Wydatki firmowe czy osobiste – które koszty obniżą podatek
Odpowiedź nie zawsze jest oczywista. Zależy od okoliczności poniesienia wydatku, ale i od stanowiska organów podatkowych, które – jak pokazuje praktyka interpretacyjna – bywa niejednolite.
Odpowiedź nie zawsze jest oczywista. Zależy od okoliczności poniesienia wydatku, ale i od stanowiska organów podatkowych, które – jak pokazuje praktyka interpretacyjna – bywa niejednolite.
Aby dany wydatek mógł być uwzględniony w rachunku podatkowym, powinien spełniać definicję kosztu uzyskania przychodów (poniesienie w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia jego źródła), a także nie może się zaliczać do wydatków wprost wyłączonych z takich kosztów przez ustawodawcę. Przykładowo wydatkiem, który z perspektywy przedsiębiorcy mógłby się wydawać uzasadniony jako koszt podatkowy, jest wartość jego pracy własnej. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 10 updof nie stanowi jednak kosztu uzyskania przychodów.
Edukacja własna
Przedsiębiorcy, aby mieć możliwość wykonywania danej działalności (danego zawodu) bądź w celu poszerzenia już posiadanej wiedzy i nabycia nowych umiejętności, niezbędnych do utrzymania konkurencyjności firmy, ponoszą wydatki na szeroko rozumianą edukację własną. Może ona mieć różną formę (np. studia wyższe i podyplomowe, kursy dokształcające, zajęcia językowe, szkolenia specjalizacyjne, aplikacje prawnicze). Istotne jest, by poniesienie wydatków wiązało się z podnoszeniem kwalifikacji, zdobywaniem wiedzy i umiejętności potrzebnych w prowadzonej działalności – tak, by można było wykazać ich związek z przychodem. Gdyby służyły tylko podnoszeniu ogólnego poziomu wiedzy bądź zdobyciu wykształcenia niezwiązanego z działalnością, stanowiłyby wydatki o charakterze osobistym, niebędące kosztami uzyskania przychodów.
Z interpretacji KIS wynika na przykład, że kosztem podatkowym mogą być udokumentowane wydatki na studia podyplomowe bądź studia wyższe (czesne, zakup podręczników), podczas których jest zdobywana specjalistyczna wiedza związana z wykonywaną działalnością gospodarczą (pisma z 19.07.2024 r., 0112-KDIL2-2.4011.364.2024.3.IM, i 4.09.2023 r., 0115-KDIT34011.495.2023.1.AD).
Problem stwarzają natomiast wydatki na aplikacje prawnicze. Ugruntowane – jak się wydawało – stanowisko KIS, zezwalające na uznanie ich za koszt podatkowy, uległo zmianie. Są one często kwalifikowane jako wydatki osobiste, służące podnoszeniu ogólnego poziomu wiedzy (np. interpretacje KIS z 26.04.2024 r., 0113-KDIPT2-1.4011.143.2024.2.KD, i 8.03.2024 r., 0112-KDIL2-2.4011.59.2024.1.WS). Gdy wydatki na edukację zostały poniesione przed rozpoczęciem działalności, KIS wskazuje, że nie istniało jeszcze wtedy źródło przychodów, którego dotyczył ten koszt (pismo z 23.01.2025 r., 0113-KDIPT2-1.4011.1.2025.2.KKO). Zdarzają się też jednak pozytywne interpretacje – np. z 19.07.2024 r. (0112-KDIL2-2.4011.364.2024.3.IM), a w odniesieniu do wydatków na ten cel ponoszonych w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej – z 10.06.2024 r. (0115-KDIT3.4011.417.2024.1.RS).
Zdrowie
Problematyczne są także wydatki związane z dbałością o zdrowie podatnika. Niewątpliwie zachowanie dobrostanu zdrowotnego przedsiębiorcy wpływa na efektywność i rentowność wykonywanej działalności czy – w niektórych przypadkach – w ogóle możliwość jej prowadzenia.
