Sprawozdanie merytoryczne fundacji – zmiany od 2023 r.

Zmiany od nowego roku

Ustawa z 7.10.2022 r. o zmianie niektórych ustaw w celu uproszczenia procedur administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców (DzU poz. 2185) wprowadziła w ustawie o fundacjach wiele zmian w zakresie obowiązków sprawozdawczych fundacji wobec ministra sprawującego nadzór (art. 5 ustawy zmieniającej). Wprowadzono m.in. obowiązek składania sprawozdań wyłącznie w postaci elektronicznej na formularzu udostępnionym w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) na stronie podmiotowej urzędu obsługującego Ministra Sprawiedliwości (MS), po opatrzeniu sprawozdania kwalifikowanym podpisem elektronicznym, zaufanym albo osobistym.

Zmienił się również zakres tematyczny sprawozdania. Dotychczas określało go rozporządzenie MS z 8.05.2001 r. w sprawie ramowego zakresu sprawozdania z działalności fundacji (tekst jedn. DzU z 2020 r. poz. 36). Od 1.01.2023 r. weszło w życie rozporządzenie MS z 20.12.2022 r. w sprawie jednolitego wzoru formularza sprawozdania z działalności fundacji (DzU poz. 2791). Jednolity formularz, zamiast ramowego zakresu sprawozdania, sprawia, że sprawozdania z działalności wszystkich fundacji (niezależnie od ministra, któremu podlegają) będą składane według tego samego wzoru. Każde ministerstwo publikowało dotąd własny wzór, oparty na ramowym zakresie sprawozdania, określonym w rozporządzeniu. Dopuszczalne było także składanie sprawozdań na własnych wzorach organizacji, o ile zawierały informacje wymagane w rozporządzeniu.

Nowe zasady dotyczą sprawozdań fundacji składanych od 2023 r., a więc najbliższych za 2022 r. Zgodnie z informacjami publikowanymi na stronach internetowych niektórych ministerstw składane po terminie ustawowym sprawozdania za poprzednie okresy sprawozdawcze (sprzed 1.01.2023 r.) także należy sporządzać według nowego wzoru i w wersji elektronicznej[1].

Zakres sprawozdania

Zakres merytorycznej części sprawozdania nie zmienił się znacząco w stosunku do lat ubiegłych. Konieczne jest opisanie działań faktycznie podejmowanych przez fundację w roku sprawozdawczym, ze wskazaniem zasad, formy i zakresu działalności statutowej, z podaniem realizacji celów statutowych.

Jeżeli fundacja w danym roku nie podejmowała żadnych działań, może to rodzić wątpliwość co do zasadności jej powołania, gdyż zgodnie z ustawą fundacja może być ustanowiona dla realizacji zgodnych z podstawowymi interesami RP celów społecznie lub gospodarczo użytecznych. W przypadku braku realizacji takich celów i wskazania tego w sprawozdaniu, minister jako organ nadzoru może się zwrócić o wyjaśnienia (co często się zdarza). Fundacja nierealizująca celów, dla których została powołana, może zostać przez organ nadzoru postawiona w stan likwidacji.

Zdarza się również, że w tej rubryce sprawozdania (obecnie rubryka II.1 „Zasady, formy i zakres działalności statutowej z podaniem realizacji celów statutowych”) fundacje wpisują błędnie swoje zakładane cele statutowe i planowane w statucie formy ich realizacji, zamiast opisać działania faktycznie podejmowane w okresie sprawozdawczym. Podobnie w rubryce dotyczącej działalności gospodarczej (jeśli taką prowadzi fundacja) należy opisać faktycznie prowadzoną (a nie tylko zgłoszoną) działalność.

Jeżeli w okresie sprawozdawczym zarząd lub rada fundacji podejmowały uchwały, ich odpisy trzeba załączyć do sprawozdania. Kserokopia – jako odwzorowanie oryginału – może być uznana za odpis, jednak pod warunkiem poświadczenia jej zgodności z oryginałem (wyrok SN z 10.07.2009 r., II CSK 71/09).

W jednolitym wzorze sprawozdania, w opisie rubryki, jest mowa jedynie o uchwałach zarządu lub rady fundacji. Fundacja może mieć również inne organy wewnętrzne. Rada fundacji, która pełni funkcję wewnętrznego organu nadzoru, często nosi też inną nazwę (np. komisja rewizyjna). Niezależnie od przyjętego w fundacji nazewnictwa, przez „uchwałę rady” fundacji należy rozumieć uchwałę podjętą przez organ nadzoru. Dobrą praktyką będzie także dołączenie odpisów uchwał innych organów, np. fundatora, jeśli były podejmowane w okresie sprawozdawczym.

W stosunku do ramowego zakresu rozbudowaniu uległa część finansowa sprawozdania z działalności fundacji. Należy wykazać osiągnięte w okresie sprawozdawczym przychody ze względu na rodzaj działalności (statutowa, gospodarcza, pozostała) oraz źródło ich pochodzenia (działalność odpłatna, środki publiczne, darowizny, spadki i zapisy oraz inne źródła). Każdy przychód trzeba podzielić na część otrzymaną w formie gotówkowej i bezgotówkowej lub w innej formie (np. nieodpłatne świadczenia, darowizny rzeczowe). W przypadku działalności gospodarczej poza przychodem z niej należy podać uzyskany dochód i „procentowy stosunek przychodu osiągniętego z działalności gospodarczej do przychodu osiągniętego z pozostałych źródeł”.

Pamiętajmy, że fundacje mogą prowadzić działalność gospodarczą, która przynosi zysk, ale musi to być działalność poboczna w stosunku do nieodpłatnej i odpłatnej działalności statutowej. Nie może ona stanowić podstawowej działalności organizacji pozarządowej, a jedynie pełnić funkcję uzupełniającą. Z kolei art. 5 ust. 5 ustawy o fundacjach mówi, że fundacja może prowadzić działalność gospodarczą w rozmiarach służących osiągnięciu jej celów. Wskazanie wartości procentowej w sprawozdaniu pozwala ocenić organowi nadzoru, czy działalność pozarządowa (III sektor) nie jest w rzeczywistości działalnością stricte gospodarczą (II sektor) prowadzoną pod pozorem działalności non profit.

W sprawozdaniu należy również wykazać koszty finansowe w okresie sprawozdawczym, w podziale na koszty statutowe, administracyjne, działalności gospodarczej i pozostałe, a także w podziale na formę (płatności gotówkowe, bezgotówkowe, inne formy), podobnie jak w przypadku przychodów.

Następnie należy wskazać dane dotyczące zatrudnienia i jego kosztów, w podziale na zatrudnienie w ramach stosunku pracy i zawarte umowy cywilnoprawne. Trzeba też wskazać kwoty zgromadzonych na koniec okresu sprawozdawczego środków w bankach/skok i w gotówce, dane o nabytych nieruchomościach i pozostałych środkach trwałych, nabytych obligacjach, udziałach i akcjach, a także wartość aktywów i zobowiązań wykazanych w rocznym sprawozdaniu finansowym.

Dalej należy podać informacje o realizowanych zadaniach zleconych i wyniku finansowym ich realizacji oraz o przebytych w okresie sprawozdawczym kontrolach, rozliczeniach z tytułu ciążących na fundacji zobowiązań podatkowych i o składanych deklaracjach podatkowych.

Fundacja wskazuje też, czy jest instytucją zobowiązaną w rozumieniu ustawy z 1.03.2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (tekst jedn. DzU z 2022 r. poz. 593). Jeśli jest, podaje informacje, czy przyjmowała płatności w gotówce o wartości równej lub przekraczającej równowartość 10 tys. euro.

Dane do części finansowej sprawozdania merytorycznego mogą być pozyskane z rocznego sprawozdania finansowego. Jeżeli chodzi o formy pozyskania każdego ze źródeł przychodów – gotówka, płatność bezgotówkowa – konieczne będzie, aby organizacje opracowały sposób wyodrębniania takich danych ze swoich programów finansowo-księgowych. To samo dotyczy różnych kategorii kosztów.

Sporządzanie i podpisywanie sprawozdania

Od 2023 r. sprawozdanie sporządza się wyłącznie w postaci elektronicznej na formularzu udostępnionym w BIP na stronie podmiotowej urzędu obsługującego MS (www.gov.pl/web/sprawiedliwosc/formularz-sprawozdania-z-dzialalnosci-fundacji) oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, zaufanym albo osobistym.

Po wypełnieniu na komputerze wzoru sprawozdania (udostępnionego przez MS w formacie edytowalnym DOCX, który przed podpisaniem dobrze jest zapisać w innym, nieedytowalnym formacie, np. PDF, aby nie doszło do omyłkowej zmiany treści dokumentu) złożenie kwalifikowanego podpisu elektronicznego w oprogramowaniu do składania tego rodzaju podpisów nie stanowi problemu.

