Limit 15 tys. zł w odniesieniu do wartości transakcji i kwoty z faktury

Wspomniane konsekwencje powstają w zakresie:

• podatku dochodowego (brak u nabywcy kosztu uzyskania przychodów),
• VAT (dodatkowe zobowiązanie podatkowe u nabywcy i sprzedawcy),
• podatkowej odpowiedzialności osób trzecich, przewidzianej w Op (solidarna odpowiedzialność nabywcy towaru/usługi za zaległości w VAT dostawcy lub usługodawcy).

Sankcje te są skutkiem:

1) płatności gotówkowych[1],

2) zapłaty przelewem na rachunek spoza wykazu podatników VAT prowadzonego przez Szefa KAS (tzw. biała lista),

3) zapłaty z pominięciem obowiązkowego mechanizmu podzielonej płatności (MPP).

Przepisy podatkowe w tym zakresie odnoszą się do kwoty, o której mowa w art. 19 pkt 2 Prawa przedsiębiorców[2] (dalej Pp), czyli do kwoty przekraczającej 15 tys. zł[3].

Zasadniczo (z jednym tylko wyjątkiem) limit 15 tys. zł dotyczy w przepisach podatkowych wartości transakcji. Tak jest w art. 22p ust. 1 updof i art. 15d ust. 1 updop, mówiących o konsekwencjach zapłaty powyżej 15 tys. zł:

• gotówką (zamiast przelewem na rachunek rozliczeniowy) lub
• na rachunek spoza wykazu podatników VAT, lub
• bez podzielonej płatności, pomimo zawarcia na fakturze wyrazów „mechanizm podzielonej płatności”.

Art. 22p ust. 1 updof i art. 15d ust. 1 updop zaczynają się od słów: Podatnicy nie zaliczają do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 19 ustawy (…) Prawo przedsiębiorców została dokonana (…).

Do Pp odwołuje się art. 117ba Op, mówiący o solidarnej odpowiedzialności nabywcy za zaległości w VAT dostawcy towarów lub usługodawcy, jeżeli zapłata nie została dokonana na rachunek z białej listy[4]. On również uzależnia więc tę odpowiedzialność od wartości transakcji.

Natomiast w przepisach ustawy o VAT, mówiących o obowiązku stosowania MPP i konsekwencjach zapłaty z pominięciem tego obowiązku, limit 15 tys. zł odnosi się do kwoty należności ogółem na fakturze (art. 105a ust. 3 pkt 5, art. 106e ust. 1 pkt 18a oraz art. 108a ust. 1a ustawy o VAT).

Należność ogółem na fakturze

W tym przypadku pojawia się stosunkowo najmniej wątpliwości. Kwota należności ogółem na fakturze jest istotna w zakresie ustalenia obowiązku stosowania MPP i skutków w VAT pominięcia tego obowiązku.

Zauważmy tu, że wspominane art. 22p ust. 1 updof i art. 15d ust. 1 updop odnoszą się do wartości transakcji – także w razie pominięcia obowiązkowego MPP. Jest więc wyraźna różnica między pojęciami użytymi w ustawie o VAT (kwota należności ogółem na fakturze) i w ustawach o podatku dochodowym (wartość transakcji).

Obowiązek stosowania MPP istnieje, jeżeli kwota należności ogółem (brutto) na fakturze przekracza 15 tys. zł, a faktura dotyczy towarów lub usług z zał. nr 15 do ustawy o VAT (wystarczy, że tylko jedna pozycja na fakturze odnosi się do tych towarów lub usług).

Zgodnie z objaśnieniami podatkowymi MF z 23.12.2019 r. (dotyczącymi MPP), jeżeli kwota należności ogółem (brutto) na fakturze:

przekracza 15 tys. zł, nabywca nie musi opłacać całej faktury w MPP, a tylko kwotę odnoszącą się do towarów i usług z zał. nr 15; W przypadku gdy faktura o wartości brutto powyżej 15 tys. zł będzie zawierała chociaż jedną pozycję (przykładowo na kwotę 3000 zł netto + 690 zł VAT) objętą zał. nr 15, wówczas obowiązek zastosowania MPP będzie dotyczył kwoty równej kwocie podatku z tej konkretnej pozycji, a więc kwoty równej 690 zł. Nie wyklucza to oczywiście możliwości uregulowania w MPP części należności ponad tą objętą obowiązkiem lub całej należności z takiej faktury;

nie przekracza 15 tys. zł, nabywca nie musi opłacać faktury w MPP; W sytuacji gdy zawarta jest umowa na wykonanie np. usług budowlanych z zał. nr 15, o wartości brutto 30 tys. zł, a zgodnie z postanowieniami umowy wykonawca rozlicza odrębnie trzy etapy wykonanych robót osobnymi fakturami o wartość brutto 10 tys. zł każda faktura, obowiązkowy MPP nie będzie miał zastosowania. W takiej sytuacji wartość transakcji przekracza łącznie 15 tys. zł, jednak do wystąpienia obowiązku zastosowania MPP konieczne jest przekroczenie wartości brutto 15 tys. zł przez kwotę należności ogółem na fakturze.

