Krótkoterminowy wynajem samochodów za granicą – VAT, koszty i podatek u źródła

Skutki w VAT

Miejscem świadczenia (i opodatkowania VAT) usług krótkoterminowego wynajmu środków transportu jest – w myśl art. 28j ustawy o VAT – miejsce, w którym te środki transportu są faktycznie oddawane do dyspozycji usługobiorcy. Przez krótkoterminowy wynajem środków transportu rozumie się w przypadku samochodów osobowych ciągłe posiadanie środka transportu lub korzystanie z niego przez okres nieprzekraczający 30 dni. Takie usługi są więc najczęściej opodatkowane VAT w kraju odbioru auta z wypożyczalni, a obowiązek rozliczenia podatku spoczywa na wynajmującym.

Jeżeli wypożyczalnia nalicza lokalny VAT w kraju wydania pojazdu, nie jest to VAT do odliczenia w Polsce. Można go jednak odzyskać w ramach procedury zwrotu zagranicznego VAT (najczęściej zapłaconego w innym państwie UE, tj. VAT-REF). Zakres zwrotu zależy od ograniczeń obowiązujących w państwie zwrotu.

Zwrócony podatek, naliczony w innym państwie UE, nie stanowi przychodu do opodatkowania CIT lub PIT. Niezwrócony nie jest kosztem uzyskania przychodów (art. 16 ust. 1 pkt 46 updop i art. 23 ust. 1 pkt 43 updof – por. interpretacje KIS z 17.03.2025 r., 0112-KDIL2-2.4011.923.2024.2.AG, i 21.06.2023 r., 0114-KDIP3-2.4011.492.2023.2.MT).

Jeśli okres wynajmu samochodu przekracza 30 dni, to nabycie takiej usługi jest opodatkowane zgodnie z zasadą ogólną określoną w art. 28b ustawy o VAT. Taki najem opodatkowuje nabywca usługi w kraju swojej siedziby (w Polsce) w ramach odwrotnego obciążenia (tzw. import usług). Ma on również prawo odliczyć VAT naliczony w całości albo w 50% – w zależności od sposobu wykorzystywania samochodu w firmie (w celach wyłącznie związanych z działalnością gospodarczą bądź mieszanych – art. 86a ustawy o VAT).

Koszty podatkowe

Ustawy o podatku dochodowym ograniczają możliwość zaliczania wydatków na samochody osobowe do kosztów podatkowych. Opłaty wynikające z umów najmu, dzierżawy, leasingu czy innych o podobnym charakterze (z wyjątkiem opłat z tytułu składek na ubezpieczenie samochodu osobowego) nie stanowią kosztów uzyskania przychodów w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej określona kwota, zależna od rodzaju napędu samochodu i emisji spalin, pozostaje do wartości samochodu osobowego będącego przedmiotem tej umowy.

Zgodnie z przepisami obowiązującymi od 1.01.2026 r. (art. 23 ust. 1 pkt 47a w zw. z art. 23 ust. 5e updof oraz art. 16 ust. 1 pkt 49a w zw. z art. 16 ust. 5e updop) limit kwotowy wynosi:

• 225 tys. zł – dla samochodów elektrycznych,
• 150 tys. zł – dla samochodów spalinowych o emisji < 50 g CO₂/km,
• 100 tys. zł – dla pojazdów spalinowych o emisji ≥ 50 g CO₂/km.

Emisję określa się na podstawie danych z centralnej ewidencji pojazdów, o której mowa w art. 80a ustawy z 20.06.1997 r. – Prawo o ruchu drogowym (tekst jedn. DzU z 2024 r. poz. 1251).

Ustawodawca wprowadził też dodatkowe rozróżnienie – w zależności od długości trwania umowy najmu. Jeżeli jest ona zawierana na okres krótszy niż 6 mies., za wartość samochodu uznaje się wartość przyjętą do celów ubezpieczenia (art. 23 ust. 5d updof i art. 16 ust. 5d updop). W praktyce stanowi to problem, bo zagraniczne wypożyczalnie rzadko przekazują informację o wartości ubezpieczeniowej pojazdu.

MF w objaśnieniach podatkowych z 9.04.2020 r. dotyczących wykorzystywania samochodu osobowego w prowadzonej działalności wskazał, że jeśli najwyższa cena katalogowa danego modelu mieści się w ustawowych limitach (obecnie 100 tys. zł, 150 tys. zł, 225 tys. zł), wystarczą dokumenty potwierdzające tę wartość (np. cennik producenta). Informację o wartości samochodu może też przekazać wynajmujący.

Objaśnienia nie odnoszą się do sytuacji, gdy nie da się ustalić wartości pojazdu, a cena katalogowa przekracza limity. W takiej sytuacji możliwe jest – choć ryzykowne – posiłkowanie się oświadczeniem pracownika korzystającego z auta lub odpowiedzialnego za flotę, opartym na ogólnodostępnych ofertach rynkowych. Takie ustalenie wartości ma jednak charakter szacunkowy i może zostać zakwestionowane przez organy podatkowe.

