KSeF 2.0 – kiedy zamiast faktury można wydać potwierdzenie transakcji

Kiedy wizualizacja faktury, a kiedy potwierdzenie transakcji

W przypadku gdy faktura offline:

1. ma już nadany numer KSeF – można wydać klientowi wizualizację faktury (wydruk/PDF) z jednym kodem QR i oznaczeniem w postaci numeru KSeF; Ministerstwo Finansów potwierdza, że programy do fakturowania mogą mieć własny wygląd wizualizacji, jednak ma ona wiernie odzwierciedlać dane z KSeF i być opatrzona kodem QR;

2. nie ma nadanego numeru KSeF, a klientem jest:

• podatnik krajowy z NIP – faktury nie można mu przekazać w inny sposób niż przez KSeF, ale – zgodnie z zaleceniami Ministerstwa Finansów – można wydać potwierdzenie transakcji z dwoma kodami QR (patrz niżej); jest to „dokument pomostowy dla klienta”; nie został uregulowany prawnie (nie ma o nim mowy w ustawie o VAT ani w żadnym innym akcie prawnym); wydanie potwierdzenia jest dobrowolne – według resortu finansów takie rozwiązanie stanowi odpowiedź na potrzeby rynku (gdy klient oczekuje dokumentu od razu),

• nabywca szczególny (np. konsument, podmiot bez NIP, podmiot zagraniczny) –ewentualne wydanie mu potwierdzenia transakcji nie zastępuje obowiązku wydania faktury w uzgodniony sposób (innymi słowy, fakturę trzeba wydać bez względu na to, czy wcześniej taki klient otrzymał potwierdzenie transakcji); faktura powinna być opatrzona dwoma kodami QR – pierwszym z oznaczeniem „OFFLINE” (dostęp do faktury/weryfikacja) i drugim z oznaczeniem „CERTYFIKAT” (weryfikacja tożsamości wystawcy; wymaga posiadania certyfikatu KSeF typu 2).

Przekazywanie faktur w trybie awaryjnym

W przypadku ogłoszenia awarii KSeF, wystawioną w trybie awaryjnym ustrukturyzowaną fakturę należy przekazać nabywcy w sposób z nim uzgodniony, niezależnie od tego, kim jest. Jeśli strony uzgodniły jej udostępnienie:

• poza KSeF – trzeba przekazać wydruk/PDF faktury z dwoma kodami QR („OFFLINE” i „CERTYFIKAT”),

• w KSeF – można dodatkowo wydać potwierdzenie transakcji (żeby klient mógł sprawdzić, czy faktura już „doszła” do systemu).

Realne problemy i komplikacje

Już sam opis zasad wystawiania i przekazywania faktur offline może się wydawać dość skomplikowany. Oto przykładowe problemy, które mogą się pojawić w praktyce:

1. Klient chce fakturę „teraz” vs. faktura nie ma numeru KSeF

W trybach offline24 oraz offline – niedostępność KSeF faktura, która fizycznie powstała w systemie, może nie mieć jeszcze nadanego numeru KSeF, a wtedy dla podatnika krajowego z NIP nie można wydać faktury poza KSeF. Pozostaje potwierdzenie transakcji, które nie jest fakturą (nie będzie zaakceptowane jako podstawa księgowania). To może spowodować spory przy kasie, wstrzymane płatności, prośby o dosłanie faktury e-mailem (co nie wchodzi w grę przy tych trybach).

2. Błędna kwalifikacja nabywcy

To najczęstsza „bomba” – sprzedawca może potraktować klienta jako krajowego podatnika z NIP i wydać mu tylko potwierdzenie transakcji, a później okaże się, że to nabywca szczególny (bez NIP, konsument, podmiot zagraniczny), więc powinien dostać fakturę sposobem uzgodnionym. Tu pojawia się problem reklamacji, korekt „na już”, ryzyka ustalenia błędnej daty otrzymania faktury (dla takiego nabywcy prawidłowa jest data jej faktycznego otrzymania).

3. Korekty i zwroty – nie można „od ręki”

Zgodnie z wyjaśnieniami resortu finansów, jeżeli korekta dotyczy faktury pierwotnej wystawionej w trybie offline, to wystawia się ją dopiero po nadaniu numeru KSeF fakturze pierwotnej. To generuje problemy typu: zwrot towaru dziś, a korekta dopiero jutro/po awarii (co powoduje napięcia z klientem), czy pokusa „ręcznych obejść” (noty, protokoły), które trzeba potem „spiąć” księgowo.

4. Umieszczanie dwóch kodów QR

Jeśli podatnik obsługuje klientów, którym faktury przesyła sposobem uzgodnionym (nabywcy szczególni), to bez certyfikatu KSeF typu 2 nie wygeneruje drugiego kodu QR, którym musi opatrzyć wystawianą im fakturę offline. Skutek: będzie musiał wstrzymać sprzedaż albo będzie wydawać dokumenty „byle jakie”, które nie przejdą weryfikacji (nie spełnią standardu określonego przez Ministerstwo Finansów).

5. Ryzyko nadużyć przy fakturach offline przekazywanych e-mailem/PDF

W przestrzeni publicznej pojawiają się ostrzeżenia ekspertów, że PDF z kodami QR może być wykorzystany do wyłudzeń (poprzez podmianę danych w dokumencie i „przyklejenie” kodu). Wniosek: samo „zeskanowanie kodu” to za mało – kluczowe jest porównanie podstawowych pól faktury z tym, co pokazuje weryfikacja, oraz wdrożenie procedur weryfikacji kontrahenta/rachunku bankowego.

Jak widać, wdrożenie ustrukturyzowanych faktur to olbrzymie wyzwanie organizacyjne i sprawozdawcze. Biorąc pod uwagę, że spora część społeczeństwa nadal nie wie, co to KSeF, pozostaje optymistycznie życzyć wszystkim dużo cierpliwości oraz wytrwałości z początkiem Nowego Roku.