Sprawozdawczość zrównoważonego rozwoju według standardów ESRS (cz. VIII) – standard ładu korporacyjnego G1 Postępowanie w biznesie

Cel standardu

Celem ESRS G1 jest przedstawienie wymaganych ujawnień nt. strategii jednostki, a także procesów i procedur określających zasady postępowania oraz praktyki biznesowe jednostki. Standard wymaga też ujawniania osiąganych przez jednostkę efektów w tym zakresie.

Przedmiotem standardu są w szczególności:

• etyka biznesu i kultura korporacyjna, w tym przeciwdziałanie korupcji i łapówkarstwu (przekupstwu), ochrona sygnalistów i dobrostanu zwierząt,
• zarządzanie i jakość relacji z dostawcami, w tym praktyki płatnicze, zwłaszcza w odniesieniu do opóźnień z płatnościami na rzecz małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP),
• działalność i zobowiązania jednostki związane z wywieraniem wpływu politycznego, w tym działalność lobbingowa.

Ujawnienia jednostki o jej deklarowanym i rzeczywistym postępowaniu w prowadzeniu biznesu mają pomagać w ocenie, czy działa ona w sposób odpowiedzialny i przejrzysty oraz czy stosuje właściwe praktyki biznesowe i efektywnie zarządza zasobami.

Informacje raportowane zgodnie z ESRS G1 umożliwiają też inwestorom ocenę, czy podmiot raportujący jest w stanie zapewnić stabilne i długoterminowe zyski, a także czy jest zdolny do zarządzania różnymi rodzajami ryzyka i stawiania sobie wyzwań. Z kolei po stronie jednostki informacje o praktykach biznesowych mogą pomagać w budowaniu i utrzymywaniu dobrej reputacji i zaufania oraz w utrzymywaniu wysokich standardów etycznych. Umożliwiają też identyfikację ryzyka związanego z określonym postępowaniem w prowadzeniu biznesu oraz zarządzanie nim.

Obowiązkowe ujawnienia według ESRS G1 zawiera poniższa tabela.

Zarządzanie zrównoważonym rozwojem – rola organów zarządczych

W ramach ujawnienia ESRS 2 GOV-1 należy przedstawić informacje nt. roli organów zarządczych (tj. administracyjnych, zarządzających i nadzorczych)[3] w nadzorowaniu i zarządzaniu postępowaniem jednostki w biznesie (jej praktykami biznesowymi). Jednostka ma także opisać kompetencje (wiedzę ekspercką, umiejętności i doświadczenie) organów zarządczych w zakresie praktyk biznesowych będących przedmiotem zainteresowania tego standardu.

Zarządzanie istotnymi IRO związanymi z ładem korporacyjnym

W ujawnieniu ESRS 2 IRO-1 Proces identyfikacji i oceny istotnych IRO jednostka opisuje przeprowadzony proces identyfikacji i oceny wpływów, ryzyk i szans związanych z jej zasadami postępowania w biznesie (jej praktykami biznesowymi). Powinna ujawnić wszystkie ważne kryteria stosowane w ramach tego procesu, z uwzględnieniem miejsca prowadzenia działalności (lokalizacji), rodzaju działalności, branży (sektora) oraz struktury przeprowadzanych transakcji biznesowych.

W ramach G1-1 Zasady (polityki) postępowania w biznesie i kultura korporacyjna jednostka opisuje wdrożone polityki dotyczące jej postępowania w prowadzeniu biznesu, a także przedstawia, w jaki sposób promuje swoją kulturę korporacyjną.

Zgodnie z definicją standardów ESRS kultura korporacyjna wyraża cele w formie wartości i przekonań. Służy wyznaczaniu kierunku działań jednostki w drodze wspólnych założeń i norm grupowych, takich jak wartości lub deklaracje misji bądź kodeks postępowania.

