Obowiązki związane z zfśs na przełomie roku

Przegląd danych

Pracodawca ma prawo przetwarzać dane uprawnionych osób przez okres niezbędny do przyznania i określenia wysokości usługi, świadczenia lub dopłaty z zfśs (dalej świadczenia z zfśs), a także do dochodzenia praw albo roszczeń (art. 8 ust. 1c ustawy o zfśs). Żeby ustalić, czy nadal są potrzebne (niezbędne), musi dokonać ich przeglądu przynajmniej raz w roku kalendarzowym (art. 8 ust. 1d ustawy o zfśs). Sam decyduje, kiedy przeprowadzi przegląd. W tym roku musi go wykonać najpóźniej do 31 grudnia.

Przegląd powinien objąć całą dokumentację zfśs. W jego wyniku pracodawca usuwa te dane osobowe:

• które stały się zbędne, bo świadczenie z zfśs zostało już przyznane,
• dla których upłynął okres przechowywania, wynikający z możliwości dochodzenia praw i roszczeń lub kontroli podatkowo-składkowej (patrz tabela 1).

Korekta odpisów

Pracodawcy, którzy prowadzili w 2022 r. zfśs i naliczyli odpisy na podstawie przeciętnej planowanej w tym roku liczby pracowników (w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy, po przeliczeniu na pełne etaty), muszą je skorygować do 31.12.2022 r. Procedura obejmuje cztery kroki, zgodnie z rozporządzeniem MPiPS z 9.03.2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (DzU nr 43 poz. 349).

Krok 1. Ustalenie przeciętnej liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach

Do obliczania liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach 2022 r. stosuje się metody statystyczne, bo przepisy o zfśs nie zawierają żadnych rozwiązań w tym zakresie. Wybór jednej z nich zależy od rotacji pracowników u danego pracodawcy (patrz tabela 2).

W każdej metodzie pracodawca uwzględnia w wyliczeniach pracowników (osoby w stosunkach pracy w rozumieniu art. 2 Kp), bez względu na to, czy są zatrudnieni na cały etat, czy na część etatu. Wyklucza natomiast:

• pracowników młodocianych, mimo naliczania na nich odpisów podstawowych,
• emerytów i rencistów – byłych pracowników, mimo ich statusu osób uprawnionych do świadczeń z zfśs i możliwości naliczania odpisów fakultatywnych,
• osoby na umowach cywilnoprawnych (np. umowa zlecenia lub o dzieło).

Krok 2. Ustalenie faktycznej średniej liczby zatrudnionych w 2022 r.

Rzeczywistą przeciętną liczbę pracowników w 2022 r. pracodawca uzyska, sumując średnie liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach, a następnie dzieląc wynik przez 12. Nie ma przy tym znaczenia, czy prowadził zfśs przez cały 2022 r., czy tylko przez jego część.

Krok 3. Korekta odpisów i zwiększeń

Pracodawca przelicza odpisy podstawowe adekwatnie do rzeczywistej średniej liczby zatrudnionych, osobno dla:

• zatrudnionych w tzw. normalnych warunkach – według stawki 1662,97 zł,
• zatrudnionych w szczególnie uciążliwych warunkach – według stawki 2217,29 zł,
• pracowników młodocianych – według stawki 221,73 zł w I roku nauki, 266,07 zł w II roku, 310,42 zł w III roku.

Jeśli pracodawca stosuje zwiększenia (tzw. odpisy fakultatywne), nalicza je również odrębnie na: emerytów i rencistów, a także pracowników ze znaczną lub z umiarkowaną niepełnosprawnością. Dla obu grup stawka ustawowa wynosi 277,16 zł. Natomiast 332,59 zł to kwota odpisu fakultatywnego na każdą zatrudnioną osobę u pracodawcy prowadzącego zakładowy żłobek lub klub dziecięcy oraz przeznaczającego na ten cel z odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5 punktu procentowego tego odpisu.

Krok 4. Działania końcowe

Sumę przeliczonych odpisów i zwiększeń pracodawca musi porównać z sumą wpłat dokonanych do 31.05.2022 i 30.09.2022 r. Niedopłatę przekazuje na rachunek zfśs, a nadpłatę wycofuje z tego rachunku lub zmniejsza o nią wartość odpisów za 2023 r.

Rezygnacja z funduszu

Mały pracodawca, czyli nieobjęty układem zborowym pracy ani niemający obowiązku wprowadzenia regulaminu wynagradzania, może w ogóle zrezygnować z tworzenia zfśs albo go zawiesić (na czas określony lub nieokreślony) na podstawie art. 3 ust. 3a ustawy o zfśs. Wystarczy, że do 31.01.2023 r. poinformuje pracowników o swojej decyzji w sposób u niego przyjęty (np. przez umieszczenie informacji na tablicy ogłoszeń lub w intranecie albo przez rozesłanie jej e-mailem). Jeżeli nie przekaże informacji w tym terminie, popełni wykroczenie, lecz nie będzie musiał wznawiać działalności zfśs (m.in. wyrok NSA z 1.03.2007 r., I OSK 814/06).

Pracodawca objęty układem zborowym pracy lub zobowiązany do posiadania regulaminu wynagradzania może podjąć powyższą decyzję w dowolnym czasie, zachowując tryb przewidziany w art. 4 ustawy o zfśs. Wolno mu także, podobnie jak małym pracodawcom, zdecydować o zawieszeniu zfśs na mocy art. 15ge ust. 1 i 2 specustawy. Zastosowanie tej ścieżki wymaga:

• odnotowania spadku obrotów gospodarczych (w rozumieniu art. 15g ust. 9 specustawy) lub istotnego wzrostu obciążenia funduszu wynagrodzeń (w rozumieniu art. 15gb ust. 2 specustawy),
• podjęcia decyzji w okresie stanu zagrożenia epidemicznego/epidemii i nie dłużej niż na czas jego obowiązywania,
• uzyskania porozumienia z organizacjami związkowymi, jeśli działają u pracodawcy.

Przyszłoroczne odpisy

W roku 2023 wartość odpisów podstawowych na zfśs oraz ich zwiększeń pozostanie na poziomie z 2022 r. (patrz tabela 3). Podstawą ich obliczania ma być nadal przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w II półroczu 2019 r., czyli 4434,58 zł (art. 5l ustawy o zfśs dodawany przez tzw. ustawę okołobudżetową na rok 2023, która w chwili przygotowywania tego materiału czekała na podpis Prezydenta).

Co najmniej 75% kwoty odpisów ustalonych na podstawie przeciętnej planowanej w 2023 r. liczby pracowników pracodawca musi wpłacić na rachunek zfśs do 31.05.2023 r., a pozostałą sumę do 30.09.2023 r., jeżeli będzie prowadził zfśs w przyszłym roku. Pracodawca może zawiesić obowiązek dokonywania odpisu podstawowego w okresie stanu zagrożenia epidemicznego/epidemii lub obniżyć stosowany u niego wyższy odpis do wysokości ustawowej, jeśli spełnia warunki określone w art. 15ge ust. 1 pkt 2 i ust. 3 specustawy.