Przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu – ważne zmiany dla biur rachunkowych i innych instytucji obowiązanych

Zmiany w definicji instytucji obowiązanych…

Obowiązki wynikające z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu[3] ciążą na tzw. instytucjach obowiązanych (dalej IO)[4]. Dotychczas zaliczały się do nich m.in. podmioty usługowo prowadzące księgi rachunkowe[5], wobec czego IO były tylko te biura rachunkowe, które prowadziły tzw. pełną księgowość.

Obecnie wszystkie biura rachunkowe stały się IO, gdyż definicję rozszerzono o przedsiębiorców, których podstawową działalnością gospodarczą jest świadczenie usług polegających na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych, udzielaniu porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego, niebędących innymi IO[6].

Z grona IO wyłączono pośredników w obrocie nieruchomościami, ale tylko w zakresie czynności pośrednictwa zmierzających do zawarcia umowy najmu lub dzierżawy nieruchomości bądź ich części, o ile miesięczny czynsz jest niższy niż równowartość 10 tys. euro[7].

Natomiast IO będą teraz podmioty dokonujące obrotu, pośrednictwa w obrocie lub świadczące usługi przechowywania dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków w rozumieniu przepisów o VAT, przy czym w przypadku przechowywania chodzi tylko o transakcje o wartości równej lub przekraczającej równowartość 10 tys. euro[8].

Powyższe zmiany będą obowiązywały od 31.07.2021 r.

…i beneficjenta rzeczywistego

Nowelizacja doprecyzowała pojęcie „beneficjenta rzeczywistego” (dalej BR)[9]. Dotychczas był on definiowany jako osoba fizyczna lub osoby fizyczne sprawujące bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad klientem poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez klienta, lub osobę fizyczną lub osoby fizyczne, w imieniu których są nawiązywane stosunki gospodarcze lub przeprowadzana jest transakcja okazjonalna. Zwrot „osoba fizyczna lub osoby fizyczne” budził wątpliwości, np. w kwestii tego, czy kilka osób może być łącznie uznanych za BR[10]. To niefortunne określenie zamieniono obecnie jasnym sformułowaniem „każda osoba fizyczna”.

Zmodyfikowano także pojęcie „osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne”[11], jednak szczegółowe omówienie tego zagadnienia, ze względu na niewielkie znaczenie praktyczne, nie mieści się w zakresie tego artykułu.

Zmodyfikowane środki bezpieczeństwa finansowego

Środki bezpieczeństwa finansowego w postaci ustalenia struktury własności i kontroli mają teraz dotyczyć, obok klientów będących osobami prawnymi lub jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej, także trustów, tj. regulowanych przepisami prawa obcego stosunków prawnych wynikających ze zdarzenia prawnego, umowy bądź porozumienia, w tym zespołu takich zdarzeń lub czynności prawnych, na podstawie których dokonuje się przeniesienia własności bądź posiadania wartości majątkowych na powiernika w celu sprawowania zarządu powierniczego, oraz udostępniania tych wartości beneficjentom tego stosunku[12].

Od 31.10.2021 r. IO będą stosować środki bezpieczeństwa finansowego również w odniesieniu do klientów, z którymi utrzymują już stosunki gospodarcze, z uwzględnieniem rozpoznanego ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu, m.in. gdy nastąpiła zmiana uprzednio ustalonego charakteru lub okoliczności stosunków gospodarczych, a po nowelizacji także, gdy:

• doszło do zmiany uprzednio ustalonych danych dotyczących klienta lub BR, lub
• IO była w ciągu danego roku kalendarzowego (począwszy od 2021 r.[13]) zobowiązana, na podstawie przepisów prawa, do skontaktowania się z klientem w celu weryfikacji informacji dotyczących BR, w szczególności gdy obowiązek taki wynikał z przepisów o wymianie informacji podatkowych z innymi państwami[14].

Weryfikacja tożsamości klienta, osoby upoważnionej do działania w jego imieniu oraz BR polega na potwierdzeniu ustalonych danych identyfikacyjnych na podstawie dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby fizycznej, dokumentu zawierającego aktualne dane z wyciągu z właściwego rejestru lub innych dokumentów, danych bądź informacji pochodzących z wiarygodnego i niezależnego źródła.

Obecnie IO będzie musiała dodatkowo dokonać sprawdzenia z użyciem środków identyfikacji elektronicznej lub odpowiednich usług zaufania określonych w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z 23.07.2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym (DzUrz UE L 257 z 28.08.2014 r.)[15].