Jednostka ma przedstawić sposób, w jaki ustanawia, rozwija, promuje i ocenia kulturę korporacyjną. Określając ujawniane przez siebie informacje, może wziąć pod uwagę następujące zagadnienia:

• aspekty objęte kulturą korporacyjną, które są uwzględniane i omawiane przez organy zarządcze, oraz częstotliwość, z jaką się to odbywa,
• główne tematy, które są promowane i przekazywane w ramach kultury korporacyjnej,
• sposób, w jaki członkowie organów zarządczych jednostki propagują kulturę korporacyjną,
• stosowane zachęty lub narzędzia dla pracowników jednostki ukierunkowane na wspieranie i propagowanie jej kultury korporacyjnej.

Raportując informacje dotyczące postępowania w biznesie, jednostka powinna przedstawić:

• opis mechanizmów identyfikacji, zgłaszania i badania obaw związanych z zachowaniem niezgodnym z prawem lub sprzecznym z kodeksem postępowania bądź z podobnymi przepisami wewnętrznymi, a także wskazać, czy dopuszcza się zgłoszenia od wewnętrznych lub zewnętrznych interesariuszy,
• w jaki sposób chroni sygnalistów,
• jeżeli nie ma polityki dotyczącej przeciwdziałania korupcji lub łapówkarstwu czy polityki ochrony sygnalistów – informacje o tym fakcie, a także o planie wdrożenia takich polityk i harmonogramie ich wdrożenia,
• procedury podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami sygnalistów, procedury szybkiego, niezależnego i obiektywnego badania incydentów związanych z postępowaniem w biznesie, w tym z korupcją i łapówkarstwem,
• czy ma politykę w zakresie dobrostanu zwierząt – a jeśli tak, to jej zastosowanie do zakresu działalności,
• swoją politykę w zakresie prowadzenia szkoleń wewnątrz organizacji nt. postępowania w biznesie, a także wskazać grupę docelową, częstotliwość szkoleń i szczegółowość ujęcia tematu,
• funkcje najbardziej zagrożone korupcją i łapówkarstwem.

Sygnaliści i ich ochrona to kwestie, które wymagają dodatkowego rozwinięcia. „Sygnalista” to osoba, która informuje o wszelkich przejawach nieprawidłowości (malwersacje, akty korupcji, naruszenia przepisów itp.) zachodzących w danej organizacji, nie ponosząc negatywnych konsekwencji prawnych i nie będąc z tego tytułu nękaną (mobbing). Sygnalista nie powinien mieć problemów w swoim środowisku pracy, doznawać prześladowania i poniżania przez zwierzchników i współpracowników.

Jednostka ma opisać, w jaki sposób chroni sygnalistów, w tym przedstawić:

• szczegółowe informacje nt. ustanowienia wewnętrznych kanałów zgłaszania nieprawidłowości (m.in. czy przekazuje informacje pracownikom i zapewnia im szkolenia), a także wyznaczania i szkolenia pracowników przyjmujących zgłoszenia,
• środki mające na celu ochronę własnych pracowników-sygnalistów przed działaniami odwetowymi.

W ramach G1-2 Zarządzanie relacjami z dostawcami jednostka ujawnia informacje nt. swoich polityk i praktyk związanych z zarządzaniem relacjami z dostawcami oraz ich wpływów na łańcuch dostaw. Informuje, jak zarządza procesem zakupowym, w tym uczciwym postępowaniem wobec dostawców. Opisuje swoje polityki, mające na celu zapobieganie opóźnieniom w płatnościach, w szczególności na rzecz MŚP. Przedstawia:

• podejście do relacji z dostawcami, biorąc pod uwagę ryzyka związane ze swoim łańcuchem dostaw, oraz wpływy na zrównoważony rozwój (ZR) przedsiębiorstwa,
• czy i w jaki sposób uwzględnia kryteria społeczne i środowiskowe przy wyborze dostawców.

