Kasy zapomogowo-pożyczkowe nie tylko dla pracowników

Kto może być członkiem

Od 11.10.2021 r. prawo tworzenia i przystępowania do kasy przysługuje wszystkim osobom wykonującym pracę zarobkową w rozumieniu ustawy o związkach zawodowych, a nie jak poprzednio w zasadzie wyłącznie pracownikom. Wprawdzie można było argumentować, że wszystkie osoby wykonujące pracę zarobkową mają prawo przystępować do kas już od 1.01.2019 r. (kiedy nastąpiło otwarcie związków zawodowych), ale rozporządzenie nie zostało pod tym kątem zmodyfikowane. Formalną podstawę otwarcia kas na inne grupy zawodowe niż pracownicy stanowi dopiero ustawa. Za osobę wykonującą pracę zarobkową uważa się pracownika oraz inną osobę świadczącą pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli (łącznie):

• nie zatrudnia do tej pracy innych osób, niezależnie od podstawy ich zatrudnienia,
• ma takie prawa i interesy związane z tą pracą, że mogą być reprezentowane i bronione przez związek zawodowy.

Po zmianach założycielami i członkami kas zapomogowo-pożyczkowych (KZP) mogą zatem zostać także zleceniobiorcy, wykonawcy dzieła, chałupnicy, menedżerowie kontraktowi, niekiedy samozatrudnieni, a nawet osoba skierowana do pracodawcy w celu odbycia służby zastępczej (do takich osób ustawę stosuje się odpowiednio). W konsekwencji w nazwie instytucji usunięto nieadekwatne określenie „pracownicza” i została ona skrócona do kasy zapomogowo-pożyczkowej, a członkowie pracowniczej KZP stali się odpowiednio członkami KZP (art. 62 i art. 63 ustawy).

Oprócz tego od 11.10.2021 r. przepisy ustawy stosuje się odpowiednio do działających w formacjach mundurowych tzw. koleżeńskich kas zapomogowo-pożyczkowych. Możliwość tworzenia i uczestniczenia w kasach mają więc również żołnierze zawodowi, funkcjonariusze Policji, straży granicznej czy państwowej straży pożarnej, którzy pełnią służbę u pracodawcy i pobierają uposażenie (art. 10 ust. 4 ustawy).

Zdolność prawna i sądowa

Ustawa wprost nadaje KZP zdolność prawną i sądową (co wcześniej budziło wątpliwości). W zakresie niezbędnym do realizacji jej celów kasa może nabywać prawa i zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozywana, od dnia złożenia pod jej statutem podpisów przez minimum 10 założycieli (art. 9 ust. 1). Ustawa precyzuje ponadto, że kasie nie wolno prowadzić działalności gospodarczej. Odpowiedzialność członków za zobowiązania instytucji ogranicza do wysokości ich wkładów członkowskich.

Statut kasy

Nie zmienił się sposób utworzenia KZP – co najmniej 10 osób wykonujących pracę zawodową u danego pracodawcy (założyciele) uchwala statut, potwierdza jego przyjęcie przez jego podpisanie i dokonuje wyborów organów instytucji.

Ustawa określa dokładne dane, które mają się znaleźć w statucie, czego brakowało w rozporządzeniu. Są to:

• nazwa kasy oraz jej siedziba i adres ze wskazaniem nazwy macierzystego pracodawcy,
• cele i zadania,
• sposób reprezentowania, tryb wyboru i odwołania organów oraz zakres ich kompetencji,
• zasady zwoływania walnych zebrań członków i obradowania na nich, tryb i sposób podejmowania uchwał, w tym wykorzystania środków komunikacji elektronicznej w głosowaniach na posiedzeniach organów KZP oraz poza nimi,
• tryb i sposób wybierania delegatów oraz ich proporcja w stosunku do członków kasy,
• zasady gromadzenia wkładów członkowskich, terminy wpłaty wpisowego oraz wpłat miesięcznych wkładów członkowskich, zasady i terminy zwrotu wkładu w razie skreślenia z listy członków,
• rodzaje udzielanych pożyczek, a także warunki ich udzielania i spłaty, zasady poręczania spłaty zadłużenia,
• termin zwyczajnego walnego zebrania członków,
• zasady informowania członków KZP przez zarząd o stanie ich wkładów i zadłużenia,
• zasady ustalania wysokości odpisów z funduszu rezerwowego na fundusz zapomogowy oraz zasady ich dokonywania,
• zasady i sposób przetwarzania danych osobowych oraz ich zabezpieczenia,
• wzór oświadczenia woli, którego treścią jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych tego, kto składa oświadczenie, oraz wskazanie administratora danych osobowych,
• zasady uchwalania statutu KZP i wprowadzania w nim zmian.

