Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych – nowe obowiązki spółek handlowych

Niewywiązanie się z tych obowiązków w terminie skutkuje nałożeniem na spółkę kary pieniężnej.

CRBR został utworzony na mocy ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu[1] (dalej ustawa), która wdrożyła do polskiego porządku prawnego regulacje dyrektywy UE 2015/849[2]. Jest to jawny i nieodpłatny system teleinformatyczny[3], w którym ujawniane są dane o beneficjentach rzeczywistych polskich spółek prawa handlowego. Zgodnie z przedstawionymi przez MF założeniami jednym z głównych zadań CRBR jest przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu przez ujawnienie danych osób fizycznych, które faktycznie czerpią korzyści z udziału w spółkach prawa handlowego. Publiczny charakter rejestru, umożliwiający każdemu pełny i nieodpłatny dostęp do informacji o beneficjentach rzeczywistych, ma zapewniać interesariuszom większą kontrolę informacji oraz skutkować wzrostem zaufania do partnerów biznesowych.

Kim jest beneficjent rzeczywisty

Kluczowym pojęciem wprowadzonym nowymi regulacjami jest „beneficjent rzeczywisty”. Zgodnie z art. 2 ust. 2 pkt 1 ustawy chodzi o osobę fizyczną lub osoby fizyczne:

• sprawujące bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad spółką poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych bądź faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez spółkę, bądź
• w imieniu których są nawiązywane stosunki gospodarcze lub przeprowadzana jest transakcja okazjonalna.

W spółkach osobowych beneficjentami rzeczywistymi będą przede wszystkim wspólnicy tych spółek, którzy poprzez posiadane uprawnienia wywierają decydujący wpływ na działalność spółki i podejmowane przez nią decyzje. Może o tym świadczyć posiadanie większościowego udziału w zysku spółki i związanego z tym wpływu na jej funkcjonowanie (np. komandytariusze w spółkach komandytowych albo akcjonariusze w ska).

Ustawa precyzyjniej reguluje kwestię ustalenia rzeczywistego beneficjenta w spółkach będących osobami prawnymi. W przypadku spółki będącej osobą prawną, inną niż spółka, której papiery wartościowe są dopuszczone do obrotu na rynku regulowanym podlegającym wymogom ujawniania informacji, wynikającym z przepisów prawa UE lub odpowiadających im przepisów prawa państwa trzeciego, beneficjentem rzeczywistym jest osoba fizyczna:

• będąca udziałowcem lub akcjonariuszem spółki, któremu przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów bądź akcji tej osoby prawnej, lub
• dysponująca więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie stanowiącym spółki, także jako zastawnik albo użytkownik, bądź na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu, lub
• sprawująca kontrolę nad osobą prawną lub osobami prawnymi, którym łącznie przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów bądź akcji spółki, lub łącznie dysponująca więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie spółki, także jako zastawnik albo użytkownik, bądź na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu, lub
• sprawująca kontrolę nad spółką poprzez posiadanie w stosunku do niej uprawnień, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 37 uor (mowa tu o jednostce dominującej – patrz ramka na następnej stronie), lub
• zajmująca wyższe stanowisko kierownicze w przypadku udokumentowanego braku możliwości ustalenia bądź wątpliwości co do tożsamości osób fizycznych określonych powyżej oraz w przypadku niestwierdzenia podejrzeń prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.

Powyższe oznacza, że w odniesieniu do spółek będących osobami prawnymi beneficjent rzeczywisty niekoniecznie musi wywierać decydujący wpływ na działalność tej spółki. Wystarczy, że będzie posiadał więcej niż 25% jej udziałów (nie musi to być większość udziałów) i automatycznie będzie kwalifikowany jako beneficjent rzeczywisty.

Kto musi zgłosić informacje do CRBR

Zgodnie z art. 58 ustawy do zgłaszania informacji o beneficjentach rzeczywistych oraz ich aktualizacji są obowiązane:

• spółki jawne,
• spółki komandytowe,
• ska,
• spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
• proste spółki akcyjne (od 1.03.2020 r.),
• spółki akcyjne, z wyjątkiem spółek publicznych.