Raportowanie może obejmować:

• szkolenie pracowników jednostki odpowiedzialnych za zarządzanie zaopatrzeniem/łańcuch dostaw w zakresie współpracy i dialogu z jej dostawcami, a także zachęty dla pracowników odpowiedzialnych za zarządzanie zaopatrzeniem, w tym czy odnoszą się one do czynników związanych z ceną, jakością lub ZR,
• monitorowanie i ocenę efektywności społecznej i środowiskowej dostawców,
• włączanie lokalnych dostawców lub dostawców mających certyfikację do łańcucha dostaw jednostki,
• sposób, w jaki praktyki jednostki odnoszą się do dostawców podatnych na ryzyka (tj. narażonych na znaczące ryzyko gospodarcze, środowiskowe lub społeczne),
• sposób oceny wyników tych praktyk, w tym wizyt u dostawców, audytów lub badań.

Omawiając ujawnienie G1-3 Zapobieganie korupcji i łapówkarstwu oraz ich wykrywanie, warto w pierwszej kolejności wyjaśnić stosowane w standardzie pojęcia.

Łapówkarstwo (przekupstwo) to nieuczciwe nakłanianie danej osoby do działania na swoją korzyść w drodze przekazania pieniężnej lub innej zachęty.

Korupcja, czyli nadużywanie powierzonej władzy w celu uzyskania prywatnej korzyści, może być inicjowane przez osoby fizyczne lub organizacje. Obejmuje drobne gratyfikacje, oszustwa, wymuszenie, zmowę i pranie pieniędzy. Dotyczy także oferowania lub otrzymywania prezentów (bezpłatnych świadczeń rzeczowych bądź pieniężnych), pożyczek, opłat, nagród lub innych korzyści na rzecz bądź od jakiejkolwiek osoby jako zachęty do dopuszczenia się czynności nieuczciwej, nielegalnej lub stanowiącej naruszenie zaufania w zakresie prowadzenia przez jednostkę działalności.

Od jednostki wymaga się przedstawienia informacji o stosowanym systemie zapobiegania zarzutom lub incydentom związanym z korupcją bądź łapówkarstwem, ich wykrywania, badania oraz reagowania na nie, w tym o szkoleniach dotyczących tych kwestii.

Podaje ona:

• opis stosowanych procedur,
• czy osoby prowadzące dochodzenie (komitet dochodzeniowy) są odrębne od struktur zarządczych zaangażowanych w sprawę,
• procedury składania sprawozdań z wyników dochodzenia organom zarządczym, o ile takie procedury przyjęto w jednostce,
• sposób, w jaki komunikuje swoją politykę osobom, dla których jest ona istotna, aby zapewnić jej dostępność oraz zrozumienie przez te osoby jej konsekwencji.

Jeżeli jednostka nie ma takich procedur, ujawnia ten fakt oraz, w stosownych przypadkach, informuje o planach ich przyjęcia. Ponadto podaje informacje nt. szkoleń:

• charakter, zakres i szczegółowość programów szkoleniowych dotyczących przeciwdziałania korupcji i łapówkarstwu, proponowanych lub wymaganych przez jednostkę,
• odsetek osób pełniących funkcje narażone na ryzyko, objętych programami szkoleniowymi,
• zakres szkoleń zapewnianych członkom organów zarządczych.

Ujawnienie dotyczące szkoleń w zakresie przeciwdziałania korupcji i łapówkarstwu

W roku obrotowym 2024 jednostka ALFA przeprowadziła szkolenia w zakresie swojej strategii dla pracowników narażonych na ryzyko. Dla takich pracowników szkolenie jest obowiązkowe, ale ALFA udostępniła również nieobowiązkowe szkolenie dla innych swoich pracowników. Szczegółowe informacje dotyczące szkolenia w ciągu roku przedstawia tabela.

Wskaźniki i cele

W ramach G1-4 Potwierdzone przypadki korupcji lub łapówkarstwa jednostka przekazuje szczegółowe informacje o takich przypadkach w okresie sprawozdawczym. Pozwala to na ocenę jej przejrzystości i odpowiedzialności w działaniach, co może być szczególnie przydatnew razie silnych powiązań biznesowych z instytucjami publicznymi. Potwierdzone przypadki korupcji lub łapówkarstwa negatywnie wpływają na reputację i wizerunek jednostki, dlatego powinno to dodatkowo zachęcać ją do postępowania w biznesie zgodnie z obowiązującymi przepisami i standardami etycznymi lub przynajmniej do podejmowania działań zapobiegających powtarzaniu się nieetycznego zachowania.