Powyższe argumenty nie zawsze jednak przekonują KIS, która wydaje interpretacje zarówno na korzyść, jak i niekorzyść podatników. Przykładowo w odniesieniu do zawodów medycznych potwierdzono, że wydatki na terapię spełniają warunki uznania ich za koszt podatkowy, zaś w przypadku prawników zostały one uznane za wydatki osobiste (por. pismo KIS z 22.04.2024 r., 0113-KDIPT2-1.4011.148.2024.2.HJ, dotyczące ratownika medycznego, który argumentował, że sesje u psychoterapeuty przeciwdziałają ryzyku wypalenia zawodowego i powstania zespołu stresu pourazowego, pomagają nabierać lepszej odporności na stres i sytuacje trudne, zapobiegając absencji w pracy z powodu choroby, i pismo z 23.09.2024 r., 0115-KDIT3.4011.663.2024.1.JS, dotyczące radcy prawnego korzystającego z takich samych usług, który przekonywał, że zawód profesjonalnego pełnomocnika wiąże się z odpowiedzialnością, wysokim poziomem stresu, a prawidłowe nastawienie i nauczenie się radzenia ze stresem wpływa na jakość usług i możliwość dalszego ich wykonywania).
Większość interpretacji wydaje się być dla podatników negatywna, co wynika z kwalifikacji tych wydatków jako osobistych – ponoszonych niezależnie od działalności gospodarczej, a związanych z dbałością o zdrowie lub poprawą jego stanu bądź poprawą jakości życia podatnika. Przykładem są pisma KIS dotyczące:
- zabiegów medycznych (z 13.11.2024 r., 0114-KDIP3-1.4011.689.2024.2.AC, i 12.06.2023 r., 0112-KDIL2-2.4011.338.2023.1.AA),
- rehabilitacji (z 26.02.2024 r., 0113-KDIPT2-1.4011.945.2023.2.AP, i 29.08.2023 r., 0113-KDIPT2-1.4011.476.2023.1.KD),
- zakupu okularów (z 16.01.2025 r., 0113-KDIPT2-1.4011.848.2024.3.MGR, i 12.07.2024 r., 0115-KDIT3.4011.523.2024.1.JS).
Wyjątek w tym zakresie stanowią interpretacje potwierdzające możliwość uwzględnienia w kosztach podatkowych wydatków związanych z nabyciem okularów korekcyjnych bhp (zob. powołana już interpretacja z 29.08.2023 r., wydana na wniosek przedsiębiorcy, który zakupił nietłukące się okulary ochronne do pracy z niebezpiecznymi narzędziami, specjalnie wykonane w wersji korekcyjnej w związku z jego wadą wzroku) czy wydatków na rehabilitację ponoszonych przez przedsiębiorcę, którego sprawność fizyczna ma bezpośrednie przełożenie na możliwość wykonywania przez niego danego zawodu (zob. interpretacja KIS z 14.03.2024 r., 0113-KDIPT2-1.4011.29.2024.2.MZ, dotycząca trenera personalnego, który uległ kontuzji, tracąc tym samym możliwość demonstrowania ćwiczeń podczas prowadzonych przez siebie treningów).
Warto dodać, że do kwestii rozliczenia w firmowych kosztach wydatków na rehabilitację, fizjoterapię i indywidualne treningi medyczne przedsiębiorcy odniósł się NSA w wyroku z 13.12.2024 r. (II FSK 1245/24). Sprawa dotyczyła adwokata, który konieczność korzystania z zabiegów tłumaczył tym, że jego praca wiąże się ze stresem i w przeważającej części ma charakter siedzący (spędza wiele godzin przy biurku przed monitorem komputera, narażając się na liczne niekorzystne dla zdrowia czynniki). Sąd uznał, że takie wydatki może ponosić każda osoba wykonująca w ramach działalności pracę biurową, niezależnie od rodzaju tej działalności. Związek między wydatkami na rehabilitację i komfortem fizycznym przedsiębiorcy, a przez to zwiększoną wydajnością w pracy zawodowej, nie wystarczy, by uznać je za koszty podatkowe.
