Działalność nierejestrowana – rozliczenie podatków

Podatek dochodowy

Dochody z działalności nierejestrowanej nie są kwalifikowane jako dochody z działalności gospodarczej. Zgodnie z art. 20 ust. 1ba updof stanowią dochody z tzw. innych źródeł. Dopiero po zarejestrowaniu działalności albo po bezskutecznym upływie terminu na jej rejestrację zostaną uznane za pochodzące z działalności gospodarczej (art. 20 ust. 1bb oraz 1bc updof).

Przychodem z działalności nierejestrowanej – na potrzeby opodatkowania PIT – są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika pieniądze i wartości pieniężne, a także wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń (art. 11 ust. 1 updof). Oznacza to, że przychodem podatkowym są wyłącznie rzeczywiście otrzymane kwoty – zapłacone przez klientów za towary/usługi. Należności nieotrzymane w danym miesiącu staną się przychodem dopiero w momencie ich faktycznego wpływu (por. interpretacja KIS z 16.04.2025 r., 0113-KDIPT2-1.4011.114.2025.2.HJ).

W przychodach z działalności nierejestrowanej uwzględnia się również zaliczki otrzymane na poczet dostawy towaru/wykonania usługi, co potwierdzono w odpowiedzi Ministerstwa Finansów z 25.02.2025 r. na zapytanie prasowe (GOFIN/GP/28/25).

Prowadzenie działalności nierejestrowanej nie wyklucza możliwości rozliczania kosztów uzyskania przychodów na ogólnych zasadach (art. 22 ust. 1 updof). KIS w interpretacji z 28.03.2024 r. (0115-KDIT3.4011.71.2024.4.JS) potwierdziła, że podatnik może ująć w kosztach wydatek udokumentowany paragonem z kasy fiskalnej, nawet jeśli nie zawiera on danych nabywcy. W praktyce powinien jednak dysponować dodatkowym potwierdzeniem, np. przelewem bankowym lub pokwitowaniem odbioru gotówki.

Koszty uzyskania przychodów w działalności nierejestrowanej ustala się metodą kasową, czyli w dacie faktycznego poniesienia wydatku (zapłaty). Potwierdziła to KIS w interpretacji z 18.04.2024 r. (0115-KDIT3.4011.138.2024.3.KP), wskazując na brak możliwości dokonywania odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych (czyli konieczność kasowego ujęcia wydatku).

KIS w interpretacji z 28.09.2021 r. (0114-KDIP3-1.4011.612.2021.2.EC) wskazała, że skoro przychody uzyskiwane w ramach działalności nierejestrowanej są zaliczane do tzw. innych źródeł, to nie ma obowiązku prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Wynika to z tego, że obowiązek taki (ewentualnie obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych) dotyczy jedynie osób fizycznych wykonujących działalność gospodarczą (art. 24a ust. 1 updof).

W praktyce osoba wykonująca działalność nierejestrowaną powinna prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży, służącą głównie do monitorowania przekroczenia limitu przychodów uprawniających do korzystania z tej formy działalności. Ewidencja ta nie ma szczególnej formy, może być papierowa lub elektroniczna (np. zeszyt lub arkusz Excel).

Z działalnością nierejestrowaną nie wiąże się obowiązek opłacania zaliczek na PIT w trakcie roku. Dochód z tej działalności jest rozliczany dopiero w rocznym zeznaniu podatkowym, składanym do 30 kwietnia roku następnego po roku podatkowym – na formularzu PIT-36, w części dotyczącej działalności nierejestrowanej. Prowadzący działalność nierejestrowaną nie może też wpłacać zaliczek dobrowolnie, aby uniknąć konieczności zapłaty jednorazowej wysokiej kwoty podatku w rozliczeniu rocznym. Jak stwierdziła KIS w interpretacji z 15.04.2025 r. (0112-KDIL2-2.4011.173.2025.2.MM): przepisy nie dopuszczają możliwości odprowadzania comiesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od przychodów zaliczanych i rozliczanych na formularzu PIT-36 w rubryce dotyczącej działalności nierejestrowanej.

Podatek jest ustalany na zasadach ogólnych, więc dochód z działalności nierejestrowanej sumuje się z innymi dochodami opodatkowanymi według skali podatkowej (np. z umowy o pracę, zlecenia czy o dzieło). Uzyskiwanie przychodów z tej działalności nie pozbawia prawa do wspólnego rozliczenia z małżonkiem.

VAT

Ponieważ ustawa o VAT zawiera autonomiczną definicję działalności gospodarczej, która jest niezależna od definicji zapisanych w innych ustawach, na gruncie przepisów o VAT osoby wykonujące działalność nierejestrowaną są uznawane za podatników (w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o VAT). Stanowisko to potwierdziła KIS w interpretacji z 29.08.2024 r. (0111-KDIB-3-3.4012.300.2024.2.AW), wskazując, że usługi świadczone w ramach działalności nierejestrowanej, o ile spełniają warunki określone w Pp, stanowią działalność gospodarczą w rozumieniu art. 15 ust. 2 ustawy o VAT.

