Zwrot za sanitariaty dla kierowcy nie zawsze wolny od oskładkowania

Przepisy dotyczące kierowców przewozów międzynarodowych przewidują, że zwracane im koszty korzystania z toalety czy prysznica nie podlegają oskładkowaniu. Ta możliwość jest jednak wyłączona przy zbyt niskim wynagrodzeniu. Potwierdza to interpretacja ZUS z 9.01.2025 r. (DI/200000/43/1099/2024).

Od 19.08.2023 r. wprowadzono zmiany do ustawy z 16.04.2004 r. o czasie pracy kierowców (tekst jedn. DzU z 2024 r. poz. 220) w zakresie zasad obliczania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne kierowców wykonujących międzynarodowe przewozy drogowe. Po pierwsze, wprowadzono jedną stawkę diety, jaką można odliczyć od podstawy składek za każdy dzień pobytu za granicą – w wysokości 60 euro. Wcześniej stawki były zróżnicowane. Po drugie, zgodnie z przepisami poza odliczeniem równowartości diet, z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia kierowcy wyłącza się zwrot poniesionych i udokumentowanych przez niego kosztów:

• korzystania z urządzeń sanitarnych – np. toalet czy pryszniców – określonych na podstawie średnich nieudokumentowanych kosztów takich usług oferowanych w ogólnodostępnych miejscach obsługi podróżnych w państwach, w których kierowca wykonuje zadania służbowe,
• noclegu w przypadku tygodniowego regularnego okresu odpoczynku,
• podróży środkami transportu innymi niż pojazd będący w dyspozycji pracodawcy lub podmiotu, na rzecz którego kierowca wykonuje międzynarodowy przewóz drogowy do miejsca, w którym kierowca rozpocznie przewóz,
• innych niezbędnych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę bądź podmiot, na rzecz którego kierowca wykonuje międzynarodowy przewóz drogowy, odpowiednio do uzasadnionych potrzeb w wysokości nieprzekraczającej kwoty wydatków faktycznie poniesionych i udokumentowanych przez kierowcę.

Zgodnie jednak z art. 26g ustawy o czasie pracy kierowców wszystkie te odliczenia odnoszą się wyłącznie do kierowcy, którego miesięczny przychód przekroczył kwotę prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na dany rok kalendarzowy, ogłoszonego w trybie art. 19 ust. 10 usus. W 2024 r. wynosiło ono 7824 zł, a w 2025 r. jest to 8673 zł.

ZUS w przywołanej interpretacji potwierdził, że od niższej podstawy nie można odliczyć ani zwrotu kosztów korzystania z sanitariatów, ani równowartości diet. Wyjaśnił, że art. 26g odnosi się do przychodu przy ustalaniu podstawy wymiaru składek społecznych. Kierowca, którego dotyczy pytanie, otrzymał w grudniu 2024 r. przychód, na który składa się nie tylko samo wynagrodzenie, lecz także dodatek sanitarny.

Tylko w przypadku kierowców przewozów międzynarodowych, których miesięczny przychód jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie, podstawy wymiaru składek nie stanowi zwrot poniesionych przez kierowcę kosztów, w tym korzystania z urządzeń sanitarnych. Wówczas – jak wskazał ZUS – przy ustalaniu podstawy składek trzeba odjąć nie tylko składniki wyłączone z niej (por. § 2 ust. 1 rozporządzenia składkowego), ale również kwoty świadczeń wymienionych w ustawie o czasie pracy kierowców. Dopiero wynik tego działania należy porównać z kwotą prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia. Gdy wynagrodzenie kierowcy jest niższe niż prognozowane, nie ma do niego zastosowania wyłączenie z podstawy składek równowartości diet – tj. 60 euro za każdy dzień pobytu za granicą. Podstawą składek będzie przychód, tj. wynagrodzenie zsumowane ze zwrotem kosztów sanitariatu.

Nie ma przy tym znaczenia, że kierowca wykonywał pracę za granicą tylko przez część miesiąca. Minimalnej podstawy składek w wysokości przeciętnej płacy nie zmniejsza się bowiem proporcjonalnie ani do wymiaru czasu pracy, ani do okresu przebywania za granicą. Porównania należy dokonywać zawsze do pełnej kwoty przeciętnego wynagrodzenia.