Wygląd
Przedsiębiorcy pytają też o możliwość rozliczenia w firmowych kosztach wydatków związanych z dbałością o wygląd – ubiorem, akcesoriami, makijażem czy fryzurą. Z reguły są one uznawane przez KIS za wydatki osobiste. Zdaniem fiskusa zakup odzieży (w tym specjalistycznej, np. sportowej) nie pozostaje w związku z przychodami uzyskiwanymi z działalności gospodarczej (pisma z 20.09.2024 r., 0115-KDIT3.4011.572.2024.2.PS, i 9.12.2022 r., 0114-KDIP3-1.4011.890.2022.2.AC). Dbałość o wizerunek zewnętrzny wynika z zasad życia społecznego, a nie faktu bycia przedsiębiorcą (pismo z 25.07.2022 r., 0112-KDIL2-2.4011.483.2022.1.AA). Analogiczne stanowisko zostało wyrażone w odniesieniu do zakupu kosmetyków, usług kosmetycznych, manicure i fryzjerskich (interpretacje z 5.06.2024 r., 0112-KDIL2-2.4011.363.2024.2.MW, i 5.04.2024 r., 0112-KDIL2-2.4011.226.2024.2.MW).
Zdarzają się jednak wyjątki. Przykładowo, jeśli odzież została opatrzona logo działalności, w związku z którą jest wykorzystywana (i wykluczone jest jej prywatne wykorzystanie), wydatki na jej zakup mogą być kosztem podatkowym (por. interpretacja KIS z 1.03.2024 r., 0115-KDIT3.4011.29.2024.2.PS, dotycząca zakupu umundurowania przez przedsiębiorcę świadczącego usługi stewarda na pokładzie samolotu). Szef KAS w piśmie z 9.03.2023 r. (DOP3.8222.833.2020.HTCE) zmieniającym negatywną interpretację KIS uznał z kolei za koszty podatkowe poniesione przez modelkę wydatki na obuwie, odzież oraz kosmetyki niezbędne do właściwego przygotowania do udziału w zdjęciach do filmów oraz w sesjach fotograficznych.
Inne wydatki osobiste, reprezentacja
Kosztami firmy nie będą również inne wydatki osobiste czy mające charakter reprezentacyjny (art. 23 ust. 1 pkt 23 updof). Wydatek osobisty służy realizacji celów przedsiębiorcy, tj. prywatnych celów, jego potrzeb jako człowieka. Pozostawanie przedsiębiorcą jest w tym przypadku kwestią poboczną, niemającą znaczenia dla podatkowej kwalifikacji wydatku. Przykłady wydatków osobistych zostały wskazane powyżej. Ponadto fiskus kwalifikuje tak np. wycieczki, zakup karnetów na siłownię czy basen (interpretacja KIS z 26.10.2021 r., 0114-KDIP3-1.4011.732.2021.1.AK).
Jeśli chodzi o wydatki na zwierzęta (np. psy), w ocenie organów podatkowych mogą być zaliczone do kosztów podatkowych, gdy jest to uzasadnione okolicznościami faktycznymi (np. ochroną biura). Jeżeli cel ich poniesienia jest osobisty (umilanie czasu przedsiębiorcy), nie stanowią kosztu uzyskania przychodów (interpretacja KIS z 25.10.2023 r., 0112-KDWL.4011.75.2023.1.WS).
