Brak zgody na pracę zdalną osoby uprzywilejowanej i na elastyczną organizację pracy

Dwa różne uprawnienia pracownicze

Mowa jest tu o dwóch uprawnieniach i dwóch odrębnych grupach uprawnionych – możliwościach wnioskowania o:

• pracę zdalną na mocy art. 67¹⁹ § 6 Kp – pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika, o którym mowa w art. 142¹ § 1 pkt 2 i 3 Kp (czyli pracownicy w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do ukończenia 4. roku życia, a także pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, mającymi orzeczenie o niepełnosprawności bądź o znacznym stopniu niepełnosprawności), o wykonywanie pracy zdalnej, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika,
• elastyczną organizację pracy na podstawie art. 188¹ Kp – pracownik wychowujący dziecko, do ukończenia 8. roku życia, może złożyć wniosek (w postaci papierowej lub elektronicznej) o zastosowanie do niego elastycznej organizacji pracy; pracodawca rozpatruje taki wniosek, uwzględniając potrzeby pracownika, w tym termin oraz przyczynę konieczności korzystania z elastycznej organizacji pracy, a także swoje potrzeby i możliwości, w tym konieczność zapewnienia normalnego toku pracy, organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Różnice w obu wnioskach są znaczące. Oczywiście inne są zakres rozwiązań organizacyjnych, jakie mogą być nimi objęte, i grupa uprawnionych osób. Bardzo istotne różnice dotyczą zakresu oceny wniosku przez pracodawcę i przesłanek potencjalnej odmowy. Biorąc pod uwagę, że zarówno zakres obu uprawnień, jak i grupa uprawnionych w części się pokrywają (wniosek o pracę zdalną rodzica dziecka do 4 lat), w niektórych przypadkach istotne staje się to, na jakiej podstawie pracownik składa wniosek. Niestety, ustawodawca nie dostrzegł tu chyba problemów praktycznych, które może wywołać taki pokrywający się zakres.

Praca zdalna i elastyczna organizacja pracy

Art. 67¹⁹ § 6 Kp jest podstawą do wnioskowania o pracę zdalną, która miałaby być realizowana zdalnie stale lub naprzemiennie. Przepisy o pracy zdalnej okazjonalnej (art. 67³³ Kp) wyłączają stosowanie do niej m.in. art. 67¹⁹ Kp, co oznacza, że osoba uprzywilejowana nie ma możliwości złożenia „silniejszego” niż inni pracownicy wniosku o pracę okazjonalną.

Istotne jest, że wobec braku porozumienia z organizacją związkową, dotyczącego pracy zdalnej lub regulaminu pracy zdalnej i złożenia (oraz zaakceptowania przez pracodawcę) wniosku o pracę zdalną przez np. pracownicę w ciąży, konieczne będzie zawarcie indywidualnego porozumienia dotyczącego warunków pracy zdalnej wynikających z art. 67¹⁹ § 6 Kp.

O zdecydowanie więcej elementów związanych z organizacją pracy można wnioskować na mocy przepisów o elastycznej organizacji pracy. Pojęcie to obejmuje

bowiem:

1) pracę zdalną,

2) przerywany system czasu pracy,

3) system pracy weekendowej,

4) system skróconego tygodnia pracy,

5) ruchome rozkłady czasu pracy z art. 140¹ Kp,

6) indywidualne rozkłady czasu pracy,

7) obniżenie wymiaru czasu pracy.

Pracownik może przy tym postulować jedno, dwa lub więcej rozwiązań, o ile oczywiście nie wykluczają się one wzajemnie.

Obowiązek udzielenia odpowiedzi

Oba uprawnienia wiążą się wprost z obowiązkiem oceny wniosku i udzielenia odpowiedzi przez pracodawcę.

O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku złożonego na podstawie art. 67¹⁹ § 6 Kp pracodawca informuje pracownika (w postaci papierowej lub elektronicznej) w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia przez niego wniosku. Przepisy wskazują wprost jedynie na obowiązek terminowego poinformowania o odmowie realizacji wniosku, nie narzucają konieczności udzielenia odpowiedzi w przypadku jego pozytywnego rozpatrzenia. Jasne jest jednak, że i w takim przypadku decyzja pracodawcy zostanie w jakiejś formie zakomunikowana pracownikowi.

