Sposób korekty ustrukturyzowanej faktury z błędem w polu Podmiot3 (niewłaściwy odbiorca)

Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji (MOSiR) oraz pozostałe jednostki organizacyjne gminy, takie jak szkoły, przedszkola czy zarządy dróg, funkcjonują jako jeden, scentralizowany podatnik w zakresie VAT. Oznacza to, że wszystkie faktury ustrukturyzowane wystawiane na rzecz gminy powinny obligatoryjnie zawierać jej numer NIP w polu Podmiot2. Pole Podmiot3 ma natomiast charakter fakultatywny i służy do wskazania faktycznego odbiorcy świadczenia – w analizowanym przypadku jest nim MOSiR. Ponadto istotne jest, aby na fakturze w sposób jednoznaczny i obowiązkowy zaznaczyć, że dotyczy ona jednostki podrzędnej jednostki samorządu terytorialnego (JST).

Sprzedawcy, korzystając z własnych programów do wystawiania faktur ustrukturyzowanych, nie zawsze prawidłowo uzupełniają wskazane pola. Zdarza się, że pole dotyczące jednostki podrzędnej JST jest pomijane albo wprawdzie uzupełniane, jednak dane zawarte w polu Podmiot3 są obarczone błędami.

Początkowo organy podatkowe prezentowały stanowisko, zgodnie z którym błąd w polu Podmiot3 powinien zostać skorygowany przez wystawienie faktury korygującej „do zera”, a następnie wystawienie nowej faktury zawierającej już prawidłowe dane faktycznego odbiorcy (tu MOSiR). Takie podejście mogło jednak budzić uzasadnione wątpliwości, zwłaszcza że w strukturze pliku JPK_VAT nie występują dane odnoszące się do pola Podmiot3. W JPK_VAT są wykazywane wyłącznie dane nabywcy, czyli gminy, wraz z jej numerem NIP. W konsekwencji zarówno wystawienie faktury korygującej „do zera”, jak i ponowne wystawienie faktury z prawidłowo wskazanym odbiorcą w polu Podmiot3, nie wywiera wpływu na część ewidencyjną pliku JPK_V7M. Należy podkreślić, że sama korekta pozostaje istotna z punktu widzenia prawidłowego przypisania poniesionego wydatku do jednostki, która faktycznie zaciągnęła dane zobowiązanie.

Po wniesieniu przez jedną z gmin skargi na otrzymaną interpretację indywidualną, dotyczącą obowiązku korygowania faktur „do zera”, w sytuacji gdy pole Podmiot3 zostało wypełnione nieprawidłowo, nastąpiła zmiana podejścia organów podatkowych do tego zagadnienia. W interpretacji KIS z 13.04.2026 r. (0113-KDIPT1-3.4012.1091.2025.3.JM) wskazano, że właściwym sposobem skorygowania błędu w polu Podmiot3 na fakturze jest wystawienie faktury korygującej, która w sposób bezpośredni poprawi lub uzupełni nieprawidłowe dane. Co istotne, korekta może zostać dokonana bez konieczności „zerowania” faktury pierwotnej oraz ponownego jej wystawiania, co stanowi wyraźne odejście od wcześniejszego, bardziej restrykcyjnego podejścia.

W interpretacji potwierdzono też, że gdy nie zachodzi obowiązek korygowania danych zawartych w polu Podmiot2, nie ma również konieczności wykazywania faktury korygującej w pliku JPK_VAT.

Odpowiadając zatem na pytanie, MOSiR, który otrzymał fakturę zawierającą błędne dane w polu Podmiot3, powinien wystąpić do sprzedawcy z prośbą o wystawienie faktury korygującej wyłącznie w zakresie tych danych. Sprzedawca nie będzie miał obowiązku wykazywania faktury korygującej w swoim pliku JPK_VAT.