Więcej na ten temat w artykule Wydatki na zwierzęta jako koszty podatkowe
Z kosztów podatkowych wyłączone są również wydatki o charakterze reprezentacyjnym (art. 23 ust. 1 pkt 23 updof), a więc mające na celu wykreowanie pożądanego wizerunku przedsiębiorcy. Jako przykład ustawodawca wskazał usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów (w tym alkoholowych). W przypadku zbyt wystawnego charakteru innych wydatków także możliwa jest ich kwalifikacja do kategorii wydatków reprezentacyjnych.
Więcej na ten temat w Zamknięciu roku 2024
Wykorzystanie w firmie składników prywatnego majątku
Przedsiębiorcy niejednokrotnie wykorzystują w działalności posiadany majątek, np. prowadzą biuro w mieszkaniu czy podróżują prywatnym samochodem. Możliwe jest uwzględnienie poniesionych w związku z tym wydatków w kosztach podatkowych. Każdorazowo należy jednak ocenić charakter danego wydatku – czy nie nosi on znamion wydatku osobistego oraz czy fiskus nie kwestionuje wydatków należących do tej kategorii. Trzeba też zwrócić uwagę, czy przepisy nie limitują tego typu kosztów – art. 23 ust. 1 pkt 46 updof pozwala zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów jedynie 20% wydatków związanych z użytkowaniem prywatnego samochodu osobowego.
Zaloguj się
Aby czytać dalej, jeśli masz wykupiony abonament
Kup dostęp do tego artykułu
Cena dostępu do pojedynczego artykułu tylko 12,30
Kup abonament
| Abonamenty on-line | Prenumeratorzy | Członkowie SKwP | ||||||||
|
Bezpłatny dostęp do tego artykułu i ponad 3500 innych, dla prenumeratorów miesięcznika „Rachunkowość". Pomoc w uzyskaniu dostępu:
|
15% rabat na wszystkie zakupy. Zapytaj o kod w swoim Oddziale. Stowarzyszenie Księgowych w Polsce jest organizacją, do której należy ponad 26 000 księgowych, a członkostwo wiąże się z licznymi korzyściami. |
„Rachunkowość” - od 75 lat źródło rzetelnej wiedzy!
Skróty w artykułach
- dyrektywa 112 – dyrektywa Rady 2006/112/WE z 28.11.2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (DzUrz UE L 347 z 11.12.2006 r.)
- dyrektywa 2013/34/UE – dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2013/34/UE z 26.06.2013 r. w sprawie rocznych sprawozdań finansowych, skonsolidowanych sprawozdań finansowych i powiązanych sprawozdań niektórych rodzajów jednostek (...) (DzUrz UE L 182 z 29.06.2013 r.)
- Kc – ustawa z 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (DzU z 2023 r. poz. 1610)
- KIMSF – interpretacje Komitetu ds. Interpretacji Międzynarodowej Sprawozdawczości Finansowej
- Kks – ustawa z 10.09.1999 r. Kodeks karny skarbowy (DzU z 2023 r. poz. 654)
- Kp – ustawa z 26.06.1974 r. Kodeks pracy (DzU z 2023 r. poz. 1465)
- Kpc – ustawa z 17.11.1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (DzU z 2023 r. poz. 1550)
- Ksh – ustawa z 15.09.2000 r. Kodeks spółek handlowych (DzU z 2022 r. poz. 1467)
- KSR – Krajowe Standardy Rachunkowości
- MSR – Międzynarodowe Standardy Rachunkowości (ang. International Accounting Standards) wydawane od 2002 r. jako MSSF
- MSSF – Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (ang. International Financial Reporting Standards)
- Op – ustawa z 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa (DzU z 2023 r. poz. 2383)
- Ppsa – ustawa z 30.08.2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (DzU z 2023 r. poz. 1634)
- rozporządzenie o instrumentach finansowych – rozporządzenie Ministra Finansów z 12.12.2001 r. w sprawie szczegółowych zasad uznawania, metod wyceny, zakresu ujawniania i sposobu prezentacji instrumentów finansowych (DzU z 2017 r. poz. 277)
- rozporządzenie o konsolidacji – rozporządzenie Ministra Finansów z 25.09.2009 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania przez jednostki inne niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji skonsolidowanych sprawozdań finansowych grup kapitałowych (DzU z 2017 r. poz. 676)
