Cyfryzacja dokumentów płacowych – w teorii i praktyce

Pasek płacowy

Kp nie nakłada na pracodawców obowiązku przekazywania pracownikom pasków płacowych. Pracodawca, na żądanie pracownika, ma jedynie obowiązek udostępnić do wglądu dokumenty, na podstawie których obliczył wynagrodzenie (art. 85 § 5 Kp). Pasek płacowy nie musi więc być przekazywany pracownikom, jeśli nie wynika to z przepisów prawa pracy. Do tych przepisów zalicza się jednak również postanowienia funkcjonujących u pracodawców układów zbiorowych pracy i innych, opartych na ustawie, porozumień zbiorowych, regulaminów i statutów określających prawa oraz obowiązki stron stosunku pracy (art. 9 Kp). Jeżeli zatem pracodawca wprowadził do wewnątrzzakładowego prawa pracy (np. do regulaminu pracy) zapis, że będzie przekazywał paski płacowe, to ma obowiązek go realizować. Wielu pracodawców dostarcza je pracownikom w ramach tzw. dobrych praktyk, mimo że wewnątrzzakładowe prawo pracy nie nakłada takiego obowiązku.

Zakres informacyjny paska płacowego ustala pracodawca przez odpowiednią konfigurację systemu informatycznego wykorzystywanego do naliczania wynagrodzeń. Niemniej jego zawartość powinna być transparentna i czytelna dla pracownika. Dobrze opracowany pasek płacowy, z przejrzystym układem, odpowiednim poziomem szczegółowości i zrozumiałymi opisami wzbudza zaufanie pracowników do pracodawcy, a także redukuje liczbę pytań kierowanych do działu naliczającego płace.

Większość zatrudnionych w spółce to pracownicy fizyczni otrzymujący stałe i zmienne składniki wynagrodzenia. Formularz paska płacowego jest generowany z systemu kadrowo-płacowego. Standardowy formularz, przygotowany przez dostawcę systemu, został dostosowany do potrzeb spółki.

Wszyscy pracownicy, niezależnie od oddziału, w którym są zatrudnieni, otrzymują pasek mający taki sam układ danych. Zawiera on dane umożliwiające identyfikację pracownika (imię, nazwisko, numer osobowy, markę – w odniesieniu do części pracowników), symbol komórki organizacyjnej, w której jest zatrudniony, procent etatu oraz informację o okresie rozliczeniowym. Kolejne dane są pogrupowane w sekcje.

W sekcji „czas pracy” znajdują się informacje o liczbie przepracowanych godzin (w tym nadliczbowych) i dni nieobecności (urlop, chorobowe itd.). W sekcji „naliczenia” podane są kwoty naliczonego wynagrodzenia, w podziale na poszczególne składniki, a w sekcji „potrącenia” – kwoty dokonanych potrąceń w podziale na składniki. Pod sekcjami znajduje się kwota do wypłaty.

Pasek płacowy przedstawia również informacje dodatkowe, pogrupowane w cztery sekcje:

• sekcja „z listy” zawiera dane podatkowe i składkowe z bieżącej listy płac oraz kwotę wynagrodzenia „angażowego” i procent dodatku stażowego,
• sekcja „roczne” zawiera dane podatkowe i składkowe narastająco od początku roku,
• w sekcji „dopłaty zakładu” są prezentowane świadczenia niepieniężne doliczone do przychodu na bieżącej liście płac,
• sekcja „inne” przedstawia m.in. pozostałe do spłaty saldo pożyczki na cele mieszkaniowe.

Pasek płacowy zawiera informacje cenne dla pracownika, a spółka przekazuje go kilkunastu tysiącom pracowników do każdej listy płac. Dlatego właśnie ten dokument objęto cyfryzacją w pierwszej kolejności. Projektując rozwiązanie umożliwiające przekazywanie pracownikom cyfrowych pasków, spółka musiała rozwiązać wiele problemów. Kluczowe było, aby pasek był należycie chroniony przed dostępem osób trzecich.

