Rozliczenie delegacji (cz. V) – wewnętrzne regulacje u pracodawców prywatnych dotyczące świadczeń za czas podróży służbowych

Uprawnienia pracodawcy spoza sfery budżetowej

Pracodawca prywatny reguluje kwestie świadczeń delegacyjnych w:

• układzie zbiorowym pracy lub
• regulaminie wynagradzania, lub
• umowie o pracę (jeżeli nie jest objęty układem zbiorowym pracy bądź nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania).

Dopiero gdy takich wewnętrznych regulacji nie ma, zastosowanie znajdują przepisy rozporządzenia delegacyjnego.

Przy ustalaniu wewnętrznych regulacji dotyczących świadczeń delegacyjnych pracodawca jest związany dwoma ograniczeniami:

1) wprost wskazanym w art. 77⁵ Kp – dieta za dobę podróży (zarówno krajowej, jak i zagranicznej) nie może być niższa niż aktualna kwota za delegację krajową – czyli można zmniejszyć (nawet znacznie) diety za wyjazdy służbowe poza granice Polski,

2) wynikającym z ogólnych zasad odnoszących się do realizacji zadań służbowych, w tym w ramach podróży służbowych – pracodawca powinien pokryć wszystkie niezbędne koszty poniesione przez pracownika w związku z wyjazdem służbowym.

Ustalenie świadczeń w wyższej wysokości niż wynikające z przepisów rozporządzenia delegacyjnego odniesie skutek podatkowo-ubezpieczeniowy. Świadczenia otrzymane z tytułu podróży służbowych są przychodem pracownika, który jednak korzysta ze zwolnienia od podatku na zasadach wskazanych w updof. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 tej ustawy wolne od PIT są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego ds. pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Z kolei w myśl § 2 pkt 15 rozporządzenia składkowego diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami.

Diety krajowe i zagraniczne

O ile dietę krajową można jedynie podwyższyć, o tyle dietę z tytułu podróży zagranicznej można również obniżyć – i to znacząco. Dolną granicą wyznaczoną przez ustawodawcę jest aktualna kwota diety za czas podróży na terenie kraju.

Możliwe jest również ujednolicenie diety dla wszystkich państw albo dla tej ich grupy, do których pracownicy jeżdżą regularnie. Może to znacznie ułatwiać rozliczenia w przypadkach, gdy w ramach jednego wyjazdu pracownik wykonuje zadania służbowe w kilku krajach i pracodawca określa kilka państw docelowych. Przykładowy zapis regulaminu wynagradzania może wyglądać następująco:

Zwrot faktycznych kosztów

Pracodawca ma pokryć wydatki poniesione w związku z realizacją przez pracownika zleconego zadania służbowego. O ile możliwe jest obniżenie ryczałtów (o czym mowa dalej), o tyle niedopuszczalne byłoby wprowadzenie zapisów, że pracodawca pokrywa jedynie 3/4 rzeczywistych kosztów noclegu czy przejazdu. Zlecając zadanie służbowe, pracodawca narzuca pośrednio na pracownika pewne koszty. Jeżeli wykonanie zadania obiektywnie wymaga poniesienia pewnego wydatku, to nadrzędną zasadą powinno być jego rozliczenie przez pracodawcę.

Wskazuje na to SN w wyroku z 27.09.2023 r. (II PSKP 77/22) dotyczącym kierowców: Wszelkie regulacje zakładowych aktów prawa pracy albo postanowienia umów o pracę wykluczające obowiązek pracodawcy pokrywania kosztów noclegu kierowców w podróży służbowej w związku z zapewnieniem im noclegów w kabinie pojazdu są bezskuteczne i nie mają mocy prawnej. Zarówno nieuregulowanie kwestii zwrotu kosztów noclegów, jak też ich uregulowanie przez stwierdzenie, że zwrot kosztów noclegu nie przysługuje z uwagi na zapewnienie noclegu w kabinie pojazdu – co w istocie sprowadza się do pozbawienia możliwości jakichkolwiek zwrotów kosztów z tego tytułu – nie może być traktowane jako regulacja ustalająca zasady rozliczania kosztów noclegów kierowców w podróży zagranicznej.

