Alfabet umiejętności księgowego - C jak czas, cele, cisza

Zarządzanie czasem

Od rewolucji przemysłowej podejmowane są celowe próby okiełznania czasu poprzez tworzenie różnorodnych metod nim zarządzania. W coraz szybciej pędzącym świecie umiejętność zarządzania czasem staje się coraz bardziej istotna. Jednak pod pojęciem „zarządzania czasem” kryją się dwa różne zagadnienia. W tradycyjnym, XX-wiecznym, taylorystycznym podejściu do zarządzania zwraca się uwagę przede wszystkim na maksymalizowanie produktywności, abstrahując od właściwej regeneracji, by tę odpowiednią efektywność działania osiągnąć. Potrzebę regeneracji i odpoczynku najczęściej się bagatelizuje.

W ostatnich dwóch dekadach instrumentalne traktowanie produktywności człowieka wydaje się powoli odchodzić do lamusa. Coraz więcej psychologów organizacji i trenerów biznesu zwraca uwagę na konieczność odnawiania własnych zasobów energetycznych i bardziej zbilansowanego podejścia do zarządzania czasem.

Tak czy inaczej skuteczność planowania, realizowanie założeń, dotrzymywanie terminów, doprowadzanie projektów do końca opiera się na właściwej organizacji czasu. Brak umiejętności zarządzania nim prowadzi do:

• pracy w nadgodzinach, która staje się normą, a nie wyjątkiem,
• działania w trybie „gaszenia pożarów”,
• odraczania umówionych terminów, zawsze gdy księgowemu nie grożą potencjalne kary za uchybienie terminu Kks,
• pomijania przerw w pracy, w tym zaniedbywania posiłków,
• przemęczenia, a nawet wyczerpania, które z kolei doprowadza do pogorszenia nastroju, cynizmu i utraty satysfakcji z pracy, przyczyniając się do wypalenia zawodowego.

Z kolei osoby, które próbują zarządzać czasem, mogą wpadać w pułapki z tym związane, takie jak:

• obsesyjne liczenie każdej minuty i brak tworzenia buforów czasowych (dodatkowego czasu między zadaniami uwzględniającego ew. opóźnienia),
• przerost zaangażowania w planowanie i sporządzanie list „do zrobienia” nad faktyczną realizacją zadań,
• wzmacnianie pracoholizmu i kultu bycia zajętym,
• zarządzanie czasem tylko dla zwiększania efektywności zawodowej z pominięciem potrzeb regeneracji i odpoczynku,
• organizowanie czasu i planowanie ad hoc, bez koncentracji na celach strategicznych,
• stawianie sobie zbyt wygórowanych wymagań,
• ignorowanie potrzeb fizycznych, w tym snu, w celu realizacji zbyt ambitnie postawionych planów,

co znów prowadzi do przemęczenia i wzrostu ryzyka wypalenia zawodowego.

U podłoża powyższych błędów może stać nieznajomość zasad skutecznego zarządzania czasem, ale bardziej prawdopodobne jest, że ich przyczyną jest postawa traktująca zajętość jako swojego rodzaju cnotę najwyższą. Tak jakby fakt, że przesypiamy 1/3 czasu, jaki mamy w całym życiu do dyspozycji, należało za wszelką cenę zrekompensować liczbą czynności, których podejmujemy się w ciągu dnia.

Osoby przejawiające taką postawę licytują się liczbą pełnionych obowiązków, dokumentów do zaksięgowania i przeanalizowania, stopniem zapełnienia kalendarza, liczbą deklaracji PIT rocznych do rozliczenia na ostatnią chwilę (jeszcze 30 kwietnia) albo liczbą sprawozdań finansowych do sporządzenia. „Nie mam czasu” oznacza dla nich „Jestem wartościowa, bo działam”, „Jestem pracowita, więc jestem OK”. Praca i nadmierna organizacja kalendarza stają się wówczas przymusem wewnętrznym. Osoby funkcjonujące w takim trybie mają opory, żeby się przyznawać do posiadania czasu wolnego, bo kojarzy się on z brakiem profesjonalizmu albo skutkuje obniżeniem poczucia własnej wartości. Jednak pracoholizm czy perfekcjonizm nie świadczą bynajmniej o profesjonalnym postępowaniu. To bardziej uzależnienia psychiczno-behawioralne, a nie powód do dumy.

