Jak zoptymalizować rozliczanie wpłat do PPK

Najpóźniej do 10.11.2020 r. podmioty prywatne 50+ i 20+ muszą zawrzeć pierwsze umowy o prowadzenie PPK (art. 134 ust. 1 i 2 ustawy o pracowniczych planach kapitałowych[1], dalej ustawa o PPK). Następnie co miesiąc będą naliczać, potrącać i dokonywać wpłat do programu.

Finansowanie składek

Pracodawca obowiązkowo finansuje wpłatę podstawową o wartości 1,5% wynagrodzenia uczestnika, a w umowie o zarządzanie PPK może oświadczyć, że będzie pokrywać wpłatę dodatkową do wysokości 2,5% podstawy. Uczestnika obciąża obligatoryjna wpłata podstawowa 2% podstawy i może on zadeklarować wpłatę dodatkową do wysokości 2% podstawy.

Wpłaty do PPK ustala się od podstawy wymiaru obowiązkowych składek emerytalnej i rentowych, z wyjątkiem podstawy tych składek z tytułu urlopu wychowawczego oraz zasiłku macierzyńskiego/zasiłku w wysokości macierzyńskiego, i bez stosowania ograniczenia do tzw. limitu 30-krotności.

Wpłaty i dopłaty do PPK na wszystkie rachunki PPK jednej osoby nie mogą przekroczyć w roku kalendarzowym równowartości 50 tys. dolarów amerykańskich, według średniego kursu dolara ogłaszanego przez NBP na ostatni dzień roboczy wypadający przed 31 grudnia poprzedniego roku kalendarzowego, czyli w 2020 r. nie mogą przekroczyć 190 130 zł (art. 25–27 ustawy o PPK).

Wpłaty podstawowe i dodatkowe finansowane przez pracodawcę nalicza się od ww. podstawy; są zwolnione ze składek ZUS, ale podlegają opodatkowaniu, jednak dopiero w miesiącu ich dokonania, a więc przekazania instytucji finansowej. W tym miesiącu należy też pobrać od nich zaliczkę na PIT. Wpłaty podstawowe i dodatkowe pokrywane przez uczestnika nalicza się od tej samej podstawy i pomniejszają one wynagrodzenie netto.

Naliczanie, potrącanie i dokonywanie wpłat

Ustawa o PPK rozróżnia: naliczanie, potrącanie i dokonywanie wpłat do PPK. Wpłaty do programu (finansowane przez pracodawcę i uczestnika) należy zacząć naliczać na pierwszej liście płac sporządzanej po zawarciu umowy o prowadzenie PPK, czyli jeszcze w miesiącu jej zawarcia, jeśli do końca tego miesiąca będzie sporządzana lista płac. Na tej liście płac pracodawca potrąca – z wynagrodzenia netto – wpłaty ponoszone przez uczestnika. Jednak pierwszych wpłat do PPK dokonuje (fizycznie przekazuje instytucji finansowej) dopiero w następnym miesiącu po miesiącu, w którym powstał stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK (inaczej mówiąc, po miesiącu zawarcia tej umowy bądź jej powstania z mocy prawa zgodnie z art. 17 ustawy o PPK). Ograniczenie to nie wiąże przy kolejnych wpłatach do PPK – tych dokonuje się do 15. dnia miesiąca przypadającego po miesiącu ich naliczenia, co znaczy, że można je odprowadzić już w miesiącu ich naliczenia.

Pensja płatna do końca miesiąca za bieżący miesiąc

Pracodawca 50+ i 20+, który reguluje pensje do końca bieżącego miesiąca, umowę o prowadzenie PPK powinien zawrzeć w końcowych dniach października, ale już po sporządzeniu listy płac za ten miesiąc (np. listę płac za październik sporządzi 28.10.2020 r., a umowę zawrze 30.10.2020 r.). W ten sposób pierwsza lista płac po zawarciu umowy o prowadzenie PPK zostanie sporządzona w miesiącu następnym po miesiącu zawarcia tej umowy (np. 27.11.2020 r.). Na tej liście pracodawca będzie mógł naliczyć wpłaty finansowane przez obie strony stosunku pracy, potrącić wpłatę obciążającą uczestnika i jednocześnie dokonać wszystkich wpłat (przekazać) do instytucji finansowej.

W przeciwnym razie, jeśli umowę o prowadzenie PPK zawrze w listopadzie 2020 r. (byle nie później niż 10.11.2020 r.), „rozjadą” mu się poszczególne czynności dotyczące rozliczenia wpłat: naliczy je i potrąci na liście płac sporządzonej 27.11.2020 r., ale dokona (wniesie) dopiero między 1.12.2020 a 15.12.2020 r. Wpłaty finansowane przez pracodawcę staną się wówczas grudniowym przychodem uczestnika i to z przychodów grudnia będzie trzeba pobrać zaliczkę na PIT z ich tytułu. W takiej sytuacji podstawy wymiaru obowiązkowych składek emerytalnych i rentowych oraz wpłat do PPK przestaną być tożsame.

Tej samej zasady pracodawcy 50+ i 20+ powinni się trzymać przy sporządzaniu kolejnej listy płac, pod koniec grudnia 2020 r. Powinni zatem naliczyć wpłaty i od razu ich dokonać (wnieść) tak, aby stały się przychodem członka PPK w grudniu 2020 r.

Pensja płatna do 10. dnia następnego miesiąca

Odpowiednio ww. reguły powinni zastosować pracodawcy 50+ i 20+, którzy regulują wynagrodzenia do 10. dnia kalendarzowego miesiąca następnego za poprzedni miesiąc. Listę płac za październik 2020 r. powinni zatem rozliczyć kilka dni wcześniej niż zazwyczaj, np. w piątek 6.11.2020 r., a w kolejnych dniach (np. 9.11.2020 czy 10.11.2020 r.) zawrzeć umowę o prowadzenie PPK. W ten sposób uzyskają pożądany efekt, czyli pierwszą listę płac po zawarciu umowy o prowadzenie PPK sporządzą np. 10.12.2020 r., tj. już w następnym miesiącu po miesiącu zawarcia wskazanej umowy. W konsekwencji na grudniowej liście płac mogą zarówno naliczyć wpłaty, potrącić wpłaty finansowane przez uczestnika, jak i dokonać ich (wnieść) do instytucji finansowej.

Dopuszczalne jest także – zgodnie ze stanowiskiem portalu www.moje.ppk.pl – zawarcie umowy o prowadzenie PPK i sporządzenie listy płac za październik tego samego dnia, np. 10.11.2020 r. Należy wtedy zadbać o to, by najpierw sporządzić listę płac, a następnie zawrzeć umowę. Pracodawcy mogą też zawrzeć umowę o prowadzenie PPK pod koniec października, a wtedy pierwszą listę płac sporządzą np. 10.11.2020 r. za poprzedni miesiąc.