Zgoda na wniosek powinna być połączona z podjęciem niezwłocznych działań w celu dokonania ustaleń odnoszących się do pracy zdalnej. Szczególnie istotne będzie to wówczas, gdy praca zdalna w zakładzie pracy nie jest doregulowana (brak porozumienia lub regulaminu), bo będzie się wiązać z szerszym zakresem koniecznych uzgodnień.

Podjęcie pracy zdalnej nie musi natomiast nastąpić w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku. Nie można również odmówić pracodawcy możliwości negocjowania terminu podjęcia przez wnioskującą osobę pracy zdalnej. Skoro bowiem – o czym poniżej – pracodawca ma możliwość definitywnej odmowy, to musi również mieć możliwość pewnego przeorganizowania pracy w taki sposób, by mogła być – bez uszczerbku dla potrzeb pracodawcy i jakości wykonywanej pracy – realizowana zdalnie.

W przypadku wniosku o elastyczną organizację pracy pracodawca informuje pracownika (w postaci papierowej lub elektronicznej) o:

• jego uwzględnieniu albo
• przyczynie odmowy uwzględnienia, albo
• innym możliwym terminie zastosowania elastycznej organizacji pracy niż wskazany we wniosku,

w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania.

Tutaj mamy wprost obowiązek udzielenia odpowiedzi – zarówno wyrażenia zgody, jak i jej odmowy – w określonym terminie. W przypadku niemożności dokonania określonej zmiany we wskazanym przez pracownika we wniosku terminie, ale przy zasadniczej akceptacji wniosku, pracodawca wskazuje na inny możliwy termin dokonania zmiany. Pracownik powinien odnieść się do tego terminu, gdyż jest możliwe, że nie będzie zainteresowany propozycją pracodawcy zmiany dopiero w późniejszym momencie.

Przesłanki odmowy

Pracodawca rozpatruje wniosek o elastyczną organizację pracy, biorąc pod uwagę wskazane w nim potrzeby pracownika, termin oraz przyczynę konieczności korzystania z elastycznej organizacji pracy, potrzeby i możliwości pracodawcy, w tym konieczność zapewnienia normalnego toku pracy, organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Przy wniosku o pracę zdalną składanym na mocy art. 67¹⁹ § 6 Kp pracodawca może odmówić jedynie ze względu na rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika lub organizację pracy. Przesłanki odmowy są tutaj znacząco węższe. Przede wszystkim pracodawca nie może oceniać potrzeb pracownika. Nie są one zresztą wskazywane we wniosku. Inaczej jest przy elastycznej organizacji pracy. Tutaj wniosek ma wskazywać:

• imię i nazwisko oraz datę urodzenia dziecka,
• przyczynę konieczności skorzystania z elastycznej organizacji pracy,
• termin rozpoczęcia i zakończenia korzystania z elastycznej organizacji pracy,
• rodzaj elastycznej organizacji pracy, z której pracownik planuje korzystać.

Pracodawca powinien zatem zostać wprost poinformowany o potrzebie pracownika (która według niego uzasadnia wnioskowaną zmianę) i ma uprawnienie do oceny, czy podana potrzeba faktycznie wiąże się ze wskazaną przez pracownika formą organizacji jego pracy.

Rodzaj pracy wprost będzie wykluczać pewne rozwiązania, np. kierowca nie może pracować zdalnie, podobnie kontroler biletów w komunikacji czy pracownik budowlany.

Organizacja pracy jest pojęciem szerszym od rodzaju pracy. Tę przesłankę odmowy można by określić w taki sposób: sam rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika nie przeszkadza w wykonywaniu pracy we wnioskowany sposób, ale już przyjęty przez pracodawcę sposób jej wykonywania – tak.

W razie wnioskowania o elastyczną organizację pracy przesłanek odmowy jest znacznie więcej. Poza rodzajem pracy lub jej organizacją pracodawca ocenia bowiem:

• wskazane potrzeby pracownika i przyczyny korzystania z elastycznej organizacji pracy – w jaki sposób uzasadniają akurat taką organizację pracy, o jaką wnosi pracownik,
• podany termin – czy jest możliwe stosowanie danego rozwiązania w okresie wnioskowanym (np. odmowa zgody na pracę w obniżonym wymiarze czasu pracy związana ze wzmożonym zapotrzebowaniem na pracę w sezonie),
• swoje potrzeby i możliwości, w tym konieczność zapewnienia normalnego toku pracy, np. brak możliwości zapewnienia narzędzi umożliwiających pracę zdalną przy braku posiadania przez pracownika prywatnych narzędzi o parametrach pozwalających na wykonywanie takiej pracy, niewystarczająca liczba personelu do ustalenia dla pracownika pracującego zmianowo stałego rozkładu czasu pracy (osoba ta byłaby wyłączona z planowania pracy w ramach zmian roboczych, co mogłoby znacząco utrudnić rozplanowanie pracy pozostałych pracowników).

Uwaga: w związku z różnicami między przesłankami odmowy bardzo istotne staje się to, na której podstawie wnioskuje o pracę zdalną pracownik uprawniony do wnioskowania o nią zarówno na podstawie art. 67¹⁹ § 6, jak i art. 188¹ Kp (np. matka 3-letniego dziecka). Na przyjętych u pracodawcy wzorach warto wyraźnie rozróżnić podstawy prawne wnioskowania.

Wniosek można odrzucić również w przypadku niezgodności wskazanych w nim rozwiązań z przepisami.

Zakres wniosku o elastyczną organizację pracy wyznacza art. 188¹ Kp. Jeżeli zatem np. pracownik pracujący w podstawowym systemie czasu pracy wnioskuje o indywidualny rozkład czasu pracy, w którym wykonywałby pracę w poniedziałek po 12 godz., we wtorek, w środę i czwartek po 8 godz., a w piątek po 4 godz., to wniosek ten wykracza poza potencjalny zakres elastycznej organizacji pracy. Indywidualny rozkład czasu pracy może być bowiem ustalony w ramach systemu czasu pracy, którym jest objęty pracownik. Elastyczna organizacja pracy nie obejmuje zaś systemu równoważnego (wnioskowany rozkład nie jest możliwy w systemach weekendowym i skróconego tygodnia pracy).

Odpowiedzialność wykroczeniowa i kontrola PIP

Zgodnie z art. 281 § 1 pkt 5a Kp, kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu, narusza przepisy o elastycznej organizacji pracy, o której mowa w art. 188¹ Kp, podlega karze grzywny od 1000 do 30 000 zł. Na taką też grzywnę naraża się osoba naruszająca przepisy dotyczące uwzględnienia wniosków, o których mowa w art. 67¹⁹ § 6 i 7 Kp.

Naruszeniem przepisów byłoby m.in. niezachowywanie terminu odpowiedzi na wniosek. Bardzo ważne stanowisko w tym zakresie zajął Główny Inspektorat Pracy (stanowisko z 25.04.2023 r. ws. nowych wykroczeń w noweli Kp z 9.03.2023 r.): Wykroczeniem z art. 281 § 1 pkt 5a Kp będzie naruszanie przepisów o elastycznej organizacji pracy, o której mowa w art. 188¹ Kp (np. niepoinformowanie pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej o uwzględnieniu wniosku albo o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku, albo o innym możliwym terminie zastosowania elastycznej organizacji pracy niż wskazany we wniosku, w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku), a wykroczeniem z art. 281 § 1 pkt 5c Kp naruszanie przepisów dotyczących uwzględnienia wniosków, o których mowa w art. 142¹ i art. 67¹⁹ § 6 i 7 Kp.

W przypadku wiążących wniosków o pracę zdalną składanych przez pracowników, o których mowa w art. 67¹⁹ § 6 i 7 Kp, inspektor pracy skontroluje, czy pracodawca poinformował pracownika o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku oraz czy dokonał tego w ustawowym terminie. Inspektor pracy nie jest uprawniony do oceny zasadności odmowy przez pracodawcę uwzględnienia wniosku uprawnionego pracownika, ponieważ przyczyny odmowy są związane z organizacją pracy lub z rodzajem pracy, a te kwestie mieszczą się wyłącznie w zakresie uprawnień organizacyjnych pracodawcy.