Kolejne poprawki w Polskim Ładzie – legitymizacja obowiązku liczenia podwójnych zaliczek i ułatwienia w składaniu PIT-2

Wprowadza je ustawa z 24.02.2022 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz ustawy o podatku od wydobycia niektórych kopalin, która weszła w życie następnego dnia po dacie ogłoszenia w DzU, czyli 10.03.2022 r.[1].

Jest to kolejna próba naprawy rozwiązań podatkowych wprowadzonych w ramach Polskiego Ładu[2]. Podwyżka kwoty wolnej od PIT i znaczne podniesienie II progu skali podatkowej miały spowodować, że większość podatników uzyskujących dochody z pracy najemnej, rent i emerytur nie odczuje negatywnych skutków likwidacji możliwości odliczenia od podatku składki zdrowotnej. Jednak już przy wypłacie pierwszych wynagrodzeń w styczniu 2022 r. wyszła na jaw wadliwa konstrukcja przepisów, w wyniku której faktycznie pobrane przez płatników zaliczki na PIT były w wielu przypadkach znacznie wyższe niż te potrącane w ubiegłym roku.

Omawiana nowelizacja ma skutecznie zapobiegać tego typu sytuacjom. Podjęte wcześniej kroki zaradcze – w postaci wydania przez MF rozporządzenia formalnie przedłużającego terminy poboru i przekazania przez niektórych płatników zaliczek na PIT, a w praktyce wprowadzającego skomplikowany mechanizm ich rozliczania z zastosowaniem starych i nowych przepisów (tzw. rolowanie zaliczek) – okazały się bowiem niewystarczające.

Przedłużenie terminów poboru i zapłaty nadwyżek zaliczek na PIT – w końcu w ustawie

Nie przepisy wykonawcze, a regulacje updof stały się podstawą do nałożenia na płatników obowiązku obliczania podwójnych zaliczek na PIT – według zasad obowiązujących przed 1.01.2022 r. i tych określonych przez Polski Ład – ich porównywania i ustalania nadwyżki do rozliczenia w przyszłości.

Dotychczas obowiązek ten wynikał z rozporządzenia MF z 7.01.2022 r. w sprawie przedłużenia terminów poboru i przekazania przez niektórych płatników zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych[3], co było kością niezgody. Płatnicy wskazywali, że rozporządzenie jest niekonstytucyjne, bo istotnie zmieniało sposób ustalania zaliczek na PIT od wynagrodzeń i niektórych innych świadczeń, co jest niedopuszczalne – po pierwsze w trakcie roku kalendarzowego, a po drugie w drodze aktu wykonawczego (brak delegacji ustawowej).

W wyniku nowelizacji updof z 24.02.2022 r. zapisy kwestionowanego rozporządzenia zostały przeniesione do ustawy.

Rozliczanie zaliczek od pensji – krok po kroku

Przypominamy, że mechanizm rolowania zaliczek na PIT – którego celem jest niedopuszczenie, by osoby uzyskujące dochody w granicach ustalonego przez ustawodawcę limitu traciły z powodu Polskiego Ładu – polega na:

• obliczeniu podwójnych zaliczek na PIT od przychodów do kwoty 12 800 zł/mies., wypłacanych lub stawianych do dyspozycji w 2022 r. przez płatników, ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy oraz z umów zlecenia, a także emerytur i rent: według przepisów Polskiego Ładu (nowych) i regulacji updof w brzmieniu obowiązującym 31.12.2021 r. (starych);
• porównaniu nowej i starej zaliczki:

• jeśli nowa zaliczka jest wyższa – z wynagrodzenia/świadczenia potrąca się starą zaliczkę, a termin potrącenia i wpłaty do US nadwyżki zostaje przesunięty,
• jeśli nowa zaliczka jest niższa bądź równa starej – z wynagrodzenia/świadczenia potrąca się nową zaliczkę;

• wpłacie do US przez płatnika prolongowanych nadwyżek zaliczek w terminie zapłaty zaliczki za miesiąc, za który nowa zaliczka będzie niższa od starej – do kwoty różnicy między zaliczką nową i starą;
• wpłacie do US reszty nadwyżek zaliczek (nieuregulowanych w trakcie roku kalendarzowego przez płatnika w ww. trybie) przez samego podatnika (pracownika, zleceniobiorcę czy emeryta) po sporządzeniu rocznego zeznania podatkowego.

