZFA. Najlepiej pójść do oddziału ZUS właściwego dla miejsca zamieszkania w Polsce, aby tam dopełnić formalności.

Po dokonaniu powyższego zgłoszenia ubezpieczony będzie mógł założyć swój profil na e-ZUS i później za jego pomocą składać co miesiąc druki ZUS DRA (z kodem tytułu ubezpieczenia 19 00 xy) do 20. dnia kolejnego miesiąca, z rozliczonymi dobrowolnymi składkami emerytalną i rentowymi.

Podstawę wymiaru dobrowolnych składek emerytalnej i rentowych stanowi kwota zadeklarowana, nie niższa od minimalnego wynagrodzenia za pracę.

W 2025 r. wskazane składki wynoszą przynajmniej:

• na dobrowolne ubezpieczenie emerytalne 4666 zł × 19,52% = 910,80 zł,
• na dobrowolne ubezpieczenie rentowe 4666 zł × 8% = 373,28 zł,
• łącznie 1284,08 zł.

W 2026 r. składki te wyniosą:

• na dobrowolne ubezpieczenie emerytalne 4806 zł × 19,52% = 938,13 zł,
• na dobrowolne ubezpieczenie rentowe 4806 zł × 8% = 384,48 zł,
• łącznie 1322,61 zł.

Uwaga: zainteresowany nie ma gwarancji uzyskania minimalnej emerytury, gdy okres takiego dobrowolnego ubezpieczenia przekroczy 10 lat.