Podatek u źródła

Przepisy o podatku dochodowym przewidują, że określone kategorie przychodów nierezydentów, uzyskanych na terytorium Polski, podlegają opodatkowaniu u źródła. Są to m.in. należności za użytkowanie urządzeń przemysłowych, w tym środków transportu (art. 29 ust. 1 pkt 1 updof oraz art. 21 ust. 1 pkt 1 updop).

W myśl art. 3 ust. 2b pkt 7 updof oraz art. 3 ust. 3 pkt 5 updop dochód z tego tytułu uzyskany przez nierezydenta uważa się za osiągnięty w Polsce już w momencie, gdy należność wypłaca mu podmiot mający siedzibę w Polsce. Nie ma przy tym znaczenia miejsce zawarcia umowy ani to, że samochód jest użytkowany poza granicami kraju. W konsekwencji wynajem auta za granicą przez polską firmę może generować obowiązek poboru przez nią i zapłaty WHT w Polsce.

Co do zasady stawka tego podatku wynosi 20% przychodu. Ustawodawca przewidział jednak możliwość zastosowania obniżonej stawki albo całkowitego zwolnienia, jeśli wynika to z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania (upo) zawartej między Polską a państwem rezydencji kontrahenta. Warunkiem jest posiadanie przez polską firmę-najemcę aktualnego certyfikatu rezydencji podatkowej wynajmującego, wystawionego przez zagraniczny organ podatkowy.

Co istotne, niektóre upo zawarte przez Polskę definiują należności uzyskiwane za korzystanie lub prawo do korzystania z urządzenia przemysłowego jako należności licencyjne, inne natomiast nie traktują ich jako należności licencyjnych, tylko jako zyski przedsiębiorstw, nieobjęte WHT w Polsce. Ważna jest więc analiza treści poszczególnych upo.

Przykłady z wybranych umów

Przykładem pierwszego podejścia są upo z Niemcami i Belgią. Należności za użytkowanie urządzeń przemysłowych zostały w nich wprost zaliczone do kategorii należności licencyjnych. Polski podmiot wypłacający wynagrodzenie niemieckiemu bądź belgijskiemu kontrahentowi powinien zatem co do zasady pobrać 20% WHT, jednak po przedstawieniu certyfikatu rezydencji może zastosować stawkę obniżoną, wynikającą z upo (art. 29 ust. 2 updof i art. 26ust. 1 updop) wynoszącą w obu przypadkach 5% (por. interpretacja KIS z 30.10.2024 r., 0111-KDIB1-2.4010.425.2024.2.AW).

Inaczej wygląda sytuacja w przypadku wynajmu auta we Francji. Określenie „należności licencyjne” użyte w art. 12 upo z Francją nie obejmuje należności za użytkowanie urządzeń przemysłowych (a więc również za wynajem środków transportu). Przychody francuskiej spółki z tytułu wynajmu samochodu polskiemu kontrahentowi traktuje się jako zyski przedsiębiorstw. Zgodnie z art. 7 upo z Francją podlegają one opodatkowaniu wyłącznie w państwie jej rezydencji, chyba że spółka ta prowadzi działalność poprzez zakład na terytorium drugiego państwa. Jeżeli francuski wynajmujący nie ma w Polsce zakładu, to polski najemca samochodu nie ma obowiązku poboru WHT – pod warunkiem że posiada certyfikat rezydencji kontrahenta.

Wynajem opłacony przez pracownika – bez podatku u źródła

Obowiązek poboru i zapłaty podatku u źródła nie powstaje, jeśli to nie polski przedsiębiorca dokonuje płatności na rzecz zagranicznej wypożyczalni, lecz jego pracownik, a pracodawca jedynie zwraca mu poniesione koszty. Potwierdza to m.in. interpretacja KIS z 11.06.2024 r. (0111-KDIB1-2.4010.224.2024.1.AK). Organ wskazał, że gdy pracownik zawiera umowę i reguluje płatność wobec zagranicznego kontrahenta, a następnie przedstawia polskiemu pracodawcy rachunek do rozliczenia, to ten ostatni nie jest podmiotem wypłacającym należność. W konsekwencji nie może być uznany za płatnika WHT.

Choć takie rozwiązanie pozwala uniknąć obowiązków związanych z rozliczeniem WHT, to jednak dla pracownika wiąże się z istotnym ryzykiem. Będąc stroną umowy najmu, ponosi on odpowiedzialność cywilną wobec wynajmującego za ewentualne uszkodzenia samochodu. Mogą też być do niego kierowane inne roszczenia związane z użytkowaniem auta. Oczywiście pracodawca może pokryć również te koszty, jeżeli szkoda powstała w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych, jednak formalnie to pracownik pozostaje adresatem ewentualnych roszczeń.