Stałe dni wydłużeń czasu pracy w systemie równoważnym
Jaki najlepiej zastosować okres rozliczeniowy czasu pracy? Czy gdyby taki rozkład skutkował „niedopracowaniem” do wymiaru czasu pracy, można to wyrównać w kolejnym okresie rozliczeniowym?
Z uwagi na to, że przy takim rozkładzie w zdecydowanej większości okresów rozliczeniowych konieczne będą korekty (modyfikacje) dla zachowania wymiaru czasu pracy, można założyć, że im dłuższy okres rozliczeniowy, tym będzie wygodniejszy dla pracodawcy. Konieczna jest jednak analiza, czy zachodzą przesłanki zastosowania okresu rozliczeniowego dłuższego niż miesięczny.
Z uwagi na to, że przy takim rozkładzie w zdecydowanej większości okresów rozliczeniowych konieczne będą korekty (modyfikacje) dla zachowania wymiaru czasu pracy, można założyć, że im dłuższy okres rozliczeniowy, tym będzie wygodniejszy dla pracodawcy. Konieczna jest jednak analiza, czy zachodzą przesłanki zastosowania okresu rozliczeniowego dłuższego niż miesięczny.
Obowiązkiem pracodawcy jest ustalenie rozkładów czasu pracy (w regulaminie czasu pracy lub obwieszczeniu o czasie pracy, jeżeli nie wydaje regulaminu). Może to zrobić, wprowadzając stałe rozkłady (określenie wprost w regulaminie lub obwieszczeniu dnia i godzin pracy) lub wskazując pewną przestrzeń czasową dla tworzenia harmonogramów (np. „Pracownicy działu X pracują w pon.–sob. według harmonogramów czasu pracy, w których praca może być planowana w przedziale 6.00–22.00, przygotowywanych na okres miesiąca kalendarzowego”).
Z reguły w systemie równoważnym nie ustala się stałego rozkładu. Jest to bowiem system, w którym niejako z definicji nie mamy pracy w stałej liczbie 8 godz. dziennie, tylko pracę planowaną:
- w różnej liczbie godzin lub
- w stałej ich liczbie większej niż 8 godz. (np. po 12), z mniejszą liczbą dni pracy.
Nie jest wykluczone przyjęcie w tym systemie stałego rozkładu, jednak z pewnym bardzo istotnym zastrzeżeniem opierającym się na zasadach ustalania wymiaru czasu pracy.
Wymiar czasu pracy a rozkład czasu pracy
Nie ma znaczenia to, że we wskazanym w pytaniu rozkładzie w tygodniu kalendarzowym mamy 40 godz. – wymiar czasu pracy jest ustalany dla okresu rozliczeniowego czasu pracy, a nie dla tygodnia kalendarzowego (zaznaczmy przy tym, że na potrzeby rozliczania czasu pracy przez „tydzień” rozumie się 7 kolejnych dni kalendarzowych od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego). Pracodawca zaś powinien planować w okresie rozliczeniowym pracę równą wymiarowi czasu pracy dla tego okresu albo równą odpowiedniej części pełnego wymiaru przy zatrudnieniu niepełnoetatowym.
Przenieśmy wskazany w pytaniu rozkład na przykładowe okresy rozliczeniowe:
1) miesięczny okres rozliczeniowy obejmujący marzec 2025 r.: wymiar czasu pracy dla tego okresu wynosi 168 godz.; wymiar wynikający z rozkładu wynosiłby 170 godz., a zatem powstałyby 2 godz. nadliczbowe z tytułu przekroczenia normy średniotygodniowej czasu pracy,
2) 3-miesięczny okres rozliczeniowy obejmujący styczeń–marzec 2025 r.: wymiar czasu pracy wynosi 496 godz., wymiar z rozkładu wynosiłby 492 godz. Ad 1)
Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna w razie:
- konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii,
- szczególnych potrzeb pracodawcy.
Szczególne potrzeby pracodawcy nie mogą być wynikiem stałych, powtarzalnych sytuacji związanych z organizacją pracy. Powinny dotyczyć konkretnych sytuacji uzasadniających zwiększone zapotrzebowanie na pracę. Są to potrzeby specjalne, niecodzienne, odróżniające się od zwykłych potrzeb związanych z prowadzoną działalnością (wyrok SN z 26.05.2000 r., I PKN 667/99). Nadgodziny nie mogą zatem automatycznie wynikać z przyjętej organizacji czasu pracy. Będzie to wykroczeniem przeciwko przepisom o czasie pracy (możliwa grzywna od 1000 do 30 000 zł). Ad 2)
W przypadku niedopracowania 4 godz. pracodawca i tak powinien zapłacić za pełny wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym. Wynika to z ustaleń umownych – skoro pracownik jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, to pracodawca musi mu ten pełny wymiar zapewnić, a jeśli planuje pracę krótszą, i tak musi zapłacić za pełny wymiar. Będzie to dodatkowy koszt przy braku świadczenia wzajemnego w postaci wykonywanej pracy. W jednostce finansów publicznych taka sytuacja może zostać uznana za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (niegospodarność wydatkowania środków publicznych).
