Rozliczenie delegacji (cz. III) – noclegi w podróżach krajowych i zagranicznych

Limity noclegowe

Za nocleg podczas podróży służbowej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej niż limit. Rozporządzenie delegacyjne określa limity noclegowe dla podróży:

• krajowych – 20-krotność stawki diety za noc (obecnie 900 zł),
• zagranicznych – w kwotach przypisanych do poszczególnych państw w załączniku do rozporządzenia.

Przy obu rodzajach wyjazdów pracodawca może w uzasadnionych przypadkach wyrazić zgodę na pokrycie kosztów noclegu w wyższej (udokumentowanej) kwocie. Przekroczenie limitu musi być jednak uzasadnione. Jest to istotne nie tylko w relacji pracodawca–pracownik, lecz także z uwagi na zwolnienia podatkowe i ubezpieczeniowe świadczeń delegacyjnych. Należności z tytułu podróży służbowych są wolne od PIT (art. 21 ust. 1 pkt 16 updof) i nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (§ 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego) – do wysokości określonej w rozporządzeniu delegacyjnym.

Kwota przekraczająca limit noclegowy nie podlega PIT tylko w przypadku, gdy przekroczenie było uzasadnione (por. interpretacje IS w Bydgoszczy z 12.09.2007 r., ITPB1/415-111/07/IB, i Pomorskiego US w Gdańsku z 2.09.2005 r., DM/P/415-0041/05/ŁB). Jeśli pracodawca w przepisach wewnętrznych ustali limit na wyższym poziomie (np. 1100 zł w podróży krajowej), to nadwyżka ponad kwotę określoną w rozporządzeniu delegacyjnym nie będzie objęta zwolnieniem.

IS w Warszawie w interpretacji z 2.10.2008 r. (IPPB2/415-1034/08-4/SP) uznała, że brak możliwości znalezienia tańszego noclegu w danym mieście uzasadnia przekroczenie limitu noclegowego. Innym uzasadnieniem może być to, że zakwaterowanie w danym hotelu pozwala na właściwe wykonanie zadań związanych z wyjazdem służbowym (np. zakwaterowani są tam również kontrahenci, co umożliwia wspólną pracę). Przy aktualnych stawkach limitów noclegowych takie przekroczenia nie będą częste, ale oczywiście mogą się zdarzyć.

Obecne limity z rozporządzenia delegacyjnego nie są niskie, w wielu przypadkach mogą się wydawać znaczące. Pracodawca w regulacjach wewnętrznych może przyjąć niższy limit, dopuszczając jego przekroczenie w uzasadnionych, uzgodnionych z nim sytuacjach.

Z art. 77⁵ § 3 i 4 Kp wynika bowiem, że pracodawca spoza sfery budżetowej jest niejako wtórnie związany przepisami rozporządzenia delegacyjnego, bo pierwszeństwo mają ew. regulacje wewnętrzne i dopiero przy ich braku stosuje się przepisy rozporządzenia. Jedyne wprost obowiązujące ograniczenie stanowi zasada, zgodnie z którą pracodawcy nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

W mojej ocenie dopuszczalne byłoby również przyjęcie przez pracodawcę z samorządowej lub państwowej jednostki budżetowej niższego limitu, jeśli będzie on określony jako pewna wskazówka czy wyznacznik kwoty, jaką pracodawca akceptuje bez konieczności wcześniejszego ustalenia wydatku.

Wprowadzenie obowiązku rezerwacji

Zasadnym działaniem pracodawcy jest również ustalenie obowiązku uzgodnienia kosztu noclegu (noclegów) przed wyjazdem i dokonanie rezerwacji przez pracownika bądź dokonywanie rezerwacji dla niego przez osobę zajmującą się wyjazdami służbowymi. Pomijając szczególne sytuacje, w których będzie to niemożliwe (wyjazd nagły albo skomplikowany logistycznie i czasowo, przy którym trudne lub niemożliwe jest określenie z góry miejsc i dat noclegów), działanie takie umożliwi znalezienie noclegu w granicach limitu, ale w cenie akceptowalnej dla pracodawcy. Wcześniejsze ustalenie miejsca noclegowego pozwoli dokonać takiego jego wyboru, by zmniejszyć inne koszty związane z przemieszczaniem się.

Minimalizując koszty delegacji, pracodawca może zobowiązać pracowników do noclegu w jednym pokoju hotelowym. Nie jest tak, że pracownik w każdej sytuacji może się domagać pokoju jednoosobowego. Trzeba jednak pamiętać o dwóch podstawowych zasadach:

• pokój hotelowy musi być przystosowany (mieć zapewnioną odpowiednią infrastrukturę) dla danej liczby osób,
• może to dotyczyć wyłącznie pracowników jednej płci.

Ryczałty noclegowe

W przypadku:

• nieprzedłożenia rachunku za nocleg,
• niezapewnienia pracownikowi bezpłatnego noclegu przez pracodawcę (lub – przy delegacji zagranicznej – stronę zagraniczną)

pracownikowi przysługuje ryczałt za nocleg. W podróży krajowej jest to 150% diety (obecnie 67,50 zł), zaś w podróży zagranicznej – 25% limitu noclegowego dla danego państwa. Ryczałty nie przysługują za czas przejazdu.

Ryczałty za noclegi w podroży krajowej i zagranicznej różnią się nie tylko kwotami. W odniesieniu do wyjazdów krajowych prawodawca wprowadził wymóg minimalnego czasu trwania noclegu dla uzyskania ryczałtu, którego nie ma w przypadku podróży zagranicznych (będzie o tym mowa dalej).

W świetle § 5 rozporządzenia delegacyjnego należy przyjąć, że gdy pracownik poniósł koszty noclegu, ale nie może przedstawić rachunku za nocleg, rozliczenie faktycznych kosztów noclegu opiera się na jego oświadczeniu o dokonanym wydatku i przyczynach braku możliwości udokumentowania go rachunkiem (fakturą). Przedstawienie takiego oświadczenia nie pozwala na rozliczenie noclegu ryczałtem. Staje się ono zamiennikiem rachunku. Oświadczenie może być przez pracodawcę weryfikowane, zwłaszcza że w praktyce najczęściej chodzi o utratę faktury, co zwykle wiąże się z możliwością uzyskania jej duplikatu (choć w przypadku odległych wyjazdów zagranicznych mogą być z tym trudności).

Zapewnienie nieodpłatnego noclegu

Zapewnienie bezpłatnego noclegu może przybrać różne formy, np. opłacenie noclegu w cenie konferencji, zapewnienie możliwości skorzystania z noclegu w pokojach gościnnych instytucji zapraszającej.

Nocleg w podróży służbowej ma zapewniać pracownikowi pewien poziom wypoczynku, swobody. Ma rekompensować pozbawienie pracownika – w związku z wydaniem mu polecenia wyjazdu służbowego – możliwości wypoczynku w domu. „Bezpłatny nocleg” zapewniony przez pracodawcę nie może się sprowadzać jedynie do udostępnienia pracownikowi łóżka, zapewnienia możliwości snu. Musi umożliwiać wypoczynek, z czym wiąże się pewna przestrzeń, infrastruktura sanitarna. Dlatego sądy konsekwentnie kwestionują możliwość pozbawiania ryczałtu kierowców nocujących w kabinie pojazdu (zob. np. uchwała SN z 12.06.2014 r., II PZP 1/14, i wyrok SN z 22.08.2018 r., III PK 71/17).

Bezpłatny nocleg musi być zapewniony przez pracodawcę, ew. inny podmiot w związku z zatrudnieniem (np. przez kontrahenta pracodawcy). Nocleg pracownika u rodziny czy znajomych nie wpływa na zwolnienie pracodawcy z obowiązku wypłaty ryczałtu.

Ustawodawca nie uzależnił wypłaty ryczałtu od przedstawienia dowodów, że koszty te pracownik rzeczywiście poniósł (zob. wyrok SN z 19.02.2007 r., I PK 232/06).

Ryczałt przy wyjazdach krajowych

Ryczałt nie przysługuje, gdy pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu. Przy ocenie tego, czy taka możliwość faktycznie istnieje, należy brać pod uwagę odległość, stopień skomplikowania przejazdów, czas realizacji zadań służbowych w miejscu docelowym. To kwestia zarówno kalkulacji kosztów (za codzienne przejazdy w obie strony będzie płacić pracodawca), jak i odpoczynków minimalnych, wpływu czasu przejazdów na zwiększenie zmęczenia pracownika, niekiedy rozliczania czasu pracy podczas przejazdów.

Rozporządzenie delegacyjne przewiduje minimalny czas trwania noclegu dla uzyskania prawa do ryczałtu (takiego minimum nie ma w przypadku noclegu potwierdzonego rachunkiem). Ryczałt przysługuje, o ile nocleg trwa co najmniej 6 godz. i czas ten przypada między godz. 21.00 a 7.00.

Zastrzeżenie to należy ocenić bardzo krytycznie. Jest jednym z przykładów nieracjonalnego wręcz rozróżniania przez prawodawcę prawa do świadczeń przy wyjazdach krajowych i zagranicznych (przy podróżach zagranicznych takiego ograniczenia czasowego nie ma). Uderza to w pracowników w sytuacjach nietypowych (jak ta w przykładzie), a także gdy specyfika zadania służbowego czy realizowanej pracy wymaga przejazdu nocnego (np. pewne rodzaje przewozów ciężkich).

Ryczałt przy wyjazdach zagranicznych

W odniesieniu do wyjazdów zagranicznych nie ma zastrzeżenia dotyczącego minimalnego czasu trwania noclegu, który uprawnia do otrzymania ryczałtu.

Podstawowym błędem popełnianym przez pracodawców przy ustalaniu wysokości ryczałtu jest przyjęcie limitu noclegowego dla państwa docelowego podróży służbowej. Państwo docelowe wyznacza jedynie wysokości diety, pozostałe świadczenia powinny być odnoszone do kraju, w którym dane zdarzenie (nocleg, przejazd) wystąpiło.