Czy przyjmując zlecenie od nowego klienta, trzeba skontaktować się z poprzednią firmą audytorską

Rotacja firm audytorskich (FA) to sposób na zwiększenie niezależności, obiektywizmu i sceptycyzmu biegłych rewidentów/FA badających sprawozdania finansowe (sf). Rotację FA w przypadku jednostek zainteresowania publicznego (jzp) regulują rozporządzenie nr 537/2014[1] oraz uobr.

Wymóg rotacji

Zgodnie z art. 17 rozporządzenia zlecenie badania ustawowego nie może trwać dłużej niż 10 lat, po upływie zaś maksymalnych okresów trwania zlecenia FA nie może podjąć badania ustawowego tej samej jzp w okresie kolejnych 4 lat.

Ustawodawca ponadto wskazał w uobr (art. 134), że kluczowy biegły rewident nie może przeprowadzać badań ustawowych w tej samej jzp przez okres dłuższy niż 5 lat, może zaś ponownie przeprowadzić badanie ustawowe w tej jednostce po upływie co najmniej 3 lat od zakończenia ostatniego badania ustawowego (czyli wprowadzono rotację na poziomie kluczowego biegłego rewidenta).

Co ciekawe, dla jednostek, które nie są jzp, nie wprowadzono zasad rotacji w ww. rozporządzeniu (jest ono dedykowane jzp) ani w uobr[2].

W myśl art. 66 ust. 5 uor pierwsza umowa o badanie ustawowe sf (zarówno w jzp, jak i nie-jzp) jest zawierana z FA na okres nie krótszy niż 2 lata, z możliwością przedłużenia na kolejne co najmniej 2-letnie okresy.

W sytuacji, o której pisze Czytelnik, klient dąży do zmiany FA po upływie minimalnego okresu współpracy, co już samo w sobie powinno dać do myślenia nt. powodów zmiany.

Zasady etyki

Międzynarodowy kodeks etyki zawodowych księgowych (dalej Kodeks), stanowiący zasady etyki zawodowej biegłych rewidentów, określa podstawowe zasady etyki odzwierciedlające uznanie przez profesję jej odpowiedzialności za działanie w interesie publicznym. Są to standardy postępowania oczekiwane od FA oraz biegłych rewidentów. Podstawowe to: uczciwość, obiektywizm, zawodowe kompetencje i należyta staranność, zachowanie poufności oraz profesjonalne postępowanie. Jednocześnie Kodeks uwypukla znaczenie niezależności biegłych rewidentów jako fundamentu wykonywania zleceń atestacyjnych, w tym badania sf. Na niezależność wskazuje również uobr, stanowiąc w art. 69 ust. 4, że FA oraz członkowie zespołu wykonującego badanie muszą być niezależni od badanej jednostki i nie mogą brać udziału w procesie podejmowania przez nią decyzji co najmniej w okresie objętym badanym sf oraz w okresie przeprowadzania badania. Za złamanie tej zasady uobr (art. 66 ust. 6) przewiduje nieważność badania.

Podsumowując: sprzeniewierzenie się zasadom etycznym może spowodować odpowiedzialność dyscyplinarną (biegłych rewidentów), administracyjną (FA), a nawet unieważnienie badania.

Możliwe powody odmowy akceptacji zlecenia

Zgodnie z Kodeksem (R320.4) FA, która zamierza nawiązać współpracę z nowym klientem w celu przeprowadzenia badania ustawowego, ma obowiązek ustalenia, czy istnieją jakiekolwiek powody odmowy akceptacji zlecenia w przypadku, gdy m.in.:

• zostaje poproszona przez potencjalnego klienta o zastąpienie dotychczasowej FA,
• rozważa podjęcie pracy, która jest uzupełniająca lub dodatkowa w stosunku do pracy innej FA.