Ryczałty

W mocno kontrowersyjnej uchwale SN z 12.06.2014 r. (II PZP 1/14) wskazano, że przepisy wykonawcze ustalają minimalny standard wszystkich świadczeń z tytułu podróży służbowych (diet oraz zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków), które w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę mogą być uregulowane korzystniej dla pracownika (art. 9 § 2 i art. 18 § 2 Kp). W razie braku takich regulacji lub uregulowania mniej korzystnego dla pracownika, zastosowanie mają przepisy wykonawcze. To orzeczenie było jednak wyjątkowe i po wyroku TK z 24.11.2016 r. (K 11/15) trudno nadal się na nim opierać.

Trzeba przyjąć, że określenie w przepisach zakładowych lub w umowie o pracę należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową w kwocie niższej od wysokości ryczałtów przewidzianych w załączniku do rozporządzenia wykonawczego, wydanego na podstawie art. 77⁵ § 2 Kp, nie narusza prawa. Z przywołanego wyroku TK wynika bowiem, że przy wykładni przepisów należy uwzględnić również aspekt ekonomiczny – m.in. uzasadnione oczekiwania właścicieli firm przewozowych, że zakup pojazdów wyposażonych w odpowiednie miejsca noclegowe, ogrzewanie i klimatyzację wpłynie na obniżenie ich wydatków związanych z ryczałtami za noclegi kierowców (tak wyrok SN z 27.04.2017 r., I PK 90/16).

Także w wyroku SN z 9.06.2021 r. (II PSKP 39/21) czytamy: ryczałt noclegowy określony w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę może być niższy od ustalonego w przepisach wykonawczych, powinien być jednak tak ukształtowany, aby dawał rzeczywistą, a nie iluzoryczną możliwość zrealizowania tej potrzeby.

Pełne i niepełne regulacje

Wewnętrzne regulacje nie muszą dotyczyć wszystkich kwestii związanych z podróżami służbowymi i najczęściej normują tylko niektóre z nich, np. same diety czy ryczałty noclegowe. W pozostałym zakresie regulamin wynagradzania może odsyłać do postanowień przepisów powszechnych (rozporządzenia delegacyjnego).

W wyroku SN z 19.12.2017 r. (I PK 249/16) stwierdzono, że art. 77⁵ § 5 Kp posługuje się zwrotem „nie zawiera postanowień, o których mowa w § 3”. Chodzi więc o sytuację, w której zakładowe źródła prawa pracy albo umowa o pracę w ogóle nie regulują należności z tytułu podróży służbowej. Brak regulacji należy rozpatrywać rodzajowo, tzn. jeżeli pracodawca reguluje kwestię diet, a pomija inne koszty podróży służbowej (np. koszty noclegu), to oznacza, że w tym zakresie u pracodawcy nie ma wewnętrznych regulacji, o których mowa w art. 77⁵ § 3 Kp, a zatem możliwe jest sięgnięcie do przepisów powszechnie obowiązujących.

Wypowiedzenia i porozumienia zmieniające

Wprowadzając w regulaminie wynagradzania niższe świadczenia niż dotychczas obowiązujące – czyli np. gdy pracodawca stosował postanowienia rozporządzenia delegacyjnego, a obecnie chce to zmienić i obniżyć diety za czas podróży zagranicznej – trzeba pamiętać o konieczności zmian indywidualnych warunków zatrudnienia.

Do regulaminu wynagradzania stosuje się odpowiednio pewne regulacje dotyczące układów zbiorowych pracy, m.in. regulację zawartą w art. 241¹³ Kp. Korzystniejsze postanowienia regulaminu wynagradzania będą, z dniem jego wejścia w życie, zastępować – z mocy prawa – wynikające z dotychczasowych przepisów prawa pracy warunki umowy o pracę lub innego aktu stanowiącego podstawę nawiązania stosunku pracy. Jednak postanowienia mniej korzystne dla pracowników należy wprowadzać w drodze wypowiedzenia pracownikom dotychczasowych warunków umowy o pracę lub innego aktu stanowiącego podstawę nawiązania stosunku pracy. Skoro dotychczas były stosowane zasady wynikające z rozporządzenia delegacyjnego, to niższe stawki będą oczywiście gorsze dla pracowników.

Zmiana musi więc być poprzedzona zmianami umów – wypowiedzeniami bądź porozumieniami zmieniającymi, indywidualnie zawieranymi z pracownikami.