System TAX FREE – nowe zasady od 2022 r.

Warunki, jakie musi spełnić sprzedawca…

Od 1.01.2022 r., zgodnie z nowymi wymogami przewidzianymi w art. 127 ust. 1 ustawy o VAT, zwrot podatku będzie przysługiwał podróżnym pod warunkiem zakupu towarów u sprzedawcy, który:

1. jest zarejestrowany jako podatnik VAT oraz

2. prowadzi ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, oraz

3. zawarł umowę w sprawie zwrotu podatku przynajmniej z jednym z podmiotów, o których mowa w art. 127 ust. 8 (patrz niżej); warunek ten nie musi być spełniony, jeżeli sprzedawca sam zwraca VAT podróżnemu, oraz

4. korzysta z systemu TAX FREE.

Punkty sprzedające towary, od których przysługuje zwrot podatku w systemie TAX FREE, będą oznaczone nowym logo; jego wzór określi rozporządzenie MFFiPR[3].

Jednocześnie zostanie zniesiony dotychczasowy obowiązek sprzedawców poinformowania US o miejscu, w którym podróżny kupujący u nich towary może odebrać podatek, oraz z kim mają zawarte umowy o zwrot VAT, a także przedkładania kopii tych umów.

…i podmiot dokonujący zwrotu

Podmiotami uprawnionymi do zwrotu VAT podróżnym są sprzedawcy albo tzw. podmioty pośredniczące, czyli spółki z o.o. oraz akcyjne niebędące sprzedawcami, które mogą dokonywać zwrotu podatku w imieniu sprzedawców towarów, o ile uzyskają od Szefa KAS zaświadczenie stwierdzające łączne spełnienie wymienionych niżej warunków, tzn. że[4]:

• są zarejestrowanymi podatnikami VAT co najmniej od 12 mies. poprzedzających złożenie wniosku o wydanie ww. zaświadczenia,
• zawiadomiły na piśmie naczelnika US o zamiarze rozpoczęcia działalności w zakresie zwrotu podatku podróżnym,
• co najmniej od 12 mies. poprzedzających złożenie wniosku o wydanie zaświadczenia nie zalegały z wpłatami należnych składek na ubezpieczenia społeczne oraz poszczególnych podatków stanowiących dochód budżetu państwa, przekraczającymi odrębnie z każdego tytułu, w tym odrębnie w każdym podatku, odpowiednio 3% kwoty należnych składek i należnych zobowiązań podatkowych w poszczególnych podatkach, przy czym udział zaległości w kwocie składek lub podatku ustala się w stosunku do kwoty należnych wpłat za okres rozliczeniowy, którego dotyczy zaległość[5],
• złożyły w US kaucję gwarancyjną w wysokości 5 mln zł, w formie: depozytu pieniężnego, gwarancji bankowych bądź obligacji Skarbu Państwa o co najmniej 3-letnim terminie wykupu.

System TAX FREE i dokument TAX FREE

W myśl art. 2 pkt 46 ustawy o VAT system TAX FREE to system teleinformatyczny na PUESC, służący do obsługi dokumentów elektronicznych będących podstawą do dokonania zwrotu podatku podróżnym, w szczególności do wystawiania i obiegu dokumentów, oraz prowadzenia ewidencji.

Zgodnie z nowym wymogiem, wskazanym w pkt 4 powyżej, sprzedawca chcący dokonywać zwrotu VAT podróżnym jest zobowiązany do rejestracji na PUESC w celu korzystania z systemu TAX FREE. Rejestracja została uruchomiona 1.07.2021 r. Wytwórcom oprogramowania i przedsiębiorcom KAS udostępnia techniczne opisy, które pozwolą zintegrować ich systemy sprzedaży z PUESC. Po założeniu na tej platformie konta sprzedawcy nastąpi jego konfiguracja w zakresie: wskazania miejsca sprzedaży, wyboru kasy fiskalnej, wskazania pracowników do obsługi procedury TAX FREE, ew. współpracy z podmiotem pośredniczącym.

Sprzedawca na żądanie nabywcy będzie zobowiązany wystawić dokument elektroniczny TAX FREE, używając do tego celu systemu TAX FREE. Dokument powinien zawierać dane niezbędne do prawidłowego udokumentowania dostawy towarów, od której podróżny może się ubiegać o zwrot VAT, w szczególności dane dotyczące:

• sprzedawcy i podróżnego,
• dostawy towarów,
• podstawy opodatkowania,
• kwoty podatku należnego,
• stawki podatku,
• formy zwrotu podatku.