Wyłączenia przewidziane w art. 15 ust. 3 i 3a ustawy o VAT (dotyczące m.in. przychodów z tytułu umowy o pracę, działalności wykonywanej osobiście czy honorariów autorskich) nie mają zastosowania do przychodów z innych źródeł, takich jak działalność nierejestrowana. Nie oznacza to jednak, że każda osoba prowadząca działalność nierejestrowaną jest zobowiązana do doliczania VAT do swojego wynagrodzenia. Podatnicy prowadzący działalność o niewielkiej skali – w tym nierejestrowaną – często korzystają ze zwolnienia podmiotowego z VAT, przewidzianego w art. 113 ust. 1 ustawy o VAT. Zwolnienie to przysługuje, jeśli wartość sprzedaży w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła 200 000 zł (od 2026 r. limit ten wrasta do 240 000 zł).

Zwolnienie dotyczy też podatników rozpoczynających działalność w trakcie roku podatkowego – pod warunkiem że przewidywana wartość sprzedaży (w proporcji do okresu jej prowadzenia) nie przekroczy ww. limitu (art. 113 ust. 9 ustawy o VAT).

Warto pamiętać, że podatnicy korzystający ze zwolnienia z VAT są zobowiązani – zgodnie z art. 109 ustawy o VAT – do prowadzenia uproszczonej ewidencji sprzedaży. Może ona stanowić narzędzie kontroli legalności działalności prowadzonej poza rejestracją.

W myśl art. 113 ust. 13 ustawy o VAT zwolnienie podmiotowe nie ma jednak zastosowania w przypadku sprzedaży określonych towarów (np. złomu, kosmetyków przez internet) i świadczenia określonych usług (np. prawniczych, doradczych). Jeśli zatem działalność nierejestrowana obejmuje te towary/usługi, konieczna jest rejestracja jako czynny podatnik VAT – niezależnie od wartości sprzedaży. Taki status wiąże się m.in. z obowiązkiem uzyskania numeru NIP, prowadzenia rejestrów VAT oraz składania odpowiednich deklaracji.

Limit przychodów u czynnego podatnika VAT

Nasuwa się tu pytanie, czy przy ustalaniu limitu przychodów, którego przekroczenie skutkuje obowiązkiem rejestracji działalności gospodarczej (CEIDG), osoba będąca czynnym podatnikiem VAT powinna brać pod uwagę wartość netto, czy brutto.

Zgodnie z art. 155 ustawy o VAT, w zakresie nieuregulowanym w odrębnych przepisach, do przychodów opodatkowanych PIT nie zalicza się należnego VAT ani zwróconej różnicy VAT. Oznacza to, że przychód w rozumieniu updof nie obejmuje VAT.

Podsumowując: moim zdaniem w przypadku czynnych podatników VAT przy ocenie limitu przychodów z działalności nierejestrowanej nie powinno się uwzględniać VAT.

Kasa fiskalna

Podatnicy, w tym osoby prowadzące działalność nierejestrowaną, dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, są obowiązani do prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących (art. 111 ust. 1 ustawy o VAT).

KIS w interpretacji z 29.06.2023 r. (0112-KDIL3.4012.226.2023.2.AK) wskazała, że prowadzenie działalności nierejestrowanej nie zwalnia z obowiązków, które dotyczą wszystkich podmiotów działających w określonych branżach – niezależnie od wysokości osiąganych przychodów. Chodzi m.in. o przestrzeganie wymogów sanitarnych czy rejestrowanie sprzedaży przy użyciu kasy fiskalnej. Obowiązek ten, podobnie jak konieczność uzyskania numeru NIP w przypadku prowadzenia działalności podlegającej VAT, może dotyczyć również działalności nierejestrowanej.

W rozporządzeniu MF z 17.12.2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (DzU poz. 1902, dalej rozporządzenie) przewidziano jednak pewne odstępstwa od tej ogólnej zasady. Wskazano także przypadki, w których bezwzględnie należy ewidencjonować sprzedaż na rzecz osób prywatnych (konsumentów) – czyli nie można skorzystać z przewidzianych zwolnień.

Przykładowo, podatnicy, których obrót ze sprzedaży na rzecz konsumentów nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym 20 000 zł, nie muszą ewidencjonować sprzedaży na kasie fiskalnej. Jeżeli działalność została rozpoczęta w trakcie roku, limit ten stosuje się proporcjonalnie do okresu jej prowadzenia (§ 3 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia).

Warto jednak podkreślić, że limit ten jest istotnie niższy niż roczny limit przychodów dla działalności nierejestrowanej. Dlatego podatnicy powinni zachować czujność, pamiętając, że zwolnienie z VAT nie musi oznaczać zwolnienia z obowiązku stosowania kasy fiskalnej.

