Kryteria zaliczania szkoleń pracowniczych do czasu pracy

Pracodawca zalicza do czasu pracy okres szkolenia przeprowadzonego w rozkładowych i pozarozkładowych godzinach pracy pracownika, gdy są spełnione określone przesłanki.

Kodeksowe warunki

Sytuacja w kwestii szkoleń zmieniła się 26.04.2023 r. Od tego dnia pracodawca musi je finansować, organizować w miarę możliwości w godzinach pracy pracowników, a gdy odbywają się poza normalnymi godzinami pracy, zaliczać do czasu pracy – patrz tabela na następnej stronie. Jednak art. 94¹³ Kp obliguje do tych działań tylko przy spełnieniu dwóch warunków. Po pierwsze muszą to być szkolenia niezbędne do wykonywania określonego rodzaju pracy lub pracy na określonym stanowisku. Po drugie:

• obowiązek ich prowadzenia wynika z postanowień układu zbiorowego pracy, innego porozumienia zbiorowego, regulaminu, przepisów prawa lub umowy o pracę albo
• pracownik bierze w nich udział na podstawie polecenia przełożonego.

Czytelnika nie dotyczy pierwszy z tych warunków, skoro pisze o braku „skodyfikowanych” zasad szkoleniowych i prowadzeniu szkoleń według art. 103¹–103⁶ Kp o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych. Natomiast może się do niego odnosić drugi warunek. Zwłaszcza że ustawodawca założył, że art. 94¹³ Kp stanowi uzupełnienie regulacji o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych. Oznacza to, że Czytelnik jest zobowiązany uwzględnić w czasie pracy każde szkolenie, które jednocześnie spełnia trzy kryteria:

• pracownik uczestniczy w nim na polecenie przełożonego,
• jest konieczne do świadczenia umówionego rodzaju pracy lub na uzgodnionym stanowisku pracy,
• odbywa się poza normalnymi godzinami pracy tego pracownika.

To nowe działanie w stosunku do dotychczasowej praktyki.

Dwie interpretacje

Podnoszeniem kwalifikacji zawodowych jest zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą (art. 103¹ § 1 Kp). O takich szkoleniach ostatecznie decyduje więc pracodawca. Gdy decyzja jest pozytywna, musi udzielić pracownikowi odpłatnego urlopu szkoleniowego i zwolnienia z całości lub części dnia pracy na czas niezbędny do punktualnego stawienia się na obowiązkowe zajęcia i okres ich trwania (art. 103¹ § 2 Kp). Od jego swobodnego uznania zależy natomiast przyznanie dodatkowych świadczeń (np. pokrycie kosztów kształcenia, przejazdów, podręczników i zakwaterowania) oraz zawarcie umowy szkoleniowej, jeżeli zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych (art. 103³ i art. 103⁴ § 3 Kp).

Ponieważ przepisy o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych nie zawierają żadnych wytycznych co do zaliczania okresu nauki do czasu pracy, ukształtowały się dwa poglądy. Według pierwszego w czasie pracy uwzględnia się tylko godziny kształcenia mieszczące się w godzinach pracy, zgodnie z rozkładem czasu pracy pracownika. Drugi zakłada zaś włączanie także okresu nauki przypadającego poza normalne godziny pracy, jeśli zdobywana wiedza i umiejętności są niezbędne do wykonywania pracy lub służą podniesieniu kwalifikacji wymaganych dla danego rodzaju pracy bądź stanowiska pracy (por. wyrok SN z 25.01.2005 r., I PK 144/04).

Czytelnik stosuje zasady określone w tym drugim stanowisku i nie musi nic zmieniać w swoim postępowaniu. Dotyczy to również tych pracodawców, do których odnosi się art. 9413 Kp jako przepis uzupełniający w stosunku do regulacji o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych.