PPK u pracodawców zatrudniających mniej niż 20 osób – terminarz

Pracodawcy sektora prywatnego, którzy 30.06.2020 r. zatrudniali poniżej 20 osób (dalej pracodawcy 20–), wdrażają PPK od 2021 r., w związku z czym mają zawrzeć najpóźniej:

• 23.03.2021 r. – porozumienie z zakładową organizacją związkową lub reprezentacją pracowników ws. wyboru instytucji finansowej,
• 23.04.2021 r. – umowę o zarządzanie PPK,
• 10.05.2021 r. – umowę o prowadzenie PPK.

Kto może zostać członkiem PPK

Zawierając pierwszą umowę o prowadzenie PPK, zapiszą oni do programu pierwsze zatrudniane przez siebie osoby. Nie wszystkie, gdyż prawo uczestnictwa w PPK przysługuje:

• pracownikom (z wyjątkiem młodocianych oraz przebywających na urlopie górniczym lub na urlopie dla pracowników zakładu przeróbki mechanicznej węgla w rozumieniu art. 11b ustawy o funkcjonowaniu górnictwa węgla kamiennego[1]);
• objętym z danego tytułu obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi:

• zleceniobiorcom,
• wykonawcom umowy „zleceniopodobnej” (np. kontrakt menedżerski),
• wynagradzanym członkom rady nadzorczej,
• chałupnikom,
• członkom rolniczej spółdzielni produkcyjnej bądź spółdzielni kółek rolniczych;

• pracownikom korzystającym z urlopu wychowawczego, z racji którego podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym;
• pracownikom lub zleceniobiorcom pobierającym zasiłek macierzyński/zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego.

Do grona tego nie zalicza się zatem zleceniobiorcy podlegającego z tego tytułu ubezpieczeniu zdrowotnemu, choćby zgłosił się dobrowolnie do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych (art. 2 pkt 18 ustawy o PPK[2]).

Zapisy „z automatu” lub na wniosek

Wskazanych pracobiorców, którzy ukończyli 18 i nie ukończyli 55 lat, pracodawca rejestruje w PPK automatycznie, w trybie obligatoryjno-dobrowolnym, tj. musi to zrobić w odpowiednich terminach wyznaczonych przez ustawę o PPK, chyba że zainteresowany złoży mu deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat do programu. Deklarację taką można złożyć w dowolnej chwili, byle nie wcześniej niż od daty objęcia pracodawcy ustawą o PPK, czyli nie wcześniej niż 1.01.2021 r.

Automatyczny zapis do programu nie obejmuje zatrudnionych, którzy ukończyli 55 i nie ukończyli 70 lat. Osoby te pracodawca zgłasza do PPK wyłącznie na ich wniosek o zawarcie w ich imieniu umowy o prowadzenie PPK (inaczej wniosek o ich zapisanie do PPK).

Zapis do PPK polega na umieszczeniu tych osób na liście uczestników PPK, stanowiącej załącznik do umowy o prowadzenie PPK, co nie wymaga zmiany tej ostatniej. Następnie pracodawca informuje o tym (niezwłocznie) instytucję finansową, co – w zależności od instytucji – jest określane jako zgłoszenie bądź rejestracja w PPK. W ślad za tym instytucja finansowa otwiera dla nowego uczestnika indywidualny rachunek PPK, na który są odprowadzane wpłaty do PPK, wpłaty powitalne i dopłaty roczne.

Zatrudnieni na 1.01.2021 r.

Osobę pozostającą w zatrudnieniu 1.01.2021 r. pracodawca zapisuje do PPK w dniu faktycznego zawarcia pierwszej umowy o prowadzenie PPK, jeśli tego dnia będzie ona łącznie spełniać tzw. podstawowe warunki członkostwa w programie:

Wskazany zatrudniony przystępuje do PPK na preferencyjnych zasadach – bez badania osiągnięcia przez niego 3 miesięcy (90 dni) zatrudnienia u tego pracodawcy.

