Czy zfśs musi działać u pracodawcy, którego finanse ucierpiały wskutek koronawirusa

Przepisy wydane w celu przeciwdziałania COVID-19 nie wpłynęły na razie na obowiązki pracodawców związane z zfśs (poza podniesieniem kwot świadczeń zwolnionych z podatku, przyznanych w latach 2020 i 2021), choć jest w planie ich zmodyfikowanie. Do 31.05.2020 r. muszą oni wpłacić na rachunek zfśs pierwszą ratę (minimum 75% całości) odpisów na 2020 r., a do 30.09.2020 r. – pozostałą część (25% lub mniej), jeśli w tym okresie nowe regulacje nie zaczną obowiązywać lub pracodawca nie będzie w stanie z nich skorzystać.

Powstaje zatem pytanie, czy istnieje możliwość, aby ten obowiązek „zawiesić” na pewien okres 2020 r., zmniejszyć jego wymiar albo w ogóle w tym roku go nie wykonywać bądź też podjąć takie działania na okres „pokoronawirusowy”. Zwłaszcza że wartość ustawowych odpisów podstawowych i fakultatywnych w 2020 r. znacznie wzrosła w porównaniu z rokiem poprzednim. Z kolei środki zamiast na działalność socjalną mogłyby zostać wykorzystane na ochronę miejsc pracy, jeśli jest konieczna z powodu negatywnego oddziaływania koronawirusa na sytuację ekonomiczną pracodawcy. Oczywiście chodzi o kwoty, które mają być wpłacone. Pieniądze znajdujące się już na rachunku zfśs można wydać wyłącznie na ustawowe cele socjalne (por. art. 2 pkt 1 i art. 8 ust. 2 ustawy o zfśs).

Grupy uprawnionych

Bez względu na rodzaj decyzji w sprawie zfśs w 2020 r., może być ona podjęta jedynie przez pracodawców spoza sfery budżetowej, którzy prowadzą zfśs:

• obowiązkowo, ponieważ na 1.01.2020 r. zatrudniali 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (art. 3 ust. 1 ustawy o zfśs),
• na wniosek zakładowej organizacji związkowej, która mogła go złożyć, bo na 1 stycznia danego roku zatrudniali co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (art. 3 ust. 1c ustawy o zfśs),
• dobrowolnie, mimo zatrudniania na 1.01.2020 r. mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty,
• bo nie skorzystali z opcji nietworzenia zfśs lub wypłacania świadczeń urlopowych (art. 3 ust. 3 ustawy o zfśs) – dalej mali pracodawcy.

Możliwe decyzje

Pracodawca ma w zasadzie dwie opcje postępowania z zfśs (patrz tabela), lecz jedna z nich może wywołać dwa rodzaje konsekwencji. Wybór jest uzależniony od stanu jego finansów oraz celów, jakie chce osiągnąć. Wdrożenie wybranego wariantu może mieć charakter czasowy albo trwały – przepisy pozostawiają w tym względzie całkowitą swobodę.

Czy pracodawca może przesunąć majowy termin wpłaty pierwszej raty zfśs albo obniżyć jej wysokość? Mały pracodawca tak, bo nie obowiązują go ustawowe wytyczne dotyczące poziomu transz, terminów wpłat i konieczności prowadzenia rachunku bankowego dla zfśs (art. 6 ust. 3 ustawy o zfśs). Pozostali niestety nie, bo są to rozwiązania ustawowe, których nie wolno modyfikować. Stąd jeśli pracodawca nie zdecyduje o nietworzeniu zfśs, musi dokonać transferu na rachunek zfśs co najmniej 75% całej kwoty tegorocznych odpisów – do 31.05.2020 r. Ma taki obowiązek również, gdy nietworzenie będzie de facto polegać na zawieszeniu działalności zfśs przez część (a nie całość) roku, tyle że odpis naliczy proporcjonalnie do okresu działania (por. § 3 ust. 2 rozporządzenia zfśs).

U małych pracodawców sprawa jest bardzo prosta. Wystarczy, jeśli poinformują pracowników o nietworzeniu (w tym zawieszeniu) zfśs i niewypłacaniu świadczenia urlopowego w przyjęty u siebie sposób (np. przez zamieszczenie informacji na tablicy ogłoszeń lub w intranecie albo rozesłanie e-mailem); o obniżeniu odpisów w ogóle nie muszą zawiadamiać, bo w przepisach nie ma takiego wymogu.

Z art. 3 ust. 3a ustawy o zfśs wynika wprawdzie, że powinni to zrobić w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego, czyli do 31.01.2020 r., jednak dotrzymanie tego terminu nie było możliwe, bo pierwszy przypadek zakażenia koronawirusem stwierdzono w Polsce 4.03.2020 r. (data podania informacji do wiadomości publicznej), natomiast 14.03.2020 r. ogłoszono stan zagrożenia epidemicznego, a 20.03.2020 r. – stan epidemii. Dopiero oba te stany przełożyły się na działalność wielu przedsiębiorców i ich sytuację finansową.

W efekcie decyzje o zfśs są podejmowane w kwietniu–maju. I jest to dopuszczalne. Orzecznictwo sądowe przyjmuje bowiem, że niedopełnienie obowiązku informacyjnego o nietworzeniu (w tym zawieszeniu) zfśs nie powoduje konieczności utworzenia (wznowienia działalności) tego funduszu, lecz jest wykroczeniem (m.in. wyrok NSA z 1.03.2007 r., I OSK 814/06). Tym bardziej w warunkach stanu zagrożenia epidemicznego/epidemii koronawirusa z dużym prawdopodobieństwem można zakładać, że pracodawca, który ogłasza swoją decyzję po terminie ustawowym, nie zostanie ukarany. Za niepoinformowanie o nietworzeniu/zawieszeniu zfśs małemu pracodawcy grozi grzywna do 5 tys. zł (art. 12a ustawy o zfśs w zw. z art. 24 § 1 Kodeksu wykroczeń).

Jeśli liczba pracowników u małego pracodawcy wynosi co najmniej 50 bez przeliczania na etaty, w efekcie czego jest on objęty układem zbiorowym pracy lub obowiązkiem posiadania regulaminu wynagradzania, w dokumentach tych zawiera postanowienia ws. nietworzenia (w tym zawieszenia) zfśs i niewypłacania świadczenia urlopowego (art. 3 ust. 3b ustawy o zfśs). Obowiązują go takie same zasady postępowania, jak pozostałych pracodawców posiadających jeden z tych aktów prawa wewnątrzzakładowego.