Zwrot wydatków na czasowe przeniesienie pracownika – bez składek ZUS i bez PIT

Kwoty wypłacone pracownikowi z tytułu przeniesienia na 3 mies. do Gdańska nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Nie należy też od nich pobierać zaliczki na PIT.

Przeniesienie służbowe w świetle prawa pracy

Pracodawca może powierzyć inną pracę – niż umówiona – w przypadkach uzasadnionych jego potrzebami, na okres nieprzekraczający 3 mies. w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika (art. 42 § 4 Kp). Wydaje wtedy polecenie, które pracownik musi, co do zasady, respektować (wyrok SA w Katowicach z 5.07.2018 r., III APa 22/18). Jest to wyjątek od ogólnego nakazu modyfikacji warunków pracy i/lub płacy w formie pisemnej, wymagającej zgody przesuwanego (za porozumieniem zmieniającym bądź wypowiedzeniem zmieniającym), którego nie wolno interpretować rozszerzająco (zob. powołane orzeczenie SA). Dlatego należy korzystać z tej możliwości ostrożnie.

Mimo że przywołany przepis pozwala na szybką i następującą w uproszczonym trybie zmianę rodzaju zadań zatrudnionego, to uznaje się, że można na jego podstawie przenieść pracownika do innego miejsca pracy (wyroki SN z 8.08.1979 r., I PR 55/79, i 16.02.1995 r., I PRN 122/94). Jednak nie dotyczy to ciężarnych, pracowników opiekujących się dzieckiem do ukończenia 4 lat i niepełnosprawnych, których zawsze przesuwa się do innego miejsca pracy za ich zgodą.

Zwolnienie z PIT

Wolne od podatku dochodowego są kwoty otrzymywane przez pracowników z tytułu zwrotu kosztów przeniesienia służbowego oraz zasiłków na zagospodarowanie i osiedlenie się w związku z przeniesieniem służbowym, do wysokości 200% wynagrodzenia należnego za miesiąc, w którym nastąpiło przeniesienie (art. 21 ust. 1 pkt 14 updof).

Początkowo organy podatkowe podchodziły restrykcyjnie do tej ulgi, uznając, że przysługuje ona – ze względu na sformułowanie „służbowy” – jedynie funkcjonariuszom mundurowym albo innym pracownikom przenoszonym na podstawie odrębnych przepisów

posługujących się wprost sformułowaniem „przeniesienie służbowe”. Jednak w ostatnich latach zmieniły swoje stanowisko i obecnie uważają, że przysługuje ona również „zwykłym” pracownikom przenoszonym w ramach obowiązków zawodowych zgodnie z Kp.

Organy argumentują, że przeniesienie służbowe wskazuje na okoliczność zmiany miejsca wykonywania pracy przez pracownika w potocznym rozumieniu, w związku ze stosownym poleceniem pracodawcy (por. np. interpretacje MF z 22.01.2016 r., DD3.8222.2.200.2015.OBQ, IS w Bydgoszczy z 2.02.2016 r., DD3.8222.2.189.2015.OBQ, i KIS z 30.05.2018 r., 0114-KDIP3-3.4011.136.2018.2.AK).

Ulga w ZUS

Otrzymane przez pracownika kwoty z tytułu zwrotu kosztów przeniesienia służbowego oraz zasiłki na zagospodarowanie i osiedlenie w związku z przeniesieniem służbowym są wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne do wysokości kwoty, która została z tego tytułu zwolniona z podatku dochodowego (§ 2 ust. 1 pkt 14 rozporządzenia składkowego).

ZUS nigdy nie kwestionował tego, że wskazana ulga przysługuje również pracownikom „kodeksowym”. Wyłączenie określone w pkt 14 rozporządzenia ma zastosowanie do wszystkich pracowników, a więc zarówno do (…) przenoszonych do innego miejsca pracy na podstawie przepisów szczególnych (np. pracownicy samorządowi), jak i do pracowników, którzy są przenoszeni do innego miejsca pracy na podstawie art. 42 § 4 Kp – wynika ze stanowiska ZUS z 12.01.2009 r.