Rozliczenie delegacji (cz. VI) – oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do świadczeń z tytułu podróży służbowej

Co wynika z przepisów

Rozporządzenie delegacyjne przewiduje dwa oświadczenia pracownika związane z rozliczaniem delegacji, składane:

1) gdy przedstawienie dokumentu potwierdzającego wydatek nie jest możliwe – pracownik składa wówczas pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania; obejmuje to sytuacje, w których pracownik nie mógł wejść w posiadanie takiego dokumentu (np. awaria zasilania uniemożliwiająca wydruk faktury), oraz te, gdy dokument utracił (chodzi zwłaszcza o dokumenty nieodtwarzalne – np. bilety na przejazd – lub trudno odtwarzalne – np. faktura za nocleg przy „egzotycznym” wyjeździe zagranicznym),

2) zgodnie z § 5 ust. 3 rozporządzenia – w uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.

Oświadczenie niezbędne do dokonania rozliczeń

Rozporządzenie delegacyjne wskazuje, że pracownik składa oświadczenie „w uzasadnionych przypadkach”. Tymczasem w praktyce, przy większości delegacji, prawidłowe naliczenie świadczeń należnych pracownikowi wymaga uzyskania od niego pewnych informacji (w większym lub mniejszym zakresie) dotyczących:

• diet (czy było zapewnione całodzienne lub częściowe wyżywienie albo wyżywienie w cenie noclegu; przy delegacji zagranicznej – o której godzinie przekroczył granicę w drodze za granicę i w drodze powrotnej),
• kosztów noclegu (np. zapewnienie bezpłatnego noclegu przez instytucję zagraniczną, do której pojechał pracownik, godzina dotarcia do miejscowości docelowej w delegacji krajowej, mająca wpływ na prawo do ryczałtu noclegowego),
• ryczałtów na przejazdy lokalne (czy pracownik ponosił koszty tych przejazdów),
• kosztów przejazdów (np. prawo do ulgowych przejazdów, liczba przejechanych kilometrów przy użytkowaniu pojazdu niebędącego własnością pracodawcy).

Dlatego warto wprowadzić – jako zasadę – składanie tego rodzaju oświadczenia przy przekazywaniu rozliczenia wszystkich delegacji. Nie musi to być odrębny dokument – informacje mogą zostać przekazane na stosowanym przez pracodawcę wzorze rozliczenia podróży służbowej i najczęściej tak właśnie się dzieje.

Uwaga! Wymagając oświadczenia, pracodawca nie tylko uzyskuje informacje niezbędne do dokonania rozliczenia, lecz także nabywa podstawę do pociągnięcia pracownika do odpowiedzialności w razie wykrycia, że złożył nieprawdziwe oświadczenie. Ponadto dowodzi, że dołożył należytej staranności w celu uzyskania wyczerpujących danych pozwalających na prawidłowe rozliczenie – co może być istotne w kontrolnym postępowaniu podatkowym i ubezpieczeniowym, a w sferze budżetowej również w kontekście naruszenia dyscypliny finansów publicznych.

Regulacje wewnętrzne

Patrząc na zasady rozliczania poszczególnych świadczeń delegacyjnych, można wywnioskować, że w większości delegacji jakieś informacje od pracownika są niezbędne do prawidłowego obliczenia tych świadczeń. Nawet w przypadku bardzo krótkiej podróży samochodem służbowym istotna jest chociażby godzina wyjazdu i powrotu. Dlatego do kwestii oświadczeń warto odnieść się w regulacjach wewnętrznych, określających procedurę podróży służbowych.

Należy także przemyśleć stosowany wzór rozliczenia podróży albo wprowadzić osobne oświadczenie (w formie załącznika do rozliczenia) zawierające wszelkie potencjalnie potrzebne informacje (zwłaszcza gdy pracownicy odbywają długie samodzielne wyjazdy, podczas których pojawia się wiele okoliczności wpływających na prawo do diet – wielokrotne przekraczanie granic, noclegi w różnych hotelach, kolacje z kontrahentami, zapewnianie w poszczególnych miastach przewozów).

Uwaga! Przekazanie przez pracownika nieprawdziwych danych w związku z rozliczeniem delegacji może – szczególnie przy podróżach zagranicznych – prowadzić do uzyskania przez niego stosunkowo dużej kwoty nienależnej. Jeśli przekracza ona 800 zł, można mówić o przestępstwie i odpowiedzialności karnej. Poniżej tej kwoty jest to wykroczenie zagrożone karą aresztu, ograniczenia wolności albo grzywny (art. 119 § 1 Kodeksu wykroczeń).

Weryfikacja oświadczeń i rozliczeń

Pracownicy powinni mieć świadomość, że oświadczenia mogą podlegać weryfikacji. W miarę możliwości pracodawca powinien dokonywać takiej weryfikacji i w każdym przypadku ocenić dane wskazane w oświadczeniu.

Ustalenie godziny przekroczenia granicy w drodze lądowej stanowi częsty problem. W praktyce można podważyć mocno „przesadzone” oświadczenie (jak w przykładzie), lecz trudno kwestionować np. czas 30 min przy trasie 400–500 km. Tu jednak też mogą się pojawić obiektywne dowody na to, że pracownik mija się z prawdą.

Konieczna jest całościowa analiza dokumentów. Niekiedy nawet te niezwiązane z danym świadczeniem mogą wskazywać na jego niezgodność z prawdą.

W stosowanym wzorze oświadczenia można zawrzeć klauzulę:

Złożenie nieprawdziwego oświadczenia samo w sobie nie podlega odpowiedzialności karnej.