Błąd podczas sprawdzania przez US statusu sprawozdania wysłanego za pomocą aplikacji e-Sprawozdania Finansowe

Aby ułatwić podatnikom CIT niewpisanym do rejestru przedsiębiorców KRS sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego (rsf) w formie elektronicznej ustrukturyzowanej, w formacie XML, oraz jego późniejsze przekazanie do Szefa KAS, Ministerstwo Finansów przygotowało bezpłatną aplikację e-Sprawozdania Finansowe. Jest ona dostępna na stronie internetowej: www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe. Umożliwia:

• wprowadzenie danych do rsf,
• zapisanie wprowadzonych danych,
• otwarcie zapisanego rsf,
• przygotowanie, podpisanie oraz przekazanie do Szefa KAS rsf wraz z dokumentami dodatkowymi, a następnie pobranie UPO.

Korzystają z niej chętnie organizacje pozarządowe oraz inne podmioty niewpisane do rejestru przedsiębiorców KRS. Aplikacja jest bowiem bezpłatna, wygodna (nie wymaga pobierania), wiarygodna (przygotowana przez Ministerstwo Finansów) i umożliwia zrealizowanie każdego etapu – od sporządzenia sprawozdania, przez jego podpisanie, po wysyłkę.

Procedura wysyłki i uzyskiwania potwierdzenia

Na etapie wysyłania sprawozdania finansowego za pomocą aplikacji, po kliknięciu kafelka „Wyślij sprawozdanie”, udzieleniu odpowiedzi na pytania mające ustalić, czy istnieje obowiązek wysyłki rsf do Szefa KAS, oraz po wczytaniu podpisanego pliku rsf, wyświetla się pole do wpisania adresu e-mail.

Na wskazany adres jest przesyłana wiadomość z linkiem do sprawdzenia statusu przetwarzania wysyłki oraz pobrania UPO.

Do wysłania sprawozdania wykorzystuje się opcję „Wyślij” (prawy dolny róg modułu). Jeżeli proces przebiegł prawidłowo, pojawia się komunikat: „Wysyłka zakończona sukcesem” oraz status o treści: „Przetwarzanie zakończone. Wygenerowane UPO”, widoczny pod numerem identyfikatora. Wyświetlany jest także komunikat: „Znaleziono identyfikator dokumentu”. Bardzo często może się też pojawić komunikat „Generowanie UPO – przetwarzanie” zamiast „Przetwarzanie zakończone. Wygenerowane UPO”. W takiej sytuacji, po odczekaniu kilku minut oraz odświeżeniu strony, powinien się wyświetlić status informujący o zakończeniu przetwarzania i wygenerowaniu UPO.

UPO można pobrać (na dole strony) w dwóch formatach: PDF i XML. Można również zamknąć stronę na tym etapie, a status przetwarzania sprawdzić i UPO pobrać później, korzystając z linku, który zostaje wysłany na podany adres e-mail.

KAS za pośrednictwem aplikacji otrzyma wszystkie pliki, rsf i dokumenty dodatkowe (łącznie stanowią one dowód podpisania rsf, a wraz z UPO – dowód, że sprawozdanie zostało wysłane i doręczone). Warto je pobrać na dysk i archiwizować w tym samym folderze, w którym znajduje się rsf.

Urząd neguje UPO

W sytuacji opisanej w pytaniu (z którą realnie spotkało się co najmniej kilku podatników) US zanegował UPO wygenerowane w aplikacji e-Sprawozdania Finansowe jako dowód wysyłki rsf i domagał się sprawdzenia statusu wysyłki przez wpisanie numeru referencyjnego z UPO na innej stronie, która również jest stroną Ministerstwa Finansów, umożliwiającą sprawdzenie statusu wysłanego dokumentu.

