Polecenie pracy nadliczbowej

W regulacjach wewnętrznych (regulamin pracy, obwieszczenie o czasie pracy) powinno się znaleźć wyraźne wskazanie, że praca w godzinach nadliczbowych może być wykonywana na polecenie pracodawcy. Ograniczenie jednak formy tego polecenia do pisemnej może się sprawdzić (i to nie zawsze) tylko wówczas, gdy praca nadliczbowa jest realizowana sporadycznie, a ponadto wszyscy pracownicy pracują na miejscu.

Wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych, zleconej zgodnie z prawem (czyli w sytuacji nieprzekraczania limitów pracy nadliczbowej, poleconej osobie, w stosunku do której wydanie takiego polecenia nie jest wyłączone), stanowi obowiązek pracownika. Podstawą realizowania takiej pracy jest polecenie pracodawcy (przełożonego). Pracownik nie podejmuje swobodnie decyzji o pracy dodatkowej.

Regulacje Kp nie narzucają – na szczęście – formy, w jakiej powinny być wydawane polecenia pracy nadliczbowej. Na szczęście, gdyż mówimy o zwykłym poleceniu związanym z codziennym funkcjonowaniem zakładu pracy, przy którym jakiekolwiek narzucone formy prowadziłyby do utrudnień w bieżącej organizacji pracy. Musiałyby być wtedy dopuszczone liczne wyjątki – np. w odniesieniu do pracowników pracujących w terenie czy kierowcy w trasie.

Na podstawie przepisów Kp oraz zasad wypracowanych w orzecznictwie sądowym można przyjąć, że praca w godzinach nadliczbowych może być wykonywana wówczas, gdy:

• pracownik otrzymał wprost polecenie jej realizowania, niezależnie od formy, w jakiej polecenie to zostało przekazane (pisemnie, przez wprowadzenie do systemu elektronicznego, ustnie, komunikatorem, SMS-em),
• pomimo niewydania wprost polecenia pracy nadliczbowej pracodawca wie, że jest ona wykonywana, i niezwłocznie po uzyskaniu tej wiedzy nie wskazał jasno, że nie zgadza się na to (przykładowo pracownik pracuje w tym samym pomieszczeniu, co przełożony, przy biurku obok, zgodnie z rozkładem czasu pracy kończy pracę o godz. 15.00; po tej godzinie nadal pracuje – przełożony ma więc pełną świadomość,
• że praca jest wykonywana po godzinach, skoro nie zwrócił pracownikowi niezwłocznie uwagi na to, że minął jego czas pracy, nastąpiła dorozumiana akceptacja faktu jej wykonywania); w świetle postanowienia SN z 18.08.2021 r. (II PSK 129/21) polecenie pracy w godzinach nadliczbowych nie wymaga szczególnej formy i wystarczająca jest dorozumiana zgoda pracodawcy,
• pracownik otrzymał polecenie wykonania pewnego zadania, którego realizacja w związku z zaistniałą sytuacją zewnętrzną doprowadziła do pracy po godzinach (np. otrzymał polecenie udziału w negocjacjach, które przeciągnęły się poza godziny jego pracy – trudno zakładać, że pracownik będzie przerywać negocjacje, by uzyskać potwierdzenie konieczności pracy w nadgodzinach; inny przykład to kierowca, który realizując zleconą mu usługę przewozową, trafił na korek, wypadek drogowy itp., co spowodowało, że nie mógł przerwać jazdy o godzinie zakończenia pracy wynikającej z rozkładu czasu pracy).

Jak czytamy w wyroku SN z 10.11.2009 r. (II PK 51/09): Zważywszy na to, że w przypadku pracy nadliczbowej w razie wystąpienia szczególnych potrzeb pracodawcy ocena, czy wystąpiły takie potrzeby, należy z natury rzeczy do pracodawcy, warunkiem uznania, że podjęta przez pracownika praca ma taki charakter, jest polecenie pracodawcy (wydane w jakiejkolwiek formie dostatecznie jasno wyrażającej wolę pracodawcy) lub co najmniej świadomość pracodawcy, że pracownik taką pracę wykonuje z jednoczesną choćby dorozumianą akceptacją jej wykonywania. Wyjątkowo dopuszcza się uznanie za pracę w godzinach nadliczbowych pracy podyktowanej szczególnymi potrzebami podjętej bez wiedzy pracodawcy.

Można również przyjąć, że dopuszczalność pracy nadliczbowej wynika z realizacji obowiązku pracowniczego dbałości o dobro zakładu pracy – gdy powstała nagła sytuacja obiektywnie wymagająca podjęcia przez pracownika działań na rzecz pracodawcy w okolicznościach uniemożliwiających kontakt z pracodawcą (przełożonym).

Pracodawca jak najbardziej może doprecyzować, w jakiej formie może być zlecana praca nadliczbowa. Rozważyć jednak należy, czy zapisy takie wypełniają stawiane im cele i czy są możliwe do realizacji.

Forma pisemna, a nawet wskazanie na postać pisemną oznacza – w uproszczeniu – że pracownicy będą otrzymywać kartki z poleceniem pracy nadliczbowej. Jeżeli u pracodawcy potrzeba takiej pracy jest sporadyczna, pracownicy mają po dosłownie kilka godzin nadliczbowych rocznie, a ponadto wszyscy pracują na miejscu, to takie ograniczenie może się sprawdzać. Jeśli jednak nadgodzin jest dużo, poszczególne osoby mają nawet po 300 godz. nadliczbowych rocznie (przy podniesionym limicie rocznym), to w niektórych okresach przełożeni musieliby mieć przy sobie bardzo grube notesy, by móc z nich wyrywać dziesiątki kartek z poleceniami.

Trudno mówić o faktycznej możliwości wydawania poleceń pisemnych, jeżeli pracownicy pracują w terenie, zdalnie czy będąc w trasie. Wszystkim tym osobom polecenie i tak zostanie wydane ustnie albo poprzez jakąś formę komunikatora. Na pewno na bieżąco nie da się bowiem przekazać go „na kartce”.

Dlatego też w wielu przypadkach za nietrafne ze względów organizacyjnych trzeba uznać wprowadzanie zasady wydawania na piśmie poleceń pracy nadliczbowej. Należy w prawie wewnętrznym podkreślić, że praca taka może być wykonywana na polecenie, można nałożyć obowiązek niezwłocznego dokumentowania poleceń, np. przez wprowadzenie ich do programu kadrowego, ale nie warto zamykać formy, w jakiej polecenie jest wydawane.

Na koniec można przytoczyć istotne dla omawianych kwestii postanowienie SN z 15.12.2020 r. (III PK 5/20), w którym wskazano, że w uznaniu za pracę w godzinach nadliczbowych (art. 151 § 1 pkt 1 Kp) pracy, którą pracodawca zlecił pracownikowi i zgodził się na jej wykonywanie po normalnych godzinach pracy, nie przeszkadza niezachowanie reguł porządkowych wynikających z regulaminu pracy, uzależniającego podjęcie takiej pracy od pisemnego polecenia przełożonych pracownika lub wymagającego późniejszej akceptacji jej wykonania.