Kradzież środków pieniężnych z rachunku bankowego – rozliczenie straty w kosztach podatkowych

W tzw. negatywnym katalogu kosztów ujętym w art. 16 ust. 1 updop nie wyszczególniono strat w środkach obrotowych. Oznacza to, że co do zasady straty te, jako związane z prowadzoną działalnością, mogą być uznane za takie koszty. Zaliczenie strat w środkach obrotowych do kosztów podatkowych powinno być jednak każdorazowo oceniane w aspekcie:

• całokształtu prowadzonej przez podatnika działalności,
• okoliczności, które spowodowały powstanie straty,
• udokumentowania straty,
• podjętych przez podatnika działań zabezpieczających (por. interpretacja KIS z 10.01.2023 r., 0112-KDIL2-2.4011.666.2022.2.AG).

W związku z brakiem w updop definicji „straty” należy się odwołać do języka potocznego.

Strata oznacza „to, co się przestało posiadać; też: fakt, że się przestało coś posiadać”, a „w przedsiębiorstwie: wielkość, o którą uległy zmniejszeniu własne fundusze” .

Na ogół strata wynika ze zniszczenia, uszkodzenia, utracenia składników majątku, np. w wyniku pożaru, powodzi lub kradzieży, czyli jest następstwem zdarzeń losowych, a nie celowego działania podatnika. Przyjmuje się, że tylko stratę powstałą na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia przez podmiot działający racjonalnie i z dochowaniem należytej staranności, można uznać za zdarzenie, które uzasadnia obciążenie z tego tytułu kosztów uzyskania przychodów.

W orzecznictwie sądowym i interpretacjach organów podatkowych wskazuje się, że na podatniku spoczywa szczególny obowiązek zachowania należytej staranności, aby strata w ogóle nie powstała. Nie może być też ona skutkiem jego działań lub zaniedbań. Istotnym warunkiem jest, aby wydatek będący wynikiem przestępczej działalności nie powstał z winy podatnika, z powodu jego niedbalstwa lub naruszenia przepisów. Jakiekolwiek zawinienie ze strony podatnika w następstwie niezachowania staranności wymaganej w danych warunkach, niedopełnienia obowiązków, uniemożliwia przyjęcie, że powstała szkoda stanowi wydatek o charakterze losowym.

Badając należytą staranność, należy mieć na uwadze staranność ogólnie wymaganą w danego rodzaju stosunkach (pewien wzorzec zachowania w zakresie zaangażowania i dbałości w wykonaniu pewnych czynności). Ocena należytej staranności w zakresie prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej musi uwzględniać zawodowy charakter tej działalności.

Każdą stratę w środkach obrotowych należy rozpatrywać indywidualnie, z uwzględnieniem okoliczności faktycznych, i oceniać pod kątem całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika. W niektórych przypadkach strata, jako zdarzenie losowe, może stanowić koszt uzyskania przychodów. Jednak musi to być strata rzeczywista i prawidłowo udokumentowana.

Biorąc pod uwagę powyższe zasady i okoliczności wskazane w pytaniu, można stwierdzić, że spółka ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów stratę powstałą wskutek kradzieży środków pieniężnych z jej rachunku bankowego. Strata stanowi koszt pośredni, bo nie ma bezpośredniego odzwierciedlenia w uzyskanych przychodach, ale jest związana z całokształtem działalności.

Podstawą do ujmowania kosztu w rachunku podatkowym są dokumenty potwierdzające definitywne poniesienie wydatku. W opisanym przypadku takim dokumentem będzie – w świetle interpretacji KIS z 1.06.2023 r. (0111-KDIB1-2.4010.167.2023.1.MC) – otrzymane przez spółkę ostateczne postanowienie sądu o umorzeniu śledztwa. W nim bowiem zostało urzędowo poświadczone, że odzyskanie utraconych środków nie jest możliwe (wobec niewykrycia sprawcy spółka nie może podejmować działań zmierzających do odzyskania utraconych środków).