Niestety, po sprawdzeniu tam numeru referencyjnego z UPO zwracany jest kod 300. Na stronie www.podatki.gov.pl/narzedzia/jak-pobrac-urzedowe-poswiadczenieodbioru-upo można przeczytać, że deklaracja musi mieć status 200, który oznacza, że dokument jest prawidłowo złożony. Wszystkie inne komunikaty świadczą o tym, że nie ma dokumentu (status 300), i konieczne jest jego ponowne złożenie.

Czy faktycznie oznacza to, że rsf wysłane przez aplikację e-Sprawozdania nie zostało prawidłowo złożone, mimo wygenerowania UPO?

Na powyższej stronie internetowej jest informacja, że wysłanie dokumentu nie jest równoznaczne z jego złożeniem, a wygenerowany przez system numer referencyjny nie jest jeszcze UPO. Deklaracja musi mieć status 200, który oznacza, że dokument jest prawidłowo złożony. (…) Po pozytywnej weryfikacji złożonej deklaracji – czyli po pojawieniu się statusu 200 – możesz od razu pobrać UPO. Pobranie UPO jest jedynym potwierdzeniem złożenia przez ciebie zeznania podatkowego i innych deklaracji podatkowych.

Należy jednak zaznaczyć, że w procesie wysyłki rsf w aplikacji e-Sprawozdania Finansowe nie pojawia się żaden status wyrażony liczbowo, a jedynie słownie, jak opisane powyżej. Zgodnie z „Podręcznikiem użytkownika Aplikacji e-Sprawozdania finansowe”[1] treść komunikatu: „Przetwarzanie zakończone. Wygenerowane UPO” jest tożsama z kodem liczbowym 200, który oznacza prawidłowe złożenie. Wygenerowanie UPO, możliwe jedynie po uzyskaniu statusu „Przetwarzanie zakończone. Wygenerowane UPO” (kod 200), jest więc dowodem złożenia sprawozdania. Skąd zatem zwracanie innego kodu na stronie wskazanej przez US?

Co na to resort finansów

Jak poinformował Zespół Pomocy Technicznej Ministerstwa Finansów w odpowiedzi na pytanie autora: W przypadku wysłania sprawozdania przy użyciu aplikacji e-Sprawozdania Finansowe udostępnionej przez Ministerstwo Finansów UPO jest wystawiane z poziomu aplikacji dostępnej na stronie: https://e-sprawozdania.mf.gov.pl/ap/#/step2-start i tylko w tej aplikacji można sprawdzić status wysłanego sprawozdania finansowego. (…) Strona: ⇒link⇐ służy do sprawdzenia statusu innych wysłanych dokumentów przez e-deklaracje i pobrania UPO. Status przesłanego sprawozdania finansowego może Pan zweryfikować za pośrednictwem aplikacji e‑Sprawozdania Finansowe, dostępnej pod adresem: ⇒link⇐. Za pośrednictwem wskazanej aplikacji możliwe jest również pobranie UPO, które stanowi dowód przekazania plików do Szefa KAS. Strona internetowa ⇒link⇐ nie jest dedykowana do weryfikacji statusu przesłanego sprawozdania finansowego.

Status rsf wysłanego za pomocą ministerialnej aplikacji e-Sprawozdania Finansowe można więc sprawdzić tylko w tej aplikacji, gdzie na stronie głównej znajduje się kafelek o nazwie „UPO. Sprawdź status wysłanych plików i pobierz UPO”. Sprawdzanie statusu na innej stronie Ministerstwa Finansów, tej którą podał US, będzie więc zwracać negatywny wynik (ta konkretna strona może służyć tylko do sprawdzania statusu dokumentów przechodzących przez bramkę e-deklaracje, przez którą nie przechodzi rsf w aplikacji e-Sprawozdania Finansowe). UPO, które można zweryfikować w tej aplikacji, jest więc jedynym i wystarczającym dowodem wysyłki rsf, o czym Czytelnik powinien poinformować US, zwracając uwagę na błąd urzędu.