Posiłki regeneracyjne dla zleceniobiorcy - bez składek, ale zwykle z PIT

Takie benefity nie wchodzą do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz na fundusze pozaubezpieczeniowe zleceniobiorcy. Należy jednak potrącać od nich zaliczkę na PIT, z jednym wyjątkiem dotyczącym osób korzystających z tzw. ulgi dla młodych.

Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych (art. 232 Kp). Stanowiska zapewniające wskazane profity oraz szczegółowe zasady ich przyznawania musi ustalić np. w regulaminie pracy lub płacy w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, a gdy takiej nie ma – po uzyskaniu opinii przedstawicieli pracowników (§ 5 rozporządzenia RM z 28.05.1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów, DzU nr 60 poz. 279 ze zm., dalej rozporządzenie).

Dla kogo posiłki regeneracyjne

Przysługują one wykonującym prace pod ziemią lub przy usuwaniu skutków klęsk żywiołowych i innych zdarzeń losowych albo związane z wysiłkiem fizycznym powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej:

• 2000 kcal (8374 kJ) u mężczyzn i 1100 kcal (4605 kJ) u kobiet,
• 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet – przy pracy w pomieszczeniach zamkniętych, w których ze względów technologicznych utrzymuje się stale temperatura poniżej 10○C lub wskaźnik obciążenia termicznego (WBGT) wynosi powyżej 25○C, bądź na otwartej przestrzeni w okresie zimowym (od 1 listopada do 31 marca).

Uprawniony pracownik powinien otrzymać jedno danie gorące o odpowiedniej wartości kalorycznej około 1000 kcal i odpowiednim składzie (około 50–55% węglowodanów, 30–35% tłuszczów i 15% białek) w dniu świadczenia wskazanych prac, podczas regulaminowej przerwy w pracy, zasadniczo po 3–4 godzinach pracy.

Jeśli ze względu na rodzaj pracy lub na przyczyny organizacyjne firma nie ma takiej możliwości, zamiennie może mu przekazać produkty umożliwiające przygotowanie posiłku we własnym zakresie lub bony, talony, kupony czy inne dowody uprawniające do otrzymania na ich podstawie takich produktów lub posiłku (§ 1–4 rozporządzenia składkowego).

Ważne: z obowiązku wydawania pracownikom posiłków i napojów profilaktycznych pracodawca nie może się uwolnić przez wypłatę ekwiwalentu pieniężnego.

…a dla kogo napoje

Napoje profilaktyczne należą się z kolei zatrudnionym:

• w warunkach gorącego mikroklimatu o WBGT powyżej 25○C lub wskaźnika siły chłodzącej powietrza (WCl) powyżej 1000,
• do prac na otwartej przestrzeni przy temperaturze otoczenia poniżej 10○C lub powyżej 25○C,
• przy pracach związanych z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet,
• na stanowiskach pracy, na których temperatura spowodowana warunkami atmosferycznymi przekracza 28○C.

Pracodawca ma zapewniać napoje uprawnionemu przez całą zmianę roboczą w ilości zaspokającej jego potrzeby, zimne lub gorące w zależności od warunków pracy, a dla pracujących w warunkach gorącego mikroklimatu, o WBGT powyżej 25○C – wzbogacone w sole mineralne i witaminy (§ 4 i 6 rozporządzenia).

Co z wykonawcami cywilnymi

Kp mówi wprost o obowiązku zagwarantowania posiłków i napojów profilaktycznych niektórym pracownikom. Jednak zgodnie z jego art. 304 pracodawca oraz przedsiębiorca niebędący pracodawcą mają zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy, o których mowa w art. 207 § 2 Kp, także osobom zatrudnionym na innej podstawie niż stosunek pracy, czyli np. zleceniobiorcom, w tym:

• organizować pracę w sposób zapewniający bezpieczne i higieniczne warunki pracy,
• zapewniać przestrzeganie w zakładzie pracy przepisów oraz zasad bhp,
• wydawać polecenia usunięcia uchybień w tym zakresie oraz kontrolować wykonanie tych poleceń,
• reagować na ich potrzeby w zakresie zapewnienia bhp oraz dostosowywać środki podejmowane w celu doskonalenia istniejącego poziomu ochrony zdrowia i życia zleceniobiorców, biorąc pod uwagę zmieniające się warunki wykonywania pracy.

Z kolei osoby fizyczne świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy (w tym właśnie zleceniobiorcy) w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez podmiot zatrudniający muszą przestrzegać obowiązków określonych w art. 211 Kp, w tym:

• wykonywać pracę w sposób zgodny z przepisami i zasadami bhp oraz stosować się do wydawanych w tym zakresie poleceń i wskazówek przełożonych,
• stosować środki ochrony zbiorowej, a także używać przydzielonych środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, zgodnie z ich przeznaczeniem,
• poddawać się wstępnym, okresowym i kontrolnym oraz innym zaleconym badaniom lekarskim oraz stosować się do wskazań lekarskich.

Biorąc to pod uwagę, postępowanie spółki jest prawidłowe. Nie tylko powinna, ale wręcz ma obowiązek dostarczać posiłki i napoje regeneracyjne zleceniobiorcom wykonującym takie same prace jak uprawnieni do tych posiłków/napojów pracownicy.

Składek odprowadzać nie trzeba, ale zaliczkę na PIT raczej tak

Do podstawy wymiaru składek nie wchodzi wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych, gdy pracodawca – mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów bhp – nie ma możliwości ich wydania (§ 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia składkowego). Nie ma zatem wątpliwości, że od bonów na posiłki i napoje regeneracyjne wydanych zleceniobiorcom na zasadach z rozporządzenia, nie należy odprowadzać żadnych składek.

Wolna od PIT jest wartość otrzymanych przez pracownika od pracodawcy bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych, gdy pracodawca – mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów bhp – nie ma możliwości ich wydania (art. 21 ust. 1 pkt 11b updof). Przepis wymienia tylko pracowników, dlatego co do zasady bony na posiłki profilaktyczne dostarczone zleceniobiorcom są opodatkowane. Pojawiają się głosy, że zastosowanie może tu mieć zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 11 updof, w myśl którego w podstawie opodatkowania PIT nie ujmuje się świadczeń rzeczowych i ekwiwalentów za nie, przysługujących na mocy przepisów bhp, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na ich podstawie. Jednak, wobec osobnego zwolnienia odnoszącego się do posiłków i napojów profilaktycznych (pkt 11b), jest to teza ryzykowna.

Drobny wyjątek

Od reguły opodatkowania bonów na posiłki i napoje regeneracyjne przekazanych zleceniobiorcom istnieje jeden wyjątek. Gdyby spółka przekazała je zleceniobiorcy do ukończenia 26 lat, mógłby on skorzystać z ulgi „zerowy PIT dla młodych” z art. 21 ust. 1 pkt 148 updof. Obejmuje ona m.in. przychody z pracy, z umów zlecenia oraz zasiłku macierzyńskiego otrzymane przez podatnika do ukończenia 26. roku życia, do kwoty 85 528 zł w roku kalendarzowym. Jeśli zatem firma wydałaby bon „regeneracyjny” zleceniobiorcy w młodym wieku, mógłby się on wpisać w limit wskazanego zwolnienia. Przypomnijmy, że ulgę dla młodych spółka stosuje do zleceniobiorcy, jeśli ten złoży oświadczenie o nieobliczaniu zaliczek z tego powodu, najlepiej na formularzu PIT-2 (art. 41 ust. 1b w zw. z art. 32 ust. 6 updof).