Zasady rolowania zaliczek nie uległy żadnej zmianie w stosunku do wynikających z zapisów rozporządzenia MF. W art. 53a updof, który należy stosować do zaliczek za miesiące od lutego do grudnia 2022 r., zostały jednak dodatkowo uregulowane:

• ostateczny termin wpłaty do US nadwyżek zaliczek przez płatnika – jest to 20.01.2023 r.,
• wyraźne zwolnienie płatnika z obowiązku poboru i przekazania nadwyżek zaliczek w części, w jakiej nie zostały pobrane do 31.12.2022 r. z powodu niewystąpienia różnicy między zaliczką obliczoną według zasad Polskiego Ładu a starą zaliczką na PIT.

Podatnik (pracownik, zleceniobiorca) może w dowolnym momencie zrezygnować ze stosowania wobec niego mechanizmu rolowania zaliczek, składając płatnikowi wniosek o nieprzedłużanie terminów poboru zaliczek, o których mowa w art. 31, art. 38 ust. 1, art. 41 ust. 1 i art. 42 ust. 1 updof. Płatnik uwzględnia go najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymał ten wniosek (art. 53a ust. 9 updof).

Zrezygnowano z warunku, że wniosek może być złożony tylko wtedy, gdy płatnik nie stosuje pomniejszenia zaliczki o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek (a więc gdy podatnik nie złożył oświadczenia PIT-2).

Rekompensaty dla pracodawców zatrudniających niepełnosprawnych

Zakłady pracy chronionej i zakłady aktywności zawodowej tworzą fundusze mające wspierać niepełnosprawnych pracowników – są to odpowiednio zakładowy fundusz rehabilitacji osób niepełnosprawnych (zfron) i zakładowy fundusz aktywności (zfa).

Fundusze te są zasilane m.in. z części zaliczek na PIT potrącanych z pensji zatrudnionych na podstawie art. 38 ust. 2–2b updof. Polski Ład oraz mechanizm rolowania zaliczek uszczupliły ich środki. W związku z tym ustawodawca zdecydował się przyznać wskazanym pracodawcom rekompensaty, które mają podreperować budżet ww. funduszy – w wysokości iloczynu stanu zatrudnienia pracowników niepełnosprawnych i 4% kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w grudniu poprzedniego roku, czyli w przypadku rekompensaty wypłacanej w 2022 r. – 112 zł (4% × 2800 zł).

Zainteresowani mogą co miesiąc zgłaszać do PFRON wnioski o te rekompensaty – do 7. dnia następnego miesiąca (ich wzór określi rozporządzenie MRPiPS). Miesięczną rekompensatę otrzymają na wyodrębniony rachunek zfron lub zfa w ciągu 14 dni od daty dostarczenia wniosku – pod warunkiem że złożą oświadczenie o wyborze tego właśnie uprawnienia, co jest równoznaczne z rezygnacją z możliwości przekazywania na fundusze za ten miesiąc części zaliczek na PIT od wypłacanych wynagrodzeń (dodany art. 33b ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych[4], dalej uzon, w zw. z art. 38 ust. d updof).

Jeśli uzyskanych w tym trybie środków nie wykorzystają do końca kolejnego roku kalendarzowego, muszą je zwrócić do PFRON (ustawa nie wskazuje, w jakim terminie).

