Regularne wyjścia prywatne przez pewien okres – sposób odpracowania

Wniosek o zwolnienie w celu załatwienia sprawy osobistej (tzw. wyjście prywatne) może dotyczyć jednorazowego zwolnienia, a także obejmować regularne zwolnienia przez pewien okres. Pracodawca może się zgodzić na wcześniejsze wyjścia z pracy. Mogą być one odpracowane w różny sposób – np. 3-godzinna nieobecność 3 razy po godzinie, albo 1-godzina plus 2 godz. w różnych dniach, albo 3 godz. jednorazowo – w zależności od potrzeb pracodawcy. Warto starać się wyznaczać te godziny na bieżąco oraz w miarę możliwości w tym samym miesiącu kalendarzowym, w którym pracownik się zwalniał. Ułatwi to obliczenie wynagrodzenia.

Czas odpracowania zwolnienia od pracy, udzielonego pracownikowi na jego pisemny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych, nie jest pracą w godzinach nadliczbowych (art. 151 § 2¹ Kp). Z przepisów nie wynika nic więcej niż z podstawowych regulacji ochronnych odnośnie do czasu pracy – czas odpracowania wyjścia prywatnego nie może naruszać minimalnych odpoczynków.

Wniosek o zwolnienie w celu załatwienia spawy osobistej to prośba pracownika o pozwolenie mu na nieprzepracowanie pełnego czasu wynikającego z jego rozkładu czasu pracy. Wniosek taki nie jest wiążący dla pracodawcy, który w pełni swobodnie go ocenia. Formalnie nie musi nawet uzasadniać odpowiedzi odmownej. Każdorazowo może przeanalizować, w jaki sposób nieobecność pracownika w zaplanowanym czasie pracy wpłynie na organizację pracy, realizację zadań itp.

Wniosek może dotyczyć jednorazowego wyjścia we wskazanym w nim terminie, ale także kilku wyjść, w tym zwolnień w stałym dniu tygodnia przez pewien czas, tak jak to opisano w pytaniu.

Może się to wiązać np. z uczestnictwem pracownika w pewnej formie nauki (kurs, szkolenie) – jednak nie w ramach „kodeksowego” podnoszenia kwalifikacji, przy którym miałby on prawo do płatnych zwolnień z art. 1031 Kp – z koniecznością rehabilitacji po urazie, sprawami rodzinnymi. Pracodawca jak najbardziej może wyrazić zgodę na regularne zwolnienia w odpowiedzi na jeden wniosek.

Czas zwolnienia w celu załatwienia sprawy osobistej wskazuje we wniosku pracownik (zwolnienie jest mu potrzebne w pewnym celu, którego realizacja wiąże się z konkretnym czasem). Już jednak czas odpracowania pracownik może zaproponować we wniosku, ale zasadniczo pracodawca może sam go wyznaczyć, kierując się faktycznym zapotrzebowaniem na pracę. Częstym błędem pracodawców jest stosowanie swoistego automatyzmu: „dzisiaj zwolnienie na 2 godz., jutro o 2 godz. dłuższa praca”, co może skutkować nieefektywnym wykorzystaniem czasu pracy (brakiem faktycznej pracy dla tej osoby).

Czas odpracowania:

• nie musi być wyznaczony od razu przy akceptacji wniosku,
• nie musi być wyznaczony 1 : 1 (3 godz. zwolnienia = jednorazowo 3 godz. odpracowania), pracodawca może wyznaczać np. odpracowanie 3 dni po jednej godzinie,
• nie musi być wyznaczony w określonym terminie (przepisy takiego terminu nie przewidują) – warto jednak wyznaczać go w miarę na bieżąco (oczywiście jeżeli jest to uzasadnione potrzebami pracodawcy), bo ułatwia to chociażby naliczanie wynagrodzeń; za czas takiego zwolnienia pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia, gdyż zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w art. 80 Kp wynagrodzenie przysługuje za czas przepracowany, za czas niewykonywania pracy tylko wówczas, gdy przepisy tak stanowią; przysługuje mu jednak płaca za czas odpracowania, co skutkuje przeliczaniem stałego wynagrodzenia, jeśli zwolnienie od pracy i odpracowanie przypadają w różnych miesiącach, a pracownik otrzymuje stałe wynagrodzenie,
• nie może ograniczać prawa do odpoczynków minimalnych (dobowego i tygodniowego),
• nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych, ale stanowi czas pracy, jeżeli przypada w porze nocnej – za tę pracę przysługuje dodatek za nocną pracę,
• nie powinien przypadać na dni rozkładowo wolne od pracy, bo może to skutkować niezachowaniem zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy i zaniżeniem minimalnej liczby dni wolnych od pracy w okresie rozliczeniowym.