W interpretacji z 19.12.2019 r. (0111-KDIB3-2.4012.646.2019.1.AZ) KIS potwierdziła, że:

• nie ma przeszkód, aby sprzedawca w ramach realizacji jednego zamówienia dokonywał odrębnego fakturowania sprzedaży towarów ujętych w zał. nr 15 do ustawy oraz sprzedaży towarów spoza tego załącznika (sprzedawca może więc wystawić odrębne faktury: jedna z nich będzie odnosić się do dostawy towarów objętych zał. nr 15 do ustawy, druga zaś do sprzedaży towarów spoza zał. nr 15 do ustawy),
• jeżeli zamówienie dotyczy towarów (usług) z zał. nr 15 do ustawy o VAT oraz towarów (usług) spoza tego załącznika, to istotne znaczenie dla dokonania zapłaty należności z zastosowaniem obowiązkowego MPP ma wartość brutto na fakturze, a nie wartość zamówienia,
• jeśli więc wartość zamówienia wynosi 30 tys. zł, a dostawca realizuje je w tym samym dniu, wystawiając dwie faktury: pierwszą obejmującą pozycje z zał. nr 15 o wartości 5 tys. zł i drugą na pozostały asortyment o wartości 25 tys. zł, to na żadnej z tych faktur dostawca nie ma obowiązku umieszczania adnotacji „mechanizm podzielonej płatności”,
• jeżeli wartość zamówienia wynosi 40 tys. zł, a dostawca realizuje je w dwóch różnych terminach i wystawia trzy faktury: jedną w pierwszym dniu, obejmującą pozycje z zał. nr 15 w wartości 5 tys. zł, pozostałe dwie w kolejnym dniu: pierwszą obejmującą towary z zał. nr 15 w kwocie 12 tys. zł, i drugą na pozostały asortyment o wartości 23 tys. zł, to na żadnej z tych faktur dostawca nie ma obowiązku umieszczania adnotacji „mechanizm podzielonej płatności”,
• jeśli wartość zamówienia wynosi 35 tys. zł, a dostawca realizuje je w tym samym dniu i wystawia dwie faktury: pierwszą obejmującą pozycje z zał. nr 15 o wartości 16 tys. zł i drugą na pozostały asortyment o wartości 19 tys. zł, to dostawca ma obowiązek umieścić adnotację „mechanizm podzielonej płatności” tylko na fakturze obejmującej towary z zał. nr 15.

Zaliczki przy MPP

Przepisy o MPP stosuje się odpowiednio do płatności, o których mowa w art. 19a ust. 8 ustawy o VAT, a więc zaliczek, przedpłat, zadatków, rat, wkładu budowlanego lub mieszkaniowego przed ustanowieniem spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego lub lokalu o innym przeznaczeniu. Wówczas, zgodnie z art. 108a ust. 1c ustawy o VAT, w komunikacie przelewu, w miejscu przeznaczonym na numer faktury, w związku z którą dokonywana jest płatność, podatnik wpisuje wyraz „zaliczka”. Art. 108a ust. 1c nie precyzuje, co należy rozumieć przez odpowiednie stosowanie – czy kwota 15 tys. zł odnosi się do należności na fakturze zaliczkowej, czy na fakturze końcowej (rozliczeniowej). A może na fakturze dokumentującej całą transakcję (bez faktur zaliczkowych)?

W objaśnieniach podatkowych MF z 23.12.2019 r. (dotyczących MPP) zapisano, że w przypadku płatności zaliczek, o tym, czy powstaje obowiązek zapłaty w MPP, decydują zasady ogólne, a więc wartość brutto faktury oraz przedmiot transakcji, tj. nabycie towarów lub usług z zał. nr 15. Objaśnienia MF również zatem nie precyzują, o jaką fakturę chodzi.