Niezbędne jest zatem dokonywanie korekt w taki sposób, aby wymiar czasu pracy był zachowany. Zapisy dotyczące stałego rozkładu, wskazanego w pytaniu, powinny zostać uzupełnione np. przez wskazanie:
1. ...
2. Pracodawca będzie dokonywać w każdym okresie rozliczeniowym niezbędnych dla zachowania wymiaru czasu pracy zmian rozkładu czasu pracy wskazanego
w ust. 1, poprzez planowanie w niektórych dniach pracy odpowiednio dłuższej lub krótszej.
3. Pracownicy będą informowani o zmianach wskazanych w ust. 2, w harmonogramach czasu pracy. Harmonogramy będą tworzone na okresy miesięczne i przekazywane pracownikom na minimum tydzień przed rozpoczęciem miesiąca na służbowy adres e-mail. Jeżeli w tym terminie pracownik nie otrzyma harmonogramu, to oznacza, że obowiązany jest do świadczenia pracy według rozkładu określonego w ust. 1.
Okresy rozliczeniowe
Biorąc pod uwagę wskazany rozkład czasu pracy i jego korekty, najwygodniejsze dla pracodawcy byłoby stosowanie dłuższych okresów rozliczeniowych. Różnice między czasem wynikającym z wymiaru dla okresu rozliczeniowego a czasem wynikającym z rozkładu nie będą rosły (wręcz będą maleć), a ze względów organizacyjnych łatwiej jest dokonać zmiany, nawet dużej, ale jednorazowo (w różnych terminach dla różnych pracowników) niż w prawie każdym miesiącu.
Wracając do przykładu z miesięcznymi i 3-miesięcznymi okresami rozliczeniowymi, w 3-miesięcznym okresie (styczeń–marzec) byłyby 4 godz. za mało, co mogłoby zostać uzupełnione przez jednorazowe zaplanowanie 12-godzinnej pracy (zamiast 8-godzinnej). Z kolei w przypadku trzech okresów miesięcznych, w styczniu konieczne byłoby uzupełnienie o 6 godz., w lutym korekta nie byłaby potrzebna, zaś w marcu niezbędne byłoby skrócenie czasu pracy o 2 godz.
Trzeba też rozważyć, czy zachodzą przesłanki stosowania różnych okresów rozliczeniowych. W systemie równoważnym można stosować okres rozliczeniowy trwający nie dłużej niż miesiąc. Zgodnie z art. 135 § 2 i 3 Kp:
w szczególnie uzasadnionych przypadkach okres rozliczeniowy może być przedłużony, nie więcej jednak niż do 3 mies.,
przy pracach uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych okres rozliczeniowy może być przedłużony, nie więcej jednak niż do 4 mies.
Art. 129 Kp daje także możliwość stosowania przedłużonego, nawet do 12 mies., okresu rozliczeniowego. Może być wprowadzony, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi bądź dotyczącymi organizacji pracy. Konieczne jest porozumienie z organizacją związkową lub przedstawicielami pracowników.
Wprowadzenie w systemie równoważnym dłuższego niż miesięczny okresu rozliczeniowego wymaga więc występowania dodatkowych przesłanek. Jego stosowanie można uzasadniać przyjętymi rozwiązaniami organizacyjnymi – odradzałbym przy tym próbę przyjmowania rocznego okresu, a polecał maksymalnie 3-miesięczny.
Zaloguj się
Aby czytać dalej, jeśli masz wykupiony abonament
Kup dostęp do tego artykułu
Cena dostępu do pojedynczego artykułu tylko 12,30
Kup abonament
| Abonamenty on-line | Prenumeratorzy | Członkowie SKwP | ||||||||
|
Bezpłatny dostęp do tego artykułu i ponad 3500 innych, dla prenumeratorów miesięcznika „Rachunkowość". Pomoc w uzyskaniu dostępu:
|
15% rabat na wszystkie zakupy. Zapytaj o kod w swoim Oddziale. Stowarzyszenie Księgowych w Polsce jest organizacją, do której należy ponad 26 000 księgowych, a członkostwo wiąże się z licznymi korzyściami. |
„Rachunkowość” - od 75 lat źródło rzetelnej wiedzy!
Skróty w artykułach
- dyrektywa 112 – dyrektywa Rady 2006/112/WE z 28.11.2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (DzUrz UE L 347 z 11.12.2006 r.)
- dyrektywa 2013/34/UE – dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2013/34/UE z 26.06.2013 r. w sprawie rocznych sprawozdań finansowych, skonsolidowanych sprawozdań finansowych i powiązanych sprawozdań niektórych rodzajów jednostek (...) (DzUrz UE L 182 z 29.06.2013 r.)
