Zwrot kosztów dojazdu kandydata do pracy w celu podpisania umowy o pracę

Wskazana osoba nie jest pracownikiem, wyjazd nie stanowi podróży służbowej i przyszły pracodawca nie ma obowiązku pokrywania jakichkolwiek kosztów z nim związanych. Może się zgodzić na takie rozliczenie, o ile nie jest podmiotem finansów publicznych.

Pracodawca jest zobligowany do ponoszenia kosztów realizacji poleceń służbowych. Wskazują na to przepisy o podróżach służbowych, ale nie tylko. Pracodawca musi np. zapewnić narzędzia pracy (albo rozliczyć koszty używania narzędzi prywatnych), pokryć koszty związane z przemieszczaniem się w celach służbowych innym niż w ramach podróży służbowych.

Te obowiązki ma pracodawca wobec pracownika, czyli osoby, z którą jest związany stosunkiem pracy. Ten zaś powstaje w dacie wskazanej w umowie o pracę (art. 26 Kp). Kandydat do pracy, także gdy jest już osobą wybraną do nawiązania z nim stosunku pracy, nie jest jeszcze pracownikiem.

Podróż służbowa polega na wykonywaniu na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub w której znajduje się siedziba pracodawcy (art. 77⁵ § 1 Kp). Wskazany w pytaniu wyjazd nie spełnia cech podróży służbowej – nie odbywa go pracownik (a nawet jeżeli dana osoba byłaby już pracownikiem, to podpisanie kolejnej umowy o pracę nie stanowi realizacji zadania służbowego).

Co istotne, nie ma przepisów, które zobowiązywałyby do ponoszenia kosztów dojazdu na rozmowy kwalifikacyjne czy też na podpisanie umowy o pracę.

Istnieje jednak możliwość pokrycia wskazanych w pytaniu kosztów. Przyszły pracodawca może przyjąć na siebie taki obowiązek. Nie będzie to rozliczenie w ramach stosunku pracy (pracodawca–pracownik). Przychód, jaki w związku z tym powstanie, będzie dla zatrudnianego przychodem z tzw. innych źródeł. Nie ma on przy tym tytułu do ubezpieczeń społecznych (taki zaistnieje dopiero w związku z powstaniem stosunku pracy), a zatem brak jest podstaw do oskładkowania takiego świadczenia.

Na rozliczenie wskazanych w pytaniu kosztów nie może jednak przystać jednostka finansów publicznych. Podstawowe zasady wydatkowania środków publicznych określa art. 44 ust. 3 ustawy z 27.08.2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn. DzU z 2023 r. poz. 1270) – wydatki publiczne powinny być dokonywane:

1) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad:

uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,

optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów;

2) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań;

3) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Wobec braku przepisów zobowiązujących do pokrycia wskazanych kosztów trudno wykazać, że decyzja o ich rozliczeniu będzie zgodna z zasadami wydatkowania środków publicznych. Nie można też w tym przypadku mówić o kosztach rekrutacji (już się zakończyła) ani o motywow aniu do związania się tej osoby z daną jednostką publiczną (już się zdecydowała na podjęcie zatrudnienia).