MF odniosło się do tej kwestii szerzej w odpowiedzi na pytanie prasy. Wyjaśniło, że przy ustalaniu, czy w konkretnym przypadku zachodzi obowiązek specjalnego oznaczenia faktury oraz zapłaty z zastosowaniem MPP, należy mieć na uwadze wartość brutto faktury oraz przedmiot transakcji, tj. nabycie towarów lub usług z zał. nr 15. Oznacza to, że podane kryteria należy badać przy każdej wystawianej fakturze, w tym fakturze zaliczkowej. Zatem faktura dokumentująca zaliczkę np. na kwotę 12 tys. zł nie będzie podlegała obowiązkowi jej oznaczenia ani rozliczenia w MPP, mimo że łączna wartość nabycia towarów lub usług przekroczy 15 tys. zł. Zakładając oczywiście, że nabywane są towary lub usługi wymienione w zał. nr 15.

Fakturowanie zaliczek

Zasadniczo, zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem dostawy towarów lub świadczeniem usług.

Jeżeli faktura nie obejmuje całej zapłaty (faktura zaliczkowa), to w fakturze wystawianej po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi (fakturze końcowej, rozliczeniowej) pomniejsza się sumę wartości towarów lub usług o wartość otrzymanych części zapłaty, a kwotę podatku – o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach zaliczkowych. Faktura końcowa powinna również zawierać numery faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi (art. 106f ust. 3 ustawy o VAT).

Jeżeli wystawiono więcej niż jedną fakturę zaliczkową, a faktury te obejmują łącznie całą zapłatę, to ostatnia z nich powinna zawierać również numery poprzednich faktur (art. 106f ust. 4 ustawy o VAT). W takiej sytuacji nie ma obowiązku wystawiania faktury końcowej (rozliczeniowej).

Wartość transakcji

Dużo więcej wątpliwości dotyczy wartości transakcji, do której odnoszą się updof i updop odwołujące się do Pp. W art. 19 pkt 2 Pp, wprowadzającym obowiązek zapłaty bezgotówkowej (na rachunek rozliczeniowy) w przypadku transakcji między przedsiębiorcami o wartości przekraczającej 15 tys. zł, mowa jest o jednorazowej wartości transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności.

Pojęcie to nie jest obce podatnikom, było stosowane już wcześniej – także pod rządami poprzedniej ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (usdg) – w kontekście płatności gotówkowych i ich skutków dla kosztów uzyskania przychodów. Już wtedy budziło liczne wątpliwości i było przedmiotem wielu interpretacji organów podatkowych.

W objaśnieniach podatkowych z 20.12.2019 r. (dotyczących wykazu podatników VAT) MF wyjaśnił, że jeżeli całkowita wartość transakcji, niezależnie od liczby płatności, przekracza limit w wysokości 15 tys. zł, wszystkie płatności muszą być dokonane przelewem na rachunek zamieszczony w wykazie. W przeciwnym razie kwoty zapłaconej gotówką lub na rachunek spoza wykazu przedsiębiorca nie będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Jeżeli nabywca zrealizuje płatność w kilku transzach i jedna z nich będzie wpłacona na rachunek zamieszczony w wykazie, a pozostałe płatności na rachunki inne niż zamieszczone w wykazie, to w zakresie tych płatności, które zostały dokonane na rachunki spoza wykazu, nabywca nie będzie mógł zaliczyć tych kwot do kosztów uzyskania przychodów. (…) W przypadku braku możliwości zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów podatnik powinien zwiększyć przychód – czytamy w objaśnieniach.

MF podał następujący przykład:

Co to jest transakcja

Do pojęcia „transakcji” odniósł się Szef KAS w kilku interpretacjach zmieniających: z 9.12.2019 r. (DPP13.8221.195.2017.CPIJ i DPP13.8221.198.2017.CPIJ), 25.11.2019 r. (DPP13.8221.94.2017.CPIJ) i 20.11.2019 r. (DPP13.8221.189.2017.CPIJ).

Wskazał, że ani przepisy podatkowe, ani Pp (wcześniej usdg) nie definiują pojęcia „transakcji” na potrzeby stosowania limitu płatności gotówkowych. Należy więc odwołać się do języka potocznego. Zgodnie z internetowym Słownikiem Języka Polskiego[5] transakcja to:

• operacja handlowa dotycząca kupna lub sprzedaży towarów bądź usług,
• umowa handlowa na kupno lub sprzedaż towarów bądź usług; także: zawarcie takiej umowy.

Zdaniem Szefa KAS przez transakcję, o której mowa w ustawach o podatku dochodowym, należy więc rozumieć umowę cywilnoprawną zawieraną w związku z prowadzoną przez strony działalnością gospodarczą, w wykonaniu której dokonywana jest co najmniej jedna płatność, przy czym o przyporządkowaniu płatności do poszczególnych umów/transakcji decyduje ich cel gospodarczy i zgodny zamiar stron, a nie treść dowodów (dokumentów) księgowych.

Pojęcie „jednorazowej transakcji” nie jest równoznaczne z terminem „pojedynczej płatności”. Wskazać bowiem należy, że regulacje art. 19 ustawy – Prawo przedsiębiorców wyraźnie odnoszą się do transakcji, bez względu na liczbę płatności w ramach tej transakcji (…). Przepis nie określa, co może stanowić przedmiot transakcji (umowy) (interpretacja KIS z 27.08.2019 r., 0111-KDIB1-1.4010.274.2019.1.AB).

Umowa ramowa

W 2108 r. zmieniła się wykładnia organów podatkowych dotycząca pojęcia „jednolitej transakcji” w odniesieniu do umów ramowych. Umowy ramowe określają warunki udzielania i realizacji zamówień, ale nie wymagają od żadnej ze stron spełnienia świadczeń o określonej wartości.

Wcześniej przyjmowano, że w takiej sytuacji jednorazowa wartość transakcji to wartość poszczególnych zamówień. W odpowiedzi z 8.02.2017 r. na interpelację poselską nr 9279 (DD6.054.5.2017) MF stwierdził: Można zatem przyjąć, że jeżeli całkowita wartość transakcji nie wynika wprost z treści umowy, lecz zależy od czasu jej trwania – co dotyczyć może m.in. umów o stałe świadczenie usług zawartych na czas nieokreślony – wówczas należałoby przyjąć, że pojęcie jednorazowej wartości transakcji odnosi się do poszczególnych okresów rozliczeniowych, za które przysługuje wynagrodzenie.

Podobne stanowisko prezentowała KIS w licznych interpretacjach (np. z 13.09.2017 r., 0111-KDIB1-3.4010.221.2017.1.IZ, 1.09.2017 r., 0111-KDIB1-3.4010.219.2017.1.AL, 7.07.2017 r., 0111-KDIB2-3.4010.13.2017.1.AZE, 12.04.2017 r., 2461-IBPB-1-2.4510.50.2017.2.MM, 30.03.2017 r., 2461-IBPB-1-2.4510.12.2017.2.MM, 22.03.2017 r., 2461-IBPB-1-1.4510.9.2017.2.EN).

Potem jednak wykładnia organów podatkowych się zmieniła i część z tych interpretacji została zmieniona przez Szefa KAS. Jego zdaniem, jeżeli:

• zawierając umowę, strony mogą określić jej wartość (mnożąc np. miesięczną kwotę do zapłaty przez liczbę miesięcy obowiązywania), to wartością transakcji jest suma płatności z całej umowy, a limit 15 tys. zł stosuje się od pierwszej płatności, choćby nie przekraczała ona limitu ustawowego; dzieje się tak niezależnie od długości ustalonego przez strony okresu rozliczeniowego (np. dzień, tydzień, miesiąc, kwartał),
• z dniem dokonania pierwszej płatności strony nie wiedzą, jak długo będzie trwała umowa i jaka będzie łączna jej wartość, wiedzą natomiast, że w przypadku najkrótszego możliwego terminu obowiązywania umowy (tj. do upływu przewidzianego okresu wypowiedzenia) limit obrotu gotówkowego nie zostanie przekroczony, to płatności do momentu przekroczenia limitu ustawowego mogą być dokonywane w gotówce,

[6] Obecnie (od 1.01.2020 r.), po spełnieniu pozostałych przesłanek, przelew powinien nastąpić na rachunek z białej listy.

• z dniem dokonania pierwszej płatności strony nie wiedzą, jak długo będzie trwała umowa i jaka będzie łączna jej wartość, wiedzą natomiast, że w przypadku najkrótszego możliwego terminu obowiązywania tej umowy suma wynagrodzeń pewnych (tj. takich, które będzie trzeba zapłacić zanim upłynie okres wypowiedzenia) przekroczy limit 15 tys. zł, to od pierwszej płatności powinny być one rozliczane bezgotówkowo[6].