O opisaną wyżej pomoc z PFRON może również wystąpić podmiot, który utracił status zakładu pracy chronionej (przez 5 lat od końca roku, w którym utracił ten status), ale:

• zatrudnia ogółem co najmniej 15 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy,
• osiąga wskaźnik zatrudnienia niepełnosprawnych w wysokości co najmniej 25%,
• zachował zfron.

Wszystkie te trzy warunki muszą być spełnione łącznie (art. 33b ust. 3 uzon).

Zainteresowani mogą uzyskać wskazaną pomoc za miesiące począwszy od stycznia 2022 r., a jeśli termin na złożenie wniosku upłynął przed dniem wejścia nowelizacji w życie – można go złożyć do 20 kwietnia (art. 6 nowelizacji).

PIT-2 bez tajemnic – jak stosować ulgę miesięczną na nowych zasadach

Oświadczenie pracownika dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych (na formularzu PIT-2) może być złożone w dowolnej chwili, a pracodawca musi je respektować od następnego miesiąca po miesiącu jego otrzymania.

Miesięczna kwota zmniejszająca podatek (tzw. ulga miesięczna) to kwota, o jaką zakład pracy obniża zaliczki na PIT pracownika – pod warunkiem że ten złożył oświadczenie PIT-2. Stanowi ona 1/12 rocznej kwoty zmniejszającej podatek, określonej w I przedziale skali podatkowej (5100 zł : 12).

Przypominamy, że na mocy Polskiego Ładu od 1.01.2022 r. wzrosła ona niemal 10-krotnie (z 43,76 do 425 zł), a ponadto pracodawca potrąca ją również wtedy, kiedy do dochodów pracownika stosuje już stawkę 32%.

Kolejne zmiany w zasadach jej stosowania przynosi nowelizacja updof z 24.02.2022 r.

Oświadczenie można złożyć nawet w trakcie roku

Aby pracodawca pomniejszał miesięczne zaliczki na PIT pracownika o 425 zł, ten musi mu złożyć PIT-2 (art. 32 ust. 3 updof). Deklaruje w nim, że nie otrzymuje innych przychodów, do których w trakcie roku podatkowego jest już stosowana kwota wolna od podatku w jakiejkolwiek formie. Dotychczas w oświadczeniu tym zatrudniony oznajmiał, że nie uzyskuje: emerytury lub renty za pośrednictwem płatnika, świadczeń pieniężnych wypłacanych z FP lub FGŚP ani dochodów z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej bądź innej zajmującej się produkcją rolną czy takich, od których jest zobowiązany opłacać zaliczki na mocy art. 44 ust. 3 updof (z działalności gospodarczej określonej w art. 14 updof, z najmu prywatnego lub dzierżawy). O tym, co obecnie w nim deklaruje, piszemy dalej.

Polski Ład zmienił sposób obwieszczania kolejnych wariantów informacji i deklaracji podatkowych. Dotychczas następowało to w drodze nowelizacji rozporządzenia MF, a obecnie nowe wzory podlegają ogłoszeniu w BIP na stronie resortu finansów[5] (art. 45b updof). Opublikowany w tym trybie nowy wzór oświadczenia PIT-2 (wersja 7) obowiązuje od 10.01.2022 r. Wprowadzone w nim zmiany, wynikające z dostosowania do Polskiego Ładu, miały jedynie charakter kosmetyczny, dlatego ustawodawca nie nakazał aktualizacji starych oświadczeń; zachowują one ważność.

Dotychczas pracownik składał PIT-2 przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia w roku kalendarzowym i nie musiał go ponawiać co roku – oświadczenie obowiązywało, dopóki pracownik nie poinformował o zmianie stanu faktycznego (potocznie – nie wycofał PIT-2). Na mocy nowelizacji updof z 24.02.2022 r. ma on prawo złożyć oświadczenie w dowolnym momencie. Obowiązkiem płatnika jest wówczas stosowanie ulgi miesięcznej najpóźniej od następnego miesiąca po miesiącu otrzymania PIT-2.