Obowiązujące przepisy prawa pracy nie regulują wprost kwestii związanych z poufnością wynagrodzeń pracowników. Utrwalił się jednak pogląd, że wynagrodzenie należy do kategorii dóbr osobistych chronionych przepisami Kc. Potwierdził to SN w uchwale 7 sędziów z 16.07.1993 r. (I PZP 28/93), uznając, że ujawnienie przez pracodawcę bez zgody pracownika wysokości jego wynagrodzenia za pracę może stanowić naruszenie dobra osobistego w rozumieniu art. 23 i art. 24 Kc.

Ponadto art. 24 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (DzUrz UE L 119 z 4.05.2016 r., dalej rozporządzenie RODO) nakłada na spółkę jako administratora danych osobowych obowiązek wdrażania środków technicznych i organizacyjnych, które umożliwią ich przetwarzanie zgodnie z rozporządzeniem i będą adekwatne do ryzyka naruszenia praw lub wolności osoby. Wprowadzane rozwiązania techniczne mają zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania, poufność danych osobowych, w tym przypadku danych znajdujących się na pasku płacowym, integralność i dostępność danych, a także odporność systemu IT na uszkodzenia (art. 32 rozporządzenia RODO).

W celu udostępnienia pracownikom spółki pasków płacowych w formie cyfrowej zaprojektowano bezpieczną infrastrukturę umożliwiającą ich przechowywanie i udostępnianie z poziomu portalu korporacyjnego. Pracownicy uzyskali dostęp do aplikacji dla dokumentów płacowych, stworzonej przez zespół IT spółki, który wdrożył koncepcję biznesową przygotowaną przez komórkę płac.

Aby zapewnić bezpieczny dostęp do cyfrowych pasków płacowych, zastosowano dwuskładnikowe uwierzytelnianie pracowników, o najwyższych dostępnych standardach, stosowane m.in. w bankowości elektronicznej. Pierwsza weryfikacja następuje przy logowaniu do portalu (login i hasło). Uruchamiając aplikację, pracownik musi przejść ponowną weryfikację za pomocą kodów zabezpieczających, wysyłanych SMS-em na wskazany przez niego numer telefonu.

Cyfrowe paski płacowe dostępne w aplikacji portalu korporacyjnego mają format plików PDF, uniemożliwiający ich edycję. Pracownik ma do nich wgląd, może je wydrukować lub zapisać.

W celu zachowania integralności danych paski są generowane z poziomu systemu kadrowo-płacowego po rozliczeniu i zaksięgowaniu listy płac. Ich udostępnienie pracownikom następuje w dniu płatności wynagrodzeń (przelewów). Za pomocą dedykowanych transakcji pracownicy działu płac kontrolują liczbę wygenerowanych pasków do wysłania na portal oraz poprawność ich statusu. Po wysyłce następuje kontrola zgodności liczby wysłanych na portal pasków z liczbą pasków wygenerowanych. W systemie kadrowo-płacowym jest zapisywany login pracownika działu płac wykonującego eksport pasków.

Zmianę formy dystrybucji pasków płacowych z papierowej na cyfrową spółka uregulowała wewnętrznym zarządzeniem, określając w nim okres dostępności paska w aplikacji na portalu korporacyjnym. Po upływie 6 mies. jest on trwale usuwany.

Cyfrowe paski płacowe wyświetla ponad 80% pracowników. Pierwszy udostępniony pasek z listy płac za sierpień 2020 r. wyświetliło 68% pracowników, za styczeń 2021 r. – 71%, za styczeń 2022 r. – 86%, za styczeń 2023 r. – 85%, a za styczeń 2024 r. – 83%. Najwięcej wyświetleń jest w pierwszym dniu udostępnienia paska (ok. 70%).

Informacja PIT-11

Po wdrożeniu (we wrześniu 2020 r.) cyfrowych pasków płacowych spółka rozpoczęła prace nad cyfrowymi informacjami PIT-11. Każdy z jej oddziałów oraz centrala są odrębnymi pracodawcami (art. 3 Kp), w związku z czym są one płatnikami PIT w rozumieniu art. 32 ust. 1 updof. „Spółka” oznacza więc tu każdy jej oddział i centralę.

Do obowiązków spółki, oprócz m.in. obliczania i poboru zaliczek na PIT pracowników i wpłacenia ich do US, należy przekazywanie pracownikom i innym świadczeniobiorcom (np. zleceniobiorcom) informacji o osiągniętych przychodach i pobranych zaliczkach. Na podstawie art. 39 ust. 1 updof spółka ma obowiązek przesłania podatnikowi i US imiennej informacji sporządzonej według ustalonego wzoru. Wzór – formularz PIT-11 (Informacja o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy) – jest udostępniany przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej obsługującego go urzędu (art. 45b ust. 1 pkt 2 updof). Termin przesłania informacji określa art. 42g ust. 1 updof, zgodnie którym spółka przekazuje PIT-11 do US do końca stycznia następnego roku, natomiast pracownikom i innym podatnikom – do końca lutego następnego roku.

Jeżeli obowiązek poboru przez spółkę zaliczek na PIT ustał w ciągu roku, na sporządzony na piśmie wniosek podatnika, jest ona zobowiązana do sporządzenia i przekazania podatnikowi oraz US informacji PIT-11 – w terminie 14 dni od dnia złożenia tego wniosku (art. 39 ust. 2 updof). Niewywiązanie się płatnika podatku z obowiązku przekazania w ustawowym terminie PIT-11 podatnikowi lub US jest zagrożone karą grzywny do 180 stawek dziennych (art. 80 § 2 Kks).

W maju 2020 r. każdy z oddziałów i centrala spółki wystąpiły do dyrektora KIS z wnioskami o wydanie indywidualnej interpretacji art. 39 ust. 1 updof, potwierdzającej możliwość udostępnienia pracownikom cyfrowej informacji PIT-11 na portalu korporacyjnym. Interpretacja podatkowa nie stanowi co prawda źródła obowiązującego prawa, jednak płatnik, który zastosował się do ważnej i prawnie skutecznej interpretacji, nie może ponosić negatywnych skutków. Przejawia się to np. w braku odpowiedzialności wynikającej z Kks.

We wnioskach zapytano, czy:

• przekazanie pracownikom cyfrowej informacji PIT-11 w sposób opisany we wniosku, przez portal korporacyjny, będzie równoznaczne z realizacją obowiązku wynikającego z art. 39 ust. 1 updof,
• pracownicy muszą wyrazić zgodę na otrzymanie PIT-11 w formie cyfrowej za pośrednictwem portalu korporacyjnego,
• systemowy raport z datą umieszczenia PIT-11 na portalu korporacyjnym będzie wystarczającym potwierdzeniem przekazania tej informacji podatnikom.

Dyrektor KIS uznał, że wobec nieokreślenia w przepisach podatkowych zasad przekazywania informacji PIT-11 przez płatników, mogą być one przekazane nie tylko poprzez bezpośrednie doręczenie w sposób zwyczajowo przyjęty w każdym miejscu, w którym zastanie się adresata, czy przez operatora pocztowego, lecz także za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Zaplanowane rozwiązanie techniczne, polegające na udostępnieniu PIT-11 przy użyciu indywidualnego loginu i hasła pracownika, w formie elektronicznej (jako nieedytowalnego pliku PDF zgodnie z obowiązującym wzorem informacji, podpisanego podpisem kwalifikowanym przez osobę wyznaczoną do obliczania i poboru podatku), na zabezpieczonej platformie internetowej, po przeprowadzeniu kampanii informującej pracowników o zmianie sposobu przekazywania PIT-11 i wydaniu odpowiedniego aktu wewnętrznego regulującego nowy sposób dostarczania, stanowi realizację obowiązku wynikającego z art. 39 ust. 1 updof.

Organ stwierdził też, że ponieważ korzystanie przez pracownika z platformy internetowej spółki jest jego obowiązkiem (wynika z faktu zatrudnienia i regulacji wewnętrznych), przekazanie PIT-11 za pośrednictwem platformy nie wymaga dodatkowej zgody pracownika. Przepisy nie wskazują sposobu potwierdzania przekazania pracownikom PIT-11. Wygenerowany przez system raport, zawierający datę umieszczenia cyfrowego PIT-11 na platformie umożliwiającej jego pobranie przez pracownika za pomocą komputera, telefonu komórkowego czy tabletu, można więc uznać za potwierdzenie realizacji obowiązku przekazania tej informacji pracownikom.

Po uzyskaniu interpretacji indywidualnych spółka przygotowała rozwiązanie techniczne do dystrybucji cyfrowych PIT-11 za pośrednictwem portalu korporacyjnego. Założyła, że standardowo informacja będzie przekazywana wszystkim etatowym pracownikom w formie cyfrowej (nieedytowalny plik PDF opatrzony podpisem kwalifikowanym osoby wskazanej do obliczania i poboru podatku).

Pracownik może jednak zgłosić rezygnację z otrzymywania jej w formie cyfrowej, składając wniosek o przekazywanie papierowej wersji. System kadrowo-płacowy został przygotowany do rejestracji takich wniosków, aby następnie automatycznie nie uwzględniać tych pracowników w zbiorze cyfrowych PIT-11, przekazywanych z systemu na portal korporacyjny.

W systemie przygotowano też raport, automatycznie wybierający wszystkie osoby, w odniesieniu do których obowiązuje papierowa forma PIT-11. Są to – oprócz pracowników, którzy złożyli wniosek o papierowy PIT-11 – pracownicy zwolnieni w ciągu roku podatkowego i w latach wcześniejszych oraz świadczeniobiorcy niemający statusu pracownika. Dodatkowo został udostępniony raport, przedstawiający informację o sposobie dystrybucji każdego PIT-11, a w przypadku cyfrowych PIT-11 – również informację o dacie wykonanej dystrybucji na portal korporacyjny.

Nowe rozwiązanie umożliwia podpisanie podpisem kwalifikowanym (z poziomu systemu kadrowo-płacowego) wszystkich wybranych przez danego pracownika komórki płac cyfrowych PIT-11 lub tylko wskazanych. Samo przekazanie cyfrowych PIT-11, opatrzonych podpisem kwalifikowanym, z systemu do aplikacji na portalu korporacyjnym jest bardzo proste, wymaga jedynie wybrania oddziału spółki. Kilka czynności pracownika działu płac w systemie powoduje, że wszystkie PIT-11 pracowników zatrudnionych w wybranym oddziale spółki, z zapisaną cyfrową formą wysyłki, pojawiają się na portalu. System kadrowo-płacowy umożliwia skontrolowanie zgodności liczby cyfrowych PIT-11 wygenerowanych w systemie z liczbą, która pojawiła się na portalu.

Spółka wydała regulamin zawierający zasady przekazywania informacji PIT-11 przez portal korporacyjny i poza nim, a także określający prawa i obowiązki pracowników z tym związane oraz okres, po jakim cyfrowe PIT-11 są usuwane z portalu. Do regulaminu zostały dołączone instrukcja uzyskania dostępu do cyfrowej informacji PIT-11 i jej pobrania na własne urządzenie oraz wzór wniosku pracownika o przekazanie papierowej wersji PIT-11, w przypadku wyboru tej właśnie formy otrzymywania dokumentu.

Po raz pierwszy cyfrowe PIT-11 przekazano pracownikom w 2022 r. (za 2021 r.). Komórka płac spółki przekazuje PIT-11 na portal korporacyjny po przesłaniu elektronicznych formularzy do US, ze względu na konieczność zapewnienia spójności danych. W dniu przekazania na portalu jest publikowany ogólnodostępny komunikat o możliwości pobrania przez pracowników cyfrowych PIT-11, widoczny przez kilka kolejnych tygodni. Zgodnie z regulaminem, PIT-11 pozostaje na portalu do końca czerwca następnego roku, po czym jest usuwany.

Jak już wspomniano, pracownicy spółki mogą złożyć wniosek o papierowy PIT-11. W grudniu 2023 r. zarejestrowano niecałe 1100 takich wniosków, co było równoznaczne – w myśl zapisów regulaminu – z rezygnacją z otrzymania cyfrowego PIT-11 przez portal korporacyjny. Komórka płac spółki zwróciła się do tych pracowników z prośbą o weryfikację, czy podtrzymują swoją decyzję. Część z nich wycofała wcześniejsze wnioski, zapewne uznając, że wygodniejsza jest jednak forma cyfrowa.

Ze względu na dane osobowe, jakie zawiera PIT-11 (m.in. imię, nazwisko, adres zamieszkania, PESEL, kwoty przychodów), wykorzystano tę samą infrastrukturę techniczną, co do pasków płacowych, zapewniając bezpieczeństwo i poufność danych (dwuskładnikowe uwierzytelnienie się pracownika, chcącego uzyskać dostęp do cyfrowego dokumentu).

Cyfryzacja nie wyeliminowała całkowicie papierowych PIT-11 w spółce. Są one sporządzane dla pracowników, którzy zawnioskowali o taką formę, a także dla pracowników zwolnionych, osób zatrudnionych na umowę zlecenia lub o dzieło czy członków rodzin zmarłych pracowników i zmarłych emerytów lub rencistów, którzy na podstawie zakładowego układu zbiorowego pracy są uprawnieni do określonych świadczeń (podlegających opodatkowaniu po przekroczeniu limitu zwolnienia wynikającego z art. 21 ust. 1 pkt 92 updof). Zgodnie z obowiązującymi obecnie w spółce zasadami osoby inne niż pracownicy nie mają dostępu do portalu korporacyjnego, z wyjątkiem pracowników zwolnionych w poprzednim miesiącu, dla których dostęp wygasa 10. dnia miesiąca następującego po zwolnieniu.

Porównując liczbę cyfrowych PIT-11 udostępnionych pracownikom za lata 2021–2023 z zatrudnieniem w spółce na koniec danego roku, można zauważyć, że zdecydowana większość pracowników preferuje formę cyfrową. Za 2021 r. było to 92,5% zatrudnionych, za 2022 r. – 93,1%, za 2023 r. – 95,1%. Wzrost liczby cyfrowych PIT-11 za 2023 r. wynika z tego, że kilkaset osób wycofało złożone wcześniej wnioski o wersję papierową.

Mimo to liczba papierowych PIT-11 za 2021 r. wyniosła kilka tysięcy, a w dwóch kolejnych latach nastąpił jej dalszy wzrost. Nie wynikało to jednak z tego, że pracownicy wnioskowali o taką formę, lecz z tego, że rosły świadczenia wypłacane członkom rodzin zmarłych pracowników, emerytów lub rencistów, co spowodowało przekroczenie limitu zwolnienia z PIT i obowiązek wystawienia PIT-11 dla tej grupy świadczeniobiorców, niemającej dostępu do portalu korporacyjnego.

Informacja ZUS IMIR

Obecnie spółka podjęła prace nad cyfryzacją kolejnego dokumentu płacowego – rocznej informacji dla osoby ubezpieczonej ZUS IMIR (dawniej RMUA). Obowiązek jej przekazania – m.in. pracownikom – mają płatnicy składek ZUS (oddziały i centrala spółki). Zgodnie z art. 41 ust. 8 usus płatnik jest zobowiązany przekazać ubezpieczonemu (na piśmie lub w formie dokumentu elektronicznego, za zgodą ubezpieczonego), w terminie do 28 lutego, informacje zawarte w imiennych raportach, które przekazał za niego do ZUS za ubiegły rok. Na żądanie ubezpieczonego tego rodzaju informacje płatnik ma obowiązek przekazywać mu częściej niż raz do roku, nie częściej jednak niż raz w miesiącu za miesiąc poprzedni (art. 41 ust. 8b usus).

Przepisy nie narzucają formy, w jakiej ma nastąpić przekazanie informacji. Płatnik może jednak posłużyć się formularzem informacji rocznej dla osoby ubezpieczonej, określonym w zał. 20 do rozporządzenia MRiPS z 20.12.2020 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów (tekst jedn. DzU z 2023 r. poz. 2032).

Ponieważ przekazanie dokumentu w formie elektronicznej jest obwarowane zgodą ubezpieczonego, spółka zwróciła się do ZUS o wyjaśnienie, czy zgoda pracownika na doręczenie informacji ZUS IMIR w takiej formie może zostać wyrażona elektronicznie poprzez portal korporacyjny. ZUS wskazał, że art. 41 ust. 8 usus nie reguluje szczególnej formy wyrażania zgody przez ubezpieczonego, zależy ona od uzgodnień między płatnikiem a ubezpieczonym.

Cyfrowy ZUS IMIR spółka zamierza udostępnić po raz pierwszy w lutym 2025 r. – za 2024 r. Dysponując wyjaśnieniem ZUS, już w lutym 2024 r. umożliwiła pracownikom na portalu korporacyjnym złożenie elektronicznej zgody na otrzymywanie tej informacji w formie cyfrowej od przyszłego roku. Razem z papierowym ZUS IMIR, przekazanym w lutym br., pracownicy otrzymali ulotkę informującą o planowanym wdrożeniu cyfrowej wersji tego dokumentu oraz o konieczności wyrażenia na nią zgody. W ulotce podano instrukcję dostępu do elektronicznej zgody.

Kolejnym krokiem będzie przygotowanie rozwiązania technicznego umożliwiającego, ze względu na konieczność zachowania spójności danych, pobranie z aplikacji Płatnik do systemu kadrowo-płacowego kompletu danych z imiennych raportów przekazanych przez spółkę do ZUS, potrzebnych do przygotowania ZUS IMIR. Następny krok to wizualizacja w systemie pobranych z Płatnika danych na nieedytowalny dokument PDF oraz możliwość podpisania tak przygotowanych cyfrowych informacji podpisem kwalifikowanym.

Cyfrowy dokument będzie przesyłany na portal korporacyjny tylko tym pracownikom, którzy wyrażą na to zgodę. Pozostali otrzymają dokument listem poleconym. Do początku kwietnia br. ponad 80% pracowników wyraziło elektroniczną zgodę na otrzymywanie od 2025 r. ZUS IMIR w formie cyfrowej.

Choć przepisy nie narzucają formy ZUS IMIR, to dane muszą zostać zaprezentowane w podziale na poszczególne miesiące. Do wizualizacji informacji spółka wykorzysta stworzony wewnętrznie i stosowany obecnie wzór, który spełnia wszystkie ustawowe wymagania co do zawartości, a jednocześnie jest kompaktowy, estetyczny i przejrzysty, co umożliwia pracownikom łatwą weryfikację danych.

Jeśli chodzi o podpisanie cyfrowych informacji podpisem kwalifikowanym i ich przesłanie na portal korporacyjny, a także zapewnienie odpowiedniej ochrony danych osobowych, spółka będzie mogła wykorzystać wcześniejsze doświadczenia z wdrożenia cyfrowej informacji PIT-11. Zostanie również przyjęty wewnętrzny regulamin, określający zasady przekazywania ZUS IMIR przez portal korporacyjny i poza nim, a także prawa i obowiązki pracowników z tym związane oraz okres, po jakim cyfrowe ZUS IMIR będą usuwane z portalu.

Oświadczenie podatkowe

Spółka realizuje też projekt cyfryzacji dokumentów płacowych, składanych do niej przez pracowników.

Możliwość zastosowania cyfrowej formy oświadczeń/wniosków podatkowych przewiduje art. 31a ust. 1 updof, obowiązujący od 1.01.2023 r., w myśl którego podatnik składa płatnikowi na piśmie albo w inny sposób (przyjęty u danego płatnika) oświadczenia/wnioski mające wpływ na obliczenie zaliczki.

Jak czytamy w uzasadnieniu do nowelizacji updof wprowadzającej ten przepis[1], stanowi on, że podatnik oświadczenia i wnioski mające wpływ na obliczenie zaliczki ma składać płatnikowi na piśmie. Aby (…) wyjaśnić wszelkie wątpliwości odnośnie do dopuszczalnej formy składanych na piśmie oświadczeń i wniosków, należy przywołać ustawę z 18.11.2020 r. o doręczeniach elektronicznych (DzU z 2022 r. poz. 569). Dzięki tej ustawie nastąpiła zmiana w zakresie stosowanej w przepisach prawa terminologii. Używany w przepisach aktów normatywnych wyraz „pisemnie” został zastąpiony wyrażeniem „sporządzonym na piśmie”, wyrażenie „w formie pisemnej” na wyrażenie „na piśmie”, a wyraz „pisemnie” na wyrażenie „na piśmie” lub „przedstawione na piśmie” (w zależności od kontekstu zdania).

Pod koniec 2022 r. wystartowała cyfrowa wersja jednego z oświadczeń podatkowych, składanego masowo przez pracowników spółki na podstawie art. 32 ust. 3 pkt 2 updof. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli podatnik złoży płatnikowi oświadczenie, że za dany rok zamierza opodatkować dochody wspólnie z małżonkiem lub jako osoba samotnie wychowująca dzieci, a za rok podatkowy przewidywane, określone w oświadczeniu dochody podatnika przekroczą 120 tys. zł, natomiast dochody małżonka bądź dziecka, które łączy się z dochodami podatnika, nie przekroczą tej kwoty – zaliczki za wszystkie miesiące roku podatkowego wynoszą 12% dochodu uzyskanego w danym miesiącu od tego płatnika.

Spółka zaprojektowała i wdrożyła rozwiązanie techniczne umożliwiające pracownikom złożenie ww. cyfrowego oświadczenia, które również oparto na funkcjonalności portalu korporacyjnego. Pracownik przechodzi opisywane już wcześniej dwuskładnikowe uwierzytelnienie. Po zalogowaniu do portalu i uwierzytelnieniu się w specjalnej aplikacji, wyświetla mu się informacja o jego aktualnych danych podatkowych zarejestrowanych w systemie kadrowo-płacowym (m.in. złożone wnioski na ulgi podatkowe w ramach tzw. PIT-0, wysokość kosztów uzyskania przychodów, wysokość kwoty wolnej).

Po wyborze odpowiedniego dla pracownika przycisku „złóż wniosek” (osobnego dla rozliczenia z małżonkiem i osobnego dla rozliczenia z dzieckiem) uruchamia się treść oświadczenia zawierająca obowiązkowe elementy. Po złożeniu przez pracownika oświadczenie otrzymuje status „oczekujący na zaczytanie” (z zapisaną datą i dokładnym czasem złożenia na portalu korporacyjnym) i oczekuje na zarejestrowanie w systemie kadrowo-płacowym. W dalszej kolejności pracownicy komórki płac automatycznie rejestrują cyfrowe oświadczenia w systemie w cyklu dziennym, co skutkuje poborem 12-proc. zaliczek na PIT z list płac przez wszystkie miesiące pozostałe do końca roku podatkowego.

Po zarejestrowaniu oświadczenia jego status widoczny w aplikacji na portalu korporacyjnym zmienia się na „zakończony”. Może ono zostać odrzucone przez pracownika komórki płac, wtedy otrzymuje status „odrzucony”. Dzieje się tak, jeśli wcześniej pracownik złożył oświadczenie w formie papierowej i zostało ono zarejestrowane w systemie kadrowo-płacowym.

Pracownik może także cyfrowo odwołać oświadczenie. Zgodnie z art. 31a ust. 3 i 4 updof podatnik jest zobowiązany do wycofania albo zmiany uprzednio złożonych oświadczeń/wniosków, jeżeli uległy zmianie okoliczności mające wpływ na obliczenie przez płatnika zaliczki na podatek. Wycofanie i zmiana następuje w drodze złożenia nowego oświadczenia/wniosku.

Przebieg procesu cyfrowej rezygnacji (wycofania) z oświadczenia/wniosku i rejestracji tej rezygnacji w systemie kadrowo-płacowym jest analogiczny do procesu jego składania.

Spółka wydała regulamin składania elektronicznych oświadczeń/wniosków podatkowych, w którym dokładnie określiła zasady składania tych dokumentów i warunki korzystania z wdrożonego rozwiązania na portalu korporacyjnym. Z regulaminu wynika m.in., że podstawową formą składania oświadczenia/wniosku jest forma elektroniczna, przy czym w uzasadnionych przypadkach dopuszcza się formę papierową. Opisano też przebieg procesu składania oświadczenia/wniosku przez portal oraz obowiązki pracownika (m.in. sprawdzenia statusu oświadczenia/wniosku).

W 2023 r. złożono ponad 9 tys. cyfrowych oświadczeń. Mimo że regulamin dopuszcza złożenie papierowego dokumentu, korzystają z tego nieliczni pracownicy.

Podsumowanie

Cyfryzacja paska płacowego, informacji PIT-11 oraz planowana cyfryzacja informacji ZUS IMIR ułatwia wypełnianie obowiązków spółki wobec pracowników. Masowe ilości tych dokumentów mogą być przekazane pracownikom w krótszym czasie i w bezpieczniejszej – w porównaniu z tradycyjnym dokumentem papierowym – formie. Przedstawione statystyki pokazują, że zdecydowana większość pracowników korzysta z udostępnionych im przez spółkę cyfrowych narzędzi do pobierania dokumentów płacowych oraz składania (na razie jednego) oświadczenia podatkowego. Wynika z tego, że mają oni odpowiednie kompetencje cyfrowe i doceniają użyteczność przygotowanych przez spółkę rozwiązań, a obawy, że mogą mieć opory przed korzystaniem z udostępnionej na portalu korporacyjnym aplikacji, się nie potwierdziły. Można zatem założyć, że trwające wdrożenie elektronicznego ZUS IMIR oraz przemyślana cyfryzacja kolejnych dokumentów płacowych będą w równej mierze zaspokajać potrzeby pracowników i spółki, poprawiając efektywność oraz wydajność procesów biznesowych w obszarze płac.

Spółka widzi pole do cyfryzacji kolejnych dokumentów płacowych składanych przez pracowników, np. wniosku o zmianę ROR, na który przelewa wynagrodzenie, oświadczenia podatkowego PIT-2, które zastąpiłoby kilka funkcjonujących obecnie w spółce jako odrębne dokumenty oświadczeń/wniosków (m.in. o zastosowanie podwyższonych kosztów uzyskania przychodów czy tzw. ulg PIT-0).

Nieposiadanie komputerów służbowych przez pracowników nie stanowi przeszkody we wdrażaniu cyfryzacji dokumentów płacowych. Mogą oni logować się do portalu korporacyjnego z własnych komputerów czy innych urządzeń (tablet, telefon). Kluczowy jest tu dostęp do internetu z danego urządzenia.

Dotychczasowe doświadczenia spółki związane z cyfryzacją dokumentów płacowych pokazały również, jak wiele trudności trzeba pokonać, żeby uzyskać użyteczne i bezpieczne w aspekcie ochrony danych osobowych rozwiązania, które jednocześnie są niezawodne technicznie i poprawiają efektywność procesów płacowych. Podstawową napotkaną trudnością jest czasochłonność procesu przygotowania i wdrożenia kompletnego rozwiązania. Należy m.in.:

• wypracować koncepcję biznesową rozwiązania i przygotować dokumentację techniczną,
• wykonać oprogramowanie i przeprowadzić jego testy,
• zorganizować wdrożenie produktywne, w tym przygotować regulaminy, instrukcje, komunikaty do pracowników.

Cyfryzacja każdego ww. dokumentu wymagała zaangażowania wielu pracowników spółki z różnych komórek organizacyjnych, w szczególności pracowników merytorycznych z komórki płac, programistów IT, specjalistów od bezpieczeństwa systemów IT i ochrony danych osobowych.

Inną trudnością są niejednolite przepisy prawa. O ile w przypadku informacji PIT-11, zgodnie z uzyskanymi interpretacjami indywidualnymi, spółka nie ma obowiązku pozyskania od pracowników zgód na cyfrową formę przekazania dokumentu, o tyle w przypadku informacji ZUS IMIR usus obliguje spółkę do ich uzyskania, co wymaga dodatkowego nakładu pracy i czasu na ich zgromadzenie.

Kolejną kwestią jest brak możliwości przekazania przez portal korporacyjny cyfrowych dokumentów pracownikom zwolnionym i innym świadczeniobiorcom nieposiadającym statusu pracownika, wynikający z obecnej polityki spółki. Biorąc pod uwagę, że w 2024 r. kilka tysięcy PIT-11 dla byłych pracowników i innych świadczeniobiorców zostało przesyłanych w tradycyjnej formie, warto się zastanowić nad możliwymi zmianami także w tym zakresie.