Może się zatem okazać, że w świetle wspomnianych interpretacji zmieniających jedna transakcja obejmuje transfery pieniężne dokonane w ciągu kilku lat, np. w przypadku zawarcia umowy realizowanej etapami, takiej jak umowa wdrożeniowa czy umowa o roboty budowlane. Wskutek tego jednorazową transakcją będzie umowa o współpracy, a nie poszczególne płatności stanowiące wynagrodzenie z tytułu dostaw towarów, świadczenia usług (prowizji itd.), realizowane na podstawie faktur. Płatności te należy przyporządkować do jednej transakcji, czyli do jednej umowy o współpracy, i to nawet gdy w samej umowie nie określono łącznej wysokości świadczeń (nie jest ona znana w momencie zawierania umowy).

Przykład

Podatnik prowadzący działalność gospodarczą w formie kilku aptek zamawia towary na podstawie umowy ramowej o współpracy zawartej z hurtownią farmaceutyczną. Umowa wskazuje na minimalną przewidywaną (jednak niewiążącą) wartość miesięcznych zamówień. Każde poszczególne zamówienie jest dokumentowane fakturą. Nie wiadomo, jaka dokładnie będzie łączna wartość towarów kupionych w okresie obowiązywania umowy. Wiadomo jedynie, że ze względu na rozmiar prowadzonej działalności z pewnością przekroczy łącznie 15 tys. zł.

Jak w takiej sytuacji określić wartość transakcji? Początkowo KIS była zdania, że jest to wartość sprzedaży wykazana na poszczególnej fakturze. Wydane przez nią interpretacje zostały jednak zmienione przez Szefa KAS, m.in. 9.12.2019 r. (DPP13.8221.195.2017.CPIJ i DPP13.8221.198.2017.CPIJ), 25.11.2019 r. (DPP13.8221.94.2017.CPIJ) i 20.11.2019 r. (DPP13.8221.189.2017.CPIJ).

W opinii Szefa KAS jednorazową transakcją w takiej sytuacji jest umowa o współpracy, a nie poszczególne wynagrodzenia wypłacane na podstawie faktur. Jeśli ze względu na rozmiar prowadzonej działalności wiadomo, że wartość faktur w okresie obowiązywania umowy („suma wynagrodzeń pewnych”) przekroczy 15 tys. zł, to – według Szefa KAS – od pierwszej płatności powinny być one rozliczane bezgotówkowo, przez cały okres trwania umowy.

Również we wskazówkach dla przedsiębiorców zamieszczonych na rządowej stronie internetowej podano następujący przykład[7]: Umowa o stałej współpracy (zakup w danym okresie towarów lub usług o znanej minimalnej wartości). Strony co prawda nie mogą określić ostatecznej wartości całej transakcji, ale znają jej minimalną wartość w okresie rozliczeniowym (wyższą niż limit obrotu gotówkowego). Niezależnie od tego, czy umowa jest zawarta na czas określony, czy nieokreślony, przepisy o limicie stosuje się od pierwszej płatności za częściową dostawę.

Umowa najmu

Tak samo organy podatkowe interpretują przepisy w odniesieniu do umów najmu zawartych na czas nieokreślony. W piśmie z 27.08.2019 r. (0111-KDIB1-1.4010.274.2019.1.AB) KIS nie zgodziła się z tezą, że w przypadku umów najmu na czas nieokreślony pojęcie „jednorazowej transakcji” należy utożsamiać z wynagrodzeniem za pojedynczy okres rozliczeniowy.

Jednorazową transakcją jest umowa najmu, a nie poszczególne płatności czynszu. W przypadku umowy najmu zawartej na czas nieokreślony uznać należy, że kwalifikacja płatności zależy od wysokości wynagrodzenia, okresu rozliczeniowego i okresu wypowiedzenia takiej umowy. Jeżeli dla umowy na czas nieokreślony suma wynagrodzeń pewnych (które będzie trzeba zapłacić zanim upłynie okres wypowiedzenia) przekroczy limit, to od pierwszej płatności winny być one rozliczane bezgotówkowo.

Natomiast w przypadku, gdy z dniem dokonania pierwszej płatności strony nie wiedzą, jak długo będzie trwała umowa i jaka będzie łączna jej wartość, wiedzą natomiast, że w przypadku najkrótszego możliwego terminu obowiązywania limit obrotu gotówkowego nie zostanie przekroczony – płatności do momentu przekroczenia limitu ustawowego mogą być dokonywane w gotówce – stwierdziła KIS.

Identycznie zinterpretował przepisy w odniesieniu do umowy najmu na czas nieokreślony Szef KAS w interpretacji zmieniającej z 30.03.2018 r. (DPP13.8221.192.2017.MZO).

