Dodatkowy obowiązek informacyjny przy zagranicznych wyjazdach służbowych

Rodzaje wyjazdów

Dodatkowe informacje pracodawca musi przekazać przed wyjazdem pracownika za granicę (dalej zagraniczny wyjazd służbowy), na okres przekraczający 4 kolejne tygodnie:

• do pracy albo
• w celu wykonania zadania służbowego (art. 29¹ § 2 Kp).

Są to zatem dwie odrębne sytuacje. Pierwsza dotyczy delegowania w rozumieniu w art. 3 pkt 5 i 7 ustawy z 10.06.2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług (tekst jedn. DzU z 2021 r. poz. 1140) oraz art. 1 ust. 3 dyrektywy 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 16.12.1996 r. dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług (DzUrz UE L 18 z 21.01.1997 r.). Druga występuje podczas zagranicznej podróży służbowej, o której mowa w art. 77⁵ § 1 Kp. Obie znacząco się różnią, a łączy je, na gruncie art. 29¹ § 2 Kp, kryterium długości zagranicznego wyjazdu służbowego (patrz tabela). Gdy jest ono spełnione w obu typach zagranicznych wyjazdów służbowych, pracodawca ma obowiązek wykonać dodatkowy obowiązek informacyjny określony w tym przepisie.

Taką interpretację potwierdziło MRiPS w odpowiedzi z 18.10.2023 r. na pytanie prasy[2]. Uznało w niej, że powyższy przepis [art. 29¹ § 2 Kp – przyp. aut.] rozszerza względem art. 29 Kp zakres przedmiotowy obowiązków informacyjnych w przypadku skierowania pracownika na okres przekraczający 4 kolejne tygodnie do wykonywania pracy lub innego zadania służbowego na obszarze innego państwa. Skierowanie może dotyczyć pracownika nowego lub już zatrudnionego u pracodawcy. Chodzi zarówno o skierowanie do wykonywania pracy umówionego rodzaju, jak i wykonywanie innych zadań służbowych np. powierzanych pracownikowi w drodze polecenia pracodawcy. Zatem ww. obowiązki dotyczą zarówno delegowania w rozumieniu unijnych dyrektyw dotyczących delegowania pracowników w ramach świadczenia usług, jak i podróży służbowej. Obowiązek informacyjny powinien być zrealizowany przed wyjazdem pracownika.

Zakres danych

Ponad 4-tygodniowe delegowanie i zagraniczna podróż służbowa wymagają od pracodawcy poinformowania pracownika o:

• państwie lub państwach, w których będzie wykonywał pracę bądź zadanie służbowe,
• przewidywanym czasie trwania pracy lub zadania służbowego,
• walucie, w której będzie otrzymywał w tym okresie wynagrodzenie,
• świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych związanych z wykonywaniem pracy bądź zadania służbowego, jeżeli są przewidziane w przepisach prawa pracy lub wynika to z umowy o pracę; w przypadku zagranicznej podróży służbowej są to należności wypłacane przez pracodawcę na podstawie przepisów wewnątrzzakładowych, a przy ich braku – zgodnie z rozporządzeniem MPiPS z 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (tekst jedn. DzU z 2023 r. poz. 2190),
• zapewnieniu/niezapewnieniu powrotu pracownika do kraju; w zagranicznych podróżach służbowych pracodawca określa środek transportu,
• warunkach powrotu pracownika do kraju – w przypadku zapewnienia takiego powrotu; w odniesieniu do zagranicznych podróży służbowych jest on gwarantowany w postaci terminu powrotu i środka transportu wskazanych w poleceniu wyjazdu służbowego.

Pracodawca może przekazać te dane w formie papierowej albo elektronicznej (o ile pracownik może taką elektroniczną informację wydrukować i ją przechowywać). Wybór formy elektronicznej zmusza pracodawcę do zachowania dowodu jej przekazania lub otrzymania przez pracownika.

Zmiana w którejkolwiek z wymienionych informacji jest równoznaczna z obowiązkiem aktualizacyjnym. Pracodawca powinien o niej poinformować (w formie papierowej lub elektronicznej) niezwłocznie, ale nie później niż w dniu, w którym dana zmiana miała zastosowanie do pracownika. Nie musi tego robić, jeśli modyfikacja warunków stanowi skutek nowelizacji przepisów prawa pracy, które wskazał w dodatkowej informacji (art. 29¹ § 4 i 5 Kp). 

Uwaga: pracodawca, który nie przekaże dodatkowych informacji oraz ich aktualizacji w terminie, ciężko naruszając art. 291 Kp, naraża się na grzywnę w wysokości od 1000 do 30 000 zł (art. 281 § 1 pkt 2a Kp).