Zgłoszenia beneficjentów rzeczywistych do CRBR dokonuje osoba uprawniona do reprezentacji spółki (art. 61 ust. 1 ustawy). Zgłoszenie złoży więc osoba ujawniona w KRS jako uprawniona do reprezentacji spółki. Musi być ono opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP. Powinno także zawierać oświadczenie osoby dokonującej zgłoszenia do CRBR o prawdziwości informacji zgłaszanych do rejestru (art. 61 ust. 4 i 5 ustawy).

W przypadku gdy wymagana jest łączna reprezentacja, zgłoszenie musi być podpisane przez wszystkie wymagane osoby (nie ma znaczenia kolejność składania podpisów, podpisy kwalifikowane i potwierdzane profilem zaufanym ePUAP mogą być zamieszczane w dowolnej konfiguracji).

Zgłoszenia nie mogą natomiast złożyć pełnomocnicy spółki. Nie ma przy tym znaczenia, czy pełnomocnictwo do reprezentacji podmiotu ma charakter ogólny, czy szczególny.

W jakim terminie trzeba złożyć zgłoszenie do CRBR

Dane podlegające ujawnieniu w CRBR są zgłaszane do rejestru nie później niż w terminie 7 dni od dnia wpisu spółki do KRS (art. 60 ust. 1 ustawy). Nowo założona spółka musi więc złożyć zgłoszenie w terminie 7 dni od dnia wpisu do KRS. Z kolei w przypadku zmiany przekazanych informacji zgłoszenie aktualizacyjne należy złożyć w terminie 7 dni od ich zmiany. Do biegu ww. terminów nie wlicza się sobót i dni ustawowo wolnych od pracy (art. 60 ust. 2 ustawy).

Spółki, które były wpisane do KRS przed dniem wejścia w życie przepisów o rejestrze, tj. przed 13.10.2019 r., zgłaszają do CRBR informacje o beneficjentach rzeczywistych w terminie 6 mies. od dnia uruchomienia rejestru, tj. do 13.04.2020 r. Oznacza to, że dane dotyczące beneficjentów rzeczywistych ww. podmiotów mogą nie figurować w rejestrze w okresie przejściowym.

Warto zwrócić uwagę, że pomimo przyjęcia dość długiego, bo 6-miesięcznego okresu przejściowego, dotyczy on wyłącznie spółek wpisanych do KRS przed 13.10.2019 r. Spółki powstałe po tym dniu obowiązuje krótszy, 7-dniowy termin zgłoszenia danych do rejestru.

W jaki sposób złożyć zgłoszenie i jakie dane ono obejmuje

Zgłoszenia danych do CRBR dokonuje się elektronicznie, z zastosowaniem formularza udostępnionego przez MF na stronie internetowej[4] (art. 61 ust. 2 i 3 ustawy). Zgłoszenia nie można złożyć w formie papierowej. Informacje podlegające zgłoszeniu do rejestru obejmują:

1) dane identyfikacyjne spółki: nazwę (firmę), formę organizacyjną, siedzibę, numer w KRS, NIP,

2) dane identyfikacyjne beneficjenta rzeczywistego: imię i nazwisko, obywatelstwo, państwo zamieszkania, PESEL albo datę urodzenia (w przypadku osób nieposiadających numeru PESEL), informację o wielkości i charakterze udziału lub uprawnieniach przysługujących beneficjentowi rzeczywistemu,

3) dane identyfikacyjne wszystkich członków organów spółki lub wspólników uprawnionych do jej reprezentowania (w zakresie jak w pkt 2).

Kary za niedostosowanie się do nowych przepisów

W przypadku niedopełnienia obowiązku zgłoszenia beneficjentów rzeczywistych w ustawowym terminie, a także aktualizacji danych o beneficjentach rzeczywistych wykazywanych w CRBR, spółka podlega karze pieniężnej, której wysokość może wynieść nawet 1 mln zł (art. 153 ust. 1 ustawy).

Karę tę nałożyć może na spółkę Generalny Inspektor Informacji Finansowej, co wynika z art. 12 ust. 1 pkt 10 ustawy.

Stąd też obowiązek terminowego zgłoszenia prawidłowych danych powinien być przez spółki prawa handlowego potraktowany z należytą uwagą.

Z kolei osoba dokonująca zgłoszenia ponosi odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną:

• zgłoszeniem do CRBR nieprawdziwych danych,
• niezgłoszeniem danych w ustawowym terminie.