Faktura ustrukturyzowana i korekta zasad wystawiania faktur

Czym jest faktura ustrukturyzowana

Faktura ustrukturyzowana (nazywana też e-fakturą) to, zgodnie z definicją zawartą w art. 2 pkt 32a ustawy o VAT, faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Jest to dokument w formacie XSD, w którym według określonego schematu zostały zapisane dane, jakie powinna zawierać faktura VAT. Elektroniczna wersja schemy e-faktury oraz środowisko testowe zostały w grudniu 2021 r. opublikowane na stronie internetowej MF[4], więc podatnicy i producenci oprogramowania mogą wdrażać to rozwiązanie w systemach finansowo-księgowych.

Chodzi zatem o nowy rodzaj faktury elektronicznej, która nie jest jednak wystawiana w dowolnym formacie elektronicznym, lecz ściśle określonym przez MF. Faktura taka funkcjonuje obok dopuszczalnych nadal faktur w formie papierowej oraz zwykłych faktur elektronicznych.

Faktury ustrukturyzowane są zapisywane na koncie podatnika w KSeF i zarówno on, jak i upoważnione przez niego podmioty mają do nich dostęp. Osoby upoważnione przez podatnika mogą wysyłać i pobierać e-faktury zgodnie z nadanymi im uprawnieniami (patrz ramka). Dostęp do faktur ustrukturyzowanych jest możliwy poprzez zalogowanie w KSeF i przeglądanie dokumentów w interfejsie internetowym albo poprzez protokół API, dzięki któremu podatnik może w sposób zautomatyzowany (korzystając z wtyczki w oprogramowaniu księgowym) wysyłać i ściągać pojedyncze faktury albo paczki faktur. Dostęp do faktury ustrukturyzowanej jest również możliwy bez logowania do KSeF, przez podanie następujących danych szukanej faktury:

• numeru identyfikującego daną fakturę w KSeF,
• numeru faktury,
• NIP nabywcy albo informacji o braku identyfikatora,
• imienia i nazwiska lub nazwy nabywcy albo informacji o braku tych danych,
• kwoty należności ogółem.

Zasady wystawiania

Wystawianie faktury ustrukturyzowanej przez sprzedawcę jest w 2022 r. dobrowolne. Co więcej, nie potrzebuje on zgody nabywcy na wystawienie nowego rodzaju faktury – może ją wystawić zawsze, nawet jeśli nabywca się na to nie zgadza. Podatnik sam zdecyduje, czy chce w formie ustrukturyzowanej wystawiać wszystkie faktury, czy tylko niektóre.

Przy tym zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Faktura taka jest bowiem udostępniana i otrzymywana za pomocą oprogramowania interfejsowego, służącego do przesyłania e-faktury do KSeF (art. 106g ust. 3a ustawy o VAT). Zarówno oprogramowanie interfejsowe, jak i wzór faktury ustrukturyzowanej są dostępne na stronach Biuletynu Informacji Publicznej MF[5].

Warto wskazać, że e-faktury mogą być wystawione nie tylko dla czynności opodatkowanych, wykonanych w 2022 r., lecz także dla czynności wykonanych wcześniej, w stosunku do których termin wystawienia faktury upłynął po 31.12.2021 r. (art. 5 nowelizacji).

Podatnik może wystawić e-fakturę w celu udokumentowania tak sprzedaży krajowej, jak i zagranicznej, np. WDT, eksportu towaru oraz świadczenia usług na rzecz zagranicznego kontrahenta.

Doręczanie nabywcy faktury ustrukturyzowanej

Zgody nabywcy wymaga przekazanie mu przez sprzedawcę e-faktury za pośrednictwem KSeF (art. 106na ust. 2 ustawy o VAT). Jeżeli nabywca taką zgodę wyrazi, faktura ustrukturyzowana zostanie uznana za otrzymaną przez niego przy użyciu KSeF, w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego fakturę (art. 106na ust. 3 ustawy o VAT). Z dniem przydzielenia numeru e-fakturze wystawionej przez sprzedawcę, automatycznie dojdzie zatem do jej doręczenia nabywcy. Nie jest do tego konieczne pobranie faktury z KSeF.

Rozwiązanie to ma oczywiście wpływ na ustalenie momentu, w którym nabywcy przysługuje prawo do odliczenia VAT z tak otrzymanej faktury. Z chwilą nadania numeru w KSeF, faktura jest uznana za otrzymaną i jeżeli dla dokumentowanego nią zdarzenia powstał już obowiązek podatkowy w VAT, nabywcy przysługuje od razu prawo do odliczenia podatku naliczonego. Jeżeli nabywca przeoczy fakt wystawienia mu faktury w KSeF przez dostawcę, skorzysta z prawa do odliczenia podatku naliczonego z opóźnieniem.