Dokument TAX FREE powinien zostać przesłany nabywcy za jego zgodą, w sposób z nim uzgodniony, lub przedstawiony w formie wydruku. Wydruk – oprócz danych niezbędnych do prawidłowego udokumentowania dostawy towarów – ma zawierać dane dotyczące potwierdzenia ich wywozu przez organy celne.

Zniknie uciążliwy obowiązek dołączania do dokumentu TAX FREE paragonu z kasy rejestrującej. Jednocześnie od 1.01.2022 r. sprzedawcy zarejestrowani w systemie TAX FREE będą obowiązani prowadzić ewidencję swojej sprzedaży przy użyciu kas fiskalnych on-line[6].

Warunki zwrotu podatku podróżnemu

Zwrot VAT nadal będzie możliwy, jeżeli podróżny wywiezie zakupiony towar poza terytorium UE nie później niż w ostatnim dniu 3. miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonał zakupu. Termin wywozu pozostał więc bez zmian.

Prawo do otrzymania zwrotu VAT przysługuje wyłącznie podróżnemu, który dokonał zakupu; nie może o niego wnioskować inna osoba. Podstawą do uzyskania zwrotu będzie dokument elektroniczny TAX FREE wraz z elektronicznym potwierdzeniem przez UCS wywozu towarów ujętych w tym dokumencie. Urząd potwierdzi wywóz w systemie TAX FREE po sprawdzeniu zgodności danych dotyczących podróżnego, zawartych w dokumencie TAX FREE, z danymi w paszporcie lub innym dokumencie stwierdzającym tożsamość.

Gdy jednak podróżny opuści terytorium UE nie w Polsce, lecz w innym kraju członkowskim, podstawą do zwrotu podatku będzie wydruk dokumentu elektronicznego TAX FREE, potwierdzony przez właściwy organ celny kraju, z którego towary wywieziono poza terytorium UE.

Obecnie obowiązuje zasada, że minimalna wartość zakupów, dla której podróżny może się domagać zwrotu podatku, wynosi 200 zł. Prawdopodobnie zostanie ona utrzymana po 31.12.2021 r.

Rozliczenie VAT przez sprzedawcę

Do dostawy towarów, od których dokonano zwrotu podatku podróżnemu, sprzedawca stosuje stawkę VAT 0%, pod warunkiem że:

• zarejestrował się na PUESC w systemie TAX FREE,
• przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy (w którym dokonał dostawy) otrzymał elektroniczne potwierdzenie wywozu towarów w systemie TAX FREE albo wydruk dokumentu elektronicznego TAX FREE zawierający potwierdzenie wywozu przez organ celny innego państwa UE,
• ma dokumenty potwierdzające zwrot kwoty podatku – gdy nastąpił on w formie rozliczenia bezgotówko‑wego – albo dokumenty, na których podróżny potwierdził własnoręcznym czytelnym podpisem otrzymanie zwrotu kwoty podatku, ze wskazaniem daty otrzymania zwrotu – gdy zwrot nastąpił w formie wypłaty gotówkowej.

Niezmieniona pozostanie zasada, że w przypadku otrzymania przez podatnika dokumentu potwierdzającego wywóz towaru poza terytorium UE w późniejszym terminie, nie później jednak niż przed upływem 10 mies., licząc od końca miesiąca, w którym dokonano dostawy, podatnik upoważniony jest do korekty VAT należnego od tej dostawy w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym otrzymał taki dokument.

Ewidencja transakcji

Sprzedawcy korzystający z systemu TAX FREE będą zobowiązani do prowadzenia w nim (w postaci elektronicznej) ewidencji zawierającej dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie VAT, w szczególności dotyczące[7]:

• dostawy towarów i podstawy opodatkowania, kwoty podatku należnego, stawki podatku,
• podróżnych, niezbędne do ich identyfikacji,
• potwierdzenia wywozu towarów poza terytorium UE,
• zwrotu podatku.

Szczegółowy zakres danych, jakie powinna zawierać ewidencja, oraz sposób jej prowadzenia określi rozporządzenie MFFiPR[8].