Niezwrócona kaucja za opakowania objęte systemem kaucyjnym – czy jest kosztem

Kaucja za opakowania objęte systemem kaucyjnym nie stanowi kosztu uzyskania przychodów w momencie jej pobrania, bo ma charakter zwrotny. Nie jest więc dla podatnika definitywnym wydatkiem. Czy coś się zmienia w momencie, gdy zwrot opakowania staje się niemożliwy?

Z pewnością kaucja traci wówczas swój zwrotny charakter. Jeżeli do zwrotu opakowania nie dochodzi z przyczyn obiektywnych i typowych dla prowadzonej działalności (np. butelka została zniszczona i wyrzucona przez uczestnika zawodów sportowych lub pracownika, zużyta podczas spotkania biznesowego lub zabrana i zgnieciona przez kontrahenta), kaucja może stać się kosztem podatkowym.

Potwierdziło to Ministerstwo Finansów w odpowiedzi z 28.04.2026 r. na pytanie dziennikarza (eureka.mf.gov.pl): Nie można (…) w oderwaniu od konkretnego stanu faktycznego, jednoznacznie przesądzić, że uiszczona kaucja nigdy nie będzie spełniać kryteriów kosztu podatkowego. (…) Na gruncie ustaw o podatkach dochodowych kosztami uzyskania przychodów są (…) wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie albo zachowanie źródła przychodów danego podatnika. (…) Stosowne wydatki muszą też być odpowiednio udokumentowane.

Jeżeli wydatek z tytułu zapłaconej kaucji, która z określonych powodów nie może zostać zwrócona podatnikowi, spełnia powyższe warunki, to według resortu finansów może być uwzględniony w kosztach podatkowych. Zależy to jednak od „wszystkich okoliczności faktycznych towarzyszących indywidualnej sprawie”. Dopiero po dokonaniu ich oceny można również, w warunkach konkretnej sprawy, rozpatrywać ewentualną datę poniesienia omawianych wydatków – czytamy w odpowiedzi.

O takie konkretne okoliczności zapytał podatnik (samorządowa instytucja kultury), zwracając się do KIS z wnioskiem o wydanie indywidualnej interpretacji. Wskazywał, że organizuje różnego rodzaju imprezy kulturalne i sportowo-rekreacyjne, podczas których zapewnia artystom, sportowcom i innym uczestnikom napoje chłodzące objęte systemem kaucyjnym. Ci zaś często zgniatają opakowania podczas występów lub je ze sobą zabierają, bo nie dopili napoju, stąd odzyskanie zapłaconej kaucji staje się niemożliwe.

KIS w piśmie z 25.05.2026 r. (0111-KDIB1-3.4010.143.2026.1.JG) uznała za uzasadnione twierdzenie podatnika, że zapłacona kaucja nie może zostać mu zwrócona, bo nie ma on możliwości odzyskania opakowań kaucyjnych w stanie nienaruszonym. W ocenie organu w tym przypadku zniszczenie opakowania lub jego utrata następuje wskutek uzasadnionego ryzyka oraz w toku prowadzenia normalnej (…) działalności statutowej. KIS zgodziła się więc ze stanowiskiem podatnika, że taki wydatek może być zaliczony do kosztów na podstawie art. 15 ust. 1 updop, jako poniesiony w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa, organizacji pracy oraz relacji biznesowych.