Termin wydania świadectwa pracy

Ostatni dzień zatrudnienia jako termin podstawowy

Świadectwo pracy wydaje się w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy z pracownikiem, jeżeli pracodawca nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy> w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia aktualnego (art. 97 § 1 zd. 1 Kp).

Dniem tym jest przede wszystkim dzień:

• upływu okresu wypowiedzenia,
• ustalony przez strony jako dzień rozwiązania umowy za porozumieniem stron,
• w którym strona stosunku pracy otrzymała oświadczenie drugiej strony o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia,
• upływu okresu, na który została zawarta umowa na czas określony lub umowa na okres próbny.

Ostatni dzień zatrudnienia może być także wyznaczony np. przez upływ 3-dniowego okresu uprzedzenia, z którym pracownik rozwiązuje umowę z kolejnym pracodawcą w razie sądowego przywrócenia do pracy (art. 48 § 2 Kp), czy wygaśnięcie stosunku pracy z dniem stawienia się do zawodowej służby wojskowej (art. 189 ust. 2 ustawy z 11.03.2022 r. o obronie Ojczyzny, tekst jedn. DzU poz. 2305).

Ostatni dzień zatrudnienia jest podstawowym, a jednocześnie pierwszym możliwym dniem wydania świadectwa pracy. Oznacza to, że:

• wydanie tego dokumentu później wymaga spełnienia przesłanek wskazanych w przepisach,
• nie można w żadnych okolicznościach wydać świadectwa wcześniej.

Możliwość wydania świadectwa w ciągu 7 dni od zakończenia zatrudnienia

Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi (albo osobie przez niego upoważnionej) w ostatnim dniu zatrudnienia nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi (lub upoważnionej osobie) za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z 23.11.2012 r. Prawo pocztowe (tekst jedn. DzU z 2023 r. poz. 1640) albo doręcza je w inny sposób (art. 97 § 1 zd. 2 Kp).

Co istotne, w korespondencji z pracownikiem pracodawca posługuje się adresem zamieszkania (adresem do korespondencji) wskazanym w dokumentacji pracowniczej. W obowiązku pracownika i w jego interesie leży uaktualnianie tego adresu. Jeśli tego nie zrobił (adres jest nieaktualny i nie można doręczyć korespondencji), pracodawca nie ponosi żadnej odpowiedzialności związanej z nieotrzymaniem przez pracownika świadectwa.

Trzeba podkreślić, że wydanie świadectwa później niż ostatniego dnia zatrudnienia wymaga wystąpienia konkretnych przesłanek. W praktyce może być ich wiele, ale absolutnie nietrafne jest przyjmowanie, że art. 97 Kp pozwala na swobodne wydawanie świadectw w ciągu 7 dni od ostatniego dnia zatrudnienia.

Przyczyny obiektywne w tym kontekście to wszystkie sytuacje, w których nie jest możliwe sporządzenie świadectwa, podpisanie go przez osobę upoważnioną i przekazanie pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej w ostatnim dniu trwania stosunku pracy. Najczęściej będzie to nieobecność ostatniego dnia zatrudnienia (tak jak we wcześniejszym przykładzie, np. wykorzystywanie urlopu wypoczynkowego, choroba pracownika), ale też wolne wynikające z rozkładu czasu pracy nie tylko pracownika, lecz także całego zakładu pracy (upływ okresu wypowiedzenia w wolny weekend).

Do obiektywnych przyczyn należy na pewno sytuacja nagłego rozwiązania stosunku pracy (np. decyzja pracodawcy o zwolnieniu dyscyplinarnym podjęta niezwłocznie po ciężkim naruszeniu przez pracownika obowiązków pracowniczych). W większości takich przypadków trudne, a nawet niemożliwe byłoby natychmiastowe przygotowanie świadectwa, zwłaszcza gdy zatrudnienie trwało dłuższy okres i siłą rzeczy przygotowanie tego dokumentu wymaga większego nakładu pracy.

