Jak w zakładzie pracy wprowadzić pracownicze plany kapitałowe

Ramy prawne jego funkcjonowania określa ustawa z 4.10.2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych[1] (dalej ustawa o PPK). Obowiązek założenia PPK mają podmioty zatrudniające (pracodawcy, zleceniodawcy, nakładcy i podmioty mające rady nadzorcze), nazywane dalej pracodawcami. Czynią to „falami”, w zależności od wielkości personelu (patrz tabela poniżej).

Od 1.07.2019 r. obowiązek ten dotyczy największych pracodawców, którzy na 31.12.2018 r. zatrudniali co najmniej 250 osób. Objęcie działaniem ustawy o PPK w konkretnej dacie nie oznacza, że od tego dnia pracodawca musi już mieć program. Od tej daty ruszają dopiero przygotowania do jego wprowadzenia, na co składają się etapy: wybór instytucji finansowej, zawarcie z nią umowy o zarządzanie PPK i następnie w imieniu zatrudnionych – umowy o prowadzenie PPK, pobranie i odprowadzanie składek.

Osoby zatrudnione

Do stanu zatrudnionych, decydującego o dacie objęcia podmiotu PPK, wlicza się podlegających obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym w Polsce:

• pracowników – bez względu na podstawę prawną nawiązania stosunku pracy (umowa o pracę, powołanie, wybór, mianowanie, spółdzielcza umowa o pracę), rodzaj umowy o pracę (na okres próbny, czas określony czy nieokreślony) i wymiar czasu pracy, z wyjątkiem: przebywających na urlopie górniczym i urlopie dla pracowników zakładu przeróbki mechanicznej węgla, o których mowa w art. 11b ustawy o funkcjonowaniu górnictwa węgla kamiennego[2], oraz młodocianych,
• chałupników, czyli osoby fizyczne wykonujące umowę o pracę nakładczą, które ukończyły 18 lat,
• członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i spółdzielni kółek rolniczych, o których mowa w art. 138 i art. 180 Prawa spółdzielczego[3],
• osoby fizyczne, które ukończyły 18 lat, wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej, zlecenia lub innej o świadczenie usług, do której – zgodnie z art. 750 Kc – stosuje się przepisy o zleceniu,
• członków rad nadzorczych wynagradzanych z tytułu pełnienia tej funkcji.

Niektórzy pracodawcy pod pewnymi warunkami zostali zwolnieni z konieczności tworzenia PPK, np. prowadzący pracownicze programy emerytalne oraz mikroprzedsiębiorcy.

Wybór instytucji finansowej

Pracodawca wybiera instytucję finansową spośród umieszczonych w ewidencji PPK:

• funduszy inwestycyjnych zarządzanych przez towarzystwo funduszy inwestycyjnych,
• funduszy emerytalnych zarządzanych przez powszechne towarzystwo emerytalne lub pracownicze towarzystwo emerytalne,
• zakładów ubezpieczeń.

Pracodawca wyłania instytucję, z którą ma zawrzeć umowę o zarządzenie PPK, w porozumieniu z zakładową organizacją związkową (zoz), a gdy taka nie funkcjonuje – z reprezentacją osób zatrudnionych, wyłonioną w trybie u niego przyjętym. Jeśli u pracodawcy występuje pluralizm związkowy, organizacje powinny przedstawić wspólnie uzgodnione stanowisko. W razie braku zoz należy wytypować reprezentację osób zatrudnionych (a nie tylko pracowników) w trybie przyjętym w zakładzie pracy, do podpisania porozumienia.

Przy wyborze instytucji finansowej strony kierują się głównie oceną proponowanych przez nią warunków zarządzania środkami gromadzonymi w PPK, jej efektywnością w zarządzaniu aktywami, doświadczeniem w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub emerytalnymi i najlepiej rozumianym interesem osób zatrudnionych.

Porozumienie z zoz lub reprezentacją zatrudnionych pracodawca ma sfinalizować najpóźniej na miesiąc przed upływem terminu zawarcia umowy o zarządzanie PPK, czyli największy pracodawca (zatrudniający 31.12.2018 r. co najmniej 250 osób) – do 25.09.2019 r. Bezskuteczny upływ terminu uprawnia go do samodzielnego wskazania instytucji, po rozpatrzeniu ww. kryteriów.

Zawarcie umowy o zarządzanie PPK

Pracodawca zawiera umowę o zarządzanie PPK z wybraną instytucją finansową, jeżeli angażuje co najmniej jedną osobę zatrudnioną, dla której musi podpisać umowę o prowadzenie PPK, oraz najpóźniej na 10 dni roboczych przed dniem, w którym ma obowiązek zawrzeć umowę o prowadzenie PPK z pierwszą osobą zatrudnioną. W konsekwencji najwięksi pracodawcy muszą to uczynić do 25.10.2019 r.

Wskazaną umowę strony zawierają w postaci elektronicznej pozwalającej na utrwalenie jej treści na trwałym nośniku. Nie może ona określać warunków mniej korzystnych niż prezentowane przez instytucję finansową w portalu PPK w dniu zawarcia umowy o zarządzanie PPK. Trzeba w niej określić m.in. nazwę funduszu zdefiniowanej daty, zarządzanego przez podmiot zarządzający instytucją finansową; warunki i tryb zawierania przez pracodawcę umów o prowadzenie PPK; warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi przez poszczególne fundusze; warunki, terminy i sposób dokonania wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu; wysokość wpłat dodatkowych finansowanych przez pracodawcę dla poszczególnych grup osób zatrudnionych; sposób deklarowania wpłat dodatkowych finansowanych przez uczestnika PPK i sposób zmiany ich wysokości; maksymalną wysokość wynagrodzenia za zarządzanie funduszem, kosztów obciążających ten fundusz i opłat ponoszonych przez uczestnika PPK; warunki zmiany umowy, warunki i okres jej wypowiedzenia.

Pracodawcę, który nie zawrze na czas umowy o zarządzanie PPK, czeka postępowanie dyscyplinujące przeprowadzane przez Polski Fundusz Rozwoju (PFR). PFR wzywa go w formie pisemnej do nawiązania umowy – w ciągu 30 dni od otrzymania ponaglenia – z funduszem zdefiniowanej daty, zarządzanym przez wyznaczoną instytucję finansową (towarzystwo funduszy inwestycyjnych, w którym ponad 50% udziałów w kapitale zakładowym ma PFR), albo do przekazania mu informacji o zawarciu umowy o zarządzenie PPK z inną instytucją finansową. Jednocześnie PFR zawiadamia o możliwości nałożenia grzywny finansowej, do wysokości 1,5% funduszu wynagrodzeń pracodawcy w roku obrotowym poprzedzającym naruszenie.

Podpisanie umowy o prowadzenie PPK

Następnie pracodawca zawiera jedną umowę o PPK z tą samą instytucją finansową w imieniu i na rzecz wszystkich uprawnionych osób zatrudnionych, chyba że wcześniej złożą deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat. W praktyce jest to umowa między uczestnikiem PPK a podmiotem zarządzającym środkami, ale podpisana przez pośrednika – pracodawcę. Pozwala na otwarcie przez instytucję indywidualnego rachunku PPK dla każdego uczestnika, który znajdzie się w wykazie dołączonym do umowy. Korekta załącznika (listy uczestników) nie pociąga za sobą konieczności zmiany umowy o prowadzenie PPK.

Podmioty zatrudniające co najmniej 250 osób muszą zawrzeć do 12.11.2019 r. umowę o prowadzenie PPK. Na liście uczestników umieszczają:

• automatycznie – zatrudnionych, którzy najpóźniej 1.07.2019 r. ukończyli 18 lat i nie przekroczyli 55 lat,
• na wniosek – zatrudnionych, którzy najpóźniej 1.07.2019 r. ukończyli 55 lat i nie przekroczyli 70 lat – pod warunkiem osiągnięcia przez nich 3-miesięcznego zatrudnienia w tym podmiocie.

Osoby zatrudniane po 1.07.2019 r. pracodawca umieszcza w wykazie uczestników też najpóźniej 12.11.2019 r., jeśli do tego dnia spełnią kryteria wiekowe i do 12.11.2019 r. wykażą się 3-miesięcznym stażem zatrudnienia u tego pracodawcy. Umowę o prowadzenie PPK dla tych, którzy do 12.11.2019 r. nie spełnią ww. warunku, pracodawca podpisuje do 10. dnia miesiąca następnego po miesiącu, w którym upłynęły 3 mies. zatrudnienia.

Każda osoba uprawniona może zostać uczestnikiem więcej niż jednego PPK. W każdej chwili ma ona też prawo zrezygnować z dokonywania wpłat; wzór wskazanej deklaracji określił MF w rozporządzeniu[4].

W umowie o prowadzenie PPK strony precyzują m.in.: sposób deklarowania wpłat dodatkowych, finansowanych przez uczestnika PPK, i sposób zmiany wysokości tych wpłat; nazwy funduszy zdefiniowanej daty zarządzanych przez podmiot zarządzający instytucją finansową; warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi przez poszczególne fundusze; sposób składania deklaracji w sprawie podziału wpłat dokonywanych do PPK między poszczególne fundusze; sposób zmiany funduszu; warunki, terminy i sposób dokonania wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu; sposób składania dyspozycji.

Jeżeli pracodawca nie zawrze w ostatecznym terminie umowy o prowadzenie PPK, przyjmuje się, że w pierwszym dniu po upływie tego terminu z mocy prawa powstał stosunek prawny, wynikający z umowy o prowadzenie PPK, między osobą zatrudnioną a instytucjami finansowymi, z którymi pracodawca zawarł umowę o zarządzanie PPK. Umowę o prowadzenie PPK uważa się za zawartą na warunkach wynikających z umowy o zarządzanie PPK.

Naliczanie składek

Pracodawca obowiązkowo pokrywa wpłatę podstawową do programu w kwocie 1,5% wynagrodzenia uczestnika. W umowie o zarządzanie PPK ma on prawo zadeklarować odprowadzanie z własnych środków wpłaty dodatkowej, do wysokości 2,5% wynagrodzenia uczestnika. Wpłaty dodatkowe może zróżnicować w zależności od stażu pracy uczestnika (u tego pracodawcy) albo na podstawie regulaminu wynagradzania bądź układu zbiorowego pracy. Poziom wpłaty dodatkowej wolno mu zmienić lub z niej zrezygnować, w formie modyfikacji umowy o zarządzanie PPK. Nowa wysokość wpłaty dodatkowej obowiązuje od następnego miesiąca po tym, w którym doszło do zmiany.

Od wpłat podstawowych i dodatkowych finansowanych przez podmiot zatrudniający, stanowiących przychód uczestnika, nie odprowadza się składek emerytalnych, rentowych, chorobowych, wypadkowych, zdrowotnych, na FP, FGŚP, FEP i Solidarnościowy Fundusz Wsparcia Osób Niepełnosprawnych. Od tych wpłat pobiera się jednak podatek dochodowy, obciążający środki osoby zatrudnionej.

Uczestnik programu finansuje obowiązkową wpłatę podstawową w wysokości 2% wynagrodzenia. Może ją zmniejszyć w deklaracji o obniżeniu wpłaty podstawowej, jednak najwyżej do 0,5% wynagrodzenia, jeżeli wynagrodzenie osiągane z różnych źródeł nie przekracza 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę (kwoty 2700 zł w 2019 r.). Zredukowana składka obowiązuje od następnego miesiąca (art. 27 ust. 2 ustawy o PPK).

Wpłatę dodatkową i jej kwotę uczestnik określa w deklaracji wysokości wpłaty dodatkowej. Ma prawo zmienić jej wysokość lub z niej zrezygnować (zmieniając deklarację).

Wpłaty podstawowe i dodatkowe finansowane przez pracodawcę i uczestnika oblicza się od wynagrodzenia tego ostatniego, stanowiącego podstawę wymiaru składek emerytalnych i rentowych, z wyłączeniem podstawy wymiaru tych składek u osób korzystających z urlopu wychowawczego i pobierających zasiłki macierzyńskie czy zasiłki w wysokości zasiłku macierzyńskiego.

Do podstawy wymiaru wpłat do PPK nie stosuje się ograniczenia do górnej rocznej podstawy wymiaru składek emerytalnych i rentowych[5]. Jednocześnie zastrzeżono, że maksymalny limit wpłat i dopłat możliwych do przekazania na wszystkie rachunki PPK danego uczestnika PPK stanowi w danym roku kalendarzowym równowartość w zł kwoty 50 tys. dolarów amerykańskich, według średniego kursu tej waluty, ogłaszanego przez NBP na ostatni dzień roboczy poprzedzający 31 grudnia roku poprzedzającego dany rok kalendarzowy. Po przekroczeniu tego limitu nie dokonuje się dalszych wpłat i dopłat[6].

Odprowadzanie składek

Wpłaty – podstawową i dodatkową – finansowane przez uczestnika PPK pracodawca potrąca z jego wynagrodzenia netto (po opodatkowaniu). Wpłaty finansowane przez siebie oblicza, a wpłaty finansowane przez uczestnika oblicza i pobiera w terminie wypłaty wynagrodzenia, a odprowadza do instytucji finansowej – do 15. dnia następnego miesiąca.

Pierwsze wpłaty pracodawcy wnoszą w następnym miesiącu po tym, w którym powstał stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK. Największe podmioty zatrudniające (z pierwszej „fali”), które podpisały umowę o prowadzenie PPK w okolicach ostatecznego terminu, wpłacą zatem środki do PPK do 15.12.2019 r., gdy między 12.11.2019 r. a końcem tego miesiąca nastąpi wypłata wynagrodzenia uczestnika, albo do 15.01.2020 r. – jeżeli pierwsze wynagrodzenie po 12.11.2019 r. uczestnik dostanie w grudniu 2019 r.

Od wynagrodzenia wypłacanego w okresach krótszych niż miesiąc (np. tygodniówka) wpłat dokonuje się do ostatniego dnia miesiąca.

Pracodawcom zwlekającym z wpłatą składek do PPK grozi grzywna od 1 tys. do 1 mln zł. Mającym problemy przepisy pozwalają na zawieszenie dokonywania wpłat dodatkowych i podstawowych, finansowanych przez pracodawcę oraz uczestnika, m.in. podczas przestoju ekonomicznego oraz obniżenia wymiaru czasu pracy zgodnie z ustawą o szczególnych rozwiązaniach związanych z ochroną miejsc pracy[7], podczas niewypłacalności pracodawcy czy przejściowego zaprzestania prowadzenia działalności gospodarczej lub ograniczenia jej prowadzenia na skutek powodzi i braku środków na wypłatę wynagrodzeń dla pracowników.

Koszty podatkowe u pracodawcy

W świetle art. 22 ust. 1ba updof i art. 15 ust. 1da updop wydatki poniesione przez pracodawcę na zapewnienie prawidłowej realizacji obowiązków wynikających z ustawy o PPK stanowią koszty uzyskania przychodów.

Przy tym zgodnie z art. 22 ust. 6bc updof i art. 15 ust. 4ga updop wpłaty dokonywane do PPK – w części finansowanej przez pracodawcę w rozumieniu ustawy o PPK (z zastrzeżeniem wpłat pochodzących z nagród i premii, wyłączonych z kosztów podatkowych) – stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostaną odprowadzone w terminie określonym w ustawie o PPK. W razie uchybienia temu terminowi będą kosztem w miesiącu ich wniesienia[8].

Egzekucja a wpłaty na PPK

Ogólnie biorąc, środki zgromadzone na rachunku PPK nie podlegają egzekucji sądowej ani administracyjnej. Ograniczenie to nie ma zastosowania do egzekucji mającej na celu zaspokojenie roszczeń alimentacyjnych, w tym należności budżetu państwa powstałych z tytułu świadczeń wypłaconych w przypadku bezskuteczności egzekucji alimentów (art. 95 ustawy o PPK).

Od 1.07.2019 r. podstawę dokonania potrącenia u pracowników uczestniczących w PPK stanowi wynagrodzenie za pracę netto po odliczeniu wpłat dokonywanych do PPK (finansowanych przez uczestnika programu wpłaty podstawowej i ew. dodatkowej).

Kwotę wolną od obowiązkowych potrąceń z wynagrodzenia za pracę stanowi kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę, po odliczeniu wpłat dokonywanych do PPK (finansowanych przez uczestnika programu wpłaty podstawowej i ew. dodatkowej).

„Prezenty” z budżetu państwa

Wpłata powitalna przysługuje uczestnikowi PPK, który łącznie spełni następujące warunki:

• w jego imieniu i na jego rzecz zawarto umowę lub umowy o prowadzenie PPK,
• jest uczestnikiem PPK przez co najmniej 3 pełne miesiące kalendarzowe,
• za miesiące te dokonano na jego rachunek wpłat podstawowych finansowanych przez niego za co najmniej 3 mies.,
• na jego rachunku w tym samym lub innym programie nie została jeszcze zewidencjonowana wpłata powitalna.