Z biologicznego punktu widzenia, mimo postępów cywilizacyjnych, gatunek ludzki nadal nie jest w stanie na dłuższą metę funkcjonować ani poza rytmem dobowym, ani stale na wysokich obrotach. Czas wykorzystany na sen nie jest wbrew obiegowym opiniom czasem zmarnowanym. Jest niezbędny do właściwej regeneracji i odbudowy zasobów poznawczych. Bez wystarczającej ilości snu i odpoczynku księgowy nie może efektywnie podejmować decyzji zawodowych i rozwiązywać złożonych problemów. Szwankuje wtedy również tzw. profesjonalny osąd.

W zdrowym zarządzaniu czasem rezerwowanie w kalendarzu czasu dla siebie, na swoje hobby, a nawet na nicnierobienie jest jednym z głównych celów. W organizacji czasu pomocne są konkretne techniki i narzędzia do zarządzania. To, które z nich się faktycznie przydają, jest kwestią wysoce indywidualną.

Celowość

W zarządzaniu czasem ważne jest nie tylko dzielenie go na zadania, lecz przede wszystkim uświadomienie sobie, „po co ja te zadania w ogóle zamierzam robić?”. Bez wyznaczenia strategicznych długoterminowych celów zarządzanie czasem nie jest pełne. Gdy nie mamy wzorca, to w zasadzie nie wiadomo, jaki jest sens podejmowanych czynności. A przy braku poczucia sensu spada też motywacja do realizowania zadań.

Tak jak planowanie strategiczne i wyznaczanie długoterminowych celów strategicznych jest kluczowe dla działalności organizacji, tak długofalowe myślenie o swoim życiu i stawianie sobie długofalowych celów rozpisywanych później na zadania jest kluczowe dla prowadzenia sensownego życia – w wymiarze osobistym i zawodowym. Inaczej zarządzanie czasem może przypominać bieganie chomika w kołowrotku. Może będzie to kołowrotek lepiej zorganizowany, z optymalną odległością między beleczkami, ale nadal będzie to kołowrotek wiecznej zajętości.

Cele to nic innego jak jasno określone pożądane stany czy rezultaty. Umiejętność stawiania celów jest kluczowa, żeby posuwać się w życiu naprzód. Życie bez celu to zdawanie się na łaskę przypadku. Jeśli nie stawiamy sobie celów i nie wyznaczamy priorytetów, to po pierwsze „płyniemy z wiatrem” raz w jedną, raz w drugą stronę, a po drugie, nie mając własnych celów, realizujemy cele i priorytety narzucone nam przez innych.

Z tematem wyznaczania celów kojarzona jest powszechnie metoda SMART. SMART jest akronimem, który po raz pierwszy został użyty w artykule George’a T. Dorana[1] w 1981 r.[2]. Pod każdą literą słowa SMART kryją się cechy, które powinien mieć dobrze postawiony cel. Zgodnie z początkową propozycją Dorana chodzi o przymiotniki (i ich wyjaśnienia):

• Specific – konkretny (ustal konkretny obszar wprowadzania ulepszeń),
• Measurable – mierzalny (określ liczbowo albo przynajmniej zasugeruj wskaźnik postępu),
• Assignable – przypisywalny (określ, kto będzie realizował cel),
• Realistic – realny (ustal, jakie realne rezultaty mogą zostać osiągnięte przy dostępnych zasobach),
• Time-related – określony czasowo (określ, kiedy rezultat może zostać osiągnięty).

Wiele osób uważa, że ​​skuteczne cele powinny spełniać wszystkie pięć wymogów SMART. Jednak sam autor tej koncepcji twierdził, że dobry cel nie musi się charakteryzować wszystkimi tymi cechami. Natomiast pomagając ludziom skupić uwagę na tych pięciu obszarach, SMART zwiększa ich szanse na sukces.

Współcześnie metoda SMART nie ma jednego „sztywnego” zestawu kryteriów. Z biegiem lat oryginalne słowa zostały zastąpione różnymi terminami, które odpowiadały konkretnym potrzebom ich twórców. Akronim również ewoluował poprzez jego rozszerzenie o dwie kolejne litery. W ten sposób powstała metoda SMARTER.

Porównanie wersji oryginalnej i późniejszych wariacji akronimu przedstawia tabela.

Mimo że SMART wyznacza proste i jasne ramy celów, nie gwarantuje jednak sukcesu w ich osiąganiu. Po wyznaczeniu celu kluczowe jest rozpisanie go na zadania, które następnie należy osadzić w czasie i konsekwentnie realizować. Do realizacji celów przydatna jest z kolei samodyscyplina, asertywność i umiejętność stawiania granic.

Ponadto istotne dla wyznaczania większych celów – poza całą litanią przymiotników z metody SMART – jest to, jaki mają one sens w indywidualnym doświadczeniu i czy strategicznie wpisują się w nurt życia bądź też „pomysłu na siebie”. Tego typu świadomość jest trudna do uzyskania w codziennym pędzie i przebodźcowaniu, w lawinie spraw do załatwienia. Poszukiwanie sensu, strategiczne myślenie o swoim życiu, a nawet skuteczne zarządzanie czasem nie jest możliwe bez… ciszy.

Bycie w ciszy

Jak pisze Teresa Olearczyk[3], ciszę można opisać zarówno jako zjawisko fizyczne, które da się badać, jak i jako zjawisko ze sfery psychiki czy wręcz ducha, będące warunkiem rozwoju życia wewnętrznego, egzystencji człowieka i jego harmonii wewnętrznej. Cisza umożliwia spotkanie z samym sobą, ze swoim wewnętrznym „ja”, i docieranie do prawdy o sobie.

Mimo że bycie w całkowitej ciszy w wymiarze fizycznym jest najczęściej niemożliwe, to ograniczenie bodźców zewnętrznych do minimum jest bardzo wskazane.

Cisza to stan bez napięcia, bez presji otoczenia. Cisza to zasób. Cisza to narzędzie. Można z niej korzystać nie tylko do nawiązywania kontaktu ze sobą, ale również do regeneracji niezbędnej przy natłoku bodźców, jakich na co dzień doświadczamy.

Cisza jest ważna dla mózgu. Dwie godziny ciszy dziennie doprowadza do wytworzenia nowych komórek nerwowych w hipokampie[4]. Mimo że szum otoczenia w postaci bodźców dźwiękowych i wizualnych może być ignorowany przez mózg, to jednak, jak pokazują badania neurobiologiczne, cisza jest kluczowa również dla przetwarzania informacji o otaczającym świecie[5].

Mózg pracuje wydajniej bez przeszkadzających bodźców. U osób narażonych na hałas cywilizacyjny pojawia się reakcja stresowa[6]. Zatłoczone przestrzenie typu open space albo często dzwoniący telefon to rozpraszające bodźce, które będą zwiększać nie tylko poziom odczuwanego stresu i zmniejszać naszą wydajność w pracy, ale również zwiększą ryzyko upośledzenia funkcji poznawczych i ryzyko choroby Alzheimera[7].

Cisza ma odwrotny wpływ na mózg niż hałas. Podczas gdy hałas może powodować stres i napięcie, cisza uwalnia napięcie w mózgu i ciele. Bycie w ciszy może obniżyć stres bardziej nawet niż słuchanie relaksującej muzyki[8].

Dbając o ciszę, dbasz o czas i cele

Sięganie do wewnętrznej ciszy to możliwość przeanalizowania swoich myśli, emocji, czynów i doświadczeń oraz spojrzenie na nie z innej perspektywy. Cisza to dbanie o swój mózg, ale też świetna przestrzeń do tego, by z rozmysłem organizować swój czas i wyznaczać cele.