Zawieszenie zfśs nie zwalnia z przeglądu danych osobowych

Okres przetwarzania

Pracodawca pozyskuje dane osobowe osób uprawnionych, żeby im przyznać i ustalić wysokość ulgowych usług i świadczeń oraz dopłat z zfśs. Ma przy tym prawo żądać ich udokumentowania w celu potwierdzenia. Do spełnienia tego żądania są więc zobowiązani pracownicy obecni i byli – emeryci i renciści, ich rodziny, a także inne osoby wskazane w regulaminie zfśs. Potwierdzenia mogą dokonać w formie oświadczeń, zaświadczeń o swojej sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej oraz innych dokumentów potwierdzających. Wynika to z art. 8 ust. 1a ustawy o zfśs.

Okres przetwarzania danych przez pracodawcę to okres niezbędny do przyznania i określenia wysokości usługi, świadczenia lub dopłaty z zfśs, a także do dochodzenia praw albo roszczeń (art. 8 ust. 1c ustawy o zfśs). Zasadniczo wynosi 3 lata od przyznania świadczenia, bo tyle trwa okres przedawnienia (art. 291 § 1 Kp oraz m.in. wyroki SN z 4.07.2007 r., II PK 25/07, i 19.04.2013 r., III PK 43/12). Zdaniem MPiPS przedawnienie przy pożyczce wynosi 6 lat (art. 118 Kc i stanowisko MPiPS z 5.06.2014 r.[1]). Pozostając w zgodzie z resortowym stanowiskiem, dane osobowe z nią związane można zatem przetwarzać przez 6 lat. Z kolei dane, które mogą być objęte kontrolą składkowo-podatkową, powinny być archiwizowane, a więc i przetwarzane przez 5 lat. Termin ten liczy się odpowiednio od dnia, w którym składki ZUS stały się wymagalne, lub od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 24 ust. 4 usus i art. 70 § 1 Op).

Coroczny obowiązek

Przegląd danych osobowych co najmniej raz w roku kalendarzowym – w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania – to obowiązek, jaki nakłada na pracodawcę art. 8 ust. 1d ustawy o zfśs. Przepis ten obliguje jednocześnie do usunięcia danych, które zostały już wykorzystane do podjęcia decyzji o świadczeniu z zfśs oraz po upływie okresu archiwizacji danych, wynikającego z możliwości dochodzenia praw i roszczeń lub kontroli podatkowo-składkowej.

Przegląd powinien objąć całą dokumentację zfśs pod kątem niezbędności danych. W ten sposób pracodawca zrealizuje obowiązek określony w art. 8 ust. 1d ustawy o zfśs i będzie przetwarzał dane zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych, zwłaszcza ograniczenia celu i minimalizacji danych (por. stanowisko Urzędu Ochrony Danych Osobowych z 6.12.2019 r. w sprawie przeglądów danych osobowych dotyczących zfśs[2]).

Decyzja o terminie przeprowadzenia przeglądu należy do pracodawcy (por. stanowisko MRPiPS z 4.12.2019 r. w sprawie przeglądów danych osobowych dotyczących zfśs[3]). Z uwagi na coroczny obowiązek wykonywania tego zadania w tym roku jego termin przypada na 31.12.2021 r.

Zakres specustawy

Od 24.06.2020 r. istnieje możliwość zawieszenia niektórych zobowiązań przewidzianych w ustawie o zfśs. Tego dnia wprowadził ją art. 15ge ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych[4].

Pozwala ona w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, zawiesić obowiązki:

• tworzenia lub funkcjonowania zfśs,
• dokonywania odpisu podstawowego, 
• wypłaty świadczeń urlopowych. 

Wymaga przy tym, aby u pracodawcy, który zamierza skorzystać z zawieszenia, wystąpił spadek obrotów gospodarczych (w rozumieniu art. 15g ust. 9 specustawy) lub istotny wzrost obciążenia funduszu wynagrodzeń (w rozumieniu art. 15gb ust. 2 specustawy).

Art. 15ge ust. 1 specustawy jest jednoznaczny w kontekście pytania Czytelnika. Nie stanowi podstawy do zawieszenia obowiązku przeglądu danych osobowych, o którym mowa w art. 8d ust. 1d ustawy o zfśs. Nie można go też interpretować rozszerzająco, ponieważ specustawa ma charakter szczególny.

Uwaga: pracodawcy, który nie dokona przeglądu danych osobowych zebranych w związku z zfśs i nie usunie zbędnych danych, grozi grzywna od 20 do 5000 zł (art. 12a ust. 1 ustawy o zfśs w zw. z art. 24 § 1 Kodeksu wykroczeń[5]).