- rozporządzenie składkowe – rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU z 2023 r. poz. 728)
- rozporządzenie z 13.09.2017 r. – rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (DzU z 2020 r. poz. 342)
- specustawa – ustawa z 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tekst jedn. DzU z 2023 r. poz. 1327)
- uobr – ustawa z 11.05.2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (DzU z 2023 r. poz. 1015)
- uor – ustawa z 29.09.1994 r. o rachunkowości (DzU z 2023 r. poz. 120)
- updof – ustawa z 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2022 r. poz. 2647)
- updop – ustawa z 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (DzU z 2022 r. poz. 2587)
- upol – ustawa z 12.01.1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (DzU z 2023 r. poz. 70)
- US GAAP – Amerykańskie Standardy Rachunkowości (ang. Generally Accepted Accounting Principles)
- ustawa akcyzowa – ustawa z 6.12.2008 r. o podatku akcyzowym (DzU z 2023 r. poz. 1542)
- ustawa emerytalna – ustawa z 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1251)
- ustawa KAS – ustawa z 16.11.2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (DzU z 2023 r. poz. 615)
- ustawa o KRS – ustawa z 20.08.1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (DzU z 2023 r. poz. 685)
- ustawa o PCC – ustawa z 9.09.2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych (DzU z z 2023 r. poz. 170)
- ustawa o VAT – ustawa z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (DzU z 2023 r. poz. 1570)
- ustawa o zfśs – ustawa z 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 2023 r. poz. 998)
- ustawa zasiłkowa – ustawa z 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU z 2022 r. poz. 1732)
- ustawa zdrowotna – ustawa z 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (DzU z 2022 r. poz. 2561)
- usus – ustawa z 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1230)
- uzpd – ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne
- Założenia koncepcyjne MSSF – Założenia koncepcyjne sprawozdawczości finansowej (Conceptual Framework for Financial Reporting)
- CEIDG – Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej
- EOG – Europejski Obszar Gospodarczy
- FEP – Fundusz Emerytur Pomostowych
- FGŚP – Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
- FP – Fundusz Pracy
- FS – Fundusz Solidarnościowy
- IASB – Rada Międzynarodowych Standardów Rachunkowości
- IS – izba skarbowa
- KAS – Krajowa Administracja Skarbowa
- KIS – Krajowa Informacja Skarbowa
- KNF – Komisja Nadzoru Finansowego
- KRBR – Krajowa Rada Biegłych Rewidentów
- KRS – Krajowy Rejestr Sądowy
- KSB – Krajowe Standardy Badania
- MF – Minister Finansów
- MPiPS – Minister Pracy i Polityki Społecznej
- MRiF – Minister Rozwoju i Finansów
- MRiPS – Minister Rodziny i Polityki Społecznej
- MSiG – Monitor Sądowy i Gospodarczy
- NSA – Naczelny Sąd Administracyjny
- PANA – Polska Agencja Nadzoru Audytowego
- PIBR – Polska Izba Biegłych Rewidentów
- PKD – Polska Klasyfikacja Działalności
- pkpir – podatkowa księga przychodów i rozchodów
- PPK – pracownicze plany kapitałowe
- RM – Rada Ministrów
- SA – sąd apelacyjny
- sf – sprawozdanie finansowe
- skok – spółdzielcza kasa oszczędnościowo-kredytowa
- SN – Sąd Najwyższy
- SO – sąd okręgowy
- TK – Trybunał Konstytucyjny
- TSUE – Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej
- UCS – urząd celno-skarbowy
- UE – Unia Europejska
- US – urząd skarbowy
- WDT – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów
- WNT – wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów
- WSA – wojewódzki sąd administracyjny
- zfśs – zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
