Koszty podróży służbowych udokumentowane fakturą wystawioną na pracownika zamiast na spółkę

Z pytania wynika, że koszty podróży służbowych zostały faktycznie poniesione przez spółkę (pracodawcę), bo choć faktura (rachunek) jest wystawiona na imię i nazwisko pracownika, to środki pieniężne pochodzą ze służbowej karty kredytowej. Koszty te są więc rozliczane bezpośrednio przez spółkę z wystawcą karty (pracownik nie otrzymuje zwrotu wydatków, które pierwotnie opłacił z własnych środków). Prawidłowo powinny być zatem udokumentowane fakturą wystawioną na spółkę. Brak poprawnie wystawionej faktury nie dyskwalifikuje jednak takich wydatków jako kosztów uzyskania przychodów. Spółka może bowiem wykazać fakt ich poniesienia i ich związek z uzyskiwaniem przez nią przychodów, zabezpieczeniem albo zachowaniem ich źródła, wszelkimi dowodami. W myśl art. 180 § 1 Op jako dowód należy dopuścić wszystko, co może się przyczynić do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Przykładowo, jak wskazała KIS w interpretacji z 2.01.2026 r. (0111-KDIB1-1.4010.588.2025.1.BS), dowodami księgowymi (…) są również dowody wewnętrzne, sporządzone zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów o rachunkowości. (…) Wydatek poniesiony może stanowić koszt uzyskania przychodów, (…) o ile zostanie prawidłowo udokumentowany przez spółkę. Zatem skoro zwracane pracownikom wydatki będą spełniać przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 updop i nie będą stanowić wydatków nieuznawanych za koszty podatkowe oraz udokumentowane będą w sposób wymagany przepisami o rachunkowości poprzez złożony przez pracownika raport zgodnie z wewnętrzną polityką spółki, w ramach którego załączone będą: (…) zdjęcia/skany dokumentów lub dokumenty w formie elektronicznej (…), wystawione na pracownika (tj. faktura imienna, nota księgowa zawierająca dane imienna pracownika), lub (…) które nie będą zawierały danych pracownika (tj. paragon bez danych imiennych pracownika, jak także bez NIP spółki), lub które stanowić będą potwierdzenie płatności dokonanej przez pracownika (tj. potwierdzenie płatności z terminalna płatniczego niezawierające danych spółki, jak i danych pracownika, lub potwierdzenie płatności/wyciąg bankowy, które zostaną wygenerowane z aplikacji banku właściwej dla rachunku osobistego pracownika i będą zawierały dane imienne pracownika) oraz oświadczenie pracownika – w przypadku gdyby doszło do zgubienia/zniszczenia dokumentu źródłowego przez pracownika, a pracownik zapłacił kartą osobistą lub (…) gotówką, to zasadne jest uznanie, że mają Państwo prawo do zaliczenia ww. wydatków do kosztów uzyskania przychodów na podstawie opisanych we wniosku dowodów księgowych (tak też interpretacje KIS z 5.01.2026 r., 0111-KDIB1-1.4010.591.2025.1.KM, i 2.01.2026 r., 0111-KDIB1-1.4010.589.2025.1.RH).

To, że spółka ma prawo ująć w kosztach podatkowych – po odpowiednim ich rozliczeniu – wydatki na noclegi i wyżywienie pracowników odbywających podróże służbowe, opłacone przez siebie, lecz udokumentowane fakturami wystawionymi na pracowników, potwierdza też interpretacja KIS z 17.12.2025 r. (0114-KDIP2-2.4010.535.2025.1.RK).

Co istotne, podejście organów podatkowych do tej kwestii nie zmieniło się po wejściu w życie obligatoryjnego KSeF. Jak wskazano w piśmie KIS z 23.02.2026 r. (0114-KDIP2-2.4010.594.2025.2.KW), w updop nie przewidziano nowelizacji uwzględniających wejście w życie KSeF. W szczególności nie uzależniono możliwości zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów od spełnienia obowiązku wystawienia faktury dokumentującej ten wydatek przy użyciu KSeF. KIS zgodziła się ze spółką, że będzie jej przysługiwać prawo zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z podróżami służbowymi, ponoszonych przez pracowników i współpracowników, udokumentowanych dokumentami wystawionymi na dane pracowników, w tym fakturami w formie tradycyjnej (spoza KSeF) oraz oświadczeniami o utracie dowodu zakupu.