Sprawozdania finansowe w formie elektronicznej – porównanie formatów XML i InLine XBRL

Ze względu na międzynarodową standaryzację formatu XBRL wiele systemów klasy ERP (np. SAP czy Microsoft Dynamics 365/AX/NAV) ma moduły, które pozwalają na sporządzanie sf w takim formacie. Oczywiście przedsiębiorstwa muszą przewidzieć czas i nakłady na przygotowanie szablonów (czasami nakłady na nabycie oprogramowania i przygotowanie danych mogą być znaczne), ale sporządzanie kolejnych sf prawdopodobnie będzie już znacznie prostsze i tańsze. ESMA szacuje, na postawie przeprowadzonych badań[7], że koszty sporządzenia pierwszego sf w formacie Inline XBRL to ok. 13 tys. euro (obejmują one zakup oprogramowania, szkolenie, czas pracy pracowników przygotowujących sf i koszty utrzymania oprogramowania). W kolejnych latach koszty te zmaleją do 4,6 tys. euro.

Na polskim rynku pojawiło się już kilkanaście rozwiązań wspomagających sporządzanie sf w formacie XML. Ceny oprogramowania wahają się od tysiąca do nawet kilkunastu tysięcy złotych netto. Oprogramowanie to obsługuje 14 ustrukturyzowanych formatów opracowanych przez Ministerstwo Finansów.

Również do niektórych polskich programów finansowo-księgowych włączono nowe moduły pozwalające na sporządzanie sf w formacie XML; zazwyczaj ograniczają się one do obsługi sf sporządzanych zgodnie z zał. nr 1, 4, 5 i 6 do uor.

Mimo że początkowo Ministerstwo Finansów informowało na swojej stronie internetowej, że nie przewiduje dostarczenia programu umożliwiającego przygotowywanie ustrukturyzowanego sf, to w połowie marca 2019 r. udostępniło bezpłatnie zainteresowanym oprogramowanie „e-sprawozdania”. Ci, którzy oprogramowania pilnie potrzebowali lub zawierzyli informacjom i kupili program, mogą mieć poczucie, że wydali pieniądze niepotrzebnie.

Oprogramowanie udostępnione przez resort umożliwia obsługę 4 schematów sf: jednostki innej (zał. nr 1 do uor), jednostki mikro (zał. nr 4 do uor), jednostki małej (zał. nr 5 do uor) oraz organizacji pozarządowej (zał. nr 6, do uor). Pozwala na wydrukowanie sf oraz zapisanie go do pliku PDF (choć z oznaczeniem „dokument nie jest sprawozdaniem finansowym”). Nie jest ono przystosowane do sporządzania i odczytywania sf skonsolidowanych ani sf instytucji finansowych. Można więc stwierdzić, że na razie nie ma specjalnego wyboru dla schematów innych sprawozdań niż sf, sporządzanych zgodnie z zał. nr 1, 4, 5 i 6 do uor.

Inne aspekty

Wszystkie badania towarzyszące wdrożeniu XBRL wskazują, że jest ono kosztowne, szczególnie dla małych przedsiębiorstw. Posługiwanie się dokładną taksonomią zawierającą pojęcia zdefiniowane przez organizacje międzynarodowe nie zawsze zapewniałoby zgodność z pojęciami stosowanymi w polskim prawie i polskiej sprawozdawczości.

XBRL nie obsługuje polskiej sprawozdawczości podatkowej. W razie stosowania tego formatu konieczne byłyby odrębne rozwiązania dla celów podatkowych.

Ze względu na strukturyzację pliku sf w formacie XML, służącą przystosowaniu go do automatycznego odczytu, dużym zmianom uległo „Wprowadzenie do sprawozdania”. Jego celem jest – jak wiadomo – dostarczenie użytkownikom zestawu informacji o jednostce, ułatwiających zrozumienie sf (dyrektywa 2013/34/UE takiej części sf nie przewiduje). Obecnie jest to kwestionariusz. Jednostki inne niż banki i ubezpieczyciele, sporządzające sf zgodnie z zał. nr 1 do uor, po ustrukturyzowaniu „Wprowadzenia”, podają następujące informacje:

• numer w rejestrze; jest nim nr KRS – dla podmiotów wpisanych do KRS, lub nr NIP – dla osób fizycznych,
• pełna nazwa podmiotu,
• adres w układzie: województwo, powiat, gmina, ulica, nr domu, nr lokalu, kod pocztowy, poczta,
• okres sprawozdawczy – data od … do …,
• data sporządzenia sprawozdania; wiąże się z tym problem, jeżeli osoby zobowiązane do złożenia elektronicznego podpisu dokonują tego w różnych dniach; Ministerstwo Finansów wyjaśniło, że datą sporządzenia sf jest data podpisu osoby, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych,
• podstawowy przedmiot działalności określony numerem PKD (pełny, czyli 4 cyfry i litera); można też podać kilka numerów PKD; jako biegły rewident boleję nad tym, że na tej podstawie nie sposób się dowiedzieć, czym naprawdę (dokładnie) jednostka się zajmuje,
• czy sf jest sprawozdaniem łącznym (odpowiedzi do wyboru: tak/nie),
• czy działalność będzie kontynuowana (odpowiedzi do wyboru: tak/nie)[8],
• czy nie istnieją okoliczności wskazujące na zagrożenie kontynuowania działalności (odpowiedź „nie” oznacza, że wystąpiły okoliczności wskazujące na zagrożenie dla kontynuowania działalności, odpowiedź „tak” – okoliczności nie wskazują na takie zagrożenie),
• jeżeli w poprzednim punkcie odpowiedź brzmi „nie”, to opisania wymagają okoliczności wskazujące na poważne zagrożenie możliwości kontynuowania działalności,
• czy nastąpiło połączenie spółek (odpowiedzi do wyboru: tak/nie),
• jeśli w poprzednim punkcie odpowiedź brzmi „tak”, należy wskazać, czy sf sporządzono przed połączeniem spółek, czy po ich połączeniu, oraz opisać zastosowaną metodę rozliczenia połączenia (nabycia, łączenia udziałów),
• przyjęte zasady rachunkowości, w zakresie, w jakim uor pozostawia jednostce prawo wyboru, w tym:

• metody wyceny aktywów i pasywów (także amortyzacji),
• sposób ustalenia wyniku finansowego,
• sposób sporządzania sf.

Znacznym zmianom uległa też poz. 2.6 dodatkowych informacji i objaśnień według zał. nr 1 do uor, służąca rozliczeniu różnicy między podstawą opodatkowania a wynikiem brutto jednostki. Została ona ustrukturyzowana i przewiduje:

• obowiązkowo:

• przedstawienie 11 pozycji rozliczeń,
• dodanie dodatkowych pozycji przychodów i kosztów, jeżeli przekraczają one 20 tys. zł, oraz ich podstawy prawnej,

• opcjonalnie – rozszerzenie rozliczenia o dane dotyczące źródeł dochodu i dane porównawcze.

Autorzy – zapewne słusznie – uważają, że skoro w art. 45 ust. 1g uor zapisano, że sf jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnionym na stronie internetowej Ministerstwa Finansów, to jeżeli struktura przewiduje podanie określonych informacji, trzeba ją wypełnić. Za ukłon pod adresem jednostek sporządzających sf należy uznać nadanie wielu elementom tego rozliczenia charakteru opcjonalnego, co oznacza, że wykazanie sugerowanych informacji zależy od woli jednostki.

Podsumowanie

Jak wynika z porównań, w przypadku jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS, sporządzających sf zgodnie z uor, a zatem na bazie XML:

• trudniejszy jest dostęp do oprogramowania, pozwalającego sporządzić sf,
• na razie brak jest powszechnie dostępnego i bezpłatnego oprogramowania służącego do odczytu wszystkich sf; brak dostępu do informacji o jednostkach nienotowanych na rynku regulowanym, funduszach inwestycyjnych, alternatywnych spółkach inwestycyjnych, skok, podmiotach notowanych na NewConnect i innych podmiotach emitujących np. obligacje,
• prawdopodobnie koszt sporządzenia sf w formacie XML jest niższy od kosztu stosowania formatu XBRL.

Przy sporządzaniu sf na bazie XBRL (dotyczy to jednostek stosujących MSR):

• możliwy będzie wybór rozwiązań pozwalających na sporządzenie sf,
• interesariusze będą mieć bezproblemowy dostęp – za pomocą dowolnej przeglądarki – do sf w postaci czytelnej dla człowieka,
• koszt oprogramowania będzie wyższy.

Warto podkreślić, że dopuszcza się, aby sf sporządzone zarówno w formacie XML, jak i XBRL zawierały elementy w wersji PDF. Dotyczy to m.in. dodatkowych informacji i objaśnień (bez części podatkowej) czy sprawozdania z działalności. Również w przypadku XBRL zakłada się, że przez pierwsze 2 lata jedynie podstawowe części sf będą sporządzane w tym formacie. Są jednak plany, aby w kolejnych latach całość sf była sporządzana w formacie XBRL.

I na koniec refleksja. Potrzeba przekazywania odbiorcom sf w postaci elektronicznej jest bezsporna. To tendencja ogólnoświatowa, stanowiąca skutek dynamicznie postępującej cyfryzacji wszystkich dziedzin, w tym gospodarki i finansów. Realizacja tej obiektywnej potrzeby niewątpliwie wymaga nałożenia na jednostki sporządzające sf odpowiedniego obowiązku, choć można dyskutować, czy obejmować nim od razu wszystkie jednostki, czy tylko określone ich grupy, jak długo mają trwać przygotowania, by sprostać nowemu obowiązkowi itp.

Nie przesądzając też, czy słuszny był wybór formatu XML, czy też lepszym rozwiązaniem byłoby przyjęcie XBRL, zastanawia, w jakim trybie podjęto tak ważne decyzje. Z kim były one konsultowane (np. z KNF, Komitetem Standardów Rachunkowości, Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce, PIBR, organizacjami przedsiębiorców)? Czy sprawdzono, jak sobie radzą inne, bardziej zaawansowane w tej dziedzinie kraje i jakie są ich doświadczenia? Czy w innych krajach istnieje obowiązek sporządzania sf w postaci elektronicznej, czy tylko przekazywania go w takiej formie? Chciałoby się mieć informacje na ten temat; przemawia za tym argument przejrzystości stanowienia przepisów i motywacji do działania zgodnego z intencjami decydentów.