Nowelizacja powoduje konieczność ogłoszenia nowej, 8. wersji PIT-2. Oświadczenia złożone przed dniem wejścia nowelizacji w życie zachowają aktualność po zmianie przepisów. Nie trzeba ich będzie aktualizować ani składać kolejnych (tak wynika z art. 4 nowelizacji).

Przekazany pracodawcy PIT-2 nie jest przeszkodą w stosowaniu do dochodów pracownika ulgi dla klasy średniej. Pracownik, który złożył PIT-2, może też równocześnie złożyć wniosek o niestosowanie do niego mechanizmu rolowania zaliczki na PIT, określonego w art. 53a updof.

Ulga miesięczna u emeryta

Dotychczas emeryt miał prawo złożyć organowi rentowemu wniosek EPD-18 o niepotrącanie ulgi miesięcznej z jego zaliczek na PIT, naliczanych od emerytury. ZUS honorował go natychmiast, a jeśli nie było to możliwe – od następnego miesiąca po miesiącu otrzymania. Wniosek dotyczył kolejnych lat, chyba że podatnik go wycofał (art. 34 ust. 2a updof). Emeryt prowadzący dodatkowo działalność gospodarczą składał go, by kwota wolna od podatku nie została w trakcie roku kalendarzowego naliczona 2-krotnie – raz od emerytury i drugi raz z tytułu prowadzenia firmy.

Takiej możliwości nie miał emeryt zatrudniony w ramach stosunku pracy. Na przeszkodzie temu stały art. 32 ust. 2 updof i objaśnienia do PIT-2, w świetle których oświadczenia PIT-2 nie może złożyć pracodawcy osoba, która otrzymuje emeryturę lub rentę za pośrednictwem płatnika (w domyśle: niezależnie od tego, czy ZUS potrąca z zaliczek na PIT od emerytury ulgę miesięczną, czy też nie). Było to rozwiązanie niekorzystane dla etatowego emeryta, którego zaliczka, pobierana od niskiej emerytury, nie pozwalała na uwzględnienie pełnej ulgi miesięcznej.

Po wejściu w życie nowelizacji updof z 24.02.2022 r. podatnik może złożyć pracodawcy PIT-2, gdy:

• nie otrzymuje emerytury lub renty za pośrednictwem płatnika albo
• pobiera te świadczenia od płatnika, któremu złożył na piśmie wniosek o pobór zaliczek bez ich pomniejszania o ulgę miesięczną (EPD-18).

Nie każdy dochód z najmu przekreśla możliwość złożenia PIT-2

Od 1.01.2022 r. przychody z najmu prywatnego podlegają wyłącznie ryczałtowi ewidencjonowanemu[6]. Jednak zgodnie z regułą przejściową (art. 71 Polskiego Ładu) do przychodów osiągniętych w 2022 r., m.in. z najmu prywatnego, wolno stosować zasady ich opodatkowania obowiązujące 31.12.2021 r.

Przepis ten wzbudzał kontrowersje, a wielu płatników i ekspertów tłumaczyło go tak, że do końca 2022 r. wskazane przychody mogą rozliczać według skali tylko podatnicy, którzy 31.12.2021 r. byli objęci tą formą PIT.

Jednak według Ministerstwa Finansów z opodatkowania na ogólnych zasadach przychodów z najmu prywatnego mają prawo skorzystać w 2022 r. również podatnicy, którzy od tych przychodów w 2021 r. opłacali ryczałt ewidencjonowany, oraz ci, którzy dopiero w 2022 r. uzyskają opisane przychody. Ponadto w opinii resortu podatnicy, którzy przejściowo wybrali w 2022 r. opodatkowanie najmu prywatnego według skali, nie muszą w trakcie tego roku odprowadzać zaliczek na PIT; podatek rozliczą dopiero w zeznaniu rocznym[7].