Oprócz tego statut może zawierać inne postanowienia, w szczególności dotyczące udzielania zapomóg. Treść statutu kasy nie może naruszać minimalnych standardów działania tej instytucji, ustanowionych w ustawie.

Dotychczas kasa musiała się posługiwać pieczęcią podłużną z podaniem swojej nazwy i adresu zakładu pracy, w którym została utworzona. Od 11.10.2021 r. może zrezygnować z pieczęci, ponieważ wszystkie pisma składane przez nią w postaci papierowej lub elektronicznej oraz informacje na stronie internetowej (o ile ją posiada) ma sygnować swoją nazwą, REGON i siedzibą, a także wskazaniem nazwy i siedziby „macierzystego” pracodawcy (art. 4 ustawy).

Współpraca z pracodawcą

Na pracodawcy nadal ciąży obowiązek pomagania KZP m.in. w zakresie:

• udostępniania jej pomieszczeń biurowych i odpowiednio zabezpieczonego miejsca do przechowywania gotówki,
• prowadzenia rachunkowości, obsługi kasowej i prawnej,
• dokonywania na jej rzecz potrąceń wpisowego, miesięcznych wkładów członkowskich i rat pożyczek na listach płac, listach wypłat i zasiłków,
• odprowadzania potrąceń wpisowego, wkładów i rat pożyczek na rachunek płatniczy KZP,
• przekazywania przez zarząd kasy jej członkom informacji o stanie ich wkładów i zadłużenia.

Od 11.10.2021 r. podmiot zatrudniający jest dodatkowo obowiązany:

• wspierać kasę w transporcie gotówki nie tylko z banku, ale również do tej instytucji,
• kwoty wskazanych potrąceń przekazywać niezwłocznie na rachunek płatniczy KZP, a w razie braku możliwości ich dokonania – powiadomić o tym fakcie zarząd kasy,
• udzielać KZP informacji potrzebnych do ustalenia, czy dana osoba może zostać założycielem lub członkiem kasy bądź poręczycielem zadłużenia.

W zmodyfikowanym katalogu powinności pomocowych zakładu pracy wobec KZP zabrakło obowiązku dostarczania jej druków i formularzy oraz przyjmowania wpłat wnoszonych na jej rzecz przez emerytów i rencistów, a także osoby przebywające na urlopach wychowawczych. Nie znaczy to jednak, że współpraca stron nie obejmie tych kwestii. Jej szczegółowe zasady określa umowa pracodawcy z kasą, w której można dodatkowo doprecyzować warunki wykonywania czynności podejmowanych u pracodawcy przez członków KZP w związku z realizacją ich obowiązków w zarządzie kasy i komisji rewizyjnej (np. czy mogą to robić w ramach normalnych godzin roboczych).

Uzyskanie członkostwa

Aby zostać członkiem kasy, zainteresowany składa – jak dotychczas – deklarację członkowską, którą zarząd kasy przyjmuje w ciągu miesiąca. Nowością jest, że teraz deklarację można przekazać w formie papierowej, elektronicznej bądź dokumentowej.

Członek kasy nadal musi wpłacić jednorazowe wpisowe ustalone przez walne zgromadzenie KZP (procentowo, np. 1 lub 2% wynagrodzenia, albo kwotowo, np. 20 zł), jednak od 11.10.2021 r. może – zamiennie – udzielić zgody na jego potrącenie z bieżącego wynagrodzenia lub zasiłku. Ma też obowiązek wnoszenia do kasy miesięcznych wkładów, w wysokości określonej przez walne zgromadzenie KZP, bądź wyrażenia zgody na ich potrącenie z jego wynagrodzenia lub zasiłku oraz przestrzegania postanowień statutu i uchwał jej organów.

Po zmianach doszły dwa kolejne obowiązki:

• wskazanie co najmniej jednej osoby uprawnionej do otrzymania wkładu członkowskiego po śmierci członka i przedstawienie jej zgody na przetwarzanie jej danych osobowych,
• aktualizacja danych osobowych przekazanych kasie.

Nowością jest, że w przypadkach uzasadnionych zdarzeniami losowymi zarząd, na wniosek członka KZP, może wyrazić zgodę na czasowe zawieszenie obowiązku wpłacania miesięcznych wkładów członkowskich lub rat pożyczek.