Potwierdzony przypadek korupcji lub łapówkarstwa to incydent, który jest uznany za udowodniony. Nie uwzględnia się incydentów, które na zakończenie okresu sprawozdawczego nadal są przedmiotem dochodzenia. O uznaniu incydentu za udowodniony decyduje pracownik jednostki ds. zgodności z przepisami (compliance officer), osoba pełniąca podobną funkcję albo podobny organ (nie jest wymagane potwierdzenie tego przez sąd).

Jednostka obowiązkowo ujawnia:

• liczbę wyroków skazujących i kwoty grzywien za naruszenie przepisów antykorupcyjnych i w sprawie zwalczania łapówkarstwa,
• wszelkie działania w celu zaradzenia naruszeniom procedur i norm w zakresie przeciwdziałania korupcji i łapówkarstwu.

Ponadto jednostka może ujawniać:

• liczbę i charakter potwierdzonych incydentów związanych z korupcją lub łapówkarstwem,
• liczbę potwierdzonych incydentów, które skutkowały zwolnieniem lub ukaraniem pracowników w związku z korupcją bądź łapówkarstwem,
• liczbę potwierdzonych incydentów dotyczących umów z partnerami biznesowymi, które rozwiązano lub których nie przedłużono z powodu naruszeń związanych z korupcją bądź łapówkarstwem,
• szczegółowe informacje nt. publicznych spraw sądowych dotyczących korupcji lub łapówkarstwa, wniesionych przeciwko jednostce i jej pracownikom w okresie sprawozdawczym, oraz wyników takich spraw (w tym wszczętych w poprzednich latach, gdy wynik ustalono dopiero w bieżącym okresie sprawozdawczym).

Incydenty z udziałem uczestników łańcucha wartości jednostki podlegają raportowaniu tylko wówczas, gdy jednostka lub jej pracownicy są w nie bezpośrednio zaangażowani.

W G1-5 Wpływy polityczne i działalność lobbingowa jednostka przedstawia informacje nt. działalności i zobowiązań związanych z wywieraniem wpływu politycznego, w tym działalności lobbingowej wiążącej się z jej istotnymi wpływami, ryzykami i szansami.

Przez działalność lobbingową rozumie się działania prowadzone z zamiarem wywarcia wpływu na formułowanie bądź wdrażanie polityki czy ustawodawstwa lub na procesy decyzyjne rządów, instytucji rządowych, organów regulacyjnych, instytucji, urzędów i agencji UE lub jej podmiotów ustanawiających standardy. Działania takie obejmują w szczególności:

• organizację spotkań, konferencji lub udział w nich,
• wkład w konsultacje publiczne, wysłuchania lub inne podobne inicjatywy (bądź udział w nich),
• organizowanie kampanii komunikacyjnych, platform, sieci i inicjatyw oddolnych,
• przygotowywanie/zlecanie przygotowania dokumentów politycznych i stanowisk, sondaży, badań, listów otwartych, prac badawczych zgodnie z działaniami objętymi zasadami dotyczącymi rejestru służącego przejrzystości.

W standardzie występuje pojęcie wkładu o charakterze politycznym, oznaczające wsparcie finansowe lub rzeczowe udzielane bezpośrednio partiom politycznym, ich wybranym przedstawicielom bądź osobom ubiegającym się o urząd polityczny. Wkłady finansowe mogą obejmować dotacje, pożyczki, sponsorowanie, zaliczki na usługi lub kupno biletów na wydarzenia związane z gromadzeniem funduszy oraz inne podobne działania. Wkłady rzeczowe mogą obejmować reklamę, korzystanie z obiektów, projektowanie i drukowanie, darowanie sprzętu, zapewnienie członkostwa w zarządzie, zatrudnienie lub działalność doradczą na rzecz wybranych polityków bądź kandydatów na urząd.

Pośredni wkład o charakterze politycznym to wkład wniesiony za pomocą organizacji pośredniczącej (lobbysta bądź organizacja charytatywna) lub wsparcia udzielanego takiej organizacji, jak ośrodek analityczny bądź organizacja gospodarcza, powiązanej z określonymi partiami lub kwestiami politycznymi bądź wspierającej je.

Od jednostki wymaga się:

• wskazania przedstawicieli odpowiedzialnych w jej organach zarządczych za nadzór nad tą działalnością (jeżeli występuje w jednostce);
• podania:

• całkowitej wartości pieniężnej wkładów finansowych lub rzeczowych o charakterze politycznym wniesionych bezpośrednio i pośrednio przez jednostkę, zagregowanej według kraju lub obszaru geograficznego, a także rodzaju odbiorcy/beneficjenta,
• sposobu szacowania wartości pieniężnej wkładów rzeczowych (jeśli dotyczy to raportującej jednostki);

• opisu głównych tematów objętych jej działalnością lobbingową oraz jej głównego stanowiska dotyczącego tych tematów (w tym wyjaśnień co do sposobu ich interakcji z istotnymi wpływami, ryzykami i szansami jednostki zidentyfikowanymi w ocenie istotności zgodnie z ESRS 2);
• jeżeli jest zarejestrowana w unijnym rejestrze służącym przejrzystości lub w równoważnym rejestrze w państwie członkowskim – nazwę takiego rejestru i swój numer identyfikacyjny w rejestrze.

Jednostka powinna również podać informacje dotyczące powołania członków organów zarządczych, którzy zajmowali porównywalne stanowisko w administracji publicznej (w tym w organach regulacyjnych) w ciągu dwóch lat poprzedzających takie powołanie w bieżącym okresie sprawozdawczym.

W ramach G1-6 Praktyki płatnicze jednostka ujawnia informacje nt. swoich praktyk płatniczych, w tym dotyczących płatności i umownych terminów płatności, ze szczególnym uwzględnieniem opóźnień w płatnościach na rzecz MŚP. Ma to pozwolić na ocenę tych praktyk oraz wzmacniać tworzenie stabilnego i uczciwego środowiska dla prowadzenia działalności gospodarczej.

Wymagane ujawnienia obejmują:

• średni czas (liczba dni), jaki zajmuje jednostce uregulowanie faktury od dnia powstania zobowiązania umownego lub ustawowego do dnia płatności,
• opis standardowych warunków płatności jednostki (w liczbie dni, według głównych kategorii dostawców) oraz udział (%) jej płatności zgodny z tymi standardowymi warunkami,
• liczbę nierozstrzygniętych postępowań sądowych w związku z opóźnieniami w płatnościach,
• informacje uzupełniające niezbędne do oceny stosowanego systemu praktyk płatniczych, np. opis metody obliczenia średniej liczby dni regulacji zobowiązań.

Na tym kończymy cykl artykułów poświęconych sprawozdawczości ZR według standardów ESRS. W ramach cyklu zostały omówione ogólne zasady raportowania (cz. I), zawartość oświadczenia o ZR i zasady jego sporządzania (cz. II i III), a także standardy: środowiskowe (cz. IV i V), społeczne (cz. VI i VII) oraz ładu korporacyjnego.

Przeprowadzenie oceny podwójnej istotności, czyli zidentyfikowanie kwestii ZR istotnych dla raportującej jednostki, a następnie zebranie odpowiednich danych i ich zaraportowanie zgodnie z wymogami standardów ESRS będzie na pewno dużym wyzwaniem, do którego trzeba dobrze się przygotować.

Mamy nadzieję, że niniejszy cykl artykułów pozwolił zrozumieć, na czym polega oświadczenie o ZR oraz co i jak należy w nim zaraportować. Liczymy, że informacje zawarte w artykułach będą stanowiły cenne wsparcie dla zarządów jednostek i osób sporządzających sprawozdania zgodnie z wymogami standardów ESRS.