Biorąc pod uwagę wyjaśnienia resortu, osiąganie przez pracownika dodatkowo w 2022 r. przychodów z najmu prywatnego (bez względu na stosowaną do nich formę opodatkowania) nie powinno stanowić przeszkody w złożeniu przez niego zakładowi pracy PIT-2. Niemniej wiążący od 10.01.2022 r. wzór tego oświadczenia (wersja 7) zdaje się przeczyć tej tezie (patrz pkt 4 ppkt b). Należy mieć nadzieję, że kolejna wersja oświadczenia PIT, wymuszona przez najnowszą nowelizację updof, nie będzie już budzić wątpliwości w tym zakresie.

Pobór zaliczek, gdy pracownik złożył PIT-2

Zaliczki na PIT ustalone – według zasad Polskiego Ładu – od podstawy opodatkowania pracownika, który przekazał PIT-2, wynoszą za miesiące:

• w których jego dochód uzyskany od początku roku kalendarzowego w tym zakładzie pracy:

• nie przekroczył 120 tys. zł – 17% miesięcznego dochodu minus jedna ulga miesięczna (425 zł),
• przekroczył 120 tys. zł – 17% części miesięcznego dochodu mieszczącego się w tym limicie i 32% nadwyżki, minus jedna ulga miesięczna (425 zł);

• następne – 32% miesięcznego dochodu minus jedna ulga miesięczna (425 zł).

Ulgę miesięczną pracodawca potrąca z zaliczek na PIT za każdy miesiąc w roku kalendarzowym, nawet jeśli pracownik złożył wniosek o objęcie go 32-proc. stawką PIT (art. 42a updof).

Jeśli pracownik złożył PIT-2 i jednocześnie oświadczenie o zamiarze wspólnego opodatkowania z małżonkiem, według którego jego roczne, przewidywane dochody:

• nie przekroczą 120 tys. zł, a małżonek nie uzyska żadnych dochodów – płatnik pobiera zaliczki na PIT za wszystkie miesiące roku podatkowego według stawki 17% miesięcznego dochodu i dodatkowo pomniejsza je o dwie ulgi miesięczne (razem 850 zł),
• przekroczą 120 tys. zł, a małżonek nie uzyska żadnych dochodów lub zmieszczą się one w limicie 120 tys. zł – płatnik pobiera zaliczki za wszystkie miesiące roku podatkowego według stawki 17% miesięcznego dochodu i pomniejsza je o jedną ulgę miesięczną (425 zł).

Płatnik pobiera zaliczki na PIT na wskazanych zasadach od miesiąca następującego po miesiącu, w którym dostał oświadczenie o łącznym rozliczeniu (art. 32 ust. 1, 1a i 3 updof).

Jeśli pracownik nie przekazał PIT-2 i składa płatnikowi oświadczenie o zamiarze wspólnego opodatkowania z małżonkiem, według którego jego roczne, przewidywane dochody (art. 32 ust. 1, 1a i 3 updof):

• nie przekroczą 120 tys. zł, a małżonek nie uzyska żadnych dochodów – zaliczki na PIT za wszystkie miesiące roku podatkowego wynoszą 17% miesięcznego dochodu oraz pomniejsza się je o jedną ulgę miesięczną (425 zł),
• przekroczą 120 tys. zł, a małżonek nie uzyska żadnych dochodów lub zmieszczą się one w limicie 120 tys. zł – zaliczki za wszystkie miesiące roku podatkowego wynoszą 17% dochodu uzyskanego w danym miesiącu i nie odejmuje się z nich w ogóle ulgi miesięcznej.

Do kiedy obowiązuje PIT-2

Oświadczenia PIT-2 pracownik nie musi składać co roku, jeżeli stan faktyczny wynikający ze złożonego formularza nie uległ zmianie. Jeśli powiadomił zakład pracy o zmianie stanu faktycznego, płatnik nie stosuje ulgi miesięcznej. Przepisy (art. 32 ust. 4 updof) nie precyzują, od kiedy pracodawca powinien zaprzestać odliczania ulgi miesięcznej. Należy przyjąć, że niezwłocznie.

