Jak udokumentować koszt, gdy nie można dostać faktury ani rachunku

Zakup e-waluty

KIS w interpretacji z 18.02.2025 r. (0115-KDIT1.4011.799.2024.2.MR) wypowiedziała się w kwestii dokumentowania wydatków na zakup e-waluty przez podatnika prowadzącego działalność gospodarczą w zakresie nabycia i sprzedaży e-waluty używanej w grach komputerowych. Transakcje odbywają się zazwyczaj poprzez popularne portale sprzedaży (marketplace) albo w samej grze (strony uzgadniają na czacie, ile e-waluty gracz chce sprzedać/kupić i po jakiej cenie). Warunki transakcji mogą też być ustalane na spotkaniu w świecie rzeczywistym i poprzez media społecznościowe.

E-waluta jest nabywana w zamian za walutę tradycyjną (np. PLN). Płatność odbywa się wyłącznie elektronicznie – przelewem bankowym, przez płatności internetowe czy na telefon. Nie następuje fizyczna dostawa e-waluty, jest ona przekazywana w wirtualnym świecie gry. Kontrahenci to zarówno osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej, jak i firmy, z miejscem zamieszkania/siedziby na terytorium RP albo za granicą. Zdarza się, że nie można ustalić statusu nabywcy i jego miejsca zamieszkania/siedziby.

Dowodem nabycia e-waluty jest potwierdzenie płatności, które zawiera numer rachunku lub numer telefonu odbiorcy, imię i nazwisko albo nick z gry, nazwę gry oraz ilość nabywanej e-waluty. Na potwierdzeniu przelewu znajdują się wszystkie elementy niezbędne do jego wykonania (imię i nazwisko odbiorcy, data transakcji, kwota przelewu, informacje zawarte w tytule przelewu – jakiej e-waluty dotyczy zapłata, w jakiej grze ona funkcjonuje i w jakiej ilości jest nabywana). Przedsiębiorca na ogół ma też potwierdzenie transakcji w formie zapisów rozmów na internetowych komunikatorach, ustalających jej warunki. Pytał, czy potwierdzenie zapłaty z rachunku bankowego (np. wyciąg bankowy lub ww. potwierdzenie płatności) – jako inny dokument zawierający dane, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia pkpir – stanowi wystarczający dowód do zaksięgowania poniesionego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów.

KIS stwierdziła, że podatnik prowadzący działalność gospodarczą powinien dokonywać księgowania przychodów i kosztów uzyskania przychodów zgodnie z zasadami określonymi w powołanym rozporządzeniu na podstawie dowodów księgowych przewidzianych tym rozporządzeniem. (…) W zamkniętym katalogu wydatków, których udokumentowanie może nastąpić na podstawie dowodu wewnętrznego, o którym mowa w § 13 rozporządzenia pkpir, nie ujęto zakupu wskazanej we wniosku (…) e-waluty (…). Oznacza to, że dla celów prawidłowej dokumentacji księgowej zakup (…) e-waluty dokonany w grach komputerowych nie może zostać udokumentowany wyłącznie potwierdzeniem zapłaty z rachunku bankowego czy potwierdzeniem płatności.

Zakup usług za granicą

W piśmie z 29.11.2024 r. (0114-KDIP3-1.4011.749.2024.3.EC) KIS ustosunkowała się do sposobu dokumentowania wydatków poniesionych za granicą przez przedsiębiorcę-organizatora turystyki/pilota wycieczek, który na pod-stawie zagranicznych paragonów, rachunków i biletów chciał zaksięgować koszty: noclegów, transportu (autobusowego/lotniczego/pociągiem/promem), parkingów, autostrad, wstępu na atrakcje, przewodników turystycznych, organizacji pomocy medycznej.

Wskazywał jednocześnie, że dokumenty te nie zawierają pełnych danych, tj. brak na nich adresu nabywcy, numeru NIP, adresu wystawcy. Z uwagi na lokalne przepisy zagraniczni sprzedawcy nie muszą na dokumentach podawać pełnych danych nabywcy oraz swoich (NIP i adres). Na niektórych paragonach/rachunkach czy biletach są wpisane ręcznie dane firmy podatnika, które osoba wystawiająca dopisuje na jego prośbę. Jednak nie zawsze jest to możliwe, z uwagi na barierę językową czy brak zrozumienia sprzedawcy, po co i jakie dane ma wpisywać.