Dane osobowe pod ochroną ustawy

Ustawa uregulowała kwestie przetwarzania danych osobowych członków i innych zainteresowanych na potrzeby realizacji celów kasy, czego brakowało w rozporządzeniu.

W świetle art. 42 ustawy przetwarzanie przez KZP danych osobowych w celu realizacji zadań ustawowych związanych z członkostwem (w tym z gromadzeniem wkładów członkowskich oraz udzielaniem pomocy materialnej w formie pożyczek lub zapomóg, a także dochodzeniem związanych z nimi praw lub roszczeń) następuje na podstawie zgody udzielonej w formie oświadczenia członka KZP, osoby uprawnionej lub poręczyciela. Kasa jako administrator może przetwarzać dane dotyczące:

a) imienia (imion) i nazwiska,

b) PESEL, a w razie jego braku – nazwy i numeru dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwy państwa wydania dokumentu,

c) adresu do korespondencji i numeru telefonu lub adresu poczty elektronicznej,

d) stanu cywilnego i ustroju majątkowego,

e) stanu zdrowia,

f) otrzymywanego wynagrodzenia i zasiłku.

Od osoby uprawnionej do wkładu członka po jego śmierci i poręczycieli można pozyskać dane z pkt a–c, a od poręczyciela dodatkowo dotyczące stanu cywilnego i ustroju majątkowego. Kasa może żądać udokumentowania podanych danych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia, np. w formie oświadczenia czy zaświadczenia.

W statucie należy określić, czy KZP dysponuje wskazanymi danymi w postaci papierowej, czy elektronicznej. Ustawa wyznacza maksymalne terminy na przetwarzanie ww. danych – od dnia złożenia oświadczenia o zgodzie na ich przetwarzanie w przypadku:

• członka kasy – do upływu 10 lat od dnia ustania członkostwa,
• osoby uprawnionej – do upływu 5 lat od dnia wpłaty wkładu członkowskiego,
• poręczyciela – do upływu 5 lat od dnia spłaty zabezpieczonej pożyczki.

Po upływie ww. okresów administrator musi niezwłocznie zniszczyć dokumenty zawierające te dane oraz usunąć je trwale z nośników elektronicznych. Zarząd kasy dokonuje przeglądu wskazanych danych co najmniej raz na rok, a zbędne usuwa.

Kontrola funkcjonowania kas

Ustawa określa zasady sprawowania kontroli nad KZP. Rozporządzenie mówiło jedynie ogólnie, że należy ona do związków zawodowych. Po zmianach kontrola ta należy do kompetencji zakładowej organizacji związkowej (zoz), gdy zaś taka u pracodawcy nie działa – do rady pracowników, a jeżeli i tej brakuje – do reprezentacji osób wykonujących pracę zarobkową wyłonionej w trybie przyjętym w danym zakładzie pracy. Jeśli u pracodawcy funkcjonuje kilka zoz, kontrola nad KZP przysługuje łącznie tym organizacjom, które tworzą w tym celu wspólną reprezentację związkową, a gdy tego nie zrobią – zoz zrzeszającej największą liczbę osób wykonujących pracę zarobkową u pracodawcy.

Ustawa precyzuje ponadto, na czym ten nadzór polega – na przekazywaniu podmiotowi kontrolnemu: protokołów z posiedzeń organów kasy oraz protokołów z kontroli nad nimi sporządzonych przez komisję rewizyjną, sprawozdań z bieżącej działalności organów KZP oraz finansowych, a także statutu kasy i jego aktualizacji.

Rachunkowość KZP

W świetle art. 49 ustawy rachunkowość KZP jest prowadzona zgodnie z uor. Rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy.

Rachunkowości KZP nie może prowadzić członek zarządu, członek komisji rewizyjnej, członek komisji likwidacyjnej ani osoba prowadząca obrót gotówkowy w KZP.

Z kolei obrotu gotówkowego w KZP nie może prowadzić członek zarządu, członek komisji rewizyjnej ani osoba prowadząca rachunkowość KZP.

W myśl art. 51 ustawy sprawozdanie finansowe KZP podpisują:

• zarząd,
• komisja rewizyjna po przeprowadzeniu kontroli działalności KZP, z której protokół dołącza się do sprawozdania finansowego,
• osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.

KZP została zwolniona z CIT (art. 6 ust. 1 pkt 23 updop). Do tej pory – zgodnie ze stanowiskiem fiskusa – kasy nie były podatnikami CIT, gdyż nie miały osobowości prawnej ani nie były jednostkami organizacyjnymi niemającymi osobowości prawnej.