Po spełnieniu tych warunków MPiPS przekazuje uczestnikowi PPK, za pośrednictwem PFR, wpłatę powitalną w kwocie 250 zł, w ciągu 30 dni po zakończeniu kwartału. Jest ona finansowana z FP.

Z tytułu uczestnictwa w PPK w danym roku kalendarzowym osoba zatrudniona może otrzymać dopłatę roczną w wysokości 240 zł, finansowaną z FP. Przysługuje ona, jeżeli wpłaty podstawowe i dodatkowe – pokryte w danym roku kalendarzowym przez pracodawcę i uczestnika – przynajmniej zrównoważą kwotę wpłat podstawowych należnych od 6-krotności minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w tym roku, czyli w 2019 r. co najmniej 472,50 zł (13 500 zł × 3,5%). Uczestnikowi, który obniżył wpłatę podstawową na podstawie art. 27 ust. 2 ustawy o PPK, dopłata roczna należy się, gdy kwota wpłat podstawowych i dodatkowych, finansowanych przez pracodawcę i uczestnika w danym roku kalendarzowym, jest równa co najmniej 25% wskazanej kwoty, czyli w 2019 r. – 118,13 zł.

Sprawdzając uprawnienie do dopłaty rocznej, uwzględnia się kwoty wpłat podstawowych i dodatkowych finansowanych przez pracodawcę oraz uczestnika w danym roku kalendarzowym, dokonane w związku ze wszystkimi rachunkami PPK prowadzonymi dla uczestnika. Za dany rok kalendarzowy uczestnik PPK może nabyć prawo tylko do jednej dopłaty rocznej, niezależnie od liczby prowadzonych dla niego rachunków PPK.

Jeżeli uczestnik PPK jest stroną więcej niż jednej umowy o prowadzenie PPK, dopłata roczna podlega zewidencjonowaniu na rachunku PPK prowadzonym na podstawie umowy o prowadzenie PPK, która została zawarta w jego imieniu i na jego rzecz najpóźniej. Dopłatę roczną ewidencjonuje się na rachunku uczestnika PPK, który nabył do niej prawo, najpóźniej 15 kwietnia roku następującego po roku kalendarzowym, za który ona przysługuje.

Dysponowanie środkami programu

Uczestnik ma prawo dysponować środkami zgromadzonymi w PPK tyko w formie wypłaty, wypłaty transferowej i zwrotu.

Wypłata następuje wyłącznie na wniosek uczestnika złożony instytucji finansowej:

• po osiągnięciu 60. roku życia (art. 99 ustawy o PPK)[11],
• na budowę lub przebudowę mieszkania bądź budynku mieszkalnego albo nabycie nieruchomości (art. 98 ustawy o PPK), o ile uczestnik w dniu złożenia wniosku nie ukończył 45 lat[12],
• w formie świadczenia małżeńskiego (art. 100 ustawy o PPK),
• w razie poważnej choroby (art. 101 ustawy o PPK).

O złożeniu któregokolwiek wniosku instytucja finansowa informuje pracodawcę nie później niż w ciągu 3 dni roboczych od jego złożenia.

Instytucja finansowa dokonuje wypłaty transferowej na:

a) inny rachunek PPK,

b) rachunek terminowej lokaty oszczędnościowej uczestnika PPK, po osiągnięciu przez niego 60. roku życia,

c) rachunek lokaty terminowej uczestnika PPK prowadzony w skok, po osiągnięciu przez niego 60. roku życia,

d) indywidualne konto emerytalne (IKE) małżonka zmarłego uczestnika PPK lub na IKE osoby uprawnionej,

e) rachunek w pracowniczym planie emerytalnym prowadzony dla małżonka zmarłego uczestnika PPK lub dla osoby uprawnionej.

W razie rezygnacji z oszczędzania w programie, zwrotu[13] dokonuje się na wniosek uczestnika w formie pieniężnej, w terminach określonych w statucie funduszu inwestycyjnego, statucie funduszu emerytalnego lub regulaminie ubezpieczeniowego funduszu kapitałowego.