Sprawozdanie muszą podpisać członkowie zarządu fundacji, zgodnie z zasadami reprezentacji określonymi w jej statucie (nie może tego zrobić pełnomocnik). Kwalifikowane podpisy elektroniczne są płatne, dlatego rozwiązanie to bywa kosztowne. Dla wielu małych organizacji pozarządowych lepszym wyborem jest skorzystanie z bezpłatnego podpisu zaufanego lub osobistego (przy czym podpis osobisty wymaga, oprócz posiadania nowego e-dowodu osobistego, również pobrania darmowej aplikacji eDO App na smartfon bądź pobrania bezpłatnego oprogramowania udostępnianego przez MSWiA i w takim przypadku niestety zakupu czytnika do e-dowodów).

Aby skorzystać z podpisu zaufanego, konieczne jest założenie profilu zaufanego. Członkowie zarządu muszą się zarejestrować na stronie internetowej https://pz.gov.pl, a następnie potwierdzić podpis w jednym z punktów potwierdzających[2] lub w bankowości elektronicznej (bez potwierdzenia profilu zaufanego podpis nie będzie działał).

Mając profil zaufany, można podpisać sprawozdanie uprzednio sporządzone w postaci elektronicznej w dowolnym formacie. W celu ułatwienia podpisywania można skorzystać z tzw. podpisywarki[3].

Za pomocą podpisywarki można zarówno podpisać sprawozdanie, pobrać je na dysk (wraz z wbudowanym podpisem, który został złożony), jak i sprawdzić, kto i kiedy złożył podpisy pod dokumentem. Każda osoba zobowiązana do podpisania sprawozdania podpisuje je samodzielnie. Ważne jest, aby wszyscy podpisali ten sam plik, dlatego ten, kto pierwszy złoży podpis, wysyła podpisany plik do kolejnej osoby (w dowolny sposób, za pośrednictwem poczty e-mail lub na nośniku zewnętrznym), a ta, po złożeniu podpisu, wysyła go do następnego członka zarządu.

Aby podpisać plik, korzystając z tej usługi, należy wybrać opcję „Podpisz lub sprawdź dokument”, załadować plik z dysku i kliknąć „Podpisz”. Plik zostanie przeniesiony na stronę logowania do profilu zaufanego. Po zalogowaniu i autoryzacji operacji za pomocą kodu z wiadomości SMS plik zostanie podpisany. Można go pobrać (będzie przygotowany w formacie XML), wysłać kolejnej osobie lub przesłać do właściwego ministra. Na dokumencie w momencie jego podpisania jest automatycznie wpisywana data.

Wysyłanie sprawozdania do właściwego ministra

Nie został utworzony portal (usługa) umożliwiający składanie do ministra sprawozdań z działalności fundacji. Elektronicznie sporządzone i podpisane sprawozdanie można przekazać do właściwego ministra na kilka sposobów:

1. za pośrednictwem Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej na adres skrytki ePUAP właściwego ministerstwa (np. Ministerstwo Obrony Narodowej: ePUAP:/MON_KANCELARIA/SkrytkaESP, czy Ministerstwo Zdrowia: ePUAP:/8tk37sxx6h/SkrytkaESP); adresy ePUAP są podawane na stronach ministerstw,

2. na adres e-mail ministerstwa (lub właściwego departamentu), np. w przypadku MON: sekretariat.dks@mon.gov.pl (ze wskazanym tytułem: „Sprawozdanie z działalności Fundacji” oraz jej nazwą), w przypadku Ministerstwa Zdrowia: kancelaria@mz.gov.pl,

3. drogą pocztową (poczta tradycyjna, usługi kurierskie) lub składając osobiście na adres ministerstwa sprawozdanie w postaci elektronicznej, utrwalone na nośniku (np. płycie CD-R); część ministerstw (np. MON) bezpośrednio wskazuje na taką możliwość na swojej stronie internetowej, podczas gdy inne (np. Ministerstwo Zdrowia) wskazują jedynie na wysyłkę e-mailową lub przez ePUAP.

Ani ustawa o fundacjach, ani rozporządzenie MS nie precyzują, w jaki sposób mają być załączone do elektronicznego sprawozdania odpisy uchwał. Wydaje się, że wystarczające będzie dołączenie skanów (bez konieczności opatrywania ich elektronicznym podpisem – nie ma obowiązku sporządzania uchwał w formie elektronicznej), tak jak w przypadku sporządzania rocznego e-sprawozdania finansowego[4] i załączania do niego uchwał.

Ustawa o fundacjach (art. 12 ust. 3) wskazuje także na obowiązek udostępniania sprawozdania przez fundację do publicznej wiadomości. Ministrowie, do których trafiają sprawozdania, ich nie publikują (jak np. sprawozdań merytorycznych organizacji pożytku publicznego), fundacja musi zadbać o to we własnym zakresie. Ustawa nie określa formy tego udostępnienia, można więc zamieścić je na stronie internetowej fundacji lub udostępnić w siedzibie, w postaci czytelnej dla odbiorców.