Uwaga: w tych wszystkich sytuacjach, w których data rozwiązania stosunku pracy była znana z wyprzedzeniem (koniec umowy terminowej, biegnący okres wypowiedzenia), przyczyną obiektywnie uniemożliwiającą wydanie świadectwa ostatniego dnia zatrudnienia nie jest to, że przygotowanie tego dokumentu wymaga znacznego nakładu pracy. Dla każdego powinno być oczywiste, że przed ostatnim dniem zatrudnienia świadectwo jest przygotowywane. Jedynie data jego sporządzenia (rozumiana jako data podpisania w pełni gotowego dokumentu) przez pracodawcę lub osobę przez niego upoważnioną nie może poprzedzać dnia rozwiązania bądź wygaśnięcia stosunku pracy.

Pracodawca i pracownik często umawiają się, że ten ostatni przyjdzie po świadectwo w ciągu kilku dni po rozwiązaniu umowy. Jak najbardziej jest to dopuszczalne (zakładając, że dotyczy sytuacji, w której wydanie świadectwa ostatniego dnia zatrudnienia było niemożliwe). Pracownik powinien je jednak odebrać w ciągu 7 dni, trzeba więc monitorować ten termin. W przypadku nieodebrania świadectwa przez byłego już pracownika należy mu je przesłać, pamiętając, by nadanie nastąpiło w ciągu 7 dni od ostatniego dnia zatrudnienia.

Zamiar kontynuacji współpracy

Kolejnym wyjątkiem od obowiązku wydania świadectwa pracy ostatniego dnia zatrudnienia, jest warunkowe całkowite zwolnienie z obowiązku jego wydania. Pracodawca wydaje pracownikowi świadectwo ostatniego dnia pracy tylko wówczas, gdy – cytując art. 97 § 1 Kp – nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy.

Zwolnienie jest warunkowe, bo (o czym dalej) wydanie świadectwa będzie obowiązkowe, gdy pracownik wystąpi z takim wnioskiem.

Chodzi tu zarówno o sytuacje, w których kolejny stosunek pracy rozpoczyna się bezpośrednio po zakończeniu obecnego (np. umowa na okres próbny do czwartku i od piątku następna umowa z terminem rozpoczęcia pracy oznaczonym na piątek), jak i te, w których w dniu zakończenia stosunku pracy istnieje jedynie (nawet niesformalizowany) zamiar nawiązania kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni. Przepis wskazuje przy tym na samo istnienie zamiaru. Nie jest więc konieczne zawarcie ostatniego dnia zatrudnienia kolejnej umowy o pracę z terminem rozpoczęcia świadczenia pracy oznaczonym np. na 3 czy 4 dni później.

Co prawda przepisy wprost wskazują, że nie wydaje się świadectwa, jeżeli to pracodawca ma zamiar nawiązać kolejny stosunek pracy, jednak trzeba przyjąć, że musi być to zamiar obu stron. Nie będzie istotny sam zamiar pracodawcy przy braku zamiaru dalszej współpracy ze strony pracownika. Omawiany wyjątek opiera się na uprawdopodobnieniu realności kontynuacji zatrudnienia, czyli istnieniu takiego zamiaru po obu stronach.

Warto, aby zamiar został uprawdopodobniony w jakikolwiek potwierdzony sposób (np. e-maile, w których pracodawca i pracownik umawiają się na zawarcie umowy w ciągu kilku kolejnych dni). Może to być szczególnie przydatne wtedy, gdy z jakichś powodów nie dojdzie do nawiązania kolejnego stosunku pracy. Pracodawca powinien wówczas niezwłocznie przygotować i wydać (wysłać) świadectwo, jednak może się nie zmieścić w terminie 7 dni od dnia zakończenia zatrudnienia.

W razie kontynuacji zatrudnienia pracownik w każdej chwili może wnioskować o wydanie mu świadectwa pracy.

Może złożyć taki wniosek jeszcze przed zakończeniem pierwszej umowy, w dowolnym momencie obowiązywania drugiej czy trzeciej. Po otrzymaniu wniosku pracodawca obowiązany jest wydać świadectwo w ciągu 7 dni, przy czym:

• może ono obejmować jedynie zakończone okresy zatrudnienia,
• nie może ponownie objąć tych okresów zatrudnienia, za które już wcześniej zostało wydane.