Po rozwiązaniu stosunku pracy oświadczenie PIT-2 nadal obowiązuje. Jeżeli więc w tym czasie pracodawca wypłaca bądź stawia do dyspozycji byłego pracownika, który złożył PIT-2, przychód kwalifikowany do źródła ze stosunku pracy, to obliczoną od niego zaliczkę na PIT zmniejsza o ulgę miesięczną. Zgodnie z wyrokiem NSA z 8.03.2016 r. (II FSK 41/14) zmniejszenie zaliczki zgodnie z art. 32 ust. 3 updof i złożonym przez pracownika oświadczeniem PIT-2 możliwe jest także, gdy w momencie dokonywania wypłaty stosunek pracy już ustał, a więc jego strony nie są już dla siebie pracownikiem i zakładem pracy (…). Potwierdzenie tego stanowiska odnajdujemy w interpretacjach KIS z 1.12.2017 r. (0114-KDIP3-2.4011.302.2017.1.AK1) i 14.05.2019 r. (0114-KDIP3-2.4011.162.2019.2.JG1). Nowe regulacje nic w tym zakresie nie zmieniają.

Oświadczenie PIT-2 nie wiąże po śmierci zatrudnionego. Świadczenia, których pracodawca nie wypłacił zmarłemu, stają się bowiem w chwili jego śmierci prawami majątkowymi. Przysługują w równych częściach małżonkowi i innym członkom rodziny spełniającym warunki nabycia renty rodzinnej. Zalicza się je do przychodów z praw majątkowych, rozlicza inaczej niż przychody ze stosunku pracy i nie ma tu mowy o odejmowaniu ulgi miesięcznej. Nie zostanie też ona zastosowana do odprawy pośmiertnej, często wypłacanej bliskim zmarłego pracownika – świadczenie to nie podlega bowiem ani oskładkowaniu, ani opodatkowaniu.

Kwota zmniejszająca zaliczkę na podatek od zasiłku

Jeżeli pracodawca będący płatnikiem zasiłków (który 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego zgłaszał do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 osób) wypłaca pracownikowi w danym miesiącu tylko zasiłek, na mocy złożonego mu przez tego pracownika PIT-2 stosuje ulgę miesięczną do zaliczki naliczonej od zasiłku. Gdy w danym miesiącu wypłaca jednocześnie przychód ze stosunku pracy i zasiłek, ulgę miesięczną stosuje do przychodu ze stosunku pracy, a jeśli jest on zbyt niski, to również do zasiłku – do wyczerpania miesięcznego limitu ulgi 425 zł.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy to ZUS wypłaca zasiłki pracownikom danego zakładu pracy (który 30 listopada ubiegłego roku zgłaszał do ubezpieczenia chorobowego najwyżej 20 osób). Wówczas, aby organ rentowy pomniejszył pracownikowi zaliczkę na PIT, pobieraną od wypłacanego mu miesięcznego zasiłku, ten musi złożyć do ZUS oświadczenie PIT-3, deklarując, że: nie otrzymuje emerytury, renty ani rodzicielskiego świadczenia uzupełniającego za pośrednictwem płatnika, innych dochodów poza dochodami uzyskiwanymi w zakładzie pracy (trzeba podać jego pełną nazwę), w którym ubezpieczenie z tytułu zatrudnienia jest podstawą powstania prawa do zasiłku, ani też świadczeń pieniężnych z FP i FGŚP. Pracownik deklaruje również, że ww. zakład pracy stosuje do jego zaliczek ulgę miesięczną. Złożony PIT-3 wiąże, dopóki zatrudniony nie poinformuje o zmianie stanu faktycznego.