- Kc – ustawa z 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (DzU z 2023 r. poz. 1610)
- KIMSF – interpretacje Komitetu ds. Interpretacji Międzynarodowej Sprawozdawczości Finansowej
- Kks – ustawa z 10.09.1999 r. Kodeks karny skarbowy (DzU z 2023 r. poz. 654)
- Kp – ustawa z 26.06.1974 r. Kodeks pracy (DzU z 2023 r. poz. 1465)
- Kpc – ustawa z 17.11.1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (DzU z 2023 r. poz. 1550)
- Ksh – ustawa z 15.09.2000 r. Kodeks spółek handlowych (DzU z 2022 r. poz. 1467)
- KSR – Krajowe Standardy Rachunkowości
- MSR – Międzynarodowe Standardy Rachunkowości (ang. International Accounting Standards) wydawane od 2002 r. jako MSSF
- MSSF – Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (ang. International Financial Reporting Standards)
- Op – ustawa z 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa (DzU z 2023 r. poz. 2383)
- Ppsa – ustawa z 30.08.2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (DzU z 2023 r. poz. 1634)
- rozporządzenie o instrumentach finansowych – rozporządzenie Ministra Finansów z 12.12.2001 r. w sprawie szczegółowych zasad uznawania, metod wyceny, zakresu ujawniania i sposobu prezentacji instrumentów finansowych (DzU z 2017 r. poz. 277)
- rozporządzenie o konsolidacji – rozporządzenie Ministra Finansów z 25.09.2009 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania przez jednostki inne niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji skonsolidowanych sprawozdań finansowych grup kapitałowych (DzU z 2017 r. poz. 676)
- rozporządzenie składkowe – rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU z 2023 r. poz. 728)
- rozporządzenie z 13.09.2017 r. – rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (DzU z 2020 r. poz. 342)
- specustawa – ustawa z 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tekst jedn. DzU z 2023 r. poz. 1327)
- uobr – ustawa z 11.05.2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (DzU z 2023 r. poz. 1015)
- uor – ustawa z 29.09.1994 r. o rachunkowości (DzU z 2023 r. poz. 120)
- updof – ustawa z 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2022 r. poz. 2647)
- updop – ustawa z 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (DzU z 2022 r. poz. 2587)
- upol – ustawa z 12.01.1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (DzU z 2023 r. poz. 70)
- US GAAP – Amerykańskie Standardy Rachunkowości (ang. Generally Accepted Accounting Principles)
- ustawa akcyzowa – ustawa z 6.12.2008 r. o podatku akcyzowym (DzU z 2023 r. poz. 1542)
- ustawa emerytalna – ustawa z 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1251)
- ustawa KAS – ustawa z 16.11.2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (DzU z 2023 r. poz. 615)
- ustawa o KRS – ustawa z 20.08.1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (DzU z 2023 r. poz. 685)
- ustawa o PCC – ustawa z 9.09.2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych (DzU z z 2023 r. poz. 170)
- ustawa o VAT – ustawa z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (DzU z 2023 r. poz. 1570)
- ustawa o zfśs – ustawa z 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 2023 r. poz. 998)
- ustawa zasiłkowa – ustawa z 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU z 2022 r. poz. 1732)
- ustawa zdrowotna – ustawa z 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (DzU z 2022 r. poz. 2561)
- usus – ustawa z 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1230)
- uzpd – ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne
- Założenia koncepcyjne MSSF – Założenia koncepcyjne sprawozdawczości finansowej (Conceptual Framework for Financial Reporting)
- CEIDG – Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej
- EOG – Europejski Obszar Gospodarczy
- FEP – Fundusz Emerytur Pomostowych
- FGŚP – Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
- FP – Fundusz Pracy
- FS – Fundusz Solidarnościowy
- IASB – Rada Międzynarodowych Standardów Rachunkowości
- IS – izba skarbowa
- KAS – Krajowa Administracja Skarbowa
- KIS – Krajowa Informacja Skarbowa
- KNF – Komisja Nadzoru Finansowego
- KRBR – Krajowa Rada Biegłych Rewidentów
- KRS – Krajowy Rejestr Sądowy
- KSB – Krajowe Standardy Badania
- MF – Minister Finansów
- MPiPS – Minister Pracy i Polityki Społecznej
- MRiF – Minister Rozwoju i Finansów
- MRiPS – Minister Rodziny i Polityki Społecznej
- MSiG – Monitor Sądowy i Gospodarczy
- NSA – Naczelny Sąd Administracyjny
- PANA – Polska Agencja Nadzoru Audytowego
- PIBR – Polska Izba Biegłych Rewidentów
- PKD – Polska Klasyfikacja Działalności
- pkpir – podatkowa księga przychodów i rozchodów
- PPK – pracownicze plany kapitałowe
- RM – Rada Ministrów
- SA – sąd apelacyjny
- sf – sprawozdanie finansowe
- skok – spółdzielcza kasa oszczędnościowo-kredytowa
- SN – Sąd Najwyższy
- SO – sąd okręgowy
- TK – Trybunał Konstytucyjny
- TSUE – Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej
- UCS – urząd celno-skarbowy
- UE – Unia Europejska
- US – urząd skarbowy
- WDT – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów
- WNT – wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów
- WSA – wojewódzki sąd administracyjny
- zfśs – zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