Należy pamiętać, że niezależnie od wysokości obrotu kasa fiskalna będzie obowiązkowa, jeżeli sprzedaż dotyczy określonych towarów/usług wymienionych w § 4 ust. 1 rozporządzenia. Są to m.in.: gaz płynny, części do silników spalinowych, nadwozia do pojazdów silnikowych, sprzęt RTV i telekomunikacyjny, perfumy i wody toaletowe, przewóz osób taksówkami, naprawy pojazdów silnikowych i motorowerów, doradztwo podatkowe, usługi świadczone przez stacjonarne (także sezonowe) placówki gastronomiczne, usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne. Taka sprzedaż (na rzecz konsumentów) musi być ewidencjonowana na kasie fiskalnej, nawet gdy działalność nie jest zarejestrowana w CEIDG.

Potwierdziła to KIS w piśmie z 2.04.2019 r. (0113-KDIPT-1-3.4012.58.2019.2.JM), wskazując, że usługi naprawy pojazdów silnikowych świadczone w ramach działalności nierejestrowej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie korzystają z żadnych zwolnień z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży. Podatnik powinien więc zainstalować kasę przed wykonaniem pierwszej usługi naprawy.

Podsumowując: choć działalność nierejestrowana nie wymaga rejestracji w CEIDG, to kasa fiskalna może być konieczna, jeżeli:

• zostanie przekroczony limit 20 000 zł rocznego obrotu ze sprzedaży na rzecz konsumentów bądź
• oferowane towary/usługi są objęte bezwzględnym obowiązkiem ewidencjonowania (niezależnie od wysokości obrotu).

Warto także pamiętać, że rozporządzenie przewiduje pewne zwolnienia z obowiązku fiskalizacji – niezależnie od wysokości sprzedaży – np. dla:

• dostawy towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub kurierem), jeśli cała płatność nastąpi przelewem i z dokumentacji jasno wynika, czego dotyczyła transakcja i kto był nabywcą (poz. 41 załącznika do rozporządzenia),
• świadczenia usług na rzecz osób fizycznych, jeżeli zapłata nastąpi w całości przelewem, a dokumentacja jednoznacznie identyfikuje usługę i nabywcę (poz. 42 załącznika).

Należy jednak zaznaczyć, że ww. zwolnień nie można stosować w przypadku sprzedaży objętej bezwzględnym obowiązkiem ewidencjonowania przy użyciu kasy rejestrującej (z pewnymi wyjątkami, określonymi w § 4 ust. 3 pkt 2 lit. b rozporządzenia).

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF

Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną jako podatnicy VAT – co do zasady – będą od 1.04.2026 r. objęte obowiązkiem wystawiania ustrukturyzowanych e-faktur (w KSeF) – o ile nie dokonują sprzedaży wyłącznie na rzecz konsumentów. W okresie przejściowym – do końca 2026 r. – wciąż będą mieć jednak możliwość wystawiania faktur w formie „tradycyjnej” (papierowej lub elektronicznej poza KSeF) – jeżeli łączna wartość faktur wystawionych w danym miesiącu nie przekroczy 10 000 zł brutto.

Wprowadzenie kwartalnego limitu przychodów dla działalności nierejestrowanej w wysokości 10 813,50 zł oznacza, że po 1.04.2026 r. może dojść do sytuacji, w której u osoby wykonującej taką działalność miesięczna wartość faktur przekroczy próg 10 000 zł brutto. Wówczas, zgodnie z art. 145m ust. 2 ustawy o VAT, utraci ona prawo do wystawiania faktur poza KSeF, począwszy od tej faktury, której wystawienie spowodowało przekroczenie limitu.

PESEL czy NIP jako identyfikator podatkowy

Sposób identyfikacji podatkowej osoby prowadzącej działalność nierejestrowaną zależy m.in. od tego, czy zarejestrowała się do VAT lub ewidencjonuje sprzedaż w kasie fiskalnej. Kwestie te doprecyzowano w nowelizacjiz 21.05.2025 r. (DzU poz. 769) ustawy z 13.10.1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (tekst jedn. DzU z 2025 r. poz. 237, dalej ustawa o NIP).

Zasadniczo identyfikatorem podatkowym osoby prowadzącej działalność nieewidencjonowaną jest PESEL (art. 3 ust. 1 pkt 1 lit. b ustawy o NIP). Gdy jednak osoba ta zarejestrowała się jako podatnik VAT lub ewidencjonuje sprzedaż w kasie rejestrującej, obowiązującym identyfikatorem podatkowym staje się NIP (art. 3 ust. 1a ustawy o NIP).

Rodzaj identyfikatora podatkowego wpływa również na obowiązki aktualizacyjne względem organu podatkowego. W przypadku PESEL nie ma obowiązku bieżącej aktualizacji danych w US (art. 9 ust. 1d ustawy o NIP). Aktualizacja danych następuje w momencie podania aktualnego adresu miejsca zamieszkania w deklaracji podatkowej lub innym dokumencie związanym z obowiązkiem podatkowym.