Przyjmowani do pracy w okresie przejściowym

Pracobiorcę, przyjmowanego do pracy w okresie przejściowym (od 2.01.2021 r. do daty faktycznego zawarcia pierwszej umowy o prowadzenie PPK włącznie), umieszcza się na liście uczestników programu również w dniu faktycznego zawarcia pierwszej umowy o prowadzenie PPK, jeżeli tego dnia będzie łącznie spełniał podstawowe warunki członkostwa (określone dla osób objętych trybem „z automatu” w pkt 1–4 powyżej, a dla objętych trybem wnioskowym – w pkt 1–5), a ponadto osiągnie 90 dni zatrudnienia w danej firmie (patrz ramka poniżej).

Gdy nie spełni on ostatniego warunku, uzyska członkostwo według ogólnej zasady – do 10. dnia kalendarzowego miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnie 90 dni zatrudnienia u danego pracodawcy – pod warunkiem że w dniu zapisu spełni podstawowe warunki członkostwa.

Angażowani już po zawarciu umowy

Zatrudnionego, przyjętego do pracy po dacie zawarcia pierwszej umowy o prowadzenie PPK, zgłasza się do programu według ogólnej zasady – do 10. dnia kalendarzowego miesiąca następującego po miesiącu, kiedy osiągnie 90 dni zatrudnienia u danego pracodawcy. Dodatkowo w dniu zapisu musi on spełnić łącznie podstawowe warunki członkostwa, czyli osoba objęta trybem „z automatu” – warunki z pkt 1–4 powyżej, a trybem wnioskowym – z pkt 1–5.

„Nieczynni” członkowie PPK na urlopach na dzieci

Zatrudnionych korzystających z urlopów wychowawczych albo z zasiłków macierzyńskich/w wysokości zasiłku macierzyńskiego pracodawca zapisuje do PPK według podanego wyżej terminarza – jako pracobiorców podlegających obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. W chwili przystąpienia do programu uzyskują oni jednak status „nieczynnych” uczestników PPK – nie odprowadza się za nich wpłat do PPK. Podstawę wymiaru wpłat do PPK stanowi bowiem podstawa wymiaru obowiązkowych składek emerytalnej i rentowych danej osoby, bez stosowania limitu 30-krotności, z wyłączeniem podstawy wymiaru tych składek za pracobiorców przebywających na urlopach wychowawczych i zasiłkach macierzyńskich/w wysokości zasiłku macierzyńskiego. Dopiero po ich powrocie do pracy z urlopu należy zacząć odprowadzanie za nich wpłat do PPK.

Urlop bezpłatny a uczestnictwo w PPK

Pracownika przebywającego 1.01.2021 r. na urlopie bezpłatnym uznaje się za osobę objętą obowiązkowymi ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi 1.01.2021 r., gdy w tym miesiącu uzyska przychód podlegający obligatoryjnym składkom emerytalnej i rentowym. W takim przypadku zapisuje się go do programu w dniu zawarcia pierwszej umowy o prowadzenie PPK – pod warunkiem że tego dnia będzie łącznie spełniał poniższe wymogi:

Nie należy w tym przypadku sprawdzać kryterium posiadania 90 dni zatrudnienia w firmie.

Osobę wracającą z urlopu bezpłatnego w okresie przejściowym (od 1.01.2021 r. do daty zawarcia pierwszej umowy o prowadzenie PPK włącznie) traktuje się jak osobę przyjmowaną w tym okresie do pracy. Zapisuje się ją zatem do PPK także w dniu nawiązania pierwszej umowy o prowadzenie PPK, jeżeli tego dnia będzie łącznie spełniała warunki z pkt a–d powyżej oraz osiągnie 90 dni zatrudnienia w danym podmiocie zatrudniającym. Gdy nie spełni tego ostatniego wymogu, umieszcza się ją na liście uczestników według ogólnej zasady – do 10. dnia kalendarzowego przypadającego po miesiącu, w którym osiągnie 90 dni zatrudnienia u danego pracodawcy. Oczywiście w dniu zapisu do programu musi spełniać pozostałe przesłanki z pkt a–d powyżej.

Zatrudniony, stawiający się w pracy po urlopie bezpłatnym już po dacie zawarcia pierwszej umowy o prowadzenie PPK, staje się członkiem programu według ogólnej zasady – do 10. dnia kalendarzowego następnego miesiąca po miesiącu, w którym osiągnie 90 dni zatrudnienia u danego pracodawcy (przy spełnieniu pozostałych wymogów z pkt a–d powyżej).