Podobnie orzekł WSA w Warszawie w wyroku z 9.04.2019 r. (III SA/Wa 1465/18, nieprawomocny), dotyczącym interpretacji zmieniającej Szefa KAS z 5.04.2018 r. (DPP13.8221.194.2017.MZO). Sąd zgodził się z organem, że limit 15 tys. zł nie jest „odnawialny” w ramach jednej umowy. Odnosi się on do całej umowy, którą zdaniem sądu należy uznać za „transakcję” (…), a nie do poszczególnych okresów rozliczeniowych, które mogą być ustalane przez strony w dowolny sposób.

(…) W przeciwnym razie istniałaby możliwość „sztucznego” dzielenia transakcji, co niweczyłoby cel przepisu. Zatem, gdy z dniem dokonania pierwszej płatności strony nie wiedzą, jak długo będzie trwała umowa i jaka będzie łączna jej wartość, płatności do momentu przekroczenia limitu ustawowego mogą być dokonywane w gotówce, jednakże jeśli z obowiązujących w danej relacji umownej okresów wypowiedzenia wynika, że suma płatności za minimalny okres trwania umowy przekroczy limit – to od początku warunkiem zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów jest dokonywanie płatności za pośrednictwem rachunku płatniczego.

Odnosząc się natomiast do umowy najmu na czas określony, Szef KAS stwierdził we wspomnianej interpretacji zmieniającej z 30.03.2018 r.: W tym przypadku z samej treści umowy wynika całkowita wartość transakcji. Strony umowy ustalają wysokość czynszu oraz czas, przez jaki ma obowiązywać umowa. Znana jest zatem ogólna wartość transakcji. W konsekwencji, w przypadku gdy suma czynszów wynikająca z umowy przekracza limit 15 tys. zł, obowiązek dokonywania płatności bezgotówkowej istnieje od pierwszej płatności, choćby nie przekraczała ona ustawowego limitu.

Konsekwencje, o których mowa w art. 22p ust. 1 updof i art. 15d ust. 1 updop, odnoszą się tylko do płatności dotyczących transakcji określonych w art. 19 Pp. Przepis ten ma zastosowanie jedynie wtedy, gdy stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca. Jeżeli w danej transakcji co najmniej jedna ze stron nie występuje jako przedsiębiorca (np. najem w ramach zarządu majątkiem prywatnym, nawet gdy jest dokonywany przez osobę prowadzącą działalność gospodarczą w innym obszarze), to nie ma zastosowania art. 19 Pp. W konsekwencji najemca nie powinien ponosić ryzyka niezaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów, gdy zapłaci czynsz na rachunek spoza wykazu.

Zaliczki lub raty

W objaśnieniach podatkowych z 20.12.2019 r. MF wyjaśnił, że w przypadku płatności dokonywanej w formie zaliczek lub płatności w ratach, limit w wysokości 15 tys. zł będzie dotyczył kwoty całej transakcji, a nie pojedynczej płatności. (…) Jeżeli więc łączna wartość transakcji przekracza 15 tys. zł, to w celu uniknięcia negatywnych konsekwencji podatkowych zapłata nie może zostać uregulowana gotówką, lecz poszczególne płatności powinny być dokonane przelewem na rachunek zamieszczony w wykazie, chociażby ich jednostkowa wartość nie przekraczała tej kwoty (lub mogą być zapłacone przy użyciu innych instrumentów płatniczych, np. kartami płatniczymi lub przez zastosowanie usługi pay-by-link, czyli ogólnodostępnych platform płatności prowadzonych przez operatorów, jak np. PayPal, PayU czy DotPay).

MF podał następujący przykład:

Potrącenia wierzytelności

Potrącenie jako sposób wygaszenia stosunku zobowiązaniowego uznaje się za równoważne zapłacie (patrz wyrok NSA z 5.04.2012 r., I FSK 1731/11).

W objaśnieniach podatkowych z 20.12.2019 r. MF wyjaśnił, że w przypadku potrąceń wierzytelności między przedsiębiorcami do obliczenia limitu 15 tys. zł należy przyjąć całą wartość wierzytelności, a nie kwotę pozostałą po potrąceniu. Jest to istotne dla sposobu uregulowania kwoty pozostałej po potrąceniu.

