Ewidencję czasu pracy kierowcy można przechowywać oddzielnie
Czy powinna ona stanowić część pozostałej dokumentacji pracowniczej, czy też ze względu na inny sposób liczenia okresu przechowywania lepiej prowadzić ją osobno?
Inny sposób obliczania okresu przechowywania ewidencji czasu pracy kierowców niż pozostałej dokumentacji pracowniczej sugeruje jej prowadzenie osobno. Decyzja w tej kwestii należy jednak do pracodawcy.
Inny sposób obliczania okresu przechowywania ewidencji czasu pracy kierowców niż pozostałej dokumentacji pracowniczej sugeruje jej prowadzenie osobno. Decyzja w tej kwestii należy jednak do pracodawcy.
Różne daty początkowe
[1] Ustawa z 16.04.2004 r. (tekst jedn. DzU z 2019 r. poz. 1412).
[2] DzU poz. 209.
Od 29.05.2022 r. ewidencja czasu pracy kierowcy (dalej ewidencja) musi być przechowywana nie przez 3 lata, lecz przez 10 lat od zakończenia objętego nią okresu. Tego dnia wszedł bowiem w życie art. 25 ust. 6 pkt 2 ustawy o czasie pracy kierowców[1] w brzmieniu nadanym przez art. 2 pkt 5 ustawy z 26.01.2022 r. o zmianie ustawy o transporcie drogowym, ustawy o czasie pracy kierowców oraz niektórych innych ustaw[2].
Okres archiwizacji ewidencji został zrównany z okresem obowiązującym dla pozostałej dokumentacji pracowniczej (akta osobowe i dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy). Różne są jednak terminy, od których rozpoczyna się ich bieg. Okres 10 lat przechowywania dokumentacji pracowniczej należy bowiem liczyć od końca roku kalendarzowego, w którym ustaje stosunek pracy kierowcy (art. 94 pkt 9b Kp w zw. z art. 4 ustawy o czasie pracy kierowców). Początek okresu 10 lat archiwizacji ewidencji zaczyna się natomiast z upływem objętego nią okresu rozliczeniowego (maksymalnie 4 mies., a najczęściej 1 mies.).
Kierowca, do którego stosuje się okres rozliczeniowy wynoszący 1 mies. i pokrywający się z miesiącem kalendarzowym, rozwiązuje umowę o pracę 31.07.2022 r. Pracodawca musi w związku z tym przechowywać jego:
- ewidencję czasu pracy za lipiec 2022 r. – do 31.07.2032 r.,
- pozostałe części dokumentacji pracowniczej – do 31.12.2032 r.
Dwie metody gromadzenia ewidencji
[3] Więcej na ten temat w: M. Rotkiewicz, Czas pracy kierowców – ważne zmiany w 2022 r., „Rachunkowość” nr 4/2022.
[4] Rozporządzenie z 10.12.2018 r. (DzU poz. 2369).
29.05.2022 r. nastąpiła zmiana nie tylko okresu przechowywania ewidencji, lecz także zasad jej prowadzenia. Treść ewidencji jest prawie identyczna jak obowiązująca inne grupy pracownicze, a jedyna różnica polega na braku informacji o czasie pracy pracownika młodocianego[3]. Nadal nie jest jednak rozstrzygnięte miejsce archiwizacji ewidencji, tj. czy ma być częścią dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy kierowcy, czy też powinna być przechowywana oddzielnie.
Znowelizowany art. 25 ustawy o czasie pracy kierowców nie odsyła do rozporządzenia MRPiPS w sprawie dokumentacji pracowniczej[4]. Pracodawca może jednak zastosować się do jego regulacji na podstawie art. 4 ustawy o czasie pracy kierowców, który przewiduje stosowanie Kp w sprawach w niej nieunormowanych, a w efekcie również jego aktów wykonawczych. Tym samym ma prawo włączyć ewidencję, sporządzoną według zasad z art. 25 ustawy o czasie pracy kierowców, do dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy, wymienionych w § 6 pkt 1 lit. b–d rozporządzenia. Nie jest to jednak jego obowiązek.
Odmienna podstawa prawna prowadzenia ewidencji oraz inny sposób liczenia okresu jej przechowywania uprawniają pracodawcę do wydzielenia ewidencji z pozostałej części dokumentacji pracowniczej kierowcy.
Zaloguj się
Aby czytać dalej, jeśli masz wykupiony abonament
Kup dostęp do tego artykułu
Cena dostępu do pojedynczego artykułu tylko 12,30
Kup abonament
| Abonamenty on-line | Prenumeratorzy | Członkowie SKwP | ||||||||
|
Bezpłatny dostęp do tego artykułu i ponad 3500 innych, dla prenumeratorów miesięcznika „Rachunkowość". Pomoc w uzyskaniu dostępu:
|
15% rabat na wszystkie zakupy. Zapytaj o kod w swoim Oddziale. Stowarzyszenie Księgowych w Polsce jest organizacją, do której należy ponad 26 000 księgowych, a członkostwo wiąże się z licznymi korzyściami. |
„Rachunkowość” - od 75 lat źródło rzetelnej wiedzy!
Skróty w artykułach
- dyrektywa 112 – dyrektywa Rady 2006/112/WE z 28.11.2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (DzUrz UE L 347 z 11.12.2006 r.)
- dyrektywa 2013/34/UE – dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2013/34/UE z 26.06.2013 r. w sprawie rocznych sprawozdań finansowych, skonsolidowanych sprawozdań finansowych i powiązanych sprawozdań niektórych rodzajów jednostek (...) (DzUrz UE L 182 z 29.06.2013 r.)
