Zapisy techniczne w księgach rachunkowych
Jakie znaczenie ma taki zapis i z czego wynika konieczność jego dokonywania?
Tryb pobierania dochodów państwowych jednostek budżetowych określa rozporządzenie MF z 7.12.2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (tekst jedn. DzU z 2019 r. poz. 1718). W myśl jego § 14 pkt 1 państwowa jednostka budżetowa, która realizuje dochody budżetowe, powinna terminowo dokonywać zwrotu nadpłat. Nadpłatę określa się jako kwotę dochodów nienależnie wpłaconych, pobranych lub orzeczonych do zwrotu (§ 18 rozporządzenia).
Tryb pobierania dochodów państwowych jednostek budżetowych określa rozporządzenie MF z 7.12.2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (tekst jedn. DzU z 2019 r. poz. 1718). W myśl jego § 14 pkt 1 państwowa jednostka budżetowa, która realizuje dochody budżetowe, powinna terminowo dokonywać zwrotu nadpłat. Nadpłatę określa się jako kwotę dochodów nienależnie wpłaconych, pobranych lub orzeczonych do zwrotu (§ 18 rozporządzenia).
Terminowy zwrot nadpłat oznacza działanie bez zbędnej zwłoki. Ponadto warto pamiętać, że do spraw nieokreślonych przepisami ustawy o finansach publicznych, a dotyczących niepodatkowych należności budżetowych o charakterze publicznoprawnym, trzeba stosować regulacje działu III Op, które wskazują i uzasadniają oprocentowanie nadpłat. Oprocentowanie nadpłat należności budżetowych pomniejsza dochody budżetowe z tytułu odsetek za zwłokę. W związku z tym wymagana jest należyta staranność w kwestii zwrotu nadpłat bez zbędnej zwłoki.
Zgodnie z rozporządzeniem MRiF z 13.09.2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jedn. DzU z 2020 r. poz. 342) zwrot nadpłat jest dokonywany za pośrednictwem konta 130 „Rachunek bieżący jednostki”. Na koncie tym obowiązuje zachowanie zasady czystości obrotów, co oznacza, że do błędnych zapisów, zwrotów nadpłat, korekt wprowadza się dodatkowo techniczny zapis ujemny.
Przepisy uor nie definiują i nie posługują się pojęciem „zapisu technicznego”. Jednak w praktyce w celu zachowania „czystości obrotów” na koncie księgowym, czyli przywrócenia jego prawidłowych obrotów, często stosuje się takie zapisy. Można więc przyjąć, że brak takiego elementu księgowania stanowi nieprawidłowość w prowadzeniu ksiąg rachunkowych.
Na rachunek bieżący dochodów budżetowych jednostki budżetowej wpłynęła 26.04.2024 r. kwota 1617,60 zł od firmy A za badania laboratoryjne, na podstawie rachunku nr 155/LB/2024. Na tę kwotę składały się:
- należność główna 1400,00 zł
- koszty upomnień 16,00 zł
- odsetki za zwłokę 35,00 zł
razem 1451,00 zł
Wystąpiła zatem nadpłata w kwocie 166,60 zł.
Jednostka może zaliczyć nadpłatę na inne wymagalne należności – od tego samego dłużnika – a w razie ich braku, dokonać zwrotu środków na podstawie pisemnego polecenia podpisanego przez kierownika jednostki oraz głównego księgowego, z uzasadnieniem zwrotu oraz datą wpłaty.
Warto podkreślić, że zgodnie z art. 15 § 2 ustawy z 17.06.1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jedn. DzU z 2025 r. poz. 132) koszty upomnienia obciążają zobowiązanego. Podlegają ściągnięciu w trybie określonym dla kosztów egzekucyjnych i dlatego w pierwszej kolejności z dokonanej wpłaty z tytułu zaległych należności budżetowych (przed rozksięgowaniem wpłaty proporcjonalnie na należność główną i odsetki), w trybie ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji pokrywany jest koszt upomnienia wysłanego do dłużnika.
Powstałą nadpłatę w wysokości 166,60 zł trzeba zwrócić firmie A, na podstawie pisma szczegółowo uzasadniającego dokonanie zwrotu nadpłaty, na podany numer rachunku bankowego, tytułem nadpłaconej opłaty za badania laboratoryjne (§ 0690[1] – zgodnie z rozporządzeniem MF z 2.03.2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych, tekst jedn. DzU z 2022 r. poz. 513).
Dekretacja operacji gospodarczych związanych z nadpłatą jest następująca:
1. Przypis należności z tytułu dochodów budżetowych (1400,00 zł):
Wn konto 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” (§ 0690[2]),
Ma konto 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych” (§ 0690).
2. Wpływ na rachunek dochodów budżetowych zapłaty za badania laboratoryjne (1400,00 zł):
Wn konto 130 „Rachunek bieżący jednostki”, w analityce: rachunek dochodów budżetowych (§ 0690),
Ma konto 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” (§ 0690).
3. Naliczenie odsetek podatkowych (35,00 zł):
Wn konto 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” (§ 0910),
Ma konto 750 „Przychody finansowe” (§ 0910).
4. Zaliczenie wpłaty dłużnika na zaległe odsetki podatkowe (35,00 zł):
Wn konto 130 „Rachunek bieżący jednostki”, w analityce: rachunek dochodów budżetowych (§ 0910),
Ma konto 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” (§ 0910).
5. Naliczenie kosztów upomnienia (16,00 zł):
Wn konto 130 „Rachunek bieżący jednostki”, w analityce: rachunek dochodów budżetowych (§ 0640),
Ma konto 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” (§ 0640).
6. Zaliczenie wpłaty dłużnika na zaległe koszty upomnienia (16,00 zł):
Wn konto 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” (§ 0640),
Ma konto 760 „Pozostałe przychody operacyjne” (§ 0640).
7. Zidentyfikowanie nadpłaty na skutek wpłaty dłużnika (166,60 zł):
Wn konto 130 „Rachunek bieżący jednostki”, w analityce: rachunek dochodów budżetowych (§ 0690),
Ma konto 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” (§ 0690).
8. Zwrot nadpłaty dłużnikowi (166,60 zł):
Wn konto 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” (§ 0690),
Ma konto 130 „Rachunek bieżący jednostki”, w analityce: rachunek dochodów budżetowych (§ 0690).
9. Przekazanie dochodów wykonanych z rachunku bieżącego jednostki na centralny rachunek dochodów budżetowych (1451,00 zł):
Wn konto 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”
Ma konto 130 „Rachunek bieżący jednostki”, w analityce: rachunek dochodów budżetowych (§ 0640, 0690, 0910).
10. Zapis techniczny (–166,60 zł):
Wn konto 130 „Rachunek bieżący jednostki”, w analityce: rachunek dochodów budżetowych (§ 0690),
Ma konto 130 „Rachunek bieżący jednostki”, w analityce: rachunek dochodów budżetowych (§ 0690).
11. Przeksięgowanie zrealizowanych dochodów budżetowych na fundusz jednostki (1451,00 zł):
Wn konto 800 „Fundusz jednostki”,
Ma konto 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”.
[1] Zwrot nadpłaty jest kwalifikowany jak wpłata, tzn. na tym samym paragrafie.
[2] Numeracja § zgodnie z ww. rozporządzeniem MF z 2.03.2010 r.
Dokonany zapis techniczny zapewnia możliwość prawidłowego ustalenia wysokości obrotów na koncie dochodów budżetowych oraz niezbędne dane do sporządzenia sprawozdań budżetowych oraz sprawozdania finansowego.
Gdyby nie ten zapis, zawyżone byłyby obroty kont 130, 222 i 800, co skutkowałoby błędami w tych sprawozdaniach. Można to uzasadnić tym, że po stronie Ma konta 130 „Rachunek bieżący jednostki” ujmuje się okresowe przelewy dochodów budżetowych do budżetu w korespondencji z kontem 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”, co oznacza, że obroty strony Ma na koncie 130 powinny być takie same, jak obroty strony Wn konta 222.
Trzeba również podkreślić, że zapisy techniczne powinny być stosowane we wszystkich jednostkach (nie tylko budżetowych) prowadzących księgi rachunkowe, głównie w celu korekty zawyżonych obrotów na kontach przychodów i kosztów.
Zaloguj się
Aby czytać dalej, jeśli masz wykupiony abonament
Kup dostęp do tego artykułu
Cena dostępu do pojedynczego artykułu tylko 12,30
Kup abonament
| Abonamenty on-line | Prenumeratorzy | Członkowie SKwP | ||||||||
|
Bezpłatny dostęp do tego artykułu i ponad 3500 innych, dla prenumeratorów miesięcznika „Rachunkowość". Pomoc w uzyskaniu dostępu:
|
15% rabat na wszystkie zakupy. Zapytaj o kod w swoim Oddziale. Stowarzyszenie Księgowych w Polsce jest organizacją, do której należy ponad 26 000 księgowych, a członkostwo wiąże się z licznymi korzyściami. |
„Rachunkowość” - od 75 lat źródło rzetelnej wiedzy!
Skróty w artykułach
- dyrektywa 112 – dyrektywa Rady 2006/112/WE z 28.11.2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (DzUrz UE L 347 z 11.12.2006 r.)
- dyrektywa 2013/34/UE – dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2013/34/UE z 26.06.2013 r. w sprawie rocznych sprawozdań finansowych, skonsolidowanych sprawozdań finansowych i powiązanych sprawozdań niektórych rodzajów jednostek (...) (DzUrz UE L 182 z 29.06.2013 r.)
- Kc – ustawa z 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (DzU z 2023 r. poz. 1610)
- KIMSF – interpretacje Komitetu ds. Interpretacji Międzynarodowej Sprawozdawczości Finansowej
- Kks – ustawa z 10.09.1999 r. Kodeks karny skarbowy (DzU z 2023 r. poz. 654)
- Kp – ustawa z 26.06.1974 r. Kodeks pracy (DzU z 2023 r. poz. 1465)
- Kpc – ustawa z 17.11.1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (DzU z 2023 r. poz. 1550)
- Ksh – ustawa z 15.09.2000 r. Kodeks spółek handlowych (DzU z 2022 r. poz. 1467)
- KSR – Krajowe Standardy Rachunkowości
- MSR – Międzynarodowe Standardy Rachunkowości (ang. International Accounting Standards) wydawane od 2002 r. jako MSSF
- MSSF – Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (ang. International Financial Reporting Standards)
- Op – ustawa z 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa (DzU z 2023 r. poz. 2383)
- Ppsa – ustawa z 30.08.2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (DzU z 2023 r. poz. 1634)
- rozporządzenie o instrumentach finansowych – rozporządzenie Ministra Finansów z 12.12.2001 r. w sprawie szczegółowych zasad uznawania, metod wyceny, zakresu ujawniania i sposobu prezentacji instrumentów finansowych (DzU z 2017 r. poz. 277)
- rozporządzenie o konsolidacji – rozporządzenie Ministra Finansów z 25.09.2009 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania przez jednostki inne niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji skonsolidowanych sprawozdań finansowych grup kapitałowych (DzU z 2017 r. poz. 676)
- rozporządzenie składkowe – rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU z 2023 r. poz. 728)
- rozporządzenie z 13.09.2017 r. – rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (DzU z 2020 r. poz. 342)
- specustawa – ustawa z 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tekst jedn. DzU z 2023 r. poz. 1327)
- uobr – ustawa z 11.05.2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (DzU z 2023 r. poz. 1015)
- uor – ustawa z 29.09.1994 r. o rachunkowości (DzU z 2023 r. poz. 120)
- updof – ustawa z 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2022 r. poz. 2647)
- updop – ustawa z 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (DzU z 2022 r. poz. 2587)
- upol – ustawa z 12.01.1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (DzU z 2023 r. poz. 70)
- US GAAP – Amerykańskie Standardy Rachunkowości (ang. Generally Accepted Accounting Principles)
- ustawa akcyzowa – ustawa z 6.12.2008 r. o podatku akcyzowym (DzU z 2023 r. poz. 1542)
- ustawa emerytalna – ustawa z 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1251)
- ustawa KAS – ustawa z 16.11.2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (DzU z 2023 r. poz. 615)
- ustawa o KRS – ustawa z 20.08.1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (DzU z 2023 r. poz. 685)
- ustawa o PCC – ustawa z 9.09.2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych (DzU z z 2023 r. poz. 170)
- ustawa o VAT – ustawa z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (DzU z 2023 r. poz. 1570)
- ustawa o zfśs – ustawa z 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 2023 r. poz. 998)
- ustawa zasiłkowa – ustawa z 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU z 2022 r. poz. 1732)
- ustawa zdrowotna – ustawa z 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (DzU z 2022 r. poz. 2561)
- usus – ustawa z 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1230)
- uzpd – ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne
- Założenia koncepcyjne MSSF – Założenia koncepcyjne sprawozdawczości finansowej (Conceptual Framework for Financial Reporting)
- CEIDG – Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej
- EOG – Europejski Obszar Gospodarczy
- FEP – Fundusz Emerytur Pomostowych
- FGŚP – Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
- FP – Fundusz Pracy
- FS – Fundusz Solidarnościowy
- IASB – Rada Międzynarodowych Standardów Rachunkowości
- IS – izba skarbowa
- KAS – Krajowa Administracja Skarbowa
- KIS – Krajowa Informacja Skarbowa
- KNF – Komisja Nadzoru Finansowego
- KRBR – Krajowa Rada Biegłych Rewidentów
- KRS – Krajowy Rejestr Sądowy
- KSB – Krajowe Standardy Badania
- MF – Minister Finansów
- MPiPS – Minister Pracy i Polityki Społecznej
- MRiF – Minister Rozwoju i Finansów
- MRiPS – Minister Rodziny i Polityki Społecznej
- MSiG – Monitor Sądowy i Gospodarczy
- NSA – Naczelny Sąd Administracyjny
- PANA – Polska Agencja Nadzoru Audytowego
- PIBR – Polska Izba Biegłych Rewidentów
- PKD – Polska Klasyfikacja Działalności
- pkpir – podatkowa księga przychodów i rozchodów
- PPK – pracownicze plany kapitałowe
- RM – Rada Ministrów
- SA – sąd apelacyjny
- sf – sprawozdanie finansowe
- skok – spółdzielcza kasa oszczędnościowo-kredytowa
- SN – Sąd Najwyższy
- SO – sąd okręgowy
- TK – Trybunał Konstytucyjny
- TSUE – Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej
- UCS – urząd celno-skarbowy
- UE – Unia Europejska
- US – urząd skarbowy
- WDT – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów
- WNT – wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów
- WSA – wojewódzki sąd administracyjny
- zfśs – zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