Wskutek potrącenia obie wierzytelności umarzają się nawzajem do wysokości wierzytelności niższej i jeżeli po stronie podatnika dokonującego płatności pozostaje kwota do zapłaty, powinien on tę kwotę wpłacić na rachunek zamieszczony na białej liście (oczywiście jeżeli wartość transakcji przekraczała 15 tys. zł i wystawcą faktury był czynny podatnik VAT).

Samo potrącenie nie powoduje wyłączenia z kosztów uzyskania przychodów (podobnie jak wspomniana zapłata kartą albo poprzez system pośredniczący w płatnościach, np. PayPal, PayU, DotPay – ale tylko gdy nie dotyczy to faktur objętych obowiązkową podzieloną płatnością – patrz tabela dalej).

MF podał następujące przykłady:

Płatności na rzecz podmiotu zagranicznego

Podatkowe konsekwencje zapłaty gotówką lub na rachunek spoza białej listy za transakcję o wartości przekraczającej 15 tys. zł dotyczą tylko obrotu między przedsiębiorcami (bo tylko o takim jest mowa w art. 19 Pp).

Pytanie: czy powstają również w przypadku zapłaty na rzecz przedsiębiorcy zagranicznego?

Na rządowej stronie internetowej[8] zamieszczono informację, że limit transakcji gotówkowych stosuje się również do polskiego przedsiębiorcy (czasowe transgraniczne świadczenie usług) dokonującego poza granicami Polski transakcji z przedsiębiorcą zagranicznym (działalność transgraniczna nie jest odrębnym przedsiębiorstwem, co nie zmienia faktu, że działający za granicą przedsiębiorca podlega polskiemu prawu.

Potwierdzają to interpretacje organów podatkowych. W piśmie z 30.12.2019 r. (0115-KDIT3.4011.356.2019.3.DR) KIS odniosła się do sytuacji, w której polski przedsiębiorca kupił w Niemczech od firmy niemieckiej samochód za 5,5 tys. euro (23 874,95 zł), płacąc gotówką. KIS stwierdziła, że polski nabywca nie może ująć tego wydatku w podatkowej księdze przychodów i rozchodów ani zaliczyć odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej samochodu do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej. Wartość transakcji opłaconej gotówką przekroczyła bowiem 15 tys. zł. Bez znaczenia było to, że samochód zakupiono poza granicami Polski.

Z kolei o tym, czy zapłata przelewem ma być dokonana na rachunek z białej listy, decyduje to, czy zagraniczny dostawca:

• jest zarejestrowany w Polsce jako czynny podatnik VAT i wykonuje transakcje podlegające VAT w Polsce – w takiej sytuacji jest on traktowany jak polski podatnik VAT, którego rachunek rozliczeniowy powinien być zamieszczony w wykazie,
• posługuje się zagranicznym numerem identyfikacyjnym – nie ma on obowiązku otwarcia polskiego rachunku rozliczeniowego w celu zamieszczenia go w wykazie i stosowania go w rozliczeniach z tytułu dostaw i usług na rzecz polskiego nabywcy.

Jeżeli zagraniczny kontrahent nie posługuje się dla celów danej transakcji polskim numerem NIP, to polski nabywca zaliczy wydatek do kosztów uzyskania przychodów, mimo braku zapłaty za transakcję powyżej 15 tys. zł na rachunek z białej listy (nie poniesie też solidarnej odpowiedzialności w VAT).

Płatności dokonywane przez zagraniczny podmiot

Limit 15 tys. zł, o którym mowa w przepisach Pp, może mieć również zastosowanie do podmiotów zagranicznych, jeżeli prowadzą działalność gospodarczą w Polsce przez oddział (zarejestrowany w KRS). Jednocześnie na rządowej stronie internetowej[9] wyjaśniono, że limitu obrotu gotówkowego nie stosują:

podmioty inne niż przedsiębiorcy – limit nie dotyczy również przedsiębiorców posiadających taki status na podstawie rejestracji w innym kraju (przedsiębiorca zagraniczny), jeżeli nie prowadzą działalności na terytorium RP,

przedstawicielstwa przedsiębiorcy zagranicznego (podmiot nie jest polskim przedsiębiorcą w rozumieniu polskich przepisów).

Nadwyżka czy całość

Art. 22p ust. 1 updof oraz art. 15d updop zaczynają się od słów: Podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą nie zaliczają do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 19 ustawy (…) Prawo przedsiębiorców (…).

Nie oznacza to jednak, że z kosztów podatkowych wyłączona jest tylko nadwyżka ponad 15 tys. zł. Konsekwencja (w postaci braku kosztu uzyskania przychodów) dotyczy każdej płatności (bez względu na kwotę) dokonanej z pominięciem rachunku bankowego, jeżeli jest dokonywana w ramach transakcji o wartości przekraczającej 15 tys. zł.

W odpowiedzi dla prasy w 2017 r. Ministerstwo Finansów wyjaśniało, że kwota 15 tys. zł nie może być traktowana jako swoista „kwota wolna”. Oznacza ona jedynie, że do transakcji o wartości nieprzekraczającej 15 tys. zł omawiane przepisy nie mają zastosowania. Jeżeli więc jednorazowa wartość transakcji wynosi np. 20 tys. zł, a przedsiębiorca ureguluje całe zobowiązanie gotówką, to nie zaliczy do kosztów podatkowych całego wydatku w kwocie 20 tys. zł, a nie tylko nadwyżki ponad 15 tys. zł.

Ta sama zasada ma od 1.01.2020 r. zastosowanie do zapłaty na rachunek spoza białej listy. Taka płatność, jeżeli dotyczy transakcji o wartości ponad 15 tys. zł, pozbawia prawa do zaliczenia całego wydatku do kosztów podatkowych.

Co w sytuacji, gdy za transakcję o wartości przekraczającej 15 tys. zł przedsiębiorca zapłaci częściowo gotówką, a częściowo przelewem na rachunek zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podatników VAT? Wówczas kosztem uzyskania przychodów jest tylko płatność dokonywana przelewem. To oznacza, że jeżeli przedsiębiorca zapłaci gotówką np.:

• 15 000 zł, a na rachunek z białej listy np. 1000 zł, to do kosztów uzyskania przychodów zaliczy tylko 1000 zł, przy założeniu że transakcja jest zwolniona z VAT; jeżeli transakcja byłaby opodatkowana VAT (23%), to zaliczy do kosztów uzyskania przychodów tylko kwotę netto (813 zł),
• 8000 zł, a drugie 8000 zł na rachunek z białej listy, to do kosztów uzyskania przychodów zaliczy tylko 8000 zł, przy założeniu że transakcja jest zwolniona z VAT; jeżeli transakcja byłaby opodatkowana VAT (23%), to podatnik zaliczy do kosztów uzyskania przychodów tylko kwotę netto (6504 zł).

Inne reguły obowiązują w zakresie solidarnej odpowiedzialności za zaległości w VAT dostawcy towarów lub usługodawcy, gdy nabywca nie zapłaci przelewem na rachunek z białej listy. W tym wypadku, zgodnie z art. 117ba § 1 Op, nabywca odpowiada proporcjonalnie do części podatku od towarów i usług, która przypada na dostawę towarów/świadczenie usług, opłacone na inny rachunek niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podatników VAT.

Jeszcze inaczej jest to uregulowane w odniesieniu do sankcji w VAT za zapłatę z pominięciem MPP. W tym wypadku naczelnik US lub naczelnik UCS ustala dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 30% kwoty podatku przypadającej na nabyte towary lub usługi wymienione w zał. nr 15 do ustawy, wykazane na fakturze, której dotyczy płatność[10] (art. 108a ust. 7 ustawy o VAT). Tak samo ustalana jest 30% sankcja dla sprzedawcy za wystawienie faktury bez obowiązkowego oznaczenia „mechanizm podzielonej płatności” (art. 106e ust. 12 ustawy o VAT).

Zapłata na rzecz podatnika zwolnionego z VAT

W objaśnieniach z 20.12.2019 r. MF podkreślił, że obowiązek (…) dokonywania płatności na rachunki rozliczeniowe i rachunki w skok znajdujące się w wykazie dotyczy faktur wystawianych przez podatników VAT czynnych.

To oznacza, że wymóg ten nie dotyczy płatności za transakcje o wartości powyżej 15 tys. zł, gdy faktura została wystawiona przez podatnika zwolnionego z VAT ze względu na limit sprzedaży, o którym mowa w art. 113 ust. 1 ustawy o VAT, lub wykonującego wyłącznie czynności zwolnione na podstawie art. 43 tej ustawy.

Również obowiązek stosowania MPP odnosi się wyłącznie do zapłaty za fakturę, na której wykazano kwotę VAT. Jeśli transakcja jest zwolniona z podatku (ze względu na zwolnienie podmiotowe, na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT, lub przedmiotowe, na podstawie art. 43 tej ustawy), to kwota brutto jest równa kwocie netto i nabywca nie stosuje podzielonej płatności.