Jeśli nabywca nie wyrazi zgody na przekazanie mu e-faktury za pośrednictwem KSeF, należy ją przesłać w postaci z nim uzgodnionej (art. 106g ust. 3b ustawy o VAT). Sprzedawca nadal ma prawo wystawić fakturę w wersji ustrukturyzowanej, jednak powinien jednocześnie przekazać nabywcy tę fakturę w wersji „standardowej”, tj. w zależności od uzgodnionej z nim formy wystawienia faktury VAT – w formie pisemnej albo elektronicznej. Ponieważ otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych wymaga założenia konta podatnika w KSeF, początkowo zapewne niewielu krajowych podatników zdecyduje się na udzielenie zgody. Wystawiane przez sprzedawcę faktury ustrukturyzowane będą więc z reguły przekazywane nabywcy w innej formie. Dotyczy to również faktur dla klientów zagranicznych.

Warto dodać, że w przypadku wystawienia faktury ustrukturyzowanej, dokumentującej wewnątrzwspólnotową dostawę nowych środków transportu, sprzedawca jest zwolniony z obowiązku przekazania jej – w trybie przewidzianym w art. 106g ust. 4 ustawy o VAT – do Biura Wymiany Informacji Podatkowych w Koninie.

Faktury korygujące w wersji ustrukturyzowanej

Podatnik, który wystawił fakturę VAT w wersji ustrukturyzowanej, a następnie chce ją skorygować, fakturę korygującą również musi wystawić w ten sposób (art. 106j ust. 4 ustawy o VAT). Co ciekawe, w przypadku wystawienia ustrukturyzowanej faktury korygującej podatnik może ją ująć w swoim rozliczeniu VAT w okresie, w którym została wystawiona – nie jest konieczne uzgodnienie warunków korekty z nabywcą oraz udokumentowanie tego faktu (art. 29a ust. 15 pkt 5 ustawy o VAT). Natomiast nabywca, który wyraził zgodę na otrzymanie faktury korygującej ustrukturyzowanej za pośrednictwem KSeF, ma obowiązek zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał ją w tym systemie (art. 86 ust. 19d ustawy o VAT). Także nabywca nie musi więc uzgadniać korekty z dostawcą ani spełniać uzgodnionych warunków korekty. Oznacza to, że faktury korygujące w wersji ustrukturyzowanej są automatycznie uznawane za uzgodnione, a warunki korekty za spełnione.

Faktura korygująca wystawiona w postaci ustrukturyzowanej, poza standardowymi elementami obowiązkowymi dla faktur korygujących, musi również zawierać numer identyfikujący w KSeF fakturę VAT, która podlega korekcie.

Przyspieszony zwrot VAT

Zachętą do dobrowolnego wystawiania faktur w wersji ustrukturyzowanej ma być – oprócz możliwości łatwiejszego ujmowania korekt – przyspieszony zwrot nadwyżki VAT naliczonego nad należnym. US jest obowiązany zwrócić różnicę podatku w terminie 40 dni, licząc od dnia złożenia rozliczenia, w przypadku gdy łącznie spełnione są następujące warunki (art. 87 ust. 5a ustawy o VAT):

• w związku z wykonywaniem czynności, dla których występował obowiązek wystawienia faktur w danym okresie rozliczeniowym (z wyłączeniem faktur dokumentujących wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość), podatnik wystawiał wyłącznie faktury ustrukturyzowane,
• kwota podatku naliczonego lub różnicy podatku, nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji, nie przekracza 3000 zł,
• podatnik przez kolejnych 12 mies. poprzedzających bezpośrednio okres, w rozliczeniu za który występuje z wnioskiem o zwrot:

• był zarejestrowany jako czynny podatnik VAT,
• składał za każdy okres rozliczeniowy deklaracje VAT,
• posiadał rachunek rozliczeniowy lub imienny rachunek w skok, zawarty w wykazie podatników VAT czynnych (tzw. biała lista).

Podstawowym warunkiem ubiegania się o przyspieszony zwrot VAT na podstawie powołanej regulacji jest więc dokumentowanie całej sprzedaży (poza wewnątrzwspólnotową sprzedażą towarów na odległość) fakturami ustrukturyzowanymi. Dotyczy to również sprzedaży na rzecz kontrahentów zagranicznych. Przy tym dla uzyskania prawa do przyspieszonego zwrotu VAT nie jest konieczne, aby faktury te były przekazywane nabywcy za pośrednictwem KSeF – wystarczy, że sprzedawca je wystawi i przekaże nabywcy w dowolnej, uzgodnionej z nim formie.

Warto też wskazać, że prawo do zwrotu nadwyżki VAT w terminie 40 dni zachowa podatnik, który w danym okresie rozliczeniowym oprócz faktur ustrukturyzowanych wystawiał faktury:

• których nie wystawia się w postaci faktury ustrukturyzowanej, z powodu braku zgodności ze wzorem faktury ustrukturyzowanej,
• uproszczone w formie paragonu – w przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej.