Jak naliczać odpisy na zfśs za wykonujących pracę „szczególną”

Zakład pracy powinien jeszcze raz przeliczyć średnią zakładaną liczbę zatrudnionych, uwzględniając etat wykonującego prace w szczególnych warunkach i etat wykonującego prace o szczególnym charakterze, a następnie ponownie obliczyć majową ratę odpisów socjalnych. Ponieważ wśród pracowników są osoby o tym statusie, pracodawca ma dodatkowe obowiązki wobec ZUS (głównie opłacanie składek na FEP i założenie stosownej ewidencji).

Za pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze pracodawca angażujący 1 stycznia danego roku kalendarzowego co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, odprowadza co do zasady wyższe odpisy na zfśs, o ile nie zrezygnował z jego tworzenia. Zwiększony odpis socjalny w 2019 r. wynosi 50% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej za II półrocze 2013 r., czyli 1639,07 zł (3278,14 zł × 50%) za pełny etat przeliczeniowy (art. 5 ust. 2 i 3 ustawy o zfśs).

Przypomnijmy, że standardowy odpis za etat zatrudnionego w normalnych warunkach to 1229,30 zł (3278,14 zł × 37,50%). Duzi pracodawcy przekazują na wyodrębnione konto funduszu odpisy w dwóch ratach:

• do 31 maja – w wysokości 75% odpisów podstawowych,
• do 30 września – resztę odpisów.

Kiedy praca w szczególnych warunkach, a kiedy o szczególnym charakterze

Zgodnie z art. 3 ust. 1–5 ustawy o emeryturach pomostowych[1] wykonujący prace w szczególnych warunkach to pracownik realizujący po 1.01.2009 r. w pełnym wymiarze czasu pracy prace związane z czynnikami ryzyka, które z wiekiem mogą z dużym prawdopodobieństwem spowodować trwałe uszkodzenie zdrowia, wykonywane w szczególnych warunkach środowiska pracy, determinowanych siłami natury lub procesami technologicznymi, które mimo zastosowania środków profilaktyki technicznej, organizacyjnej i medycznej stawiają przed pracownikami wymagania przekraczające poziom ich możliwości, ograniczony w wyniku procesu starzenia się jeszcze przed osiągnięciem wieku emerytalnego, w stopniu utrudniającym ich pracę na dotychczasowym stanowisku, wskazane w zał. nr 1 do ustawy[2].

Z kolei pracownik wykonujący prace o szczególnym charakterze to ten, który świadczy po 1.01.2009 r. prace wymagające szczególnej odpowiedzialności oraz szczególnej sprawności psychofizycznej, których możliwość należytego wykonywania w sposób niezagrażający bezpieczeństwu publicznemu, w tym zdrowiu lub życiu innych osób, zmniejsza się przed osiągnięciem wieku emerytalnego na skutek pogorszenia sprawności psychofizycznej, związanego z procesem starzenia się, wymienione w wykazie z zał. nr 2 do ustawy.

Za pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze uważa się również osoby wykonujące przed 1.01.2009 r. prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu art. 3 ust. 1 i 3 ustawy lub art. 32 i art. 33 ustawy emerytalnej (art. 3 ust. 7 ustawy o emeryturach pomostowych).

Dodatkowe obowiązki

Zakład pracy musi finansować i odprowadzać do ZUS składki na FEP za pracownika, który łącznie spełnia poniższe warunki:

• urodził się po 31.12.1949 r.,
• wykonuje prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o których mowa w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy o emeryturach pomostowych.

Składka ta wynosi 1,5% podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, z uwzględnieniem limitu 30-krotności.

Pracodawca ma także obowiązki sprawozdawcze, głównie przekazywania do ZUS do 31 marca, za poprzedni rok kalendarzowy, formularza ZUS ZSWA – zgłoszenie danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Ponadto prowadzi wykaz stanowisk pracy, na których są u niego wykonywane prace w szczególnych warunkach albo o szczególnym charakterze, oraz ewidencję pracowników o takim statusie, za których trzeba opłacać składki na FEP, obejmującą: imię i nazwisko pracownika, datę urodzenia, PESEL, serię i numer dowodu osobistego lub paszportu.

O liczbie stanowisk pracy wykonywanej w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze informuje ponadto ZUS w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA, w bloku VIII poz. 02 (art. 35–38 i art. 41 ustawy o emeryturach pomostowych). Płatnik musi zawiadomić pracownika o umieszczeniu go w podanej ewidencji. Temu, który nie został w niej ujęty, przysługuje skarga do Państwowej Inspekcji Pracy.

Korekta naliczenia odpisów na zfśs

Jeśli w maju 2019 r. wśród pracowników po raz pierwszy pojawiły się osoby wykonujące prace w szczególnych warunkach i/lub o szczególnym charakterze, a pracodawca nie przelał jeszcze pierwszej raty odpisów na zfśs, to należy je uwzględnić w przeciętnej planowanej liczbie zatrudnionych w roku kalendarzowym i przekazać do końca maja odpowiednio zwiększoną pulę równowartości odpisów.

Gdy zatrudnieni uzyskali status wykonujących „pracę szczególną” już po przesłaniu na konto funduszu pierwszej raty odpisów (a tak było w sytuacji opisanej w pytaniu), wówczas trzeba na nowo przeliczyć średnioroczny planowany stan zatrudnienia, przyjmując w nim 2 etaty wykonujących prace w szczególnych warunkach i/lub o szczególnym charakterze, i na tej podstawie dopłacić brakujące środki.