- Kc – ustawa z 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (DzU z 2023 r. poz. 1610)
- KIMSF – interpretacje Komitetu ds. Interpretacji Międzynarodowej Sprawozdawczości Finansowej
- Kks – ustawa z 10.09.1999 r. Kodeks karny skarbowy (DzU z 2023 r. poz. 654)
- Kp – ustawa z 26.06.1974 r. Kodeks pracy (DzU z 2023 r. poz. 1465)
- Kpc – ustawa z 17.11.1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (DzU z 2023 r. poz. 1550)
- Ksh – ustawa z 15.09.2000 r. Kodeks spółek handlowych (DzU z 2022 r. poz. 1467)
- KSR – Krajowe Standardy Rachunkowości
- MSR – Międzynarodowe Standardy Rachunkowości (ang. International Accounting Standards) wydawane od 2002 r. jako MSSF
- MSSF – Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (ang. International Financial Reporting Standards)
- Op – ustawa z 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa (DzU z 2023 r. poz. 2383)
- Ppsa – ustawa z 30.08.2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (DzU z 2023 r. poz. 1634)
- rozporządzenie o instrumentach finansowych – rozporządzenie Ministra Finansów z 12.12.2001 r. w sprawie szczegółowych zasad uznawania, metod wyceny, zakresu ujawniania i sposobu prezentacji instrumentów finansowych (DzU z 2017 r. poz. 277)
- rozporządzenie o konsolidacji – rozporządzenie Ministra Finansów z 25.09.2009 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania przez jednostki inne niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji skonsolidowanych sprawozdań finansowych grup kapitałowych (DzU z 2017 r. poz. 676)
- rozporządzenie składkowe – rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU z 2023 r. poz. 728)
- rozporządzenie z 13.09.2017 r. – rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (DzU z 2020 r. poz. 342)
- specustawa – ustawa z 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tekst jedn. DzU z 2023 r. poz. 1327)
- uobr – ustawa z 11.05.2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (DzU z 2023 r. poz. 1015)
- uor – ustawa z 29.09.1994 r. o rachunkowości (DzU z 2023 r. poz. 120)
- updof – ustawa z 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2022 r. poz. 2647)
- updop – ustawa z 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (DzU z 2022 r. poz. 2587)
- upol – ustawa z 12.01.1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (DzU z 2023 r. poz. 70)
- US GAAP – Amerykańskie Standardy Rachunkowości (ang. Generally Accepted Accounting Principles)
- ustawa akcyzowa – ustawa z 6.12.2008 r. o podatku akcyzowym (DzU z 2023 r. poz. 1542)
- ustawa emerytalna – ustawa z 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1251)
- ustawa KAS – ustawa z 16.11.2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (DzU z 2023 r. poz. 615)
- ustawa o KRS – ustawa z 20.08.1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (DzU z 2023 r. poz. 685)
- ustawa o PCC – ustawa z 9.09.2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych (DzU z z 2023 r. poz. 170)
- ustawa o VAT – ustawa z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (DzU z 2023 r. poz. 1570)
- ustawa o zfśs – ustawa z 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 2023 r. poz. 998)
- ustawa zasiłkowa – ustawa z 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU z 2022 r. poz. 1732)
- ustawa zdrowotna – ustawa z 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (DzU z 2022 r. poz. 2561)
- usus – ustawa z 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1230)
- uzpd – ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne
- Założenia koncepcyjne MSSF – Założenia koncepcyjne sprawozdawczości finansowej (Conceptual Framework for Financial Reporting)
- CEIDG – Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej
- EOG – Europejski Obszar Gospodarczy
- FEP – Fundusz Emerytur Pomostowych
- FGŚP – Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
- FP – Fundusz Pracy
- FS – Fundusz Solidarnościowy
- IASB – Rada Międzynarodowych Standardów Rachunkowości
- IS – izba skarbowa
- KAS – Krajowa Administracja Skarbowa
- KIS – Krajowa Informacja Skarbowa
- KNF – Komisja Nadzoru Finansowego
- KRBR – Krajowa Rada Biegłych Rewidentów
- KRS – Krajowy Rejestr Sądowy
- KSB – Krajowe Standardy Badania
- MF – Minister Finansów
- MPiPS – Minister Pracy i Polityki Społecznej
- MRiF – Minister Rozwoju i Finansów
- MRiPS – Minister Rodziny i Polityki Społecznej
- MSiG – Monitor Sądowy i Gospodarczy
- NSA – Naczelny Sąd Administracyjny
- PANA – Polska Agencja Nadzoru Audytowego
- PIBR – Polska Izba Biegłych Rewidentów
- PKD – Polska Klasyfikacja Działalności
- pkpir – podatkowa księga przychodów i rozchodów
- PPK – pracownicze plany kapitałowe
- RM – Rada Ministrów
- SA – sąd apelacyjny
- sf – sprawozdanie finansowe
- skok – spółdzielcza kasa oszczędnościowo-kredytowa
- SN – Sąd Najwyższy
- SO – sąd okręgowy
- TK – Trybunał Konstytucyjny
- TSUE – Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej
- UCS – urząd celno-skarbowy
- UE – Unia Europejska
- US – urząd skarbowy
- WDT – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów
- WNT – wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów
- WSA – wojewódzki sąd administracyjny
- zfśs – zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