Kodeks uszczegóławia powody odmowy akceptacji zlecenia. Jednym z nich może być sytuacja, gdy na zagrożenia wywołane przez fakty i okoliczności nie można zareagować zastosowaniem zabezpieczeń. Na przykład zagrożenie czerpania korzyści własnych, mające wpływ na przestrzeganie zasady kompetencji zawodowych i należytej staranności, może powstać, jeżeli FA zaakceptuje zlecenie przed poznaniem wszystkich faktów. Jeśli FA zostanie poproszona o podjęcie się pracy, która jest uzupełniająca lub dodatkowa w stosunku do pracy obecnej lub poprzedniej FA, może z kolei powstać zagrożenie związane z czerpaniem korzyści własnych, mające wpływ na przestrzeganie zasady kompetencji zawodowych i należytej staranności, np. na skutek niekompletnych informacji.

Czynnikiem, który ma znaczenie dla oceny poziomu takiego zagrożenia, jest to, czy przed akceptacją zlecenia będzie możliwe skontaktowanie się z dotychczasową FA i wystąpienie z zapytaniem, czy istnieją jakiekolwiek powody, dla których zlecenie nie powinno zostać zaakceptowane (takim powodem byłaby np. negatywna reputacja klienta)[3].

Należy podjąć próbę kontaktu

Zgodnie z Kodeksem (R320.8), FA w przypadku badania (lub przeglądu) sf ma obowiązek zwrócenia się do dotychczasowego audytora o przekazanie znanych mu informacji odnoszących się do wszelkich faktów lub innych informacji, których – w jego opinii – inna FA powinna być świadoma przed podjęciem decyzji o akceptacji zlecenia. W myśl art. 82 uobr w przypadku zastąpienia FA inną FA, zastępowana FA zapewnia zastępującej dostęp do wszelkich informacji nt. badanej jednostki i ostatniego jej badania, a na wniosek zastępującej FA zastępowana umożliwia dostęp do akt badania. Jednocześnie zastępowana FA jest obowiązana wykazać, na żądanie PANA (w przypadku kontroli), że ww. informacje zostały przekazane zastępującej FA[4]. Za nieprzestrzeganie obowiązku zapewnienia zastępującej FA dostępu do wszelkich informacji nt. badanej jednostki i ostatniego badania lub do akt badania, uobr (art. 182 ust. 1 pkt 17) przewiduje sankcje administracyjne.

Odpowiadając wprost na pytanie Czytelnika: przed podjęciem się zlecenia powinien się skontaktować z dotychczasową FA w celu uzyskania informacji nt. badanej jednostki i ostatniego jej badania (w tym dostępu do akt badania)[5].

Jeżeli klient nie udzieli bądź odmówi udzielenia dotychczasowej FA zgody na omówienie dotyczących go spraw (lub gdy Czytelnik po wydaniu takiej zgody nie będzie w stanie skontaktować się z poprzednim audytorem, pomimo podjęcia racjonalnych kroków w celu uzyskania informacji o wszelkich możliwych zagrożeniach), należy rozważyć, czy zlecenie może być zaakceptowane. W przepisach nie ma co prawda jednoznacznego wskazania, że nie może dojść do współpracy, jednak trzeba podjąć próbę kontaktu (i to udokumentować).

Fakt zakończenia współpracy po minimalnym okresie współpracy z poprzednim audytorem (2 lata) może (ale nie musi) wskazywać na występowanie informacji, z powodu których zlecenie nie powinno być zaakceptowane. Jednocześnie wydanie ewentualnej opinii zmodyfikowanej z ostatniego badania nie powoduje z góry, że zlecenie nie może być podjęte (bo przyczyny, z powodu których nastąpiła wcześniej modyfikacja opinii, mogą już nie występować), jednak z pewnością Czytelnik powinien to wziąć pod uwagę przy podejmowaniu decyzji o współpracy. Należy pamiętać, że zasada profesjonalnego postępowania wymaga od każdego biegłego rewidenta przestrzegania stosownych przepisów prawa i regulacji, a także unikania wszelkich zachowań, które mogłyby wpłynąć na reputację zawodu.

Na zakończenie warto przypomnieć, że kwestie dotyczące obowiązków biegłego rewidenta, odnoszące się do stanów początkowych w przypadku zlecenia badania po raz pierwszy, w tym zlecenia, w którym sf za poprzedni okres sprawozdawczy było badane przez inną FA, są uregulowane w KSB 510 Zlecenia badania po raz pierwszy – stany początkowe.