Faktura w dwóch wersjach, najpierw nieustrukturyzowana, a potem z KSeF – która uprawnia do odliczenia

Potwierdziła to KIS w interpretacji z 26.05.2026 r. (0113-KDIPT1-3.4012.313.2026.1.JP). Podatnik, który zwrócił się o jej wydanie, wskazywał, że mimo wprowadzenia obligatoryjnego KSeF może otrzymywać faktury zakupowe w formie papierowej/elektronicznej, wystawione wbrew obowiązkowi poza KSeF. Ponadto może się zdarzyć, że po jakimś czasie faktury te zostaną ponownie wystawione i dostarczone mu w postaci faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF. Jednak na moment sporządzenia i złożenia JPK_VAT z deklaracją za dany okres będzie dysponował wyłącznie fakturami tradycyjnymi, nieustrukturyzowanymi, a więc bez numeru KSeF. Pytał, czy może je ująć w rozliczeniu, tzn. odliczyć wynikający z nich VAT, i czy późniejsze pojawienie się ich w systemie z nadanym numerem KSeF spowoduje obowiązek korekty wcześniej złożonej struktury JPK_VAT w celu podania tego identyfikatora.

KIS uznała, że podatnik może odliczyć VAT już na podstawie pierwotnie otrzymanej faktury papierowej/elektronicznej. Przypomniała, że jednym z warunków odliczenia VAT jest posiadanie przez podatnika faktury dokumentującej zakup związany z działalnością opodatkowaną (art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT). Otrzymanie faktury wyznacza zatem moment, od którego możliwe jest zrealizowanie tego prawa. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej (pod kątem formalnym i materialnym) oznacza spełnienie jednej z przesłanek skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia KSeF nie powoduje jednak, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia VAT.

KIS potwierdziła też, że pojawienie się tej samej faktury w KSeF nie spowoduje obowiązku korekty JPK_VAT. Jeżeli w chwili przesyłania pliku podatnik posiadał wyłącznie fakturę papierową/elektroniczną, prawidłowe jest jej oznaczenie jako BFK, które odnosi się do faktur wystawionych bez zastosowania KSeF.

Jak czytamy w interpretacji, obowiązek wykazywania numeru KSeF faktury ustrukturyzowanej w ewidencji VAT powinien być oceniany według informacji dostępnych podatnikowi na moment składania przez niego deklaracji za dany okres rozliczeniowy. (…) Brak jest podstaw do przyjęcia, że późniejsze (tj. po złożeniu przez Państwa struktury JPK_V7M za dany okres, w którym dokonane zostanie odliczenie na podstawie faktury w formie nieustrukturyzowanej) udostępnienie faktury w KSeF dokumentującej to samo zdarzenie gospodarcze (które zostało wcześniej udokumentowane fakturą dostarczoną Państwu poza KSeF w formie papierowej/elektronicznej i na tej podstawie ujęte w strukturze JPK_V7M za ten dany okres) powinno skutkować obowiązkiem korekty struktury JPK_V7M za ten okres wyłącznie w celu wykazania numeru identyfikującego fakturę w KSeF.

Jednocześnie organ zaznaczył, że zasadniczo korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i powinno ono ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie.