Przegląd danych osobowych i korekta odpisów na zfśs najpóźniej do 31.12.2020 r.

To już drugi rok z rzędu, w którym do końca grudnia są do wykonania dwa obowiązki związane z zfśs. Do corocznego korygowania wysokości odpisów dołączył bowiem przegląd danych osobowych – 4.05.2019 r. zaczął obowiązywać art. 8 ust. 1d ustawy o zfśs, który przewiduje to drugie zadanie.

Za nieprzeprowadzenie przeglądu danych osobowych i nieusunięcie zbędnych danych, a także za niedokonanie korekty odpisów i zwiększeń grozi grzywna od 20 zł do 5000 zł (art. 12a ust. 1 ustawy o zfśs w zw. z art. 24 § 1 Kodeksu wykroczeń).

Przegląd danych minimum raz w roku

Do przyznania i ustalenia wysokości ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z zfśs (dalej świadczenia z zfśs) pracodawca gromadzi dane osobowe osób uprawnionych (pracownicy obecni i byli – emeryci/renciści, ich rodziny i inne osoby wskazane w regulaminie zfśs). Pozyskuje je w formie oświadczeń, zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej uprawnionego oraz innych dokumentów potwierdzających. Ma prawo przetwarzać te dane przez okres niezbędny do:

• przyznania i określenia wysokości konkretnego świadczenia z zfśs,

[1] Art. 118 Kc i stanowisko MPiPS z 5.06.2014 r., „Rzeczpospolita” z 7.08.2014 r.

[2] Por. stanowisko MRPiPS z 4.12.2019 r. w sprawie przeglądów danych osobowych dotyczących zfśs, „Dziennik Gazeta Prawna” z 12.12.2019 r.

[3] Ustawa z 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tekst jedn. DzU z 2020 r. poz. 1842).

• dochodzenia praw lub roszczeń, czyli zasadniczo przez 3 lata od przyznania świadczenia, w tym pożyczki (art. 291 § 1 Kp oraz m.in. wyroki SN z 4.07.2007 r., II PK 25/07, i 19.04.2013 r., III PK 43/12), choć MPiPS uważa, że w sprawie pożyczki powinno być to 6 lat[1]; niektóre dane ze względu na ew. kontrole podatkowo-składkowe muszą być przechowywane przez 5 lat, licząc odpowiednio od dnia, w którym składki ZUS stały się wymagalne, lub od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 24 ust. 4 usus i art. 70 § 1 Op).

Te zasady określa art. 8 ust. 1a i 1c ustawy o zfśs, a jego ust. 1d zobowiązuje pracodawców do przeglądu zebranych danych osobowych nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Obliguje również do usunięcia tych danych, które zostały już wykorzystane do podjęcia decyzji o świadczeniu z zfśs oraz gdy upłynął okres ich archiwizacji wynikający z możliwości dochodzenia roszczeń lub kontroli podatkowo-składkowej. O terminie realizacji tych czynności decyduje pracodawca[2], lecz jeśli dotychczas ich nie wykonał, ostateczny termin upływa 31.12.2020 r. Musi przejrzeć całą dokumentację zfśś pod kątem niezbędności danych (patrz ramka na następnej stronie).

Korygowanie ograniczone

W tym roku krąg pracodawców zobligowanych do korekty odpisów na zfśs, naliczonych pierwotnie na podstawie przeciętnej planowanej w 2020 r. liczby pracowników (w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy, po przeliczeniu na pełne etaty), jest mniejszy. Nie obejmuje bowiem tych, którzy zawiesili tworzenie lub funkcjonowanie zfśs albo dokonywanie odpisu podstawowego na podstawie obowiązującego od 24.06.2020 r. art. 15ge ust. 1 specustawy[3].

Pracodawcy, którzy nie zdecydowali się na to rozwiązanie lub nie spełniali warunków do jego zastosowania muszą najpóźniej do 31.12.2020 r. skorygować wysokość tegorocznych odpisów zgodnie z faktycznym średnim stanem zatrudnienia. W tym celu, zgodnie z rozporządzeniem MPiPS w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, pracodawcy muszą wykonać trzy działania.

1. Ustalenie przeciętnej liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach

Ze względu na brak w przepisach zfśs sposobu obliczania liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach, stosuje się metody statystyczne. Pracodawca, u którego jest duża rotacja pracowników, może skorzystać z metody średniej arytmetycznej, wymagającej sumowania liczby pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty) z każdego dnia danego miesiąca i podzielenia uzyskanego wyniku przez liczbę dni kalendarzowych w tym miesiącu. Natomiast pracodawca ze stabilnym zatrudnieniem może wybrać metodę:

• uproszczoną – sumuje stany dzienne z pierwszego i ostatniego dnia miesiąca, a następnie dzieli przez 2, albo
• średniej chronologicznej – sumuje dwa stany dzienne z pierwszego i ostatniego dnia miesiąca i dzieli przez 2, a następnie dodaje do otrzymanego wyniku stan zatrudnienia w 15. dniu miesiąca i ponownie dzieli przez 2.

2. Obliczanie rzeczywistej średniej liczby pracowników w 2020 r.

Pracodawca dodaje przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach, a uzyskaną sumę dzieli przez 12. Wynik to rzeczywista średnia liczba pracowników.

3. Korekta wartości odpisów i zwiększeń

Pracodawca przelicza odpisy podstawowe adekwatnie do rzeczywistej średniej liczby pracowników osobno dla:

• zatrudnionych w tzw. normalnych warunkach – według stawki 1550,26 zł,
• zatrudnionych w szczególnie uciążliwych warunkach – według stawki 2067,01 zł,
• pracowników młodocianych (mimo nieuwzględniania w liczbie zatrudnionych) – odpowiednio według stawki 206,70 zł w pierwszym roku nauki, 248,04 zł w drugim roku nauki, 289,38 zł w trzecim roku nauki.

Jeśli pracodawca stosuje zwiększenia, nalicza je również odrębnie na: emerytów i rencistów (mimo ich wyłączenia z liczby zatrudnionych), a także pracowników ze znaczną lub umiarkowaną niepełnosprawnością. Dla obu grup stawka ustawowa wynosi 258,38 zł. Natomiast stawka 310,05 zł obowiązuje przy przeliczaniu zwiększeń na każdą zatrudnioną osobę u pracodawcy prowadzącego zakładowy żłobek lub klub dziecięcy oraz przeznaczającego na ten cel z odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5 punktu procentowego tego odpisu.

Następnie pracodawca porównuje sumę przeliczonych odpisów i zwiększeń z sumą wpłat dokonanych do 31.05.2020 r. i do 30.09.2020 r. Niedopłatę przelewa na rachunek zfśs, a nadpłatę wycofuje z tego rachunku lub zmniejsza o nią wartość odpisów za 2021 r.