Jak ustalić ekwiwalent urlopowy przy wypłatach wynagrodzenia do 10. dnia następnego miesiąca i przy długiej chorobie pracownika

Pracodawca jest zobligowany wypłacić ekwiwalent za urlop wypoczynkowy, który nie został wykorzystany do dnia rozwiązania stosunku pracy, o ile nie jest z tego „zwolniony” (patrz art. 171 § 1 Kp oraz ramka). Do obliczenia jego wysokości stosuje zasady obowiązujące przy wynagrodzeniu za urlop wypoczynkowy, pamiętając o zmianach wynikających z § 15–19 rozporządzenia MPiPS w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (dalej rozporządzenie urlopowe).

Co się mieści w podstawie ekwiwalentu

Przy ustalaniu podstawy obliczenia ekwiwalentu muszą być brane pod uwagę trzy rodzaje elementów płacowych. Pracodawca uwzględnia w niej składniki:

• określone w stałej stawce miesięcznej w stałej wysokości (np. wynagrodzenie zasadnicze czy premię regulaminową przysługującą na stałym poziomie) – w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu,
• zmienne za okresy miesięczne (np. prowizję czy wynagrodzenie za godziny nadliczbowe), wypłacone w okresie 3 mies. bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu – w średniej wysokości z tego okresu,
• zmienne za okresy dłuższe niż miesiąc, wypłacone w okresie 12 mies. bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu – w średniej wysokości z tego okresu.

Uwaga: o zaliczeniu do podstawy ekwiwalentu urlopowego składników zmiennych za okresy miesięczne decyduje data ich wypłaty, a nie okres, za który przysługiwały.

Jeśli pracownik jest nieobecny w pracy przez cały okres przyjmowany do podstawy ekwiwalentu, konieczne jest zastosowanie § 11 rozporządzenia urlopowego. Przepis ten nakazuje cofnięcie się do najbliższych miesięcy, za które pracownikowi przysługiwały składniki zmienne za okresy miesięczne, jeżeli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru ekwiwalentu, poprzedzający miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełen miesiąc kalendarzowy lub pełne miesiące kalendarzowe, tego rodzaju wynagrodzenie mu się nie należało.

Oznacza to, że spółka powinna wliczyć do podstawy ekwiwalentu wypłaty prowizji zrealizowane: do 10 października (za wrzesień), do 10 września (za sierpień) i do 10 sierpnia (za lipiec). I oczywiście musi uwzględnić wynagrodzenie zasadnicze w kwocie należnej w lutym 2020 r. 

Jak wyliczyć ekwiwalent

Mając podstawę ekwiwalentu, trzeba ją podzielić przez współczynnik urlopowy (21,08 w 2020 r.). Uzyskany wynik to ekwiwalent za 1 dzień urlopu, który trzeba podzielić przez 8 godz., żeby wyliczyć stawkę ekwiwalentu za 1 godz. urlopu. Ostatnie działanie do otrzymania pełnej wartości ekwiwalentu urlopowego to pomnożenie stawki ekwiwalentu za 1 godz. urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.

Przykład

Przyjmując założenia przedstawione w pytaniu, pracownik ma prawo do ekwiwalentu urlopowego za 64 godz. (8 dni × 8 godz.). Ponieważ nie zostały podane kwoty prowizji, założymy, że w najbliższym okresie, jaki można przyjąć do podstawy wyliczenia ekwiwalentu z uwagi na chorobę pracownika, wypłacono: 700 zł w październiku za wrzesień, 600 zł we wrześniu za sierpień oraz 750 zł w sierpniu za lipiec. W takim razie należny ekwiwalent to 1208,32 zł, zgodnie z wyliczeniami:

• podstawa ekwiwalentu 2500 zł + (700 zł + 600 zł + 750 zł) : 3 = 2500 zł + 683,33 zł = 3183,33 zł,
• ekwiwalent za 1 dzień urlopu 3183,33 zł : 21,08 = 151,01 zł,
• ekwiwalent za 1 godz. urlopu 151,01 zł : 8 godz. = 18,88 zł,
• pełna wartość ekwiwalentu urlopowego 18,88 zł × 64 godz. = 1208,32 zł.

Kiedy dokonać wypłaty

Termin wypłaty ekwiwalentu nie jest określony w przepisach. Przyjmuje się jednak, że powinien to być ostatni dzień stosunku pracy. Jeśli zaś pracodawca nie wypłaci należności w tym dniu, pracownik będzie miał 3 lata, aby zażądać realizacji świadczenia (art. 291 § 1 Kp). Taka interpretacja wynika z jednolitej linii orzeczniczej, którą potwierdza wyrok SN z 1.03.2017 r. (II BP 11/15).

Sąd przypomniał, że z art. 171 § 1 Kp w sposób niebudzący wątpliwości można wywieść, że prawo do ekwiwalentu staje się wymagalne z dniem rozwiązania (wygaśnięcia) stosunku pracy. Zdarzenie to należy postrzegać jako „oznaczenie” terminu w rozumieniu art. 455 Kc. Z datą zakończenia zatrudnienia nie ma możliwości wykorzystania urlopu wypoczynkowego w naturze, z punktu widzenia stron staje się zatem jasne, że jego rozliczenie może mieć miejsce wyłącznie przez zapłatę ekwiwalentu. Pracodawca powinien go wypłacić, a pracownik ma prawo wystąpić do sądu o jego zasądzenie. Oznacza to, że z dniem rozwiązania umowy o pracę sytuacja prawna stron w kwestii ekwiwalentu za urlop staje się klarowna, nie ma zatem żadnych przeciwwskazań, aby bezczynność pracownika lub pracodawcy nie rodziła konsekwencji prawnych (w interesie pracodawcy w postaci rozpoczęcia biegu terminu przedawnienia, a na rzecz pracownika przez naliczanie ustawowych odsetek).