KIS uznała, że wymienione dowody nie spełniają wszelkich niezbędnych wymagań określonych w § 11 ust. 3 pkt 3 lit. a rozporządzenia pkpir, czyli nie zawierają danych – określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, pozwalających zaliczyć dany dokument jako dowód księgowy.

Zakup chińskich towarów w internecie

Podatniczka, której sprawą zajmowała się KIS w interpretacji z 11.10.2024 r.(0112-KDIL2-2.4011.594.2024.2.MM), kupuje towary z Chin na platformie internetowej. Jednorazowe zamówienie nie przekracza 100 euro. Platforma nie wystawia faktur, do każdego zakupu można jedynie pobrać paragon, z wyszczególnieniem zakupionych produktów, całej zapłaconej kwoty, VAT i potwierdzeniem, że zakup został opłacony.

Podatniczka pytała, czy na podstawie tego paragonu, a także wydrukowanego potwierdzenia zamówienia, które dostaje na adres e-mail (zawierającego dane sprzedawcy, datę zakupu, zakupione produkty, ich ilość i cenę, numer zamówienia, adres do wysyłki, przewidywany czas dostawy, metodę płatności, łączną kwotę zamówienia), oraz potwierdzenia zapłaty z rachunku bankowego, może wystawić dowód wewnętrzny w celu zaksięgowania zakupu towaru w pkpir i zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów.

KIS uznała, że zakupy na platformie internetowej, jako niewymienione w § 13 rozporządzenia pkpir, nie mogą być dokumentowane dowodem wewnętrznym, ale opisane przez podatniczkę dokumenty spełniają warunki określone w § 12 pkt 5 w zw. z § 11 ust. 3 pkt 3 i łącznie stanowią podstawę do dokonania zapisu w księdze.

Nie dowód księgowy, jednak dowód poniesienia kosztu

W przywołanych interpretacjach KIS wskazywała jednocześnie, że brak udokumentowania zakupu zgodnie z wymogami rozporządzenia pkpir nie przekreśla możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Podatnik – w przypadku kontroli – musi jednak być w stanie wykazać związek wydatku z przychodem (jego uzyskaniem bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów), przedstawiając – jeśli okaże się to konieczne – dodatkowe dowody.

Jak czytamy w interpretacji KIS z 18.02.2025 r., jeżeli nawet dany dokument nie stanowi dowodu księgowego w rozumieniu przepisów rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, nie oznacza to, że nie może on dokumentować poniesienia kosztu podatkowego. O tym, co stanowi koszt w rozumieniu przepisów podatkowych, nie decydują regulacje zawarte w rozporządzeniu pkpir.

Podatnik – uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodów – odnosi ewidentne korzyści, ponieważ o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik powinien więc na podstawie racjonalnych i obiektywnych przesłanek uzasadnić związek kosztu z przychodami. To na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanymi przychodami. Dopiero na podstawie dokumentów ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

KIS przypomniała również, że na mocy art. 180 § 1 Op jako dowód należy dopuścić wszystko, co może się przyczynić do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

W dwóch pierwszych przywołanych pismach uznała, że choć wskazane przez podatnika dokumenty nie mogą stanowić dowodu pozwalającego na zaewidencjonowanie zakupu w pkpir, to mogą być dowodem w postępowaniu prowadzonym przez uprawniony organ podatkowy czy kontrolny. Nie podała jednak, jakie inne przykładowe dodatkowe dokumenty pozwoliłyby w opisanych sytuacjach na zaliczenie wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Stwierdziła jedynie, że dokumenty wskazane przez podatnika nie mogą być samodzielnie podstawą do wykazania takich kosztów.

Niewątpliwie podatnicy powinni w takich przypadkach zgromadzić jak najwięcej dowodów, które potwierdzą, że transakcja się odbyła (i w jakich okolicznościach) oraz powiązać je z dokumentami, na podstawie których dokonali zapisów pkpir (np. szczegółowo je opisując). Należy to robić systematycznie, na bieżąco, bo znalezienie takich dowodów po latach, gdy zawita kontrola podatkowa, może być znacznie utrudnione, a wręcz niemożliwe.