W odniesieniu do klienta będącego osobą prawną inną niż spółka, której papiery wartościowe są dopuszczone do obrotu na rynku regulowanym, BR jest osoba fizyczna będąca udziałowcem klienta, której przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub praw głosu albo która sprawuje taką kontrolę pośrednio. W przypadku udokumentowanego braku możliwości ustalenia lub wątpliwości co do tożsamości ww. osób i pod warunkiem niestwierdzenia podejrzeń prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, za BR uznaje się osobę zajmującą wyższe stanowisko kierownicze u klienta[16].

Teraz IO będą musiały dokumentować wszystkie utrudnienia powodujące brak możliwości ustalenia lub wątpliwości co do tożsamości ww. osób oraz wszystkie utrudnienia związane z uzasadnionymi czynnościami podejmowanymi w celu weryfikacji tożsamości BR[17]. Ustawodawca zastrzegł ponadto, że przy identyfikowaniu BR, IO nie mogą się ograniczyć do informacji pochodzących z Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) lub podobnego rejestru prowadzonego w innych państwach członkowskich[18].

Ponadto wewnętrzna procedura IO będzie teraz obligatoryjnie obejmowała określenie:

• zasad odnotowywania rozbieżności między informacjami zgromadzonymi w CRBR a informacjami o BR klienta ustalonymi w związku ze stosowaniem ustawy oraz
• zasad dokumentowania utrudnień stwierdzonych w związku z weryfikacją tożsamości BR oraz
• czynności podejmowanych w związku z identyfikacją jako BR osoby fizycznej zajmującej wyższe stanowisko kierownicze[19].

Regułą jest, że weryfikacja tożsamości klienta i BR następuje przed nawiązaniem stosunków gospodarczych lub przeprowadzeniem transakcji okazjonalnej[20]. Po zmianie, w przypadku nawiązywania stosunków gospodarczych bądź przeprowadzania transakcji okazjonalnej z klientem podlegającym zgłoszeniu do CRBR lub analogicznego rejestru państwa członkowskiego, IO muszą uzyskać potwierdzenie rejestracji albo odpis z rejestru. Jednocześnie tacy klienci mają obowiązek, na żądanie IO, udostępnić jej informacje lub dokumenty pozwalające na identyfikację tożsamości ich BR[21].

Rozszerzony został przykładowy katalog okoliczności mogących świadczyć o podwyższonym ryzyku prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. Dodano do niego powiązanie stosunków gospodarczych bądź transakcji okazjonalnej z ropą naftową, bronią, metalami szlachetnymi, produktami tytoniowymi, artefaktami kulturowymi, kością słoniową, gatunkami chronionymi lub innymi przedmiotami o znaczeniu archeologicznym, historycznym, kulturowym i religijnym bądź o szczególnej wartości naukowej, a także z klientem będącym obywatelem państwa trzeciego i ubiegającym się o prawo pobytu lub obywatelstwo w państwie członkowskim w zamian za transfery kapitałowe, nabycie nieruchomości lub obligacji skarbowych bądź inwestycje w podmioty o charakterze korporacyjnym w danym państwie członkowskim[22].

Dotychczas przepisy wskazywały jedynie, że IO obligatoryjnie stosują wzmożone środki bezpieczeństwa finansowego wobec klientów pochodzących z państwa trzeciego wysokiego ryzyka lub mających w nim siedzibę. Przepisy te zostały obecnie bardzo rozbudowane. Wskazano mianowicie, że IO uzyskują co najmniej:

• dodatkowe informacje o kliencie oraz BR, a także o zamierzonym charakterze stosunków gospodarczych,
• informacje o źródle majątku klienta oraz BR i źródle pochodzenia wartości majątkowych pozostających w ich dyspozycji w ramach stosunków gospodarczych lub transakcji,
• informacje o przyczynach i okolicznościach zamierzonych lub przeprowadzonych transakcji,
• akceptację kadry kierowniczej wyższego szczebla na nawiązanie lub kontynuację stosunków gospodarczych,

a także zwiększają liczbę i częstotliwość monitorowania stosunków gospodarczych klienta oraz transakcji typowanych do dalszej analizy.

Ponadto w odniesieniu do transakcji związanej z takim państwem trzecim IO podejmują co najmniej jedno z działań ograniczających ryzyko wiążące się z taką transakcją, tj. podejmują dodatkowe czynności w ramach stosowanych wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego albo wprowadzają zintensyfikowane obowiązki dotyczące przekazywania informacji lub raportowania transakcji bądź ograniczają zakres stosunków gospodarczych lub transakcji[23].

Nieznacznej modyfikacji poddano okres przechowywania informacji z weryfikacji klienta oraz informacji o transakcjach, który nadal będzie wynosić 5 lat, ale liczonych od dnia określonego zdarzenia (np. przeprowadzenia transakcji), a nie jak obecnie od początku następnego roku[24].

Nowe regulacje z zakresu środków bezpieczeństwa finansowego wchodzą w życie 31.10.2021 r.

Zwiększenie ochrony osób zgłaszających naruszenia

IO były już zobowiązane do uwzględniania w swoich procedurach sposobu ochrony pracowników i innych osób dokonujących zgłoszeń naruszeń z zakresu prania pieniędzy i finansowania terroryzmu.

Obecnie zasady te zostały rozbudowane i zapisane bardziej stanowczo. Mianowicie IO mają obowiązek zapewnić ochronę przed podejmowaniem wobec ww. osób działań o charakterze represyjnym bądź wpływających na pogorszenie ich sytuacji prawnej lub faktycznej albo polegających na kierowaniu gróźb. Ponadto sama IO, jej pracownicy oraz inne osoby z nią związane nie mogą podejmować takich działań wobec ww. osób, co w szczególności dotyczy negatywnego wpływania na ich warunki pracy lub zatrudnienia[25].

Zakaz represji odnosi się także do osób wykonujących szczególne obowiązki, takie jak przekazywanie do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF) informacji o podejrzanych transakcjach. Osoby pokrzywdzone mogą złożyć odpowiednie zgłoszenie do GIIF. Regulacje te wchodzą w życie 31.10.2021 r.

Obowiązkowe zgłoszenia do CRBR

Znacząco rozszerzono katalog podmiotów obowiązkowo zgłaszanych do CRBR. Oprócz dotychczasowych spółek: jawnych, komandytowych, komandytowo-akcyjnych, z o.o. i akcyjnych, od 31.10.2021 r. będą to także trusty, spółki partnerskie, europejskie zgrupowania interesów gospodarczych, spółki europejskie, spółdzielnie, spółdzielnie europejskie, stowarzyszenia podlegające wpisowi do KRS i fundacje. Rozbudowano również przepisy określające m.in. zakres danych zgłaszanych do CRBR, obowiązki zgłaszających i zgłaszanych oraz weryfikację niezgodności[26].

Wysokość kary za niewywiązanie się z tych obowiązków lub za podanie danych niezgodnych ze stanem faktycznym nie uległa zmianie (do 1 mln zł)[27]. Ponadto BR zostali zobowiązani do przekazywania podmiotowi zgłaszającemu lub aktualizującemu informacje w CRBR wszystkich informacji i dokumentów niezbędnych do terminowego i prawidłowego zgłoszenia informacji o BR. Zaniedbanie w tym względzie może się skończyć nałożeniem na BR kary pieniężnej do 50 tys. zł[28]. Podmioty istniejące przed wejściem w życie nowych regulacji (31.10.2021 r.), objęte obecnie obowiązkiem zgłoszenia do CRBR, mają na to 3 mies. (tj. do końca stycznia 2022 r.)[29].

Jeżeli BR legitymuje się obywatelstwem więcej niż jednego państwa, zgłoszeniu do CRBR będą podlegać wszystkie obywatelstwa. Podmioty odpowiedzialne za dokonywanie i aktualizację zgłoszeń mają 6 mies. na uzupełnienie tych danych, licząc od 31.10.2021 r. (tj. do końca kwietnia 2022 r.)[30].

Szczególne wymagania wobec niektórych branż

Na nowo uregulowano wymogi dotyczące osób prowadzących działalność gospodarczą w obszarach wrażliwych z uwagi na pranie pieniędzy i finansowanie terroryzmu. Tworzenie spółek i trustów, zarządzanie nimi, zapewnianie siedziby i powiernictwo jest więc możliwe wyłącznie po uzyskaniu wpisu do rejestru działalności na rzecz spółek lub trustów (z obowiązku tego wyłączeni zostali tylko adwokaci i radcowie prawni). Kara pieniężna za brak wpisu może wynieść do 100 tys. zł[31].

Wszystkich zaangażowanych – bezpośrednio lub pośrednio – przy wykonywaniu tej działalności dotyczy ponadto wymóg niekaralności. Muszą także legitymować się wiedzą i doświadczeniem związanym z działalnością na rzecz spółek bądź trustów (ukończenie szkolenia lub posiadanie rocznego doświadczenia praktycznego).

Przepisy określają zasady funkcjonowania rejestru prowadzonego przez ministra właściwego ds. finansów publicznych i dokonywania zgłoszeń (procesy będą miały formę elektroniczną).

Analogiczne regulacje wprowadzono dla działalności polegającej na świadczeniu usług w zakresie wymiany między walutami wirtualnymi i środkami płatniczymi, wymiany między walutami wirtualnymi i pośrednictwa w takiej wymianie oraz prowadzenia rachunków walut wirtualnych.

Dodatkowe obostrzenia dotyczą prowadzenia działalności w zakresie pośrednictwa w obrocie nieruchomościami. Będą mogły się nią zajmować wyłącznie niekarane osoby fizyczne oraz inne podmioty, których wspólnicy, członkowie zarządu oraz osoby pełniące funkcje kierownicze spełniają wymóg niekaralności. Kara pieniężna za naruszenie tych warunków wyniesie od 2- do 5-krotnego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w roku poprzedzającym rok, w którym stwierdzono naruszenie[32].

Podobne regulacje wprowadzono w odniesieniu do działalności kantorowej oraz w zakresie gier losowych[33].

Podmioty prowadzące obecnie ww. rodzaje działalności mają 6 mies., licząc od 31.10.2021 r., na spełnienie nowych wymogów (tj. do końca kwietnia 2022 r.)[34].

Dodatkowe kary

Do katalogu czynów, za które IO może zostać ukarana, dodano m.in.[35]:

• niedopełnienie obowiązku wyznaczenia spośród członków zarządu osoby odpowiedzialnej za wdrażanie obowiązków określonych w ustawie, co dotyczy oczywiście wyłącznie tych IO, które mają zarząd,
• niezachowanie w tajemnicy informacji o planowanym wszczęciu oraz o prowadzeniu analiz dotyczących prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu,
• niewykonanie zaleceń pokontrolnych wydanych przez GIIF.

Regulacje te wchodzą w życie 31.10.2021 r.

Biuro rachunkowe jako IO

Obecnie nie ma już wątpliwości, że każde biuro rachunkowe jest IO, niezależnie od tego, czy oferuje usługi w zakresie tzw. pełnej księgowości, czy też inne usługi księgowe.

Warto jednak przypomnieć, że obowiązki biur rachunkowych, wynikające z ustawy – czy to w brzmieniu nowym, czy dotychczasowym – są dość ograniczone, zwłaszcza gdy po weryfikacji nie stwierdzą zagrożeń prania pieniędzy i finansowania terroryzmu. Wynika to z tego, że księgowanie zdarzeń gospodarczych jest usługą, której realizacja nie ma związku z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu; biuro rachunkowe nie ma – co do zasady – obowiązku weryfikowania zdarzeń, które księguje[36].

Nie oznacza to oczywiście, że kwestia prania pieniędzy i finansowania terroryzmu w ogóle nie dotyczy biur rachunkowych. Biura mające już status IO muszą dostosować swoje dotychczasowe standardy do zmienionych przepisów, a biura, które status ten mają niebawem uzyskać, będą musiały dopiero je u siebie wypracować. Dotyczy to w szczególności:

• wyznaczenia i wyszkolenia kadry odpowiedzialnej za omawiany obszar,
• opracowania i aktualizowania dokumentu oceniającego ryzyko prania pieniędzy i finansowania terroryzmu w odniesieniu do prowadzonej własnej działalności,
• rozpoznawania ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu, związanego ze swoją współpracą z klientem, a także oceniania poziomu tego ryzyka,
• stosowania środków bezpieczeństwa finansowego, takiego jak identyfikacja oraz weryfikacja klienta i BR,
• dokumentowania zastosowanych środków bezpieczeństwa finansowego,
• opracowania i wdrożenia wewnętrznej procedury w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
• opracowania i wdrożenia wewnętrznej procedury anonimowego zgłaszania przez pracowników i współpracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów,
• zawiadamiania GIIF o okolicznościach, które mogą wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, związanych ze świadczonymi przez siebie usługami.

Omówiona w artykule nowelizacja ma dla biur rachunkowych także znaczenie informacyjne, bo korzystający z ich usług klienci zazwyczaj oczekują, że zostaną właśnie przez księgową poinformowani o nowych obowiązkach lub ryzykach, a tych pojawiło się wiele, chociażby w obszarze CRBR oraz w odniesieniu do IO, które często są klientami biur rachunkowych.

Nowelizacja z pewnością ma istotne znaczenie dla tych biur rachunkowych, które oprócz usług księgowych świadczą usługi dodatkowe, czyniące je IO z innych tytułów niż księgowość, takie jak pomoc w zakładaniu spółek, zapewnienie biura, pośrednictwo w obrocie nieruchomościami, usługi powiernicze. Takie biura już teraz mają szeroko zakrojone obowiązki nałożone ustawą, a po wejściu